Een van de eerste stappen voor het beheren van een project is het toevoegen van de taken waarmee uw project wordt uitgevoerd. Uw lijst met taken kan zo eenvoudig zijn als een controlelijst met dingen die moeten worden uitgevoerd, of het kan iets meer betrokken zijn, met begin- en einddatums, relaties met andere taken en andere bijbehorende taakinformatie. Een eenvoudige controlelijst met taken en een geplande lijst met taken gebruiken beide dezelfde lijst op uw site, zodat u kunt beginnen met een eenvoudige controlelijst en later details aan de taken kunt toevoegen om er een geplande lijst met taken van te maken.
Een eenvoudige controlelijst met taken toevoegen
Als u net aan de slag gaat met uw projectplanning of als u niet verwacht dat dit project bijzonder ingewikkeld wordt, kan een eenvoudige controlelijst met taken voldoende zijn om uw project effectief te beheren. Uw controlelijst bevat mogelijk vervaldatums voor de taken van uw project en toewijzingen aan leden van het projectteam.
Een eenvoudige controlelijst met taken toevoegen:
- Klik op de werkbalk Snel starten voor uw site op Taken.
- Klik op de pagina Taken op Bewerken.
- Typ in de kolom Taaknaam een naam voor elke taak die in uw project moet worden voltooid. Druk op Enter om naar de volgende regel te gaan nadat u een taak hebt toegevoegd.
Tip
Wilt u een nieuwe taak toevoegen tussen twee taken die al worden vermeld? Klik in de ruimte links van het selectievakje voor een bestaande taak en druk op Invoegen. Er wordt een nieuwe rij toegevoegd boven de bestaande taak die u hebt geselecteerd. U kunt ook op Invoegen klikken in de groep Hiërarchie op het tabblad Taken .
Typ of selecteer in de kolom Einddatum een datum waarop elke taak in de lijst moet zijn voltooid. Als u niet zeker weet wanneer een taak moet worden voltooid, laat u deze kolom leeg voor die taak.
Typ of selecteer in de kolom Toegewezen aan de naam van elke persoon die aan elke taak in de lijst gaat werken.
Tip
Een best practice is om slechts één persoon aan elke taak toe te wijzen. Als u meer dan één persoon wilt toewijzen, kan dit leiden tot problemen met het markeren van taken als voltooid. Als Ann haar werk aan de taak voltooit, is het zinvol dat ze deze afvinkt als voltooid op de pagina Mijn taken. Dit markeert de taak echter als voltooid voor iedereen die is toegewezen, niet alleen Ann. Iemand anders aan de taak heeft mogelijk nog werk te doen. Als u besluit dat u nog steeds meer dan één persoon aan een taak moet toewijzen, kunt u namen scheiden met een puntkomma (;).
Wanneer u klaar bent met het toevoegen van uw eenvoudige controlelijst met taken, klikt u op Stoppen.
Een andere snelle manier om een eenvoudige controlelijst met taken toe te voegen, is door een lijst uit een Excel-werkblad te plakken. Zolang de kolommen die u in het werkblad gebruikt, overeenkomen met de kolommen die worden weergegeven op de pagina Taken , kunt u gewoon in de takenlijst klikken en de werkbladgegevens plakken. Namen worden, indien mogelijk, gekoppeld aan accounts in de kolom Toegewezen aan .
Terwijl u aan uw project werkt, kunt u het selectievakje naast elke taaknaam inschakelen wanneer de taak is voltooid.
Als u merkt dat u meer controle nodig hebt over de taken in uw eenvoudige controlelijst, kunt u de stappen in de volgende sectie gebruiken om details toe te voegen aan uw taken om een robuustere geplande lijst te maken.
Naar boven
Een geplande takenlijst toevoegen
Als uw project enigszins complex is, kunt u met een geplande lijst met taken het werk op een beter beheersbare manier bijhouden.
Een geplande lijst met taken toevoegen:
Klik op de werkbalk Snel starten voor uw site op Taken.
Klik op de pagina Taken op Nieuwe taak. Of klik op het tabblad Taken van het lint op Nieuw item.
Opmerking
Als u in eerste instantie een eenvoudige controlelijst met taken hebt gemaakt, maar het project iets meer betrokken is geworden, kunt u eenvoudig meer details toevoegen aan uw bestaande taken. Als u een taak wilt selecteren, klikt u in de ruimte links van het selectievakje en klikt u vervolgens op het tabblad Taken van het lint op Item bewerken. Hiermee opent u de taak, zodat u meer planningsgegevens kunt toevoegen.
Typ een naam voor uw taak in het vak Taaknaam .
Typ of selecteer een begin- en einddatum voor uw taak in de vakken Begindatum en Einddatum . Als u niet zeker bent van een van deze datums, laat u deze informatie voorlopig staan. U kunt altijd later terugkeren en informatie toevoegen door de taak te bewerken.
Typ de naam of het e-mailadres van de persoon die u aan de taak wilt werken in het vak Toegewezen aan .
Tip
Een best practice is om slechts één persoon aan elke taak toe te wijzen. Als u meer dan één persoon wilt toewijzen, kan dit leiden tot problemen met het markeren van taken als voltooid. Als Ann haar werk aan de taak voltooit, is het zinvol dat ze deze afvinkt als voltooid op de pagina Mijn taken. Dit markeert de taak echter als voltooid voor iedereen die is toegewezen, niet alleen Ann. Iemand anders aan de taak heeft mogelijk nog werk te doen. Als u besluit dat u nog steeds meer dan één persoon aan een taak moet toewijzen, kunt u namen scheiden met een puntkomma (;).
Als de taak al is begonnen, voert u een percentage in het vak % voltooid in om aan te geven hoeveel werk er ongeveer is gedaan en wat er nog moet worden gedaan.
Tip
Dit is een geweldig veld voor de teamleden van uw project om regelmatig bij te werken. Het kan u helpen om te begrijpen hoe het werk aan uw project vordert en of uw project op schema ligt om op tijd te worden voltooid.
Typ een korte beschrijving van de taak in het vak Beschrijving als u meer informatie wilt geven over het werk dat bij de taak hoort. Dit kan handig zijn voor leidinggevenden of andere belanghebbenden die uw project willen begrijpen.
Gebruik de vakken en knoppen naast Voorafgaande taken om aan te geven welke taken in uw project moeten worden voltooid voordat de huidige taak kan worden gestart.
Stel dat u een taak maakt met de naam 'Persbericht publiceren', die pas kan beginnen als de taak 'Persbericht schrijven' is voltooid. Selecteer de taak 'Persbericht schrijven' in het vak aan de linkerkant en klik vervolgens op Toevoegen om deze naar het vak aan de rechterkant te verplaatsen. Dit geeft aan dat de taak 'Persbericht schrijven' een voorafgaande is aan de taak 'Persbericht publiceren'.Selecteer het juiste prioriteitsniveau in de lijst Prioriteit .
Selecteer het juiste statusniveau in de lijst Taakstatus .
Tip
Dit is een ander veld dat nuttig is voor uw projectteamleden om regelmatig bij te werken. Hiermee kunt u op de hoogte blijven van werkblokkeringen, vertragingen in de planning en andere kritieke planningsproblemen.
Klik op Opslaan.
Naar boven
Werken met uw takenlijst
Terwijl u met uw lijst met taken werkt, zijn de taken met vervaldatums in het rood te laat. Zodra u een te late taak als voltooid hebt gemarkeerd door het selectievakje naast de taak in te schakelen, wordt de einddatum niet meer weergegeven als rode tekst.
U kunt ook schakelen tussen verschillende weergaven van uw takenlijst door op de weergavekoppelingen boven de lijst te klikken. U kunt kiezen uit Alle taken, Calendar, Voltooid, Gantt-diagram, Late taken, Mijn taken en Komende, of u kunt een bestaande weergave wijzigen of uw eigen weergave van uw takenlijst maken. Als de weergave die u wilt gebruiken niet boven de takenlijst staat, klikt u op Klikken voor aanvullende opties (...) naast de weergavekoppelingen en kiest u de weergave die u wilt gebruiken. Zie Een weergave van een lijst of bibliotheek maken, wijzigen of verwijderen voor meer informatie over het maken van een eigen weergave.
Nadat u gedetailleerde taken aan uw project hebt toegevoegd, kunt u het volgende doen:
- Taken inspringen, uitspringen, verplaatsen en verwijderen
- Projectbestanden of -documenten uploaden, weergeven en verwijderen
- Taken toevoegen aan de tijdlijn
Naar boven