FindTime is een Outlook-invoegversie voor het plannen van vergaderingen. De organisator kan meerdere tijdopties via FindTime verzenden en het aantal e-mailberichten tussen twee tijdsdelen minimaliseren tijdens het plannen.

Een vergadering plannen in een Outlook met FindTime:

  1. Maak een nieuw e-mailbericht of selecteer een e-mailbericht om op te reageren.

  2. Vermeld de mensen die vereist zijn voor de vergadering in Aan en optionele deelnemers in CC. 

  3. Selecteer op het tabblad Start de optie Beantwoorden met vergaderingspeiling.

    FindTime > beantwoorden met peiling van vergadering

  4. Selecteer de vergaderingsinstellingen:

    Duur van FindTime-vergadering

    • Duur:selecteer een duur in de lijst.

      • Selecteer 8 uur voor een vergadering die een hele dag duurt.

      • Selecteer Aangepast in de vervolgkeuzelijst Tijd om uw eigen tijd in te stellen. De maximumduur is 23 uur en 59 minuten.

    • Werkuren:Controleer of u de voorgestelde vergadertijden wilt beperken tot alleen dagen en uren.

      Opmerking: De werkuren die standaard worden gebruikt, worden opgehaald uit de instellingen van uw organisatie en mislukken deze exchange-instellingen. Ze zijn standaard ingesteld op 8:00 tot 17:00 als er geen instellingen worden gevonden.

    • Tijdzone:selecteer het vervolgkeuzemenu Tijdzone om de tijdzone voor de vergadering te wijzigen.

      Notities: 

      • De gebruikte tijdzone wordt opgehaald uit de instellingen van uw organisator, maar u kunt een nieuwe selecteren in de lijst.

      • Er wordt rekening gehouden met de zomertijd en vergaderingen na de jaarschakelknop geven de juiste tijd aan

  5. FindTime kijkt naar de planning van de deelnemers (indien beschikbaar) en suggereert geschikte vergadertijden.

    Opmerking: FindTime gebruikt uw zakelijkeMicrosoft 365 om toegang te krijgen tot uw agenda en de agenda's van deelnemers in uw organisatie om de beschikbaarheid te bepalen. Agenda's die niet aan een Microsoft 365 worden niet ondersteund.

    Gebruik de koppelingen om de vergaderingsopties te sorteren.

    Opties voor Beschikbaarheid en Tijd voor FindTime-datums.

    • Beschikbaarheid:de beste opties (tijden waarop alle vereiste deelnemers beschikbaar zijn) worden het eerst vermeld. Factoren die worden gebruikt om de beste opties te bepalen, zijn onder meer het aantal beschikbare deelnemers, het aantal vereiste en optionele deelnemers dat beschikbaar is, of conflicterende deelnemers voorlopige of bezet afspraken hebben in hun agenda.

    • Tijd:De opties worden chronologisch vermeld.

      Opmerking: U kunt met de pijlen door de dagen en maanden bladeren. Beschikbare dagen zijn groen onderstreept. Donkerder groen geeft dagen aan met de meeste opties en lichter groen en rood geeft de meeste conflicten aan. Weekenddagen worden gemarkeerd als werkuren niet zijn geselecteerd.

    • De pictogrammen voor personen laten zien of deelnemers aan een vergadering verplicht zijn en of ze beschikbaar zijn.

      Personenpictogrammen

      • Onderstreept: Vereist

      • Groen: beschikbaar

      • Geel:mogelijk bezet

      • Rood: Bezet

      • Grijs: Onbekend

    • U kunt de pictogrammen gebruiken om meer informatie te krijgen.

      • Selecteer Statuspictogram genodigden om het statusvak van de deelnemer te openen.

      • Plaats de muisaanwijzer op het pictogram van elke persoon of bekijk de beschikbaarheidsgegevens.

      • Selecteer Agendapictogram om uw agenda te bekijken.

  6. Selecteer een paar geschikte vergadertijden.

    • Het tijdvak verandert in blauw wanneer dit is geselecteerd.

      Geselecteerde vergaderingsopties

      Opmerking: Peilingen met 20 of minder suggesties bereiken waarschijnlijk overeenstemming. 

  7. Selecteer Volgende.

  8. Voer de vergaderlocatie in.

    • Onlinevergaderingen zijn standaard ingeschakeld. Schakel het selectievakje Onlinevergadering in om deze uit te schakelen. 


      Schermafbeelding van het deelvenster Nieuwe vergaderings peiling
      Wanneer Onlinevergadering is geselecteerd, wordt met FindTime eenSkype voor Bedrijven ofMicrosoft Teams gepland. FindTime wordt gebruikt als het standaardkanaal voor onlinevergaderingen dat door uw organisatie is ingesteld. 

      Opmerking: Als u een instelling voorSkype voor Bedrijven in uw dashboard hebt opgeslagen, wordt deze door FindTime gebruikt in plaats van Microsoft Teams. Als u deze instelling wiltMicrosoft Teams, verwijdert uSkype voor Bedrijven dashboard.

  9. Selecteer Poll-instellingen en schakel de opties in of uit.

    Opmerking: U kunt op dit moment nog steeds geselecteerde vergadertijden verwijderen door X te selecteren in de lijst Geselecteerde tijden.

    • Laat me weten over peilingsupdates:u ontvangt een e-mail telkens wanneer een deelnemer stemmen. Het bericht bevat de huidige peilingstatus en een optie om te plannen.

    • Plan wanneer deelnemers overeenstemmingbereiken: een agendagebeurtenis wordt automatisch gepland als alle vereiste deelnemers vóór een bepaalde tijdoptie hebben gestemd. Als er meerdere opties beschikbaar zijn, wordt de eerste optie gepland.

    • Geselecteerde tijden in mijn agendain de wacht zetten: voor elke voorgestelde optie wordt een voorlopige gebeurtenis in uw agenda geplaatst. Alle holds worden verwijderd wanneer de vergadering wordt gepland of de peiling wordt geannuleerd.

    • Vergrendel de peiling voor deelnemers:deelnemers kunnen geen nieuwe tijden voorstellen of andere deelnemers bewerken.

    • Deelnemers verplichten hun identiteit te verifiëren:om anonieme stem te voorkomen, moeten deelnemers worden geverifieerd voordat ze kunnen stemmen.

    • E-mailmeldingen in de FindTime-taal:de taal waarin u FindTime gebruikt, wordt gebruikt om verwante e-mailmeldingen te verzenden. Anders worden deze meldingen in het Engels verzonden.

  10. Selecteer Invoegen om e-mail te verzenden.

  11. Met FindTime voegt u de voorgestelde vergadertijden in uw e-mail in. Selecteer Indien nodig Bewerkingsopties om de vergaderingsinstellingen te wijzigen.

    Opmerking: Als u wijzigingen aan brengen en de vergadertijden opnieuw inwijdt, moet u de oorspronkelijke uitnodiging handmatig verwijderen.

  12. Selecteer Verzenden om de uitnodigingen voor de vergadering te verzenden en het stemproces te starten.

  13. U ontvangt een directe koppeling naar de stempagina voor uw vergadering.

Meer hulp nodig?

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Microsoft insiders

Was deze informatie nuttig?

Hoe tevreden bent u met de taalkwaliteit?
Wat heeft uw ervaring beïnvloed?

Bedankt voor uw feedback.

×