U kunt een speciaal type kolom toevoegen aan een ingebouwde lijst of bibliotheek, een zogenaamde kolom voor externe gegevens. Met deze kolom kunt u een kolom met gegevens uit een externe gegevensbron combineren met andere kolommen in een interne lijst of bibliotheek. Aangezien een kolom voor externe gegevens wordt toegevoegd aan een ingebouwde lijst of bibliotheek, zijn alle gerelateerde lijst- of bibliotheekfuncties beschikbaar. Dit betekent dat u versiebeheer, goedkeuringen, in- en uitchecken en bestandsbijlagen kunt toevoegen.
Zie Inhoud zoeken over externe gegevens voor meer informatie.
Wat wilt u doen?
- Voordat u begint
- Voorbeelden van het gebruik van kolommen voor externe gegevens
- Een kolom voor externe gegevens maken in een lijst of bibliotheek
- Een kolom voor externe gegevens bijwerken
- Een kolom voor externe gegevens vernieuwen
Voordat u begint
Voor het werken met externe gegevens moet u een paar dingen doen, zodat u veilig toegang hebt tot de gegevens. De volgende informatie kan u helpen uw vervolgstappen te plannen. Als u problemen ondervindt bij het werken met externe gegevens, kunt u deze mogelijk achterhalen aan de hand van deze informatie. Voor toegang tot externe gegevens doet u het volgende:
De externe gegevensbron voorbereiden Een beheerder moet mogelijk een account maken en machtigingen verlenen voor de gegevensbron, zodat de juiste personen toegang hebben tot de gegevens en de gegevens niet in verkeerde handen kunnen vallen. In een externe database kan de beheerder ook specifieke tabellen, weergaven, query's en dergelijke maken om de resultaten te beperken tot het hoognodige en om de prestaties te verbeteren.
SharePoint-services en -accounts configureren Een beheerder moet de Business Data Connectivity-services en de Secure Store-service activeren.
Secure Store-services configureren Een beheerder moet het volgende doen: de beste toegangsmethode voor de externe gegevensbron bepalen, een doeltoepassing maken en de referenties voor de doeltoepassing instellen.
Business Data Connectivity-services configureren Een beheerder moet ervoor zorgen dat de gebruiker die het externe inhoudstype maakt, over machtigingen voor het metagegevensarchief van Business Data Connectivity beschikt en dat relevante gebruikers toegang hebben tot het externe inhoudstype waarop de externe lijst is gebaseerd.
Een extern inhoudstype maken Een gebruiker moet een extern inhoudstype definiëren dat informatie bevat over verbindingen, toegang, werking, kolommen, filters en andere metagegevens die worden gebruikt om gegevens op te halen uit de externe gegevensbron.
Naar boven
Voorbeelden van het gebruik van kolommen voor externe gegevens
In de volgende secties worden enkele praktische toepassingen beschreven voor het toevoegen van een kolom voor externe gegevens aan een lijst of bibliotheek.
Klantcontracten en contactgegevens U hebt een documentbibliotheek waarin contracten van klanten zijn opgeslagen. Alle klantgegevens bevinden zich echter in een LOB-toepassing (zoals SAP of Microsoft CRM) met een gegevensbron buiten SharePoint-producten. U wilt de contracten van de klanten bijhouden in de documentbibliotheek, maar ervoor zorgen dat gerelateerde klantgegevens up-to-date zijn en niet onnodig worden gedupliceerd. U kunt dit doen door een of meer kolommen voor externe gegevens toe te voegen aan de bibliotheek, om de bijbehorende klantnaam en het bijbehorende telefoonnummer te koppelen aan elk contract dat in de bibliotheek is opgeslagen. De kolom externe gegevens maakt het eenvoudig om de juiste informatie in te voeren of bij te werken en haalt automatisch de klantinformatie op uit de externe gegevensbron. In dit scenario kunt u ook een gestructureerd Word-document maken waarin de waarden van de kolommen voor externe gegevens worden gepromoveerd tot een Word-document, zodat u de waarden kunt bewerken in het documentinformatiepaneel of met behulp van Word-inhoudsbesturingselementen.
Eenvoudige productgegevens met afbeeldingen U hebt een fotobibliotheek gemaakt met foto's van de producten die uw organisatie verkoopt. U voegt een kolom voor externe gegevens toe aan de bibliotheek waarin de productnaam, de productcode en de huidige prijs worden opgehaald uit een externe database. U zorgt er echter voor dat wanneer het externe inhoudstype wordt gemaakt, de externe gegevens het kenmerk Alleen-lezen hebben. De regels en processen van uw bedrijf vereisen dat wijzigingen in productinformatie worden aangebracht via het databasesysteem. Het voordeel van deze constructie is dat meer personen binnen de organisatie alle belangrijke productgegevens in één bibliotheekweergave kunnen raadplegen.
Naar boven
Een kolom voor externe gegevens maken in een lijst of bibliotheek
Opmerking
Voor het maken van een kolom voor externe gegevens is de machtiging Bijdragen of hoger voor de lijst of bibliotheek vereist.
Ga naar de SharePoint-site en ga naar de lijst of bibliotheek.
Opmerking
U kunt geen kolom voor externe gegevens toevoegen aan een externe lijst.
Klik opLijst- of bibliotheeklijstinstellingen> of Bibliotheekinstellingen.
Klik in het gedeelte Kolommen op Kolom maken.
Voer de naam van de kolom in, bijvoorbeeld Klant, en klik onder Kolomtypen op Externe gegevens.
Klik onder Extern inhoudstype op de typekiezer voor externe inhoud en selecteer het gewenste item in de lijst met externe inhoudstypen, bijvoorbeeld KlantCRM.
Bepaal hoe u acties die voor het type externe inhoud zijn gedefinieerd, wilt afhandelen. Voer een of meer van de volgende handelingen uit:
- Klik op Het menu met acties weergeven om een menu met een of meer acties weer te geven.
- Als u de standaardactie wilt laten uitvoeren wanneer de kolom met externe gegevens wordt geselecteerd, klikt u op Deze kolom koppelen aan de standaardactie van het externe inhoudstype.
Klik onder Een kolom toevoegen om elk van deze extra velden weer te geven op Alle velden selecteren of selecteer een of meer specifieke veldnamen, zoals Klantnaam en Telefoonnummer.
Tip
Standaard wordt aan elke kolomnaam een voorvoegsel toegevoegd op basis van de kolomnaam voor externe gegevens. Het is een goed idee om een korte kolomnaam te definiëren, zoals CustID, vooral als u veel extra kolommen toevoegt. Als Snel bewerken is ingeschakeld voor de lijst of bibliotheek, kunt u Snel bewerken gebruiken om de kolomnamen te wijzigen.
Naar boven
Een kolom voor externe gegevens bijwerken
Opmerking
Als u een kolom voor externe gegevens wilt bijwerken, moet u de machtiging Bijdragen of hoger weergeven voor de lijst of bibliotheek.
- Ga naar de SharePoint-site en ga naar de lijst of bibliotheek.
- Een item in de lijst of de eigenschappen van de documentbibliotheek toevoegen of bewerken.
- Klik in het tekstvak van de kolom met externe gegevens, bijvoorbeeld klantnaam, op de selectiefunctie voor externe gegevensitems.
De auteur van het externe inhoudstype moet definiëren hoe de Selectiefunctie voor externe gegevensitems werkt door een geschikt identiteitsveld te selecteren en een of meer filters te maken, zodat u snel de juiste waarde kunt vinden. Als dit niet het geval is, neemt u voor hulp contact op met de auteur van het externe inhoudstype of met uw beheerder. - Selecteer in het dialoogvenster de gewenste vermelding, bijvoorbeeld Lynn Fluitsma, en klik op OK.
De gegevens worden bijgewerkt in de externe lijst en de externe gegevensbron.
Naar boven
Een kolom voor externe gegevens vernieuwen
Met het oog op de prestaties worden de gegevens in een kolom voor externe gegevens opgeslagen in de cache van een server of service en worden mogelijk niet de meest recente waarden van het externe systeem weergegeven. Als u er zeker van wilt zijn dat de weergegeven externe gegevens actueel zijn, kunt u de kolom voor externe gegevens vernieuwen. Wees echter voorzichtig met vernieuwen, omdat dit lang kan duren, afhankelijk van de manier waarop de externe gegevens zijn ingesteld.
Opmerking
Het vernieuwen van een kolom voor externe gegevens vereist de machtiging Bijdragen of hoger op de lijst of bibliotheek.
- Ga naar de SharePoint-site en ga naar de lijst of bibliotheek.
- Klik op de kolomkop van de kolom voor externe gegevens op Vernieuwen.
- Bepaal op de pagina Vernieuwen of u alleen de huidige map wilt vernieuwen of de huidige map en alle bijbehorende submappen.
- Klik op OK.
Naar boven