Een van de eerste stappen bij het beheren van een project is het toevoegen van de taken die nodig zijn om het project uit te voeren. Uw lijst met taken kan zo eenvoudig zijn als een controlelijst met dingen die gedaan moeten worden, of het kan iets uitgebreider zijn, met begin- en einddatums, relaties met andere taken en andere bijbehorende taakgegevens. Een eenvoudige controlelijst met taken en een geplande lijst met taken maken gebruik van dezelfde lijst op uw site, zodat u kunt beginnen met een eenvoudige controlelijst en later details aan de taken toevoegen om er een geplande lijst van taken van te maken.
Een eenvoudige checklist met taken toevoegen
Als u net begint met uw projectplanning of als u niet verwacht dat dit project bijzonder ingewikkeld zal zijn, kan een eenvoudige checklist met taken voldoende zijn om uw project effectief te beheren. Uw controlelijst kan vervaldatums voor de taken van uw project bevatten, evenals toewijzingen aan leden van het projectteam.
Een eenvoudige checklist met taken toevoegen:
- Klik op de werkbalk Snel starten voor uw site op Taken.
- Klik op de pagina Taken op Bewerken.
- Typ in de kolom Taaknaam een naam voor elke taak die in uw project moet worden voltooid. Druk op Enter om naar de volgende regel te gaan nadat u een taak hebt toegevoegd.
Tip
Wilt u een nieuwe taak toevoegen tussen twee taken die al in de lijst staan? Klik in de ruimte links van het selectievakje voor een bestaande taak en druk vervolgens op Invoegen. Er wordt een nieuwe rij toegevoegd boven de bestaande taak die u hebt geselecteerd. U kunt ook op Invoegen klikken in de groep Hiërarchie op het tabblad Taken .
Typ of selecteer in de kolom Vervaldatum een datum waarop elke taak in de lijst moet zijn voltooid. Als u niet zeker weet wanneer een taak moet worden voltooid, laat u deze kolom leeg voor die taak.
Typ of selecteer in de kolom Toegewezen aan de naam van elke persoon die aan elke taak in de lijst gaat werken.
Tip
Daarom wordt u aangeraden slechts één persoon aan elke taak toe te wijzen. Als u meer dan één persoon moet aanwijzen, kan dit leiden tot problemen met het markeren van taken als voltooid. Als Ann klaar is met haar werk, is het logisch dat ze deze afvinkt als voltooid op haar pagina Mijn taken. Hierdoor wordt de taak echter als voltooid gemarkeerd voor iedereen aan wie is toegewezen, niet alleen voor Ann. Iemand anders voor de taak heeft misschien nog werk te doen. Als u besluit dat u toch meerdere personen aan een taak moet toewijzen, kunt u de namen scheiden met een puntkomma (;).
Wanneer u klaar bent met het toevoegen van uw eenvoudige controlelijst met taken, klikt u op Stoppen.
Een andere snelle manier om een eenvoudige checklist met taken toe te voegen, is door een lijst uit een Excel-werkblad te plakken. Zolang de kolommen die u in het werkblad gebruikt, zijn uitgelijnd met de kolommen die worden weergegeven op de pagina Taken , kunt u gewoon in de takenlijst klikken en de werkbladgegevens plakken. Namen worden, indien mogelijk, gekoppeld aan accounts in de kolom Toegewezen aan .
Terwijl u aan uw project werkt, kunt u het selectievakje naast elke taaknaam inschakelen wanneer de taak is voltooid.
Als u merkt dat u meer controle nodig hebt over de taken op uw eenvoudige controlelijst, kunt u de stappen in de volgende sectie gebruiken om details aan uw taken toe te voegen en zo een robuustere geplande lijst te maken.
Naar boven
Een geplande takenlijst toevoegen
Als uw project enigszins complex is, kan het gebeuren dat een geplande lijst met taken u helpt het werk beter overzichtelijk bij te houden.
Een geplande lijst met taken toevoegen:
Klik op de werkbalk Snel starten voor uw site op Taken.
Klik op de pagina Taken op Nieuwe taak. Of klik op het tabblad Taken van het lint op Nieuw item.
Opmerking
Als u aanvankelijk een eenvoudige controlelijst met taken hebt gemaakt, maar het project wat ingewikkelder is geworden, kunt u eenvoudig meer details toevoegen aan uw bestaande taken. Als u een taak wilt selecteren, klikt u in de ruimte links van het bijbehorende selectievakje en klikt u op het tabblad Taken van het lint op Item bewerken. Hiermee opent u de taak en kunt u meer planningsdetails toevoegen.
Typ een naam voor de taak in het vak Taaknaam .
Typ of selecteer een begin- en einddatum voor de taak in de vakken Begindatum en Einddatum . Als u niet zeker bent van een van deze datums, laat u deze informatie voorlopig weg. U kunt altijd later terugkeren en gegevens toevoegen door de taak te bewerken.
Typ in het vak Toegewezen aan de naam of het e-mailadres van de persoon aan wie u wilt werken.
Tip
Daarom wordt u aangeraden slechts één persoon aan elke taak toe te wijzen. Als u meer dan één persoon moet aanwijzen, kan dit leiden tot problemen met het markeren van taken als voltooid. Als Ann klaar is met haar werk, is het logisch dat ze deze afvinkt als voltooid op haar pagina Mijn taken. Hierdoor wordt de taak echter als voltooid gemarkeerd voor iedereen aan wie is toegewezen, niet alleen voor Ann. Iemand anders voor de taak heeft misschien nog werk te doen. Als u besluit dat u toch meerdere personen aan een taak moet toewijzen, kunt u de namen scheiden met een puntkomma (;).
Als het werk aan de taak al is begonnen, voert u een percentage in het vak % voltooid in om aan te geven hoeveel werk er ongeveer is gedaan en wat er nog moet gebeuren.
Tip
Dit is een handig veld voor de teamleden van uw project om regelmatig bij te werken. Dit kan u helpen inzicht te krijgen in de voortgang van het werk aan uw project en of uw project op schema ligt om op tijd klaar te zijn.
Typ een korte beschrijving van de taak in het vak Beschrijving als u meer details wilt geven over het desbetreffende werk. Dit kan handig zijn voor leidinggevenden of andere belanghebbenden die uw project proberen te begrijpen.
Gebruik de vakken en knoppen naast Voorafgaande taken om aan te geven welke taken in uw project moeten worden voltooid voordat de huidige taak kan beginnen.
Stel, u maakt een taak met de naam 'Persbericht publiceren' die pas kan beginnen als de taak 'Persbericht schrijven' is voltooid. Selecteer de taak 'Persbericht schrijven' in het vak aan de linkerkant en klik vervolgens op Toevoegen om het bericht naar het vak aan de rechterkant te verplaatsen. Dit geeft aan dat de taak 'Persbericht schrijven' een voorafgaande taak is van (dat wil zeggen dat deze voorafgaat aan) de taak 'Persbericht publiceren'.Selecteer het juiste prioriteitsniveau in de lijst met prioriteiten .
Selecteer het juiste statusniveau in de lijst Taakstatus .
Tip
Dit is een ander veld dat handig is voor uw projectteamleden om regelmatig bij te werken. Het kan u helpen werkblokkades, vertragingen in de planning en andere kritieke planningsproblemen bij te houden.
Klik op Opslaan.
Naar boven
Werken met uw takenlijst
Terwijl u aan uw lijst met taken werkt, zijn taken met een rode einddatum te laat. Wanneer u een vertraagde taak markeert als voltooid door het selectievakje naast de taak in te schakelen, wordt de vervaldatum niet meer als rode tekst weergegeven.
U kunt ook schakelen tussen verschillende weergaven van de takenlijst door te klikken op de weergavekoppelingen boven de lijst. U kunt kiezen uit Alle taken, Calendar, Completed, Gantt-diagram, Late taken, Mijn taken en Aankomend, of u kunt een bestaande weergave wijzigen of uw eigen weergave van uw takenlijst maken. Als de weergave die u wilt gebruiken niet boven de takenlijst wordt weergegeven, klikt u op Klik voor extra opties (...) naast de weergavekoppelingen en kiest u de weergave die u wilt gebruiken. Zie Een weergave van een lijst of bibliotheek maken, wijzigen of verwijderen voor meer informatie over het maken van uw eigen weergave.
Nadat u gedetailleerde taken hebt toegevoegd aan uw project, wilt u misschien het volgende doen:
- Taken inspringen, uitspringen, verplaatsen en verwijderen
- Projectbestanden of documenten uploaden, weergeven en verwijderen
- Taken toevoegen aan de tijdlijn
Naar boven