Gebruik van een werkstroom met drie statuswaarden

De werkstroom Met drie statussen houdt de status van een lijstitem bij via drie statussen (fasen). Het kan worden gebruikt voor het beheren van bedrijfsprocessen waarvoor organisaties een groot aantal problemen of items moeten bijhouden, zoals problemen met klantenondersteuning, verkoop leads of projecttaken. De drie statussen voor een projecttaak kunnen bijvoorbeeld Niet gestart, In uitvoering en Voltooid zijn.

In dit artikel

• Hoe werkt de werkstroom met drie statussen?

• Een lijst instellen voor gebruik met een werkstroom met drie statussen

  • Een lijst voor het bijhouden van problemen maken
  • Een aangepaste lijst maken voor gebruik met een werkstroom met drie statussen
  • Een aangepaste lijst aanpassen voor gebruik met een werkstroom met drie statussen
  • Een werkstroom met drie statussen toevoegen aan een lijst

• Een werkstroom met drie statussen handmatig starten voor een item

• Een werkstroomtaak voltooien in een werkstroom met drie statussen

Hoe werkt de werkstroom met drie statussen?

De werkstroom met drie statussen ondersteunt bedrijfsprocessen waarvoor organisaties de status van een probleem of item moeten bijhouden via drie statussen en twee overgangen tussen de statussen. Bij elke overgang tussen statussen wijst de werkstroom een taak toe aan een persoon en stuurt deze persoon een e-mailwaarschuwing over de taak. Wanneer deze taak is voltooid, wordt de status van het item bijgewerkt en wordt de volgende status bereikt. De werkstroom Met drie statussen werkt met de lijstsjabloon Problemen bijhouden . Het kan echter worden gebruikt met elke lijst die is ingesteld om een keuzekolom met drie of meer waarden te bevatten. De waarden in deze kolom Keuze dienen als de statussen die door de werkstroom worden bijgehouden.

Een lijst kan meer dan één keuzekolom bevatten en de keuzekolom kan meer dan drie waarden bevatten. De werkstroom Met drie statuswaarden kan echter alleen worden geconfigureerd voor het gebruik van een van de keuzekolommen en slechts drie van de waarden in de geselecteerde keuzekolom. Wanneer u een werkstroom met drie statussen toevoegt aan een lijst of bibliotheek, selecteert u een keuzekolom en drie van de waarden die door de kolom worden opgegeven.

De werkstroom met drie statussen kan worden gebruikt voor het beheren van bedrijfsprocessen waarvoor organisaties een groot aantal problemen of items moeten bijhouden, zoals problemen met klantenondersteuning, verkoop leads of projecttaken. De werknemers van een klein bedrijf voor het plannen van gebeurtenissen kunnen bijvoorbeeld een lijst met problemen bijhouden en een aangepaste werkstroom met drie statussen gebruiken om de vele taken te beheren die betrekking hebben op gebeurtenissen die ze plannen. De werkstroom houdt de taken voor het plannen van gebeurtenissen bij in drie statussen: Actief, Gereed voor beoordeling en Voltooid. Alle gebeurtenisvoorbereidingstaken met betrekking tot een specifieke gebeurtenis worden gecompileerd in een lijst met het bijhouden van problemen die voor die gebeurtenis is gemaakt en gemarkeerd als Actief. De gebeurteniscoördinator wijst afzonderlijke taken toe aan haar teamleden en start vervolgens de werkstroom voor deze items om het werk aan de gebeurtenistaak te initiëren.

Wanneer de werkstroom wordt gestart, wordt er een taak gemaakt voor de aangewezen persoon. Wanneer een teamlid een taak ontvangt, voert hij of zij het werk uit dat nodig is om de taak te voltooien. Dit kan werk zijn dat zich buiten de lijst of site bevindt waar de lijst voor het bijhouden van problemen zich bevindt. Als een teamlid bijvoorbeeld een werkstroomtaak krijgt om een cateringplan te ontwikkelen, neemt hij of zij contact op met een cateringbedrijf en werkt hij vervolgens samen met hen om een plan te ontwikkelen. Wanneer het cateringplan is opgesteld, markeert het teamlid zijn of haar werkstroomtaak als voltooid. Op dit moment werkt de werkstroom de status van de gebeurtenistaak in de lijst voor het bijhouden van problemen bij van Actief naar Gereed voor beoordeling en wordt er een tweede taak gemaakt voor de gebeurteniscoördinator om het cateringplan te controleren. Nadat de gebeurteniscoördinator het cateringplan heeft beoordeeld en goedgekeurd, markeert ze haar werkstroomtaak als voltooid en wordt de status van de taak bijgewerkt van Gereed voor beoordeling naar Voltooid.

Voor de acties in de werkstroom met drie statussen in het vorige voorbeeld wordt het volgende proces gebruikt:

Naar boven

Een lijst instellen voor gebruik met een werkstroom met drie statussen

Voordat u een werkstroom met drie statuswaarden kunt gebruiken, moet u een lijst instellen met de items die u wilt bijhouden of beheren met de werkstroom. De sjabloon Lijst met problemen bijhouden werkt met de werkstroom Met drie statussen. U kunt echter ook een aangepaste lijst maken voor gebruik met deze werkstromen. Als u een aangepaste lijst maakt, moet u ervoor zorgen dat de lijst ten minste één keuzekolom bevat die drie of meer keuzewaarden bevat. Wanneer u uw werkstroom instelt voor gebruik met de lijst, geeft u de kolom Keuze op die de statuswaarden bevat die door de werkstroom worden bijgehouden.

Naar boven

Een lijst voor het bijhouden van problemen maken

Standaard kunt u een werkstroom met drie statussen gebruiken voor elke lijst die u maakt op basis van de lijstsjabloon Problemen bijhouden .

1. Klik in het menu Instellingen op Een app toevoegen.

2. Klik op de pagina Uw apps op Problemen bijhouden en typ een naam voor de lijst. De lijstnaam is vereist

3. Als u een beschrijving voor de lijst wilt opgeven, klikt u op Geavanceerde opties.

   • Typ in het vak Beschrijving een beschrijving van het doel van de lijst. De beschrijving is optioneel.

4. Klik op Maken.

Naar boven

Een aangepaste lijst maken voor gebruik met een werkstroom met drie statussen

Als u een aangepaste lijst wilt maken voor gebruik met een werkstroom met drie statuswaarden, moet u ten minste één keuzekolom toevoegen die ten minste drie statuswaarden bevat die door de werkstroom worden bijgehouden.

1. Klik in het menu Instellingen op Een app toevoegen.
2. Klik op de pagina Uw apps op Aangepaste lijst en typ een naam voor de lijst. De lijstnaam is verplicht.
3. Als u een beschrijving voor de lijst wilt opgeven, klikt u op Geavanceerde opties.
4. Typ in het vak Beschrijving een beschrijving van het doel van de lijst. De beschrijving is optioneel.
5. Klik op Maken.

Naar boven

Een aangepaste lijst aanpassen voor gebruik met een werkstroom met drie statussen

1. Klik op de aangepaste lijst die u in de vorige stap hebt gemaakt.
2. Klik op het lint op het tabblad Lijst en klik vervolgens in de groep Instellingen op Lijstinstellingen.
3. Klik onder Kolommen op Kolom maken.
4. Typ in de sectie Naam en type onder Kolomnaam de naam van de kolom die u wilt gebruiken om de statuswaarden voor de werkstroom op te geven. U kunt bijvoorbeeld de naam Werkstroomstatus invoeren.
5. Selecteer onder Het type informatie in deze kolom de optie Keuze (menu waaruit u wilt kiezen).
6. Typ in de sectie Aanvullende kolominstellingen onder Beschrijving een optionele beschrijving voor de kolom.
7. Klik onder Vereisen dat deze kolom informatie bevat op Ja.
8. Typ in de keuzelijst onder Typ elke keuze op een afzonderlijke regel drie of meer keuzewaarden die u voor deze kolom wilt gebruiken. Deze waarden worden de statussen voor de werkstroom. U kunt bijvoorbeeld Actief, Gereed voor beoordeling en Voltooid invoeren als de drie opties.
9. Selecteer onder Weergaveopties metvervolgkeuzelijst of keuzerondjes.
10. Klik onder Opties voor invullen toestaan op Nee.
11. Geef op of u een specifieke standaardwaarde voor deze kolom wilt of dat u deze wilt toevoegen aan de standaardweergave voor de lijst.
12. Klik op OK.

Naar boven

Een werkstroom met drie statussen toevoegen aan een lijst

U moet een werkstroom met drie statussen toevoegen aan een lijst voordat u deze kunt gebruiken voor items in die lijst. Wanneer u een werkstroom met drie statussen aan een lijst toevoegt, geeft u op welke kolom in de lijst de statuswaarden bevat die de werkstroom moet bijhouden. U geeft ook informatie op over wat u wilt doen in elke fase van de werkstroom. U kunt bijvoorbeeld het onderwerp en de tekst opgeven voor de e-mailwaarschuwingen die geadresseerden van de taak ontvangen.

De werkstroom met drie statuswaarden is standaard ingeschakeld op de meeste typen sites. Een beheerder van een siteverzameling kan de functie echter uitschakelen. Als de werkstroom met drie statussen niet beschikbaar is, neemt u contact op met de beheerder van uw siteverzameling.

1. Open de lijst waaraan u een werkstroom met drie statussen wilt toevoegen.

2. Klik op het tabblad>LijstLijstinstellingen of klik op de instellingen voor het type bibliotheek dat u opent. Klik bijvoorbeeld in een documentbibliotheek op Instellingen van documentbibliotheek.

3. Klik onder Machtigingen en beheer op Werkstroominstellingen.

4. Klik op de pagina Werkstroominstellingen op Een werkstroom toevoegen.

5. Klik op de pagina Een werkstroom toevoegen in de sectie Werkstroom onder Een werkstroomsjabloon selecteren op Drie statussen.

6. Typ in de sectie Naam een unieke naam voor de werkstroom.

7. Geef in de sectie Takenlijst een takenlijst op voor gebruik met de werkstroom.

   Opmerking

   • U kunt de standaardlijst Taken gebruiken of u kunt een nieuwe lijst maken. Als u de standaardlijst Taken gebruikt, kunnen deelnemers aan de werkstroom hun werkstroomtaken eenvoudig vinden en weergeven met behulp van de weergave Mijn taken van de takenlijst.
   • Maak een nieuwe takenlijst als de taken voor deze werkstroom gevoelige of vertrouwelijke gegevens bevatten die u gescheiden wilt houden van de algemene takenlijst.
   • Maak een nieuwe takenlijst als uw organisatie veel werkstromen heeft of als werkstromen veel taken bevatten. In dit geval wilt u mogelijk takenlijsten voor elke werkstroom maken.

8. Selecteer in de sectie Geschiedenislijst een geschiedenislijst voor gebruik met deze werkstroom. In de geschiedenislijst worden alle gebeurtenissen weergegeven die optreden tijdens elk exemplaar van de werkstroom.

   Opmerking

   U kunt de standaardlijst Geschiedenis gebruiken of u kunt een nieuwe maken. Als uw organisatie veel werkstromen heeft, kunt u een afzonderlijke geschiedenislijst voor elke werkstroom maken.

9. Voer in de sectie Startopties een van de volgende handelingen uit:

   • Als u wilt toestaan dat de werkstroom handmatig wordt gestart, schakelt u het selectievakje Toestaan dat deze werkstroom handmatig wordt gestart door een geverifieerde gebruiker met machtigingen voor deelnemen in . Schakel het selectievakje Machtigingen voor het beheren van lijsten vereisen om de werkstroom te starten in als u aanvullende machtigingen wilt vereisen om de werkstroom te starten.
   • Als u wilt dat de werkstroom automatisch wordt gestart wanneer er nieuwe items worden gemaakt, schakelt u het selectievakje Deze werkstroom starten wanneer een nieuw item wordt gemaakt in.

10. Klik op Volgende.

11. Selecteer in de sectie Werkstroomstatussen onder Selecteer een 'Keuze'-veld de kolom Keuze in de lijst met de waarden die u wilt gebruiken voor de statussen in uw werkstroom en selecteer vervolgens de gewenste kolomwaarden voor de Beginstatus, Middelste status en Eindstatus van de werkstroom.

12. Geef in de twee secties Op wat u wilt doen wanneer een werkstroom wordt gestart (opties voor de eerste taak in de werkstroom) en Geef op wat u wilt doen wanneer een werkstroom verandert in de middelste status (opties voor de tweede taak in de werkstroom) geef de volgende informatie op:
    Taakdetails

veld	Beschrijving
Taaktitel:	U kunt desgewenst de berichttitel wijzigen die in de taak wordt weergegeven wanneer de werkstroom wordt gestart of de middelste status bereikt. Als u het selectievakje Lijstveld opnemen inschakelt, wordt het geselecteerde veld toegevoegd aan het einde van het bericht.
Taakbeschrijving:	Typ de informatie die u wilt opnemen in de beschrijving van de taak. Als u het selectievakje Lijstveld opnemen inschakelt, wordt het geselecteerde veld toegevoegd aan het einde van het bericht. Als u het selectievakje Koppeling naar lijstitem invoegen inschakelt, wordt een koppeling naar het lijstitem opgenomen in de beschrijving.
Einddatum van taak:	Als u een einddatum voor de taak wilt opgeven, schakelt u het selectievakje Lijstveld opnemen in en selecteert u vervolgens de datumkolom in de lijst met de datumgegevens die u wilt gebruiken voor de einddatum.
Taak toegewezen aan:	Als u de taak wilt toewijzen aan een persoon die is opgegeven in de lijst, klikt u op Lijstveld opnemen en selecteert u vervolgens de kolom in de lijst met de gebruikersgegevens die u wilt gebruiken. Wanneer deze werkstroom wordt gestart, wordt de eerste taak toegewezen aan de persoon van wie de naam wordt weergegeven in deze kolom voor het werkstroomitem. Als u deze taak in alle exemplaren van deze werkstroom wilt toewijzen aan een persoon die u opgeeft, klikt u op Aangepast en typt of selecteert u de naam van de persoon aan wie u de taak wilt toewijzen.

1. Schakel het selectievakje E-mailbericht verzenden in als u wilt dat de deelnemers aan de werkstroom e-mailwaarschuwingen ontvangen over hun werkstroomtaken.

   Opmerking

   Als u er zeker van wilt zijn dat werkstroomdeelnemers e-mailwaarschuwingen en herinneringen ontvangen over hun werkstroomtaken nadat werkstromen zijn gestart, neemt u contact op met de beheerder van uw siteverzameling om te controleren of e-mail is ingeschakeld voor uw site.

   Details van e-mailbericht

Veld	Beschrijving
Om dit te doen	Typ de naam van de persoon aan wie u een e-mailwaarschuwing over de werkstroomtaak wilt verzenden. Schakel het selectievakje Taak toegewezen aan opnemen in als u de e-mailwaarschuwing naar de eigenaar van de taak wilt verzenden.
Onderwerp	Typ de onderwerpregel die u wilt gebruiken voor de e-mailwaarschuwing. Schakel het selectievakje Taaktitel gebruiken in als u de taaktitel wilt toevoegen aan de onderwerpregel van het e-mailbericht.
Hoofdtekst	Typ de informatie die u wilt weergeven in de berichttekst van de e-mailwaarschuwing. Schakel het selectievakje Koppeling naar lijstitem invoegen in als u een koppeling naar het lijstitem in het bericht wilt opnemen.

1. Klik op OK.

Naar boven

Een werkstroom met drie statussen handmatig starten voor een item

Een werkstroom met drie statussen moet eerst worden toegevoegd aan een lijst om deze beschikbaar te maken voor gebruik op items in die lijst. Zie de vorige secties voor meer informatie.

Een werkstroom met drie statuswaarden kan worden geconfigureerd om automatisch te worden gestart wanneer nieuwe items worden toegevoegd aan een lijst, of kan zodanig worden geconfigureerd dat gebruikers met specifieke machtigingen de werkstroom handmatig kunnen starten. Sommige werkstromen kunnen beide opties toestaan.

Als u handmatig een werkstroom met drie statussen voor een lijstitem wilt starten, volgt u deze stappen. U moet de machtiging Items bewerken hebben voor de lijst. Voor sommige werkstromen moet u mogelijk de machtiging Lijsten beheren hebben.

1. Open de lijst met het item waarvoor u een werkstroom met drie statussen wilt starten.

2. Klik op het beletselteken naast het item waarvoor u een werkstroom wilt starten en klik in het menu dat wordt weergegeven op Werkstromen.

   Opmerking

   De opdracht Werkstromen is alleen beschikbaar wanneer het item zich in een lijst of bibliotheek bevindt waaraan ten minste één werkstroom is gekoppeld.

3. Klik in het menu Instellingen op Alle site-inhoud weergeven.

4. Klik onder Nieuwe werkstroom starten op de naam van de werkstroom met drie statussen die u wilt starten.
   De werkstroom wordt onmiddellijk gestart.

Naar boven

Een werkstroomtaak voltooien in een werkstroom met drie statussen

Als u een werkstroomtaak in een werkstroom met drie statussen wilt voltooien, moet u ten minste de machtiging Items bewerken hebben voor de takenlijsten waarin de werkstroomtaken worden vastgelegd.

1. Open de lijst Taken voor de site en selecteer vervolgens Mijn taken in het menu Beeld om uw werkstroomtaak te zoeken.

   Opmerking

   Als de werkstroom niet gebruikmaakt van de standaardlijst sitetaken , wordt uw werkstroomtaak mogelijk niet weergegeven in de lijst Taken . Als u de werkstroomtaak wilt zoeken, gaat u naar de lijst of bibliotheek waarin het werkstroomitem is opgeslagen. Wijs de naam aan van het item dat u wilt voltooien, klik op de pijl die wordt weergegeven en klik vervolgens op Werkstromen. Klik op de pagina Werkstroomstatus onder Actieve werkstromen op de naam van de werkstroom waaraan u een deelnemer bent. Klik onder Taken op de werkstroomtaak en ga naar stap 3.

2. Open de lijst met het item waarvoor u als voltooid wilt markeren.

3. Wijs de naam aan van de taak die u wilt voltooien, klik op de pijl die wordt weergegeven en klik vervolgens op Item bewerken.

4. Typ of selecteer in het dialoogvenster Taken de informatie die is aangevraagd om de taak te voltooien en klik vervolgens op Opslaan.

Naar boven