Gegevens beheren die u deelt via uw Mijn site en profiel

In dit Help-artikel worden manieren beschreven waarop u gegevens kunt delen via uw Mijn site en profiel. Daarnaast worden enkele stappen beschreven waarmee u de hoeveelheid informatie die u deelt, kunt beheren.

Wat wilt u doen?

• Overzicht
• Toegang tot inhoud op uw Mijn site delen en beheren
• Begrijpen hoe mensen collega's toevoegen en activiteiten volgen
• Werken met tags, beoordelingen, notities en statusberichten
• Suggesties voor collega's en trefwoorden
• Toegang tot bepaalde gegevens in uw profiel beheren

Overzicht

Door informatie over uzelf te delen, kunt u contact maken met anderen en uw professionele netwerk opbouwen. Het is echter belangrijk dat u begrijpt welke soorten informatie u deelt en met welke mate u deze deelt. U wilt bijvoorbeeld persoonlijke gegevens, zoals uw mobiele telefoonnummer, alleen delen met uw werkgroep of uw manager in plaats van met iedereen in de organisatie.

Daarnaast moet u controleren of uw organisatie beleidsregels heeft voor het delen van gegevens. Uw organisatie kan bijvoorbeeld beleid hebben voor welke soorten informatie wel en niet online moeten worden opgeslagen, of voor bepaalde typen inhoud kan een goedkeuringsproces vereist zijn.

Hier volgen enkele belangrijke manieren waarop gegevens worden gedeeld via uw Mijn site:

• Inhoud op uw Mijn site, met inbegrip van documenten, lijsten en blogs
• Labels en notities die u op pagina's en documenten toepast
• Voorgestelde trefwoorden en collega's die u hebt goedgekeurd, die kunnen worden gebruikt om uw Mijn site snel bij te werken, zodat u met anderen kunt communiceren
• Persoonlijke gegevens, zoals contactgegevens, interesses, verantwoordelijkheden, collega's en lidmaatschappen van e-maillijsten in uw profiel, en eventuele wijzigingen die u aanbrengt in uw profielgegevens

Houd er rekening mee dat uw organisatie uw Mijn site kan aanpassen, bijvoorbeeld door te bepalen welke soorten gegevens u kunt toevoegen of aanpassen. Uw organisatie kan ook gegevens aan Mijn site toevoegen vanuit andere gegevensbronnen, zoals een HR-database.

Naar boven

Toegang tot inhoud op uw Mijn site delen en beheren

Uw Mijn site bevat al drie opties voor het delen van documenten:

• Gedeelde documenten In deze bibliotheek kunt u documenten opslaan die u met meerdere personen wilt delen. Afhankelijk van hoe uw Mijn site is ingesteld, kunt u de machtigingen voor de bibliotheek bewerken, evenals specifieke mappen en items.
• Privédocumenten Gebruik deze bibliotheek voor documenten die u niet met andere personen wilt delen. Het opslaan van documenten in deze bibliotheek kan handig zijn, bijvoorbeeld als u vaak toegang nodig hebt tot een document vanaf verschillende computers en het niet de bedoeling bent om het document met uw collega's te delen.

Afhankelijk van hoe uw Mijn site is ingesteld, kunt u ook andere inhoud toevoegen, zoals andere bibliotheken, lijsten en een blogsite om uw ideeën te delen.

U kunt de machtigingen voor deze items beheren op dezelfde manier als personen machtigingen voor inhoud op andere sites beheren. De machtigingen kunnen worden aangepast op siteniveau, maar ook voor lijsten, bibliotheken, mappen, specifieke documenten en lijstitems.

Op het tabblad Inhoud van uw profiel kunnen personen ook openbare documenten bekijken die door u zijn gemaakt op andere SharePoint-sites waarvan u lid bent, als ze machtigingen hebben om die inhoud te bekijken.

Uw organisatie heeft mogelijk aanvullende beleidsregels voor de soorten documenten die u kunt opslaan in Mijn site.

Naar boven

Begrijpen hoe mensen collega's toevoegen en activiteiten volgen

U kunt de activiteiten van collega's volgen, zodat u kunt zien wanneer ze een interessant artikel hebben getagd, een notitie op iemands notitiebord plaatsen of functietitels wijzigen. Hun activiteiten worden in omgekeerde chronologische volgorde weergegeven in uw nieuwsfeed. Omgekeerd kunnen personen in uw organisatie u toevoegen als collega en uw activiteiten volgen in hun nieuwsfeeds.

People kunnen u toevoegen als collega's en uw activiteiten volgen (ongeacht of u ze al dan niet als collega toevoegt) en omgekeerd. Als u geïnteresseerd bent in de activiteiten van die persoon, kunt u hem of haar als collega toevoegen, zodat u zijn of haar activiteiten ook kunt volgen. Sommige activiteiten, zoals het toepassen van een trefwoord dat iemand anders heeft vermeld als een interesse, kunnen worden weergegeven in de nieuwsfeed van iedereen die gemachtigd is om uw Mijn site te bekijken.

Afhankelijk van hoe uw beheerder uw Mijn site heeft ingesteld, kunt u wijzigen welke activiteiten u in uw nieuwsfeed ziet door de sectie Voorkeuren van uw profiel te bewerken. U kunt bijvoorbeeld kiezen of u wel of geen melding in uw nieuwsfeed wilt ontvangen wanneer een collega van team verandert of een notitie schrijft op iemands profielpagina. De instellingen veranderen niet welke activiteiten van u mensen in hun nieuwsfeeds kunnen zien.

Afhankelijk van hoe uw Mijn sites zijn ingesteld, ontvangt u mogelijk een e-mailmelding wanneer iemand u als collega toevoegt. Het bericht informeert u dat iemand u als collega heeft toegevoegd en uw activiteiten volgt, maar u kunt niet aangeven of die persoon u al dan niet als collega kan toevoegen.

Als u geen melding wilt ontvangen wanneer iemand u als collega toevoegt, gebruikt u de volgende procedure:

1. Ga op een van de volgende manieren te werk:

   • Als u iemands profiel of een pagina op Mijn site al bekijkt, klikt u op Mijn profiel.
   • Als u een ander type pagina op uw SharePoint-site bekijkt, klikt u op uw naam in de rechterbovenhoek en klikt u vervolgens op Mijn profiel.

2. Klik op Mijn profiel bewerken.

3. Schakel in de sectie Voorkeuren naast Email-meldingen het selectievakje Melden wanneer iemand mij toevoegt als collega uit.

Naar boven

Werken met tags, beoordelingen, notities en statusberichten

Met tags, notities en statusberichten kunt u informatie vinden en contact leggen met andere personen in uw organisatie.

Tags

Als sociaalnetwerklabels zijn ingeschakeld door de beheerder, kunt u inhoud labelen, zodat u deze gemakkelijk kunt onthouden, classificeren of delen met anderen. U kunt pagina's en documenten op een SharePoint-site en op andere intranet- en internetpagina's labelen. Wanneer u een tag toepast, kunt u opgeven of het om een openbare of persoonlijke tag gaat.

Om ervoor te zorgen dat mensen geïnteresseerd zijn, zijn er verschillende manieren om te zien wanneer iemand een openbare tag op inhoud heeft toegepast, mits mensen gemachtigd zijn om de inhoud te bekijken:

• U kunt updates in uw nieuwsfeed ontvangen wanneer een van uw collega's een tag toepast op inhoud waarvoor u weergavemachtigingen hebt. Uw collega's kunnen ook zien wanneer u tags toepast op inhoud waarvoor ze weergavemachtigingen hebben.
• Als u trefwoorden hebt toegevoegd aan het gedeelte Interesses van uw profiel, kunt u zien wanneer mensen dat trefwoord als tag gebruiken, mits u toestemming hebt om de inhoud die ze taggen weer te geven. Als u bijvoorbeeld 'fotografie' volgt als een interesse en iemand gebruikt de term 'fotografie' in een openbare tag, ontvangt u een update in uw nieuwsfeed.
• Omgekeerd kunnen anderen zien wanneer u een trefwoord gebruikt dat zij als interesse hebben toegevoegd. Wanneer mensen een trefwoord volgen als een interesse, hoeven ze geen collega's te zijn om een update te ontvangen wanneer iemand inhoud met dat trefwoord tagt of een gemeenschappelijke interesse deelt.
• De sectie Recente activiteiten in je profiel wordt weergegeven wanneer je onlangs inhoud hebt getagd, als de kijker machtigingen heeft om de inhoud te bekijken. Als mensen gemachtigd zijn om uw profiel te bekijken, kunnen ze uw sectie Recente activiteiten zien, ongeacht of ze u als collega volgen of niet.

Uw tags worden ook weergegeven in een verzameling tags, ook wel bekend als een tagwolk, die mensen op uw profiel kunnen bekijken. People kunnen ook meer informatie over een tag bekijken, evenals recente activiteiten met betrekking tot een tag, bijvoorbeeld wanneer iemand die tag heeft toegepast. Tags die u toepast, kunnen ook samenwerken met ondernemingstrefwoorden die centraal door uw organisatie worden beheerd. Ga voor meer informatie naar de persoon die termensets en ondernemingstrefwoorden voor uw organisatie beheert.

U kunt een tag markeren als openbaar of privé. Als u een tag maakt als een openbare tag, maar deze vervolgens markeert als privé of later verwijdert, heeft dit geen invloed op de update die mensen ontvangen in hun nieuwsfeeds toen de tag voor het eerst werd gemaakt. De eerste update over de tag blijft in de nieuwsfeeds van mensen aanwezig. Wanneer u een tag als privé markeert, is de URL of het document waarnaar de tag verwijst niet meer toegankelijk voor gebruikers. Gebruikers kunnen echter nog steeds de tekst zien van de tag die u als privé markeert.

Beoordeling

Als de classificatiefunctie is ingeschakeld in een bibliotheek, kunnen personen met machtigingen voor toegang tot de inhoud deze beoordelen met een sterrensysteem. Afhankelijk van hoe de bibliotheek is ingesteld, zien de auteur en personen die zijn gemachtigd om de inhoud te bekijken, het totale aantal classificaties voor het document, maar niet de details over wie de classificatie heeft toegepast (gebruikersnamen worden bijvoorbeeld niet naast de classificaties weergegeven). Gebruikersnamen worden echter wel opgeslagen in Microsoft SharePoint Server en gebruikersnamen kunnen worden geopend door SharePoint-compatibele programma's en oplossingen.

Als personen u hebben toegevoegd als collega, ontvangen ze een update in hun nieuwsfeed wanneer u inhoud beoordeelt, mits ze zijn gemachtigd om de inhoud te bekijken. Ze kunnen een koppeling zien naar de inhoud die u hebt beoordeeld en de beoordeling die u erop hebt toegepast. Er wordt ook een update weergegeven in het gedeelte Recente activiteiten van uw profiel, dat kan worden bekeken door iedereen die gemachtigd is om uw Mijn site en de inhoud die u hebt beoordeeld te bekijken.

Notities

U kunt notities schrijven over documenten en pagina's, die mensen kunnen bekijken wanneer ze de documenten en pagina's bezoeken waarop de notities zijn toegepast. U kunt ook notities schrijven op de profielen van andere mensen, evenals op uw eigen profiel.

People that follow your activities as a colleague will receive an update in their Newsfeed about the notes that you written. In de sectie Recente activiteiten van je profiel zie je de notities die je onlangs hebt geschreven over verschillende stukken inhoud, als de kijker toegang heeft tot de inhoud.

De notities die u plaatst, zijn voor iedereen zichtbaar. U kunt een notitie bewerken of verwijderen nadat u deze hebt gemaakt, maar dit heeft geen invloed op de update die mensen ontvangen in hun nieuwsfeeds of die wordt weergegeven in uw recente activiteiten wanneer de notitie voor het eerst wordt gemaakt.

Statusberichten

U kunt uw mening delen via een kort statusbericht, dat naast uw naam en afbeelding wordt weergegeven wanneer mensen uw profiel bezoeken.

People die uw activiteiten als collega volgen, ontvangen een update in hun nieuwsfeed wanneer u uw statusbericht wijzigt. Updates van uw statusbericht worden ook weergegeven in de sectie Recente activiteiten op uw profiel. U kunt een statusbericht bewerken of verwijderen, maar dit heeft geen invloed op de oorspronkelijke update die mensen ontvangen in hun nieuwsfeeds of die wordt weergegeven in uw recente activiteiten.

Naar boven

Suggesties voor collega's en trefwoorden

Afhankelijk van hoe uw Mijn site is ingesteld en welke programma's zijn geïnstalleerd, ontvangt u suggesties voor collega's en trefwoorden waarmee u sneller contact kunt maken met personen en informatie.

Deze suggesties kunnen zijn gebaseerd op de manier waarop u compatibele SharePoint-programma's gebruikt, zoals Microsoft Outlook 2010.

De functie Collega's van SharePoint Server in Outlook 2010 scant bijvoorbeeld de map Verzonden e-mail op specifieke namen en trefwoorden en de frequentie van die namen en trefwoorden. De lijst wordt regelmatig bijgewerkt en opgeslagen op de harde schijf van uw computer.

U kunt de lijst met mogelijke collega's bekijken op de pagina Collega's toevoegen van uw profiel, waar u de collega's kunt goedkeuren of afkeuren.

U kunt een lijst met voorgestelde trefwoorden zien wanneer u uw profiel bewerkt en u kunt de trefwoorden goedkeuren of weigeren. Goedgekeurde trefwoorden worden toegevoegd aan de sectie Stel mij een vraag over of Interesses van uw profiel.

Beheren of uw verzonden e-mails al dan niet worden geanalyseerd voor suggesties voor collega's en trefwoorden

U kunt ervoor kiezen om uw e-mail niet te laten analyseren door de instellingen in sommige e-mailprogramma's te beheren. U kunt bijvoorbeeld de volgende procedure in Outlook 2010 gebruiken om e-mailanalyse uit te schakelen. Als u een ander programma gebruikt dat verzonden e-mailberichten kan analyseren op suggesties voor collega's en trefwoorden, raadpleegt u de Help van uw programma.

1. Klik in Outlook 2010 op het menu Bestand en klik vervolgens op Opties.
2. Klik op Geavanceerd en schuif naar de sectie Overige .
3. Schakel het selectievakje Analyse van verzonden e-mails toestaan uit om vast te stellen naar welke personen u vaak e-mailberichten stuurt en welke onderwerpen u vaak bespreekt, en upload deze gegevens naar het standaard SharePoint Server-selectievakje.
4. Klik op OK.

Beheren of SharePoint Server suggesties voor collega's en trefwoorden per e-mail stuurt

Afhankelijk van hoe uw Mijn site is ingesteld, ontvangt u mogelijk suggesties per e-mail voor collega's en trefwoorden om toe te voegen. U kunt zich afmelden voor het ontvangen van deze e-mailberichten met behulp van de volgende procedure in SharePoint Server.

1. Ga op een van de volgende manieren te werk:

   • Als u iemands profiel of een pagina op Mijn site al bekijkt, klikt u op Mijn profiel.
   • Als u een ander type pagina op uw SharePoint-site bekijkt, klikt u op uw naam in de rechterbovenhoek en klikt u vervolgens op Mijn profiel.

2. Klik op Mijn profiel bewerken.

3. Blader naar de sectie Voorkeuren en schakel naast Email-meldingen het selectievakje Stuur mij suggesties voor nieuwe collega's en trefwoorden uit.

Naar boven

Toegang tot bepaalde gegevens in uw profiel beheren

Afhankelijk van hoe uw profiel is ingesteld, kunt u privacycategorieën gebruiken om op te geven dat alleen bepaalde personen bepaalde gegevens kunnen zien in uw profiel, lidmaatschappen van uw site en distributielijsten, en uw lijst met collega's. U wilt bijvoorbeeld dat iedereen die uw profiel kan bekijken, alle websites kan zien waarvan u lid bent.

De details in uw profiel bevatten mogelijk informatie van uw beheerder, maar u kunt mogelijk bewerken wie bepaalde persoonlijke gegevens mag zien, zoals uw persoonlijke telefoonnummer.

De pagina Lidmaatschappen in uw profiel bevat een lijst met sites en distributielijsten waartoe u behoort. Afhankelijk van hoe uw Mijn site is ingesteld, kunt u de privacycategorie toepassen op elk lidmaatschap.

Tot uw collega's behoren meestal leden van uw team en andere personen van wie u de activiteiten wilt volgen. U kunt uw collega's indelen in groepen, maar u kunt alleen beheren wie uw collega's ziet door de volgende privacycategorieën toe te passen:

• Iedereen
• Mijn collega's
• Mijn team
• Mijn manager
• Alleen ik

Privacycategorieën toepassen op uw profielgegevens, lidmaatschappen en lijst met collega's

U kunt de privacycategorieën voor uw profielgegevens, lidmaatschappen en lijst met collega's wijzigen in uw profiel.

1. Ga op een van de volgende manieren te werk:

   • Als u iemands profiel of een pagina op Mijn site al bekijkt, klikt u op Mijn profiel.
   • Als u een ander type pagina op uw SharePoint-site bekijkt, klikt u op uw naam in de rechterbovenhoek en klikt u vervolgens op Mijn profiel.

2. Om enkele van uw profielgegevens te bewerken, klikt u onder onze foto op Mijn profiel bewerken.

3. Klik op Lidmaatschappen om lidmaatschappen te bewerken. Schakel het selectievakje in naast de lidmaatschappen die u wilt wijzigen en klik vervolgens op Lidmaatschappen bewerken.

4. Als u uw lijst met collega's wilt bewerken, klikt u op Collega's, schakelt u de selectievakjes in naast de collega's van wie u de instellingen wilt wijzigen en klikt u vervolgens op Collega's bewerken.

5. Breng de gewenste wijzigingen aan en klik op OK.

Een collega aan uw team toevoegen

U kunt de privacyinstelling Mijn team toepassen op bepaalde gegevens in uw profiel, uw lidmaatschappen of uw lijst met collega's, als u wilt beheren wie toegang heeft om ze te bekijken. U kunt bijvoorbeeld een item delen met alleen uw team, in plaats van met al uw collega's of met iedereen die toegang heeft tot uw profiel.

U kunt iemand aan uw team toevoegen, mits hij of zij machtigingen heeft om uw Mijn site te bekijken, rechtstreeks van uw afdeling of iemand met wie u nauw samenwerkt op een andere afdeling.

1. Ga op een van de volgende manieren te werk:

   • Als u iemands profiel of een pagina op Mijn site al bekijkt, klikt u op Mijn profiel.
   • Als u een ander type pagina op uw SharePoint-site bekijkt, klikt u op uw naam in de rechterbovenhoek en klikt u vervolgens op Mijn profiel.

2. Klik op Collega's, selecteer de collega die u aan uw team wilt toevoegen en klik op Collega's bewerken. U kunt desgewenst meerdere collega's selecteren.

3. Klik in de sectie Toevoegen aan groep , onder Toevoegen aan mijn team, op Ja.

4. Klik op OK.

Naar boven