Het stappenplan voor projectmanagement

Een projectplan starten

Projecten mislukken vaak wanneer er in de beginfase niet goed genoeg over wordt nagedacht. Denk op dit punt na over wie uw belanghebbenden en sponsoren zijn, terwijl u uw doelstellingen, eerste specificaties en misschien een budget op papier zet.

Voor kleinere projecten kunt u veel van dit werk doen in Microsoft Project. Voor grotere projecten kunt u Word, Excel, SharePoint of zelfs uw telefoon gebruiken om uw plannen vast te leggen.

Plannen communiceren met uw belanghebbenden

Goed blijven communiceren met belanghebbenden is niet altijd eenvoudig. Het is echter van cruciaal belang voor het slagen van een project.

Projectrapporten maken en delen

Project heeft talloze rapporten die met één klik van uw muis toegankelijk zijn om u te helpen met de tijdrovende kant van communiceren. Plannen in een vroeg stadium vastleggen, belangrijke projectmijlpalen, budgetvereisten, personeelsbehoeften, enzovoort.

Een nieuw projectschema maken

Nadat u uw eerste gedachten hebt voltooid, is het tijd om Project te starten en een nieuwe planning te maken. U kunt beginnen met een leeg project of sjablonen gebruiken die andere projectmanagers hebben gemaakt, sommige door experts in projectmanagement of in een bedrijf dat vergelijkbaar is met het uwe.

Taken toevoegen

Taken zijn de activiteiten die worden uitgevoerd in een project. Leer hoe u taken toevoegt, hun eigenschappen wijzigt en de tijdsduur van taken inschat.

Taken ordenen

Als u taken net hebt toegevoegd, hebben ze wellicht nog niet de volgorde die optimaal is voor het beheren ervan. Leer hoe u taken kunt ordenen met behulp van overzichtstaken en subtaken, en door taken te koppelen.

Personen toevoegen en toewijzen aan taken

Nadat u taken aan uw project hebt toegevoegd, bedenkt u met welke personen u aan die taken wilt werken. Onthoud dat het toevoegen van personen en het toewijzen van taken aan die personen twee verschillende handelingen zijn in Project.

Resources delen via resourcegroepen en hoofdprojecten

Om de personen in meerdere projecten te beheren, kunt u alle personen in uw projecten in één projectbestand plaatsen. Dit bestand werkt als een resourcegroep. Vanuit het resourcegroepsbestand kunt u resources delen in meerdere projecten (zonder Project Server).

Kosten voor uw project instellen

Het beheren van de projectkosten is vaak een ontmoedigende klus voor een projectmanager. U zult ontdekken dat dit met Project helemaal niet zo moeilijk is als gedacht. Leer hoe u binnen het budget kunt blijven.

De juiste weergave van uw schema kiezen

Om de complexiteit van uw schema inzichtelijker te maken, zoekt u naar de juiste weergave. Het Gantt-diagram is een van de manieren om de voortgang van uw project weer te geven. U kunt ook een agendaweergave, een netwerkdiagram of een tijdlijn gebruiken om de verschillende aspecten van het project meer in detail te bekijken.

De voortgang van uw planning bijhouden

Nadat u uw eerste planning hebt gemaakt, is het tijd om te zien hoe het gaat. Als u een basislijn maakt en de juiste weergaven gebruikt, kunt u de voortgang van uw project bijhouden.

Voltooiingspercentage bijhouden voor taken

Het bijhouden van de voortgang kan ingewikkeld lijken, maar hier is een snelle manier om het percentage voltooid weer te geven met behulp van de voortgangsbalk in een Gantt-diagram.

Problemen met resourcetoewijzing oplossen

Voor de beste prestaties en resultaten van resources moet u resourceworkloads beheren om overbezettingen en onderbezettingen te voorkomen.

De einddatum van het project aanpassen

De ergste nachtmerrie van een projectmanager is dat de einddatum verschuift nadat u wijzigingen aan het schema hebt aangebracht. Leer over strategieën waarmee u de einddatum van het project kunt controleren.

De projectstatus rapporteren

Communicatie is vaak moeilijk, vooral wanneer u slecht nieuws hebt. Om u te helpen bij de communicatie met uw belanghebbenden en leidinggevenden biedt Project aantrekkelijke en professioneel uitziende rapporten die u in een paar eenvoudige stappen kunt maken en verzenden.

Projectkosten beheren

Overschrijdt u het budget? Moet u de kosten aanpassen? Ontdek hoe u kostenproblemen in uw schema kunt oplossen.

Analyserapporten voor de verdiende waarde weergeven

Verdiende waarde is een geavanceerde methode voor bijhouden. Maar het is niet alleen voor experts. U kunt het ook gebruiken om uw project te controleren.

Risico’s beheren

Overal in uw project liggen risico's op de loer. Identificeer de knelpunten in een vroeg stadium en onderneem actie voordat u in grotere problemen komt.

Werken met meerdere projecten

Project biedt hulpprogramma's waarmee u afhankelijkheden tussen projecten kunt beheren, zelfs taken in een project die afhankelijk zijn van de voltooiing van een ander project.