Door Jane Suchan, PMP
Projectmanagement gaat over het stellen van doelen, het maken van een lijst met alles wat er moet gebeuren om die doelen te bereiken, over het bepalen van de tijd die het duurt en wat het gaat kosten. Klinkt simpel, nietwaar? Maar het moeilijkste is om het allemaal bij te houden. Ligt het project op schema? Is het eerder af dan gepland? Vallen de kosten lager uit dan gebudgetteerd? Zijn de kosten nog steeds lager dan gebudgetteerd als alle werkzaamheden zijn uitgevoerd?
Een van de manieren om te bepalen of een project gezond is, is door het verschil bij te houden tussen het oorspronkelijke projectplan en wat er in de dagelijkse praktijk gebeurt. Dit verschil wordt ook wel de 'variantie' genoemd en is een vergelijking van de beoogde of gebudgetteerde uitgaven met de werkelijke uitgaven. Variantieanalyse is de methode waarbij werkelijke projectresultaten worden vergeleken met de planning of wat er wordt verwacht. Het is een manier om te kwantificeren hoe goed (of hoe slecht ) een project vordert.
Varianties plannen: Basislijnen vaststellen
Om varianties voor een project te berekenen, moet u een bepaald punt als uitgangspunt vaststellen: dit is uw basislijn. Doet u dat niet dan jaagt u op een bewegend doel dat u probeert onder controle te krijgen. Twee basislijnen die u moet vaststellen voordat u kunt beginnen met het bijhouden van varianties hebben betrekking op de kosten en de planning. Maar voordat u zover bent, moet u eerst de volledige omvang van het project vastleggen.
Een uitgesplitste projectstructuur gebruiken om de omvang van een project te bepalen
De basislijn voor de reikwijdte omvat alle projectproducten; Als zodanig identificeert het al het werk dat moet worden gedaan. Een manier om de omvang vast te leggen, is door een projectstructuur te maken, een hiërarchische weergave van alle af te leveren projectproducten. Een projectgroep bevat elk lager niveau in de hiërarchie een meer gedetailleerde beschrijving van te leveren producten. Een projectstructuur voor de bouw van een nieuw huis omvat bijvoorbeeld het fundament, de kozijnen, het dak, de elektra en het loodgieterswerk, maar ook landschapsaanlegtekeningen, bouwtekeningen en inspectievergunningen.
Basislijnen voor de planning en kosten opstellen
De basislijn voor de tijdsplanning en kosten wordt pas gemaakt nadat de projectomvang is vastgesteld. Zonder een duidelijk beeld van wat het uiteindelijke concrete doel van een project is, is het onmogelijk om te bepalen hoe lang het gaat duren of hoeveel het gaat kosten.
De planningsbasislijn is de goedgekeurde projectplanning, de basis voor het meten en rapporteren van planningsprestaties. De kostenbasislijn is het goedgekeurde tijdgebonden budget, waartegen de kostenprestatie wordt gemeten. Dit wordt bepaald door de kosten voor een specifieke projectperiode of -fase toe te voegen, waarvoor kosten aan projecttaken moeten worden toegewezen. Het toewijzen van kosten aan projectonderdelen kan tijdrovend zijn, maar u kunt hierdoor gedetailleerdere en nauwkeurigere kostenprestatierapporten maken, iets waar uw belanghebbenden en projectsponsor zeer in geïnteresseerd zullen zijn.
Basislijnen voor de planning en kosten opstellen:
- Ontwikkel de planning door de activiteiten en taken te identificeren die verantwoordelijk zijn voor de productie van elk projectbestanddeel in de projectstructuur.
- Bepaal welke resources voor elke taak nodig zijn. Houd rekening met beperkingen of de hoeveel tijd die elke persoon in werkelijkheid aan dit project kan besteden.
- Maak een schatting van hoe lang (in uren of dagen) het duurt om elke taak uit te voeren.
- Schat de kosten van elke taak. Gebruik daarvoor een gemiddeld uur- of dagtarief voor elke resource, plus de eventuele vaste kosten die met deze taak zijn gemoeid.
- Bepaal welke taken afhankelijk zijn van andere taken en stel vervolgens het kritieke pad samen.
- Ontwikkel de basislijn voor de kosten; Dit is een tijdgebonden budget om de kostenprestaties van het project te meten. U doet dit door de geschatte kosten per taak of periode toe te voegen.
Naar boven
Reageren op varianties: het beheren van wijzigingen
Nadat u de projectomvang, de tijdsplanning en de basislijnen voor de kosten hebt bepaald, stelt u de stappen op die het team moet volgen om afwijkingen binnen deze planningen te managen. Deze informatie wordt uw plan voor het beheren van projectwijzigingen. Dit plan bepaalt wanneer een projectwijzigingsaanvraag is vereist, hoe u varianties moet vastleggen en deze ter goedkeuring moet indienen, en wat er moet gebeuren nadat een projectwijzigingsaanvraag is goedgekeurd.
Variantieberekeningen worden gebruikt om vast te stellen of een projectwijzigingsaanvraag nodig is en of de basislijn voor de planning of kosten voor het project worden gewijzigd. Varianties kunnen positief of negatief zijn:
- Een positieve variantie geeft aan dat het project voorligt op schema of dat de kosten ervan lager uitvallen dan gebudgetteerd. Een scenario met een positieve variantie biedt u mogelijk om geld en resources opnieuw toe te wijzen aan een onderdeel dat te kampen heeft met een negatieve variantie.
- Een negatieve variantie is voor u een indicatie dat het project achterligt op schema of het budget overschrijdt en dat u actie moet ondernemen. Mogelijk moet u uw budget verhogen of een kleinere winstmarge accepteren.
Drempelwaarden voor varianties vormen een belangrijk onderdeel van een plan voor het beheren van projectwijzigingen. Ze staan voor de materiële wijzigingen binnen het project en moeten daarom in een projectwijzigingsaanvraag worden vastgelegd en ter goedkeuring worden overlegd. Niet alle projectwijzigingsaanvragen leiden tot het opnieuw vaststellen van de projectomvang, de planning of het budget. Dit is een omvangrijke taak die nogal wat tijd in beslag kan nemen en waarvoor u her en der in de projecthiërarchie om goedkeuring zult moeten vragen.
Door varianties in de kosten en de planning gedurende de hele levenscyclus van het project bij te houden, kunt u zwakke plekken identificeren (gebieden waar herhaaldelijk wijzigingen plaatsvinden) en er passend op reageren. Als u bijvoorbeeld ziet dat het testteam voortdurend te kampen heeft met vertragingen, kan het nodig zijn om extra resources aan het team toe te wijzen om op schema te blijven.
Naar boven
We gaan een stapje verder: analyse van huidige marge
Geen enkele discussie over projectvarianties is volledig zonder het te hebben over huidige marge. Dit is een projectmanagementtechniek voor het schatten van kosten en planning op een bepaald moment. Bij een analyse van huidige marge wordt voltooid werk vergeleken met de vastgestelde basislijnen. Het helpt u de huidige projectprestaties te evalueren en indien nodig koerscorrecties uit te voeren.
Als u een analyse van huidige marge wilt uitvoeren, hebt u een projectstructuur, een gedetailleerde projectplanning en een budget (per fase of periode) voor het geplande werk nodig.
Vragen voor het vaststellen van huidige marge
Een analyse van huidige marge meet de gezondheid van een project op elk gegeven moment door drie belangrijke vragen te stellen:
- Geplande waarde: Welk bedrag is er nodig voor het werk?
- Huidige marge: Welk werk is daadwerkelijk voltooid?
- Werkelijke kosten: hoeveel heeft het gekost om het werk te voltooien?
Geplande marge (GM) zijn de gebudgetteerde kosten van geplande taken. Huidige marge (HM) is de som van alle gebudgetteerde kosten van voltooid werk. Werkelijke kosten (WK) zijn de kosten die zijn besteed aan het geproduceerde werk.
Meer informatie over analyse van huidige marge
De eenvoudigste manier om huidige marge te beschrijven is met behulp van een voorbeeld. Stel, u beheert een project van vier maanden met een budget van $ 100.000. Je bent er drie maanden mee bezig en je realiseert je dat het team nog maar de helft van het werk heeft voltooid, dus de EV is $ 50.000. Op basis van de projectplanning zou op dit moment ongeveer 75 procent van het werk voltooid moeten zijn, dus de PV is $ 75.000. U weet ook dat het team $ 90.000 tot nu toe heeft besteed. De WK is dus $ 90.000.
Met deze cijfers kunt u de varianties in de kosten en de planning berekenen. De kostenvariantie (KV) is het verschil tussen de werkelijke kosten van voltooid werk en het projectbudget:
KV = HM – WK
De afwijking van planning (AVP) geeft de werkelijke voortgang ten opzichte van de projectplanning weer:
AVP = HM – GM
In het bovenstaande voorbeeld bedraagt de kostenvariantie voor dit project $ 50.000 – $ 90.000 = $ 40.000. Afwijking van de planning is $ 50.000 – $ 75.000 = $ 25.000.
Elke projectmanager kan zien dat het project 90 procent van het budget heeft opgebruikt en dat slechts 50 procent van het werk is voltooid. Het project ligt achter op schema en budget en heeft het budget overschreden op het moment dat het is voltooid. Wijzigingen zijn dus vereist. De projectmanager moet de omvang van het project verkleinen, de planning uitbreiden of meer financiële middelen verkrijgen om het werk te voltooien.
Naar boven
Aan de slag met het bijhouden van variantie
Het integreren van een methode voor het bijhouden van variantie in uw projectmanagement is redelijk eenvoudig, maar er is wel een systematische aanpak voor nodig. Nadat u het project toegewezen hebt gekregen, stelt u samen met uw opdrachtgever de omvang, het budget en de planning vast. Werk vervolgens samen met uw team aan een degelijk projectwijzigingsplan, waarin drempelwaarden voor varianties worden gedefinieerd en wordt beschreven hoe er met varianties moet worden omgegaan zodra die drempelwaarden worden overschreden. Nadat u de projectstructuur hebt opgesteld en een gedetailleerde projectplanning hebt gedefinieerd, kunt u de projectplanning opstellen en het budget vaststellen. Als alle onderdelen aan de projectstructuur zijn toegevoegd, kunt u beginnen met het bijhouden van varianties en uw wijzigingsplannen in de praktijk brengen.
Naar boven
| Over de auteur Janet Suchan is programmamanager met ervaring in het beheer van zakelijke initiatieven en de ontwikkeling van methodologieën voor projectmanagement. Jane woont in Seattle, Washington, VS. |
|---|