Microsoft 365 Groepen in Outlook bieden een krachtige oplossing voor communicatie en samenwerking met mensen binnen en buiten een bedrijf. Maak een groep om een Postvak IN, agenda, OneDrive, SharePoint-site, OneNote-notitieblok en meer te delen. U kunt ook gasten van buiten uw bedrijf uitnodigen, zodat ze met dezelfde resources kunnen samenwerken.
Wanneer u een Microsoft 365-groep maakt, maakt Outlook automatisch een gedeelde Outlook Postvak IN, een gedeelde agenda en een documentbibliotheek voor samenwerking aan bestanden. U kunt ook een Microsoft-team maken en taken integreren met Planner in Teams. U hoeft zich geen zorgen te maken over het handmatig toewijzen van machtigingen aan al deze resources, omdat het toevoegen van leden aan de groep hen automatisch de machtigingen geeft die ze nodig hebben voor de hulpprogramma's die uw groep biedt.
Microsoft 365-groepen leden voorzien van:
-
Gedeeld Postvak IN - Een ruimte voor de gesprekken die anders via distributielijsten plaatsvinden. Dit gedeelde Postvak IN is volledig doorzoekbaar, zodat het een dynamisch archief van de berichten van de groep vormt. Nieuwkomers in de groep kunnen zoeken of bladeren door de geschiedenis om snel te zien wat er onlangs is besproken in de groep. Zie Een e-mail verzenden naar een groep in Outlook.
-
Bibliotheek met gedeelde bestanden : uw groep heeft een SharePoint-bestandsbibliotheek waar uw gebruikers documenten, werkmappen, presentaties, afbeeldingen of andere bestanden kunnen opslaan, delen en eraan kunnen samenwerken. Zie: Bestanden delen met een groep in Outlook.
-
Gedeelde agenda : uw groep krijgt een gedeelde agenda om gebeurtenissen te posten die betrekking hebben op de groep. Elk lid dat zich heeft geabonneerd op de groep, wordt automatisch uitgenodigd voor gebeurtenissen die in de agenda zijn geplaatst, zodat deze gebeurtenissen desgewenst ook in hun persoonlijke agenda's kunnen worden weergegeven. Zie: Een groepsagenda in Outlook gebruiken om gebeurtenissen te plannen en te bewerken.
-
Gedeeld OneNote-notitieblok - De groep krijgt automatisch een gedeeld OneNote-notitieblok waar leden van de groep gegevens kunnen verzamelen en samen aan de gegevens kunnen werken. Veel groepen gebruiken het notitieblok om een wiki te maken met veelgestelde vragen en andere informatiebronnen.
-
Toegang voor gasten - Eerder was het weliswaar mogelijk om externe contactpersonen toe te voegen aan distributiegroepen, maar dan kregen ze alleen e-mail. Met groepen kunt u gasten toegang bieden tot e-mailgesprekken, bestanden en zelfs het gedeelde OneNote-notitieblok. Zie Groepen in Outlook als gast gebruiken.
-
Inhoud is detecteerbaar : groepen in Outlook zijn standaard openbaar, wat betekent dat andere personen in uw organisatie de materialen in de groep gemakkelijk kunnen ontdekken en eraan kunnen deelnemen of deze kunnen controleren. Als de inhoud van de groep gevoeliger is, kunt u de groep overschakelen naar privé, waardoor de inhoud voor niet-leden wordt verborgen en de groepseigenaar eventuele aanvragen voor deelname moet goedkeuren.
-
Selfservice maken : IT hoeft zich niet te laten verzanden in aanvragen van gebruikers om groepen te maken. Gebruikers kunnen namelijk zelf groepen maken als dat nodig is. Als u wilt bepalen welke gebruikers in uw organisatie groepen kunnen maken, raadpleegt u: Beheren wie Microsoft 365 Groepen kan maken.
Beheer van uw groepen
Microsoft 365 biedt een aantal handige hulpprogramma's en mogelijkheden om uw groepen gemakkelijker te beheren en te beheren.
Tip: Bladwijzer Microsoft 365 Groepen: algemene taken voor eenvoudige toegang tot beheerdersinformatie over het maken, delegeren, e-mailbeheer, e-mailstroom, herstel en nuttige scripts.
Het op orde houden van de adreslijst is een uitdaging voor elke beheerder. Hier volgen enkele van de hulpprogramma's die Microsoft 365 biedt om dit gemakkelijker te maken:
-
Naamgevingsbeleid - Via beleidsregels voor naamgeving kunt u definiëren wat wel en wat geen acceptabele namen zijn voor uw groepen. Zo kunt u voorkomen dat gebruikers vreemde of gereserveerde namen geven aan groepen. Bovendien kunt u zo afdwingen dat speciale voorvoegsels of achtervoegsels aan de groepsnamen worden toegevoegd.
Dynamisch lidmaatschap - Dynamisch lidmaatschap maakt het mogelijk om het lidmaatschap van groepen te bepalen aan de hand van regels, waarmee groepsleden worden toegevoegd (of verwijderd) op basis van metagegevens (zoals een afdeling of rol) in uw Active Directory. Zie Kenmerken gebruiken om geavanceerde regels te maken voor meer informatie over het maken van dynamisch lidmaatschap.
-
Lidmaatschap verbergen - Als het belangrijk is dat het lidmaatschap van een groep vertrouwelijk is, bijvoorbeeld als de leden studenten zijn, kunt u het lidmaatschap verbergen voor externe partijen.
-
Machtigingen - Het is mogelijk dat u niet wilt dat sommige personen in uw organisatie nieuwe groepen kunnen maken. Er zijn verschillende technieken voor het beheren van machtigingen voor het maken van groepen in uw adreslijst. Zie Het maken van Microsoft 365-groepen beheren.
-
Auditlogboeken : u kunt meer vertrouwen hebben zodat uw gebruikers groepen kunnen maken en groepslidmaatschap kunnen beheren, omdat u met Microsoft 365 groepen-auditlogboeken kunt achterhalen wie een bepaalde groep heeft gemaakt of verwijderd of wijzigingen heeft aangebracht in het lidmaatschap van de groep. Zie: Het auditlogboek doorzoeken in het Microsoft 365 Security & Compliance Center.
Via de functies voor bezorgingsbeheer beschikt u over enkele methoden om te bepalen hoe berichten moeten worden verzonden of ontvangen door de groep. Daarnaast hebt u toegang tot diverse hulpmiddelen om de stroom van deze berichten te controleren. Zie Microsoft 365 Groepen - algemene taken voor meer informatie.
-
Verzenden als of Verzenden namens - Via deze instellingen kunnen specifieke gebruikers e-mailberichten versturen alsof deze afkomstig zijn van de groep of namens de groep zijn verzonden.
-
Afzenderbeperkingen -Via deze instellingen kunt u bepalen wie er berichten naar de groep mag sturen. De groep kan worden geconfigureerd voor het toestaan van e-mail van externe partijen, maar in dat geval kan het raadzaam zijn om dit te beperken tot alleen bepaalde externe partijen.
-
Ondersteuning van externe gebruikers - U kunt gasten uitnodigen voor uw groep om deze te laten deelnemen aan de e-mailgesprekken in de groep. Zie Gasten toevoegen aan groepen in Outlook voor meer informatie over het toevoegen van gasten.
-
Transportregels - Transportregels werken op dezelfde manier voor groepen als voor uw Exchange-server. Definieer regels om te zoeken naar berichten die voldoen aan bepaalde voorwaarden, zodat u vervolgens via andere regels actie kunt ondernemen op deze berichten.
-
MailTips - MailTips zijn informatieve berichten die worden weergegeven aan gebruikers terwijl ze een bericht aan het opstellen zijn. Hierdoor kan het aantal NDR's worden beperkt omdat de gebruiker bijvoorbeeld een waarschuwing ziet als het bericht waarschijnlijk naar iemand buiten de organisatie wordt verstuurd of omdat het berichtquotum wordt overschreden.
-
Meerdere proxyadressen - Een groep kan aliassen hebben, net zoals het postvak van een gebruiker. Extra proxyadressen kunnen handig zijn voor het accepteren van berichten die naar die andere aliassen zijn verstuurd of om een bericht te verzenden naar een groep met een lange of ingewikkelde naam. Zie Kies het domein dat u wilt gebruiken bij het maken van Microsoft 365-groepen voor meer informatie.
-
Maximale grootte voor verzenden/ontvangen - Deze quota kunnen bijdragen aan het voorkomen van problemen met het ontvangen (of verzenden) door de groep van zeer grote berichten, teneinde de vereisten ten aanzien van de opslag en bandbreedte beter te beheren.
Microsoft 365 biedt u ook enkele hulpprogramma's voor het beheren van het soort inhoud dat in uw groep wordt gedeeld. Zie Microsoft 365 Groepen - algemene taken voor meer informatie.
-
Gebruiksrichtlijnen : u kunt gebruiksrichtlijnen definiëren voor Microsoft 365 groepen om uw gebruikers te informeren over aanbevolen procedures die hun groepen effectief kunnen houden en hen te informeren over intern inhoudsbeleid.
-
Gegevensclassificatie : u kunt een aanpasbaar gegevensclassificatiesysteem maken voor Microsoft 365 Groepen waarmee groepen kunnen worden gescheiden op beleidstype (bijvoorbeeld 'niet-geclassificeerd', 'bedrijfsgeheim' of 'topgeheim'). Op deze manier kunnen uw groepen het beleid van andere inhoud in uw organisatie tonen. Met uitbreidbaar beleid kan uw organisatie een eindpunt configureren dat wordt aangeroepen wanneer een groep wordt gemaakt of gewijzigd. Vervolgens kunt u uw eigen beleid implementeren voor het maken of wijzigen van groepen.
Elk Microsoft 365-abonnement met Exchange Online en SharePoint Online biedt ondersteuning voor groepen. Het betreft de abonnementen Business Essentials, Business Premium, Enterprise E1, E3 en E5.
Als u alleen een abonnement hebt voor Exchange, kunt u nog steeds de functies voor een gedeeld Postvak IN en een gedeelde agenda in Outlook gebruiken, maar hebt u geen toegang tot de documentbibliotheek, Planner of een van de overige functies.
Gebruikers kunnen soms opzien tegen veranderingen, dus is het belangrijk om de bestaande leden van uw distributielijsten te laten weten wat ze kunnen verwachten. Hieronder ziet u informatie die u in ieder geval moet communiceren, samen met enkele antwoorden die van pas kunnen komen:
Wat zijn Groepen in Outlook?
Microsoft 365 groepen in Outlook zijn één samenwerkingsoplossing voor teams/groepen die een plek willen om discussies, bestanden, agenda's en notities te delen op een uniforme manier die gemakkelijk te vinden is. De beste functie is waarschijnlijk dat het Postvak IN voor de groep een dynamisch opslagarchief van alle discussies vormt, zodat gemakkelijk kan worden gezocht in eerdere discussies.
Meer informatie vindt u in De ervaring Groepen in Outlook.
Waarom deze verandering?
We hebben regelmatig het verzoek gehad om een zoekfunctie toe te voegen waarmee het mogelijk is om te zoeken in eerder gepubliceerde berichten. Door de distributielijst te vervangen door een groep, hoeven gebruikers niet steeds dezelfde vragen te stellen of te beantwoorden.
Daarnaast bevat de nieuwe groep een agenda voor onze groepsgebeurtenissen, een bibliotheek met gedeelde bestanden en een OneNote-notitieblok waar we kunnen samenwerken en gegevens kunnen verzamelen voor toekomstig gebruik.
Moet ik iets doen om lid te worden van deze groep als ik al lid ben van de distributielijst?
Nee. Als u al lid bent van de distributielijst, wordt u automatisch lid van de nieuwe groep.
Hoe krijg ik toegang tot de nieuwe groep in Outlook? Hoe zit het met de webversie van Outlook?
Als u de nieuwe groep wilt openen in Outlook, gaat u naar de categorie Groepen onderaan het navigatiedeelvenster aan de linkerkant. Als u deze groep vaak gebruikt, kunt u de groep toevoegen als favoriet door met de rechtermuisknop op de groep te klikken en Als favoriet weergeven te kiezen.
Bovendien zijn er gratis mobiele clients voor Microsoft 365 groepen beschikbaar op elk mobiel platform (iOS, Android, enzovoort), zodat u gemakkelijk onderweg toegang hebt tot de groep.
Kan ik niet gewoon e-mailen?
Natuurlijk. Dezelfde e-mailalias die u hebt gebruikt voor de distributielijst, werkt nog steeds prima voor de groep in Outlook.
Ook belangrijk...
Vergeet niet om aan te geven wanneer deze wijziging wordt doorgevoerd en met wie ze contact kunnen opnemen als ze nog vragen hebben.
Microsoft biedt geen hulpprogramma om een gedeeld postvak te converteren naar een Microsoft 365-groep of omgekeerd. U kunt distributielijsten echter upgraden naar Microsoft 365-groepen. Het is een uitstekende manier om de distributielijsten van uw organisatie alle functies en functionaliteit van Microsoft 365-groepen te geven. Zie Microsoft 365 Groepen - algemene takenvoor meer informatie.
Welke distributielijsten kunnen niet worden bijgewerkt naar Microsoft 365-groepen?
U kunt alleen in de cloud beheerde, eenvoudige, niet-geneste distributielijsten upgraden naar Microsoft 365-groepen. Zie Kan distributielijsten niet upgraden naar Microsoft 365-groepen.
Zodra u uw distributiegroep hebt bijgewerkt naar eenMicrosoft 365 groep, kunt u een aantal vervolgtaken uitvoeren om ervoor te zorgen dat deze probleemloos verloopt.
-
Neem contact op met uw gebruikers - Doe dit direct nadat de upgrade is voltooid en vervolgens weer een paar dagen later. Als u laat merken dat u luistert en eventuele vragen meteen beantwoordt, zal dit enorm helpen bij de acceptatie van de verandering.
-
De betrokkenheidsrapporten bewaken: de Microsoft 365 Beheer Portal bevat enkele goede rapporten die kunnen laten zien hoeveel gebruikers de groep gebruiken, hoe vaak en welke functies ze gebruiken. Deze rapporten geven niet alleen een beeld van de gewenste vervolgstappen en training van de gebruikers, maar laten ook zien hoe de nieuwe groep toegevoegde waarde levert aan de gebruikers. Zie Activiteitenrapporten in de Microsoft 365-beheercentrum.
-
Deel uw ervaring - Laat andere teams in uw bedrijf weten dat u uw distributiegroep hebt opgewaardeerd en welke stappen u hebt ondernomen om succesvol te zijn. Als u deze informatie deelt, kunnen andere teams uw voorbeeld volgen en ook een geslaagd traject afleggen.
Hebt u vragen over Microsoft 365 Groepen? Bezoek de Microsoft 365 Groepen Tech Community.
Tip: Standaard kunnen alle gebruikers Microsoft 365-groepen maken. Zie Beheren wie Microsoft 365 Groepen kan maken voor meer informatie.
U kunt Microsoft 365-groepen maken met verschillende hulpprogramma's, waaronder Outlook, webversie van Outlook, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams en meer. Welk hulpprogramma u kiest om te beginnen, is afhankelijk van het type groep waarmee u werkt. Bij Microsoft beginnen we bijvoorbeeld vaak vanaf Outlook wanneer we een groep maken die is georganiseerd rond e-mail en agenda. Als de groep bedoeld is voor bedrijfsbrede communicatie, beginnen we meestal met Viva Engage. Voor samenwerking op basis van chats starten we onze groep vanuit Microsoft Teams.
Personen buiten uw organisatie kunnen openbare en privégroepen niet zien en hebben er geen toegang toe, tenzij deze personen zijn uitgenodigd als gasten. Zie Gasten toevoegen aan groepen in Outlook voor meer informatie.
Eigenaren, leden en gasten beheren
Groepseigenaars zijn de beheerders van de groep. Zij kunnen leden toevoegen of verwijderen en ze hebben unieke machtigingen, zoals de mogelijkheid om gesprekken te verwijderen uit het gedeelde Postvak IN en het wijzigen van verschillende instellingen voor de groep. Groepseigenaren kunnen de naam van de groep wijzigen, de beschrijving of afbeelding bijwerken en meer. Als u bekend bent met SharePoint-rollen, is een groepseigenaar een beheerder van een siteverzameling.
Tip: Zorg ervoor dat elke groep indien mogelijk twee eigenaren heeft. Als een eigenaar niet beschikbaar is, kan de andere wijzigingen aan de groep aanbrengen.
Groepsleden zijn de gewone gebruikers in uw organisatie die de groep gebruiken om samen te werken. Ze hebben toegang tot alles in de groep, maar kunnen de groepsinstellingen niet wijzigen. In de wereld van SharePoint zijn ze siteleden. Zie Leden van Groepen toevoegen, bewerken en verwijderen in Outlook voor meer informatie over het toevoegen of verwijderen van groepsleden.
Gasten zijn vergelijkbaar met groepsleden, maar maken geen deel uit van de organisatie. Standaard kunnen uw gebruikers gasten uitnodigen om lid te worden van uw groep en u kunt deze instelling beheren. Zie Gasten toevoegen aan groepen in Outlook voor meer informatie.
Microsoft Teams gebruiken voor een permanente, op chat gebaseerde werkruimte
Een uitstekende manier om contact te houden met uw groep is Microsoft Teams. Microsoft Teams is de binnenste ring voor uw team, een permanente, op chat gebaseerde werkruimte waar u informeel, realtime, gesprekken kunt voeren over gerichte onderwerpen of specifieke subgroepen binnen de groep. Hoewel de Teams-integratie niet automatisch wordt uitgevoerd, kunt u eenvoudig een Teams-groep maken op basis van uw Microsoft 365-groep.
Als een groep geen nut meer heeft, kunt u deze verwijderen om systeembronnen vrij te maken en ervoor te zorgen dat de groep niet meer wordt vermeld of weergegeven. Zie Een groep bewerken of verwijderen in Outlook voor meer informatie. Als u niet wenst te hoeven herinneren om verouderde groepen te verwijderen, kan uw beheerder een verloopbeleid instellen, waardoor oude groepen verlopen en automatisch worden verwijderd na een specifieke periode. Zie ook: Verloopbeleid voor Microsoft 365-groepen.
Er zijn drie primaire modellen voor het inrichten vanMicrosoft 365-groepen: Open, DOOR IT geleid of Gecontroleerd. Elk heeft zijn eigen voordelen.
|
Model |
Voordelen |
|---|---|
|
Open (standaard) |
Gebruikers kunnen hun eigen groepen maken zonder dat ze op de IT-afdeling hoeven te wachten |
|
Onder leiding van IT |
Gebruikers verzoek IT om een groep. IT kan de gebruikers begeleiden bij het kiezen van de meest geschikte samenwerkingsprogramma's |
|
Gecontroleerd |
Het maken van groepen is beperkt tot specifieke personen, teams of services (zie: Bepalen wie Microsoft 365 Groepen kan maken) |
Als u wilt bepalen hoe uw Microsoft 365-groepen worden genoemd, kunt u naamgevingsbeleid gebruiken om groepsnamen af te dwingen zich te houden aan bepaalde standaarden, waaronder voorvoegsels of achtervoegsels, en om ongewenste namen te blokkeren. Zie Naambeleid voor Microsoft 365-groepen voor meer informatie.
Elke groep heeft ten minste één eigenaar, die leden kan toevoegen of verwijderen en basis data-onderhoud van de groep en de inhoud ervan kan uitvoeren. Als de eigenaar (of eigenaren) van een groep om welke reden dan ook de organisatie verlaat, kan de beheerder een nieuwe eigenaar aan de groep toewijzen. Ga naar Een nieuwe eigenaar toewijzen aan een groep zonder eigenaar.
Als u bovendien Exchange Online beheerdersmachtigingen hebt, kunt u uw groepen beheren vanuit het Microsoft 365 Beheer Center (zie Groepslidmaatschap beheren in de Microsoft 365-beheercentrum) of vanuit PowerShell (zie Microsoft 365 Groepen beheren met PowerShell.
Het kan voorkomen dat u een groep verwijderen wilt uit uw tenant. Zie: Een groep verwijderen in Outlook voor meer informatie over het verwijderen van een groep. Als een groep per ongeluk wordt verwijderd, kunnen beheerders die groep maximaal 30 dagen herstellen. Zie Een verwijderde Microsoft 365-groep herstellen.
Als u liever een meer geautomatiseerde manier hebt om de levenscyclus van uw Microsoft 365-groepen te beheren, kunt u verloopbeleid gebruiken om groepen met een bepaald tijdsinterval te laten verlopen. De eigenaren van de groep ontvangen een e-mail 30, 15 en 1 dag voordat de groep verloopt, zodat ze de groep eenvoudig kunnen vernieuwen als deze nog steeds nodig is. Zie: Verloopbeleid voor Microsoft 365-groepen.
-
Leden toestaan om te verzenden als of namens een Microsoft 365-groep
-
De instellingen voor de titel, beschrijving, logo en site-informatie van een site wijzigen
Limieten voor Microsoft 365-groepen
Zoek groepslimieten in Overzicht van Microsoft 365 Groepen voor beheerders.
Als u van plan bent om gebruik te maken van de functie "Groep Terugschrijven" vanuit het hulpprogramma Azure Active Directory Connect, is de maximumlengte 448 tekens die zijn gerelateerd aan het kenmerk "Beschrijving".
Zie Limieten voor SharePoint Online voor meer informatie over SharePoint Online-opslag.
Het beheren van Microsoft 365-groepen werkt effectiever als u informatie hebt waarmee een actie uitgevoerd kan worden die gaat over het gebruik van Groepen. Het Microsoft 365 Beheer Center heeft een rapportageprogramma waarmee u informatie kunt zien, zoals opslaggebruik, hoeveel actieve groepen u hebt en zelfs hoe uw gebruikers de groepen gebruiken. Zie : Microsoft 365-rapporten in het beheercentrum voor meer informatie.
Microsoft 365-groepen biedt u een aantal hulpprogramma's voor naleving, informatiebeveiliging en eDiscovery.
