TechKnowledge Inhoud
SAMENVATTING
Het doel van dit artikel is om tips te geven over het afstemmen van debiteuren op grootboek.
MEER INFORMATIE
Klanten afstemmen op het grootboek
Het afstemmen van de saldi in de module Klanten met debiteurenrekeningen in het grootboek is een belangrijke stap en moet worden uitgevoerd als onderdeel van het proces voor het afsluiten van de maand. Als er een maandelijkse afstemming wordt uitgevoerd, is de juiste documentatie beschikbaar als er een audit wordt uitgevoerd en kunnen eventuele verschillen tussen de twee modules worden opgevangen en gecorrigeerd voordat de periode wordt afgesloten.
Welke rekeningen moeten worden afgestemd?
Alle informatie die in Klanten wordt ingevoerd, werkt een grootboekrekening bij. De belangrijkste rekening die moet worden afgestemd is de debiteurenrekening. Andere rekeningen die u mogelijk tussen de twee modules wilt afstemmen, zijn de AR Holding-rekening (als u Cash Manager gebruikt), inkomensrekeningen, de kasrekening, kortingen, financieringskosten, enz.
Het afstemmen van de debiteurenrekening in GL betekent dat het totaal van de debiteuren uit de AR-module gelijk is aan het saldo van de debiteurenrekening in het grootboek.
Welke rapporten moeten worden onderzocht op afstemming?
Balans van proefversie van klant (08.620) – Indeling Alleen documenten openen of verouderde AR (08.610) – Samenvatting van klantbalansen.
Grootboek Proefsaldo (01.610) in beide indelingen – Voer dit alleen uit voor de rekening die wordt gesaldod. Hiervoor voert u als volgt een Select-afschrift in voor uw debiteurenrekening: Veld: account.acct, Operator: Equal, Value: (de AR-rekening).
Het accounttotaal in het GL-proefbalansrapport moet in balans zijn met het totaal in het debiteurenrapport. Als de totalen van deze twee rapporten in evenwicht zijn, is geen verdere afstemming nodig.
OPMERKING: Als u meerdere debiteurenrekeningen en/of meerdere subaccounts met één debiteurenrekening hebt, moet u een van de volgende twee dingen doen:
- Druk het AR-rapport af met een select-instructie om slechts één van de AR-accounts op te nemen en gebruik vervolgens dezelfde select-instructie in de GL-proefbalans en vergelijk elke AR-rekening één voor één.
OF
2. okt. Voeg alle AR-accounts toe aan de GL Trial Balance en vergelijk deze met het totaal uit het AR-rapport.
Proefsaldo klantperiode (08.621) en periodegevoelige verouderde AR (08.611) - Om eerdere perioden met elkaar in overeenstemming te brengen, biedt Dynamics SL deze rapporten die de documentsaldi vanaf die periode weergeven en die kunnen worden gebruikt om af te stemmen met het grootboek voor die voorgaande periode.
Verschillen tussen het AR-rapport en de GL-proefbalans met elkaar verzoenen
Als een verschil wordt gevonden door de totalen van de Aged AR of de Customer Trial Balance te vergelijken met de GL-proefbalans, zijn er veel gedetailleerde rapporten beschikbaar in Dynamics SL om de verschillen te vinden.
Details Grootboek (01.620): druk dit rapport af voor de debiteurenrekeningen. Hiermee worden alle items weergegeven die voor de periode op de accounts zijn geboekt.
Om de module te controleren waar een vermelding in AR vandaan komt, gebruikt u het veld Jrnl Type. De module wordt aangeduid als AR (Accounts Receivable), GJ (Grootboek) of AP (Crediteuren). Het is mogelijk dat bij het invoeren van een GL-batch het journaaltype kan worden gewijzigd in AR, in welk geval het gebruik van het Jrnl-type alleen om discrepanties te vinden misschien niet voldoende is. Als dat gebeurt, gebruikt u naast Jrnl Type ook Tran Type om de benodigde transacties te identificeren. De mogelijke Tran-typen zijn GL (Grootboek), CE (Consolidatie), LS (Toewijzingsbron) en LD (Toewijzingsbestemming). Het Tran-type komt overeen met het documenttype van het originele document.
Als er een ander Jrnl-type is dan AR, zou dit aangeven dat er een boeking naar de debiteurenrekening is gemaakt via een andere module dan debiteuren, waardoor een verschil ontstaat tussen grootboek en debiteuren. U kunt eenvoudig de oorspronkelijke waarde voor de transactie vinden door het volgende te doen:
1. okt. Noteer het batchnummer van de transactie in het veld Bat Nbr en de invoer in het veld Jrnl-type in het grootboekrapport.
2. okt. Open het bewerkingsrapport voor de module die in het veld Jrnl-type staat (d.w.z. als het veld Jrnl-type GJ is, open dan het rapport GL bewerken (01.810). Voer een select-instructie in om het rapport alleen het hierboven vermelde batchnummer te laten opnemen. Onderzoek de betreffende transactie in het bewerkingsrapport en bepaal welke aanpassingen nodig zijn om de rekeningen tussen de grootboekrekeningen en de debiteuren in evenwicht te brengen.
Posten die naar vorige perioden zijn geboekt, worden niet afgedrukt in het huidige grootboekrapport. Als u wilt bepalen of er posten naar vorige perioden zijn geboekt, vergelijkt u het beginsaldo van het detailrapport Grootboek van de huidige maand met het eindsaldo van het rapport van de vorige maand voor debiteurenrekeningen en subrekeningen. Als het beginsaldo van de huidige maand en het eindsaldo van de vorige maand niet gelijk zijn, is dit een indicatie dat een transactie naar de voorgaande periode is geboekt. Druk een gedetailleerd grootboek voor de voorgaande periode af en onderzoek de transacties die in die periode zijn geboekt. Transacties die in een andere periode zijn geboekt, worden gemarkeerd met een sterretje (*) en de uitleg 'Geeft aan dat de ingevoerde periode verschilt van de periodepost' wordt onderaan de pagina weergegeven, zodat u gemakkelijk een blik op een pagina kunt werpen om te zien welke transacties in een andere periode zijn geboekt.
GL-transactie (01.680): dit rapport wordt ook gebruikt om verschillen tussen grootboek en debiteuren op elkaar af te stemmen. Genereer dit rapport met de indeling Niet-gepost. Alle transacties die zijn ingevoerd via submodules zoals Klanten en transacties die zijn ingevoerd via het Grootboek, zijn in dit verslag opgenomen. Het zorgt ervoor dat er geen niet-geboekte transacties zijn die van invloed kunnen zijn op de saldi van de klant of het grootboek.
Rekeningdistributie (08.630) - Om ervoor te zorgen dat de debiteurenrekeningen correct zijn gedebiteerd voor facturen en debetnota's en zijn gecrediteerd voor betalingen en creditnota's, moet dit rapport worden herzien. Het saldo in dit rapport moet gelijk zijn aan het saldo van de debiteurenrekeningen in het detailrapport Grootboek. Een controle van het veld Transaction Type (TnTp) helpt bij het identificeren van transacties. Transactietypen in de module Klanten zijn IN (factuur), PA (betaling), CM (creditnota), DM (debetnota) en FI (financieringslasten). Het batchnummer van elke transactie wordt ook in dit rapport vermeld. Als er een twijfelachtige transactie wordt gevonden, noteer dan het batchnummer in het veld Batch en bekijk de batch door het AR Edit (08.810) rapport op batchnummer uit te voeren.
AR-transacties (08.640) – Dit rapport is zeer nuttig als er twijfelachtige transacties voorkomen in een van de bovenstaande rapporten. Dit rapport vermeldt elke transactie die voor de huidige periode is ingevoerd in Factuur en Memo (08.010), Betalingsaanvragen (08.030) en Betalingsboeking (08.050). Hier ziet u de debiteurenrekening en compenserende onkostenrekening waarop de transacties zijn geboekt. Als u het rapport wilt sorteren op transactietype, selecteert u ARTRAN. TranType in het veld Sorteren/selecteren en in het waardeveld het TnTp-type van de betreffende transactie.
Integriteitscontrole debiteuren (08.990) - Als na het bekijken van de bovenstaande rapporten het probleem niet is opgelost, is dit de volgende optie om te overwegen. Bij de integriteitscontrole wordt gecontroleerd of de gegevens in de module Klanten volledig en nauwkeurig zijn.
De opties die worden gebruikt om alleen gegevens te verifiëren en niet te wijzigen in de module Klanten zijn:
Controleer geboekte debiteurenbatches - selecteer deze optie om alle vrijgegeven debiteurenbatches te controleren om er zeker van te zijn dat ze correct zijn overgebracht naar het grootboek (d.w.z. dat ze volledig en nauwkeurig zijn in het grootboek). Het proces kijkt naar elke batch en zorgt ervoor dat er documenten voor de batch zijn en dat de documenthoeveelheden zich opstapelen tot het batchcontroletotaal. Als er verschillen zijn, wordt er een vermelding in het gebeurtenislogboek gemaakt.
Klantensaldo verifiëren - selecteer deze optie om alle klantrecords te controleren om te controleren of het saldo van openstaande documenten van elke klant gelijk is aan het huidige en toekomstige saldobedrag van de klant. Als er verschillen zijn, wordt er een vermelding in het gebeurtenislogboek gemaakt.
Betalingsaanvragen verifiëren - Selecteer deze optie om het aanvraagproces voor alle betalingen en creditnota's te controleren om ervoor te zorgen dat zowel aanpassende als aangepaste documentrecords zijn bijgewerkt (correct toegepast op de database). Als er verschillen zijn, wordt er een vermelding in het gebeurtenislogboek gemaakt.
Sluitingsperioden controleren
U moet de verificatieopties altijd eerst uitvoeren voordat u de opties uitvoert om de gegevens te corrigeren of opnieuw op te bouwen. De opties Correct en Opnieuw opbouwen in de integriteitscontrole van debiteuren moet met voorzichtigheid worden uitgevoerd omdat deze opties de gegevens in de gerelateerde records veranderen. De wederopbouwprocessen mogen niet worden uitgevoerd zonder goedkeuring van een boekhoudsupervisor. Voordat u een van deze processen uitvoert, moet er altijd een back-up van de database worden gemaakt. De opties zijn:
Klantsaldi corrigeren naar Totaal Doc-saldo: selecteer deze optie om alle klantrecords te controleren en de records indien nodig bij te werken (herberekenen) om overeen te komen met hun ondersteunende openstaande documentsaldi. Voordat u deze functie uitvoert, moet u ervoor zorgen dat alle documenten in de database volledig en juist zijn. Voer Geboekte AR-batches verifiëren, Klantsaldi verifiëren en Betalingsaanvragen verifiëren uit voordat je deze functie uitvoert. Deze optie is alleen beschikbaar als Klantsaldi verifiëren is geselecteerd.
Bouw de debiteurengeschiedenis opnieuw op basis van documenten: selecteer deze optie om de klantgeschiedenisrecords bij te werken door de debiteurendocumenten voor elke klant per periode samen te vatten. Voer Geboekte AR-batches verifiëren, Klantsaldi verifiëren en Betalingsaanvragen verifiëren uit voordat je deze functie uitvoert.
Juiste sluitingsperioden
Als er fouten zijn gevonden en gecorrigeerd, moeten de GL-proefbalans en de AR-proefbalans of het verouderde AR-rapport opnieuw worden afgedrukt en beoordeeld om te verifiëren dat de saldi overeenkomen.
Zodra de maandelijkse afstemming is voltooid en is geverifieerd dat de debiteuren en het grootboek overeenkomen, kan de afsluiting van de maand worden uitgevoerd.
Dit artikel was TechKnowledge document-id:136078