Verborgen en persoonlijke gegevens verwijderen door documenten, presentaties of werkmappen te inspecteren

Wat met Documentcontrole wordt gevonden en verwijderd in Word-documenten

In Documentcontrole worden verschillende inspectors weergegeven waarmee u verborgen en persoonlijke gegevens in Word documenten kunt vinden en verwijderen voordat u documenten deelt.

Ga als volgende te werk om snel gegevens en informatie te vinden en te verwijderen:

1. Schakel in Documentcontrole de opties (zoals hieronder beschreven) in of uit om te verwijderen of op te slaan. 
2. Selecteer Controleren.
3. Controleer de inspectieresultaten en selecteer Alles verwijderen voor alle items die u wilt verwijderen.
   Zie Documentcontrole gebruiken voor opmerkingen en informatie over het verwijderen van informatie.
4. Selecteer Opnieuw controleren of Sluiten.

Typen verborgen en persoonlijke gegevens

Word-documenten kunnen de volgende typen verborgen en persoonlijke gegevens bevatten:

• Opmerkingen, revisiemarkeringen van bijgehouden wijzigingen, versies en aantekeningen in inkt Als u met anderen hebt samengewerkt om uw document te maken, bevat uw document mogelijk items zoals revisiemarkeringen van bijgehouden wijzigingen, opmerkingen, aantekeningen in inkt of versies. Met deze informatie kunnen anderen zien welke personen aan het document hebben gewerkt, welke opmerkingen revisoren hebben gemaakt en welke wijzigingen er zijn aangebracht in het document, zaken die u mogelijk niet wilt delen buiten uw team.
• Documenteigenschappen en persoonlijke gegevens Documenteigenschappen, of metagegevens, bevatten details over uw document, zoals auteur, onderwerp en titel. Documenteigenschappen bevatten ook informatie die automatisch wordt onderhouden door Microsoft 365-programma's, zoals de naam van de persoon die het laatst een document heeft opgeslagen en de datum waarop een document is gemaakt. Als u specifieke functies hebt gebruikt, bevat uw document mogelijk ook aanvullende soorten persoonsgegevens (PII), zoals kopteksten van e-mail, informatie over verzenden ter beoordeling, routeringsstroken en sjabloonnamen.
• Kopteksten, voetteksten en watermerken Word documenten kunnen informatie bevatten in kop- en voetteksten. Daarnaast hebt u mogelijk een watermerk toegevoegd aan uw Word document.
• Verborgen tekst Word documenten kunnen tekst bevatten die is opgemaakt als verborgen tekst. Als u niet weet of het document verborgen tekst bevat, kunt u documentcontrole gebruiken om ernaar te zoeken.
• Eigenschappen van documentserver Als uw document is opgeslagen op een locatie op een documentbeheerserver, zoals een site voor documentwerkruimte of een bibliotheek op basis van Windows SharePoint Services, bevat het document mogelijk aanvullende documenteigenschappen of informatie met betrekking tot deze serverlocatie.
• Aangepaste XML-gegevens Documenten kunnen aangepaste XML-gegevens bevatten die niet zichtbaar zijn in het document zelf. Met Documentcontrole kunt u deze XML-gegevens vinden en verwijderen.

Verborgen en persoonlijke gegevens zoeken en verwijderen met Documentcontrole

1. Open het Word-document dat u wilt controleren op verborgen informatie en persoonlijke gegevens.

2. Selecteer op het tabblad Bestandde optie Opslaan als en typ een naam in het vak Bestandsnaam om een kopie van het oorspronkelijke document op te slaan.

3. Selecteer in de kopie van het oorspronkelijke document op het tabblad Bestandde optie Info.

4. Selecteer Controleren op problemen en kies vervolgens Document inspecteren.

5. Schakel in het dialoogvenster Documentcontrole de gewenste selectievakjes in om de typen verborgen inhoud te kiezen waarop u wilt controleren.

6. Selecteer Controleren.

7. Bekijk de resultaten van de controle in het dialoogvenster Documentcontrole.

8. Selecteer Alles verwijderen naast de inspectieresultaten voor de typen verborgen inhoud die u uit uw document wilt verwijderen.

   Belangrijk

   • Als u verborgen inhoud uit uw document verwijdert, kunt u deze mogelijk niet herstellen door Ongedaan maken te selecteren.
   • Als u verborgen en persoonlijke gegevens wilt verwijderen uit documenten die u opslaat in de .odt-indeling (OpenDocument Text), moet u Documentcontrole uitvoeren telkens wanneer u het document in die indeling opslaat.

Documentcontrole kan u helpen bij het zoeken en verwijderen van verborgen en persoonlijke gegevens die zijn opgeslagen in Excel-documenten voordat u deze deelt.

Wat met Documentcontrole wordt gevonden en verwijderd in Excel-documenten

Deze tabel bevat de typen verborgen en persoonlijke gegevens die de Documentcontrole kan vinden en verwijderen uit uw werkmappen.

Ga als volgende te werk om snel gegevens en informatie te vinden en te verwijderen:

1. Schakel in Documentcontrole de opties (zoals hieronder beschreven) in of uit om te verwijderen of op te slaan.
2. Selecteer Controleren.
3. Controleer de inspectieresultaten en selecteer Alles verwijderen voor alle items die u wilt verwijderen.
   Zie Documentcontrole gebruiken voor opmerkingen en informatie over het verwijderen van informatie.
4. Selecteer Opnieuw controleren of Sluiten.

Niet alle gegevens kunnen worden verwijderd. Zie Informatie die documentcontrole vindt, maar kan niet verwijderen voor meer informatie.

Verborgen en persoonlijke gegevens vinden en verwijderen

Met Documentcontrole kunt u verborgen en persoonlijke gegevens in Excel-werkmappen zoeken en verwijderen.

1. Open de werkmap die u op verborgen of persoonlijke gegevens wilt controleren.

2. Selecteer op het tabblad Bestandde optie Opslaan als en typ een andere naam in het vak Bestandsnaam om een kopie van uw oorspronkelijke werkmap op te slaan.

3. Selecteer in de kopie van de oorspronkelijke werkmap op het tabblad Bestandde optie Info.

4. Selecteer Controleren op problemen en kies vervolgens Document inspecteren.

5. Schakel in het vak Documentcontrole de selectievakjes in van de typen verborgen inhoud die u wilt controleren. Zie Wat documentcontrole vindt en verwijdert in Excel-documenten voor meer informatie over de afzonderlijke controleurs.

6. Selecteer Inspecteren.

7. Bekijk de resultaten van de controle in het vak Documentcontrole.

8. Selecteer Alles verwijderen naast de inspectieresultaten voor de typen verborgen inhoud die u uit uw document wilt verwijderen.

   Belangrijk

   • Als u verborgen inhoud uit uw werkmap verwijdert, kunt u deze mogelijk niet herstellen door Ongedaan maken te selecteren.
   • Als u verborgen rijen, kolommen of werkbladen verwijdert die gegevens bevatten, wijzigt u mogelijk de resultaten van de berekeningen en formules in de werkmap. Als u niet weet welke gegevens in de verborgen rijen, kolommen of werkbladen staan, sluit u de Documentcontrole, maakt u de verborgen rijen, kolommen of werkbladen zichtbaar en controleert u vervolgens de inhoud.
   • De controles voor opmerkingen en aantekeningen, documenteigenschappen en persoonlijke gegevens en kop- en voetteksten kunnen niet worden gebruikt in een werkmap die is opgeslagen als een gedeelde werkmap (Werkmap delencontroleren>). Dit komt doordat in gedeelde werkmappen persoonlijke gegevens worden gebruikt om te zorgen dat verschillende personen kunnen samenwerken in de werkmap. Als u deze gegevens wilt verwijderen uit een gedeelde werkmap, kunt u een kopie van de werkmap maken en deze kopie niet delen. Als u het delen van een werkmap wilt opheffen, selecteert u op het tabblad Controlerende optie Werkmap delen en schakelt u Wijzigingen door meerdere gebruikers tegelijk toestaan uit.
   • Als u verborgen en persoonlijke gegevens wilt verwijderen uit werkbladen die u opslaat in de ODS-indeling (OpenDocument Spreadsheet), moet u Documentcontrole elke keer uitvoeren wanneer u het werkblad in deze indeling opslaat.

Typen verborgen en persoonlijke gegevens in Excel

Hier volgen enkele items die de bron kunnen zijn van verborgen en persoonlijke gegevens in uw Excel-werkmappen:

• Opmerkingen en aantekeningen in inkt Uw werkmap kan items bevatten zoals opmerkingen of aantekeningen in inkt als u met anderen hebt samengewerkt om uw werkmap te maken. Met deze informatie zouden anderen kunnen zien welke personen er aan de werkmap hebben gewerkt, welke opmerkingen revisoren hebben gemaakt en welke wijzigingen er zijn aangebracht in de werkmap.
• Documenteigenschappen en persoonlijke gegevens Metagegevens of documenteigenschappen in Excel bevatten, net als in andere Microsoft 365-apps, details zoals auteur, onderwerp en titel. Microsoft 365 behoudt automatisch de naam van de persoon die een werkmap het laatst heeft opgeslagen, de datum waarop een document is gemaakt en de locatie van het document. Er zijn mogelijk ook andere soorten persoonsgegevens (PII), zoals koppen van e-mailberichten, informatie over verzenden voor revisie, circulatielijsten, printereigenschappen (bijvoorbeeld het pad naar de printer en de toegangscode voor veilig afdrukken) en gegevens over bestandspaden voor het publiceren van webpagina’s.
• Kop- en voetteksten Werkmappen kunnen informatie bevatten in kop- en voetteksten.
• Verborgen rijen, kolommen en werkbladen Werkmappen kunnen verborgen rijen, kolommen en hele werkbladen bevatten. Als u een exemplaar van een werkmap verspreidt dat verborgen rijen, kolommen of werkbladen bevat, kunnen anderen die onderdelen zichtbaar maken en de gegevens die erin staan bekijken.
• Eigenschappen van documentserver Werkmappen die zijn opgeslagen op een locatie op een documentbeheerserver, zoals een site voor documentwerkruimte of een bibliotheek op basis van Windows SharePoint Services, kunnen aanvullende documenteigenschappen of informatie bevatten met betrekking tot de serverlocatie.
• Aangepaste XML-gegevens Werkmappen kunnen aangepaste XML-gegevens bevatten die niet zichtbaar zijn in het document zelf. Met Documentcontrole kunt u deze XML-gegevens vinden en verwijderen.
• Onzichtbare inhoud Werkmappen kunnen objecten bevatten die niet zichtbaar zijn omdat ze zijn opgemaakt als onzichtbaar.
• Externe koppelingen Werkmappen kunnen koppelingen bevatten naar gegevens in andere werkmappen (externe koppelingen). De namen van de werkbladen met die gegevens worden dan samen met de werkmappen opgeslagen, maar zijn mogelijk niet zichtbaar.
• Ingesloten bestanden of objecten Werkmappen kunnen ingesloten bestanden (zoals een Microsoft 365- of tekstdocument) of ingesloten objecten (zoals een grafiek of en vergelijking) bevatten die mogelijk gegevens bevatten die niet zichtbaar zijn.
• Macro's of VBA-code Werkmappen kunnen macro's, VBA-modules, COM- of ActiveX-besturingselementen, gebruikersformulieren of door de gebruiker gedefinieerde functies bevatten met daarin gegevens die mogelijk zijn verborgen.
• Items met gegevens die in de cache zijn opgeslagen In de cache kunnen gegevens van werkmappen zijn opgeslagen voor draaitabellen, draaigrafieken, slicers, tijdlijnen en kubusformules die mogelijk niet zichtbaar.
• Excel-enquêtes Werkmappen kunnen verborgen excel-enquêtevragen bevatten die zijn ingevoerd in webversie van Excel en zijn opgeslagen bij de werkmap, maar die daar niet zichtbaar zijn.
• Scenariobeheerscenario's Werkmappen kunnen scenario's bevatten die zijn gedefinieerd met behulp van Scenariobeheer. Deze scenario's kunnen gegevens in de cache hebben opgeslagen of verborgen gegevens bevatten.
• Filters Werkmappen kunnen actieve filters of tabelfilters bevatten waarmee gegevens in de cache of verborgen gegevens samen met de werkmap kunnen worden opgeslagen.
• Verborgen namen Werkmappen kunnen verborgen namen bevatten die mogelijk de bron zijn van verborgen gegevens.

Gegevens die tijdens de Documentcontrole worden gevonden, maar die niet kunnen worden verwijderd

Tijdens de Documentcontrole worden de volgende items gevonden die mogelijk gegevens bevatten die niet zichtbaar zijn in de werkmap. Deze items kunnen niet voor u worden verwijderd omdat de werkmap dan mogelijk niet meer goed werkt. U kunt elk gevonden item controleren en bepalen of u het handmatig wilt verwijderen of wilt vervangen door een item zonder verborgen gegevens, zoals een statische afbeelding.

U kunt verborgen informatie in uw PowerPoint-presentaties vinden en verwijderen met behulp van documentcontrole.

Gegevens die tijdens de Documentcontrole worden gevonden en verwijderd

Deze tabel bevat de typen verborgen en persoonlijke gegevens die de Documentcontrole kan vinden en verwijderen uit uw PowerPoint-presentaties.

Ga als volgende te werk om snel gegevens en informatie te vinden en te verwijderen:

1. Schakel in Documentcontrole de opties (zoals hieronder beschreven) in of uit om te verwijderen of op te slaan.
2. Selecteer Controleren.
3. Controleer de inspectieresultaten en selecteer Alles verwijderen voor alle items die u wilt verwijderen.
   Zie Documentcontrole gebruiken voor opmerkingen en informatie over het verwijderen van informatie.
4. Selecteer Opnieuw controleren of Sluiten.

Niet alle verborgen gegevens en informatie kunnen worden verwijderd met Documentcontrole. Zie Informatie die de documentcontrole vindt, maar kan niet verwijderen voor meer informatie.

Als uw organisatie de Documentcontrole heeft aangepast door controlemodules toe te voegen, kunt u wellicht presentaties controleren op andere typen informatie.

Verborgen en persoonlijke gegevens vinden en verwijderen

1. Open de PowerPoint-presentatie die u wilt controleren op verborgen gegevens en persoonlijke gegevens.

2. Selecteer op het tabblad Bestandde optie Opslaan als en typ een naam in het vak Bestandsnaam om een kopie van uw oorspronkelijke presentatie op te slaan.

3. Ga in de kopie van de oorspronkelijke presentatie naar het tabblad Bestand en selecteer Info.

4. Selecteer Controleren op problemen en kies Document inspecteren.

5. Schakel in het dialoogvenster Documentcontrole de gewenste selectievakjes in om de typen verborgen inhoud te kiezen waarop u wilt controleren. Zie Verborgen en persoonlijke gegevens verwijderen door documenten, presentaties of werkmappen te controleren voor meer informatie over de afzonderlijke Inspectors.

6. Selecteer Controleren.

7. Bekijk de resultaten van de controle in het dialoogvenster Documentcontrole.

8. Selecteer Alles verwijderen naast de inspectieresultaten voor de typen verborgen inhoud die u uit uw document wilt verwijderen.

   • Als u verborgen inhoud uit uw presentatie verwijdert, kunt u deze mogelijk niet herstellen door Ongedaan maken te selecteren.
   • Als u verborgen en persoonlijke gegevens wilt verwijderen uit presentaties die u opslaat in de ODP-indeling (OpenDocument Presentation), moet u Documentcontrole elke keer uitvoeren wanneer u de presentatie in deze indeling opslaat.

Als u de presentatie blijft wijzigen nadat u documentcontrole hebt gebruikt om persoonlijke gegevens te verwijderen, blijft PowerPoint de persoonlijke gegevens automatisch verwijderen wanneer u dit bestand opslaat. Als er echter nog steeds meer gezamenlijke bewerking nodig is voor deze presentatie (u moet bijvoorbeeld de namen van de co-auteur gekoppeld houden aan de opmerkingen die ze hebben achtergelaten), kunt u voorkomen dat persoonlijke gegevens automatisch worden verwijderd in PowerPoint door te klikken op de knop 'Instelling wijzigen' in de melding 'Persoonlijke gegevens verwijderen ingeschakeld'.

Typen verborgen en persoonlijke gegevens

PowerPoint-presentatie kan verschillende soorten verborgen en persoonlijke gegevens opslaan. Deze informatie is mogelijk niet direct zichtbaar, maar kan wel worden opgehaald uit de presentatie.

Verborgen informatie kan bestaan uit de gegevens die PowerPoint toevoegt, zodat u met anderen kunt samenwerken aan het maken van de presentatie. Het kan ook gaan om informatie die u opzettelijk verborgen hebt gemaakt.

PowerPoint-presentaties kunnen de volgende typen verborgen en persoonlijke gegevens bevatten:

• Opmerkingen en aantekeningen in inkt Als u met anderen samenwerkt om uw presentatie te maken, kan uw presentatie items bevatten zoals opmerkingen of aantekeningen in inkt. Met deze informatie kunnen anderen de wijzigingen zien die zijn aangebracht, en de namen van de personen die aan uw presentatie hebben gewerkt, alsook de opmerkingen van revisoren.
• Revisiegegevens bijhoudenWanneer u samenwerkt aan een gedeeld document dat is opgeslagen in de cloud, slaat PowerPoint 2016 voor Microsoft 365 gegevens op over wie wijzigingen in het document heeft aangebracht en wanneer de wijzigingen zijn aangebracht.
• Documenteigenschappen en persoonlijke gegevens Documenteigenschappen, ook wel metagegevens genoemd, bevatten details over uw presentatie, zoals auteur, onderwerp en titel. Documenteigenschappen bevatten ook informatie die automatisch wordt onderhouden door Microsoft 365-programma's, zoals de naam van de persoon die het laatst een document heeft opgeslagen en de datum waarop een document is gemaakt. Als u specifieke functies hebt gebruikt, kan uw document ook aanvullende soorten persoonsgegevens (PII) bevatten, zoals e-mailkoppen, informatie over verzenden ter beoordeling, routeringsstroken en bestandspadinformatie voor het publiceren van webpagina's.
• Onzichtbare inhoud op dia's Uw presentatie bevat mogelijk objecten die niet zichtbaar zijn omdat ze zijn opgemaakt als onzichtbaar.
• Inhoud buiten dia'sPowerPoint-presentaties kunnen objecten bevatten die niet direct zichtbaar zijn omdat ze van de dia naar het gebied buiten de dia zijn gesleept. Deze inhoud buiten de dia's kan onder meer bestaan uit tekstvakken, illustraties, afbeeldingen en tabellen.
• Presentatienotities De sectie Notities van een PowerPoint-presentatie kan tekst bevatten die u mogelijk niet openbaar wilt delen, met name als de notities uitsluitend zijn geschreven voor het gebruik van de persoon die de presentatie geeft.
• Eigenschappen van documentserver Als uw presentatie is opgeslagen op een locatie op een documentbeheerserver, zoals een site voor documentwerkruimte of een bibliotheek op basis van Windows SharePoint Services, bevat de presentatie mogelijk aanvullende documenteigenschappen of informatie met betrekking tot deze serverlocatie.
• Aangepaste XML-gegevens Presentaties kunnen aangepaste XML-gegevens bevatten die niet zichtbaar zijn in het document zelf. Met Documentcontrole kunt u deze XML-gegevens vinden en verwijderen.

Gegevens die tijdens de Documentcontrole worden gevonden, maar die niet kunnen worden verwijderd

Documentcontrole detecteert de volgende items die mogelijk gegevens bevatten die niet zichtbaar zijn in uw presentatie. Documentcontrole kan deze items niet voor u verwijderen omdat de presentatie hierdoor mogelijk niet goed werkt. U kunt elk gevonden item controleren en bepalen of u het handmatig wilt verwijderen of wilt vervangen door een item zonder verborgen gegevens, zoals een statische afbeelding.

Documentcontrole en persoonlijke gegevens

Revisiegegevens, geïntroduceerd in PowerPoint 2016 build 8403 voor Microsoft 365 Insiders, illustreert een beperking van Documentcontrole. Kelly en Linda werken bijvoorbeeld samen aan Presentatie A in Microsoft 365. Revisiebijhoudgegevens (dat wil zeggen gebruikersnamen en de tijdstippen waarop ze deze wijzigingen hebben aangebracht) worden toegevoegd aan de presentatie. Als Mohammed vervolgens Presentatie A opent in een eerdere versie van PowerPoint en Documentcontrole uitvoert op het bestand om persoonlijke gegevens te verwijderen, kan de Documentcontrole in die versie van PowerPoint de revisietraceringsgegevens die door de nieuwere Microsoft 365-versie van PowerPoint worden gebruikt door Kelly en Linda, niet detecteren en verwijderen. Mohammed kan de gegevens voor het bijhouden van revisies niet verwijderen zonder een upgrade uit te voeren naar de huidige versie van PowerPoint en documentcontrole uit te voeren

In Visio kunt u verborgen en persoonlijke gegevens verwijderen voordat u een kopie van een Visio-document met anderen deelt.

Persoonlijke en verborgen gegevens kunnen worden verwijderd uit de volgende functiegebieden in Visio:

• Opmerkingen die zijn ingevoegd op de pagina's van uw document
• Bestandseigenschappen (Auteur, Manager en Bedrijf)
• Naam, initialen en markeringen van de revisor
• Bestandspaden van stencils
• Bestandspad en -naam van sjabloon

U kunt verborgen informatie in uw Visio-presentaties vinden en verwijderen door deze stappen uit te voeren.

1. Selecteer op het tabblad Bestandde optie Info.

2. Selecteer Controleren op problemen en kies Persoonlijke gegevens verwijderen.

3. Selecteer op het tabblad Persoonlijke gegevens de optie Verwijder deze items uit het document.

   Tip

   Schakel het selectievakje Waarschuw mij als ik deze informatie opnieuw probeer in te voegen in als u een waarschuwing wilt zien wanneer u persoonlijke gegevens opnieuw probeert in te voegen.

4. Als u mogelijk gevoelige gegevens uit externe gegevensbronnen wilt verwijderen, selecteert u Gegevens verwijderen uit externe bronnen die zijn opgeslagen in het document.

   Opmerking

   Als u dit selectievakje inschakelt, worden er geen gegevens verwijderd die een shape zijn gekoppeld. De gegevensbron wordt uit het diagram verwijderd, maar als er gegevens uit de gegevensbron in het diagram staan, moet u deze handmatig verwijderen.