Afdruk samenvoegen is een uitstekende manier om uw Access gegevens aan het werk te zetten. In deze video ziet u hoe u een typische formulierletter maakt in Microsoft Word door te beginnen met de opdracht Word Samenvoegen in Access. Als u wilt, bekijkt u de basisstappen onder de video.
In de video
Hier volgt de algemene procedure voor het maken van een Afdruk samenvoegen in Word vanuit Access:
-
Open de Access database met de adressen die u wilt samenvoegen met Word.
-
Als het navigatiedeelvenster niet is geopend, drukt u op F11 om het te openen.
-
Selecteer de tabel of query die de adressen bevat. Als de adresvelden zijn verdeeld over meerdere tabellen, maakt u een eenvoudige selectiequery die de velden bevat die u nodig hebt en selecteert u die query voor de samenvoegbewerking.
-
Klik op het tabblad Externe gegevens in de groep Exporteren op Word Samenvoegen.
-
Het dialoogvenster Wizard Afdruk samenvoegen in Microsoft Word wordt geopend.
-
Kies of u met de wizard uw adresgegevens wilt koppelen aan een bestaand Word-document of dat u wilt beginnen met een nieuw, leeg document.
-
Klik op OK.
Word wordt gestart en het tabblad Verzendlijsten en het deelvenster Afdruk samenvoegen weergegeven.
-
Doorloop de stappen van de wizard door te klikken op de koppelingen Volgende en Vorige onderaan het deelvenster Afdruk samenvoegen.
-
In stap 3 van de wizard hoeft u de lijst met geadresseerden niet te selecteren. Dit is bepaald toen u deze selecteerde in Access. U kunt de lijst echter verfijnen door te klikken op Lijst met geadresseerden bewerken. In het vak dat wordt geopend, kunt u afzonderlijke geadresseerden verwijderen uit de samenvoeging, filters toepassen, de lijst sorteren, enzovoort.
-
Schrijf in stap 4 van de wizard de brief (tenzij u met een bestaand document werkt).
-
Plaats de cursor in het document waar u de adresgegevens wilt weergeven en klik op Adresblok, Begroetingsregel of Meer items in het deelvenster Afdruk samenvoegen om de Access gegevens in het document in te voegen. Selecteer in de vakken die worden weergegeven de gewenste opmaak en klik op Velden vergelijken om ervoor te zorgen dat de velden correct zijn afgestemd.
-
Klik in stap 5 van de wizard op de knoppen Volgende (>>) en Vorige (<<) om te bekijken hoe de samengevoegde gegevens eruitzien wanneer u het document afdrukt.
-
Klik in stap 6 van de wizard op Afdrukken en selecteer de gewenste afdrukopties.
-
Sla het Word-document op en sluit het.
Notities:
-
Als u na het voltooien van de wizard een van uw samenvoeginstellingen wilt aanpassen, zijn alle bewerkingen beschikbaar op het tabblad Verzendlijsten in Word.
-
Als u ontwerpwijzigingen aanbrengt in de Access-database, moet u mogelijk enkele samenvoeginstellingen in Word aanpassen om de samenvoeging weer correct te laten werken.
-
De wizard Afdruk samenvoegen is ontworpen om te werken met adresgegevens. U kunt de functie Afdruk samenvoegen echter gebruiken om elk soort gegevens samen te voegen met Word, zoals voorraadrecords, taken of wat u opslaat in Access.
-
Zie deze artikelen voor meer gedetailleerde informatie over de functies voor afdruk samenvoegen in Word:
