U kunt de samenwerking aan documenten onder controle houden door het uitchecken van bestanden te vereisen, vooral wanneer meerdere gebruikers toegang hebben tot de bibliotheek. Als het uitchecken van een bibliotheek verplicht is, kunnen anderen dit niet overschrijven. U loopt echter het risico dat anderen de laatste wijzigingen niet kunnen zien of dat ze zelf wijzigingen aanbrengen. Als anderen aan het document moeten werken, is het belangrijk dat bestanden snel weer worden ingecheckt.
Opmerking
Configureer uw bibliotheek niet zodanig dat uitchecken verplicht is als gebruikers van plan zijn samen te werken aan documenten in de bibliotheek. Gebruikers kunnen niet tegelijk aan documenten werken wanneer verplicht uitchecken is ingeschakeld.
Het uitchecken van bestanden vereisen om ze te bewerken
Opmerking
Alleen gebruikers met de machtiging Volledig beheer of Ontwerpen kunnen bibliotheken zodanig instellen dat het uitchecken van bestanden is vereist.
- Ga naar de bibliotheek waarin u wilt werken.
- Selecteer
cloudbibliotheekinstellingen>.
Als u deze menu-items niet ziet, selecteert u op het lint Bibliotheek en selecteert u in de groep Instellingen de optie Bibliotheekinstellingen. - Selecteer op de pagina Instellingende optie Meer bibliotheekinstellingen (voor de klassieke versie van SharePoint onder Algemene instellingen). Selecteer Instellingen voor versies.
- Selecteer in de sectie Uitchecken vereisen onder Documenten moeten worden uitgecheckt voordat ze kunnen worden bewerkt? de optie Ja.
- Selecteer OK om uw instellingen op te slaan en terug te keren naar de pagina Bibliotheekinstellingen.
Wat gebeurt er als uitchecken verplicht is in een bibliotheek?
| Als je dit doet ... | Dit is wat er gebeurt... |
|---|---|
| Een bestand maken of toevoegen aan een bibliotheek | Het bestand wordt eerst aan u uitgecheckt. U moet het bestand inchecken in de bibliotheek voordat anderen het kunnen zien en ermee kunnen werken. |
| Een bestand openen om te bewerken | Het bestand wordt automatisch uitgecheckt wanneer u Bewerken selecteert. Via een berichtdialoogvenster wordt aangegeven dat u op het punt staat het bestand uit te checken en wordt u de mogelijkheid geboden om het te bewerken in uw lokale conceptmap. Nadat het bestand is uitgecheckt, wordt het bestandspictogram bedekt met een groene pijl die omlaag wijst, wat aangeeft dat het bestand nu is uitgecheckt. Niemand anders kan het bestand wijzigen en niemand anders kan uw wijzigingen zien terwijl u het hebt uitgecheckt. |
| Wijzigingen aanbrengen in de informatie over het bestand (eigenschappen) | Als het bestand nog niet door u is uitgecheckt, moet u het uitchecken voordat u wijzigingen kunt aanbrengen in de eigenschappen, zoals de titel, de naam van de auteur, de vervaldatum, het aantal woorden enzovoort. De wijzigingen worden pas van kracht nadat u het bestand weer hebt ingecheckt. |
| Probeer een bestand te openen dat is uitgecheckt door iemand anders | De opties Uitchecken en Inchecken zijn niet beschikbaar. U kunt een bestand niet uitchecken dat door iemand anders is uitgecheckt. Als u dit toch probeert, wordt er een berichtdialoogvenster weergegeven met de mededeling dat het bestand door iemand anders is uitgecheckt. Als u wilt weten wie het bestand heeft uitgecheckt, plaatst u de muisaanwijzer op het bestandspictogram. De naam van degene die het bestand heeft uitgecheckt, verschijnt in knopinfo. U kunt contact opnemen met deze persoon om het inchecken van het bestand aan te vragen als u dit snel nodig hebt. |
| Het bestand inchecken | U wordt gevraagd een opmerking over de aangebrachte wijzigingen in te voeren. Als uw bibliotheek versies bijhoudt, wordt uw opmerking onderdeel van de versiegeschiedenis. Als zowel primaire als secundaire versies worden bijgehouden, wordt u gevraagd om te kiezen welk type versie u incheckt. Zie ook voor meer informatie over versiebeheer. |
| Het bestand lang uitgecheckt houden | Niemand anders kan uw wijzigingen zien of het bestand bewerken terwijl u het hebt uitgecheckt. Dit is handig wanneer u wijzigingen aanbrengt, maar het kan ook voorkomen dat anderen de aan hen toegewezen taken kunnen uitvoeren. Het getuigt van een goede zakelijke gewoonte en beleefdheid om het bestand zo snel mogelijk weer in te checken nadat u het bestand hebt uitgecheckt. In sommige gevallen moet een beheerder het inchecken van het bestand afdwingen. |