Wanneer u inhoud als een object invoegt, maakt u een dynamische koppeling tussen de inhoud die u invoegt en de inhoud die is gemaakt in een ander Microsoft Office-programma. Als u inhoud invoegt als een gekoppeld of ingesloten object, kunt u er nog steeds mee werken in het oorspronkelijke programma, iets wat niet kan als u inhoud gewoon plakt (bijvoorbeeld via Ctrl+V).
Als u bijvoorbeeld werkbladcellen invoegt in het document als een Excel-object, wordt Excel in Microsoft Office Word uitgevoerd wanneer u dubbelklikt op de cellen en kunt u Excel-opdrachten gebruiken om met de inhoud van het werkblad te werken.
De verschillen tussen gekoppelde en ingesloten objecten
De belangrijkste verschillen tussen gekoppelde objecten en ingesloten objecten zijn de locatie waar de gegevens worden opgeslagen en de manier waarop u de gegevens bijwerkt nadat u deze in het Word-bestand hebt ingevoegd.
U voegt een koppeling naar het object of een kopie van het object toe aan het document. U kunt op deze manier objecten invoegen vanuit ieder programma dat ondersteuning biedt voor de technologie van het koppelen en insluiten van objecten (OLE, ofwel Object Linking and Embedding).
Stel dat u een maandelijks statusrapport hebt met informatie die afzonderlijk wordt bijgehouden in een Excel-werkblad. Als u het rapport koppelt aan het werkblad, worden de gegevens in het rapport bijgewerkt wanneer het bronbestand wordt bijgewerkt. Als u het werkblad insluit in het rapport, bevat het rapport een statische kopie van de gegevens.
1. Ingesloten object
2. Gekoppeld object
3. Bronbestand
Gekoppelde objecten
Wanneer een object is gekoppeld, kunnen gegevens worden bijgewerkt als het bronbestand wordt gewijzigd. Gekoppelde gegevens worden opgeslagen in het bronbestand. In het Word-bestand, of doelbestand, wordt alleen de locatie van het bronbestand opgeslagen en wordt een representatie van de gekoppelde gegevens weergegeven. Gebruik gekoppelde objecten als bestandsgrootte een punt van aandacht is.
Koppelen is ook handig als u gegevens wilt opnemen die onafhankelijk worden bijgehouden, zoals gegevens die worden verzameld door een andere afdeling, en als u deze gegevens up-to-date wilt houden in een Word-document.
Ingesloten objecten
Wanneer u een Excel-object insluit, worden de gegevens in het Word-bestand niet gewijzigd als u het Excel-bronbestand wijzigt. Ingesloten objecten gaan deel uitmaken van het Word-bestand en maken, nadat ze zijn ingevoegd, geen deel meer uit van het bronbestand.
Omdat de gegevens volledig zijn opgenomen in het Word-document, is insluiten handig als u niet wilt dat wijzigingen in het bronbestand worden weerspiegeld of als u niet wilt dat de ontvangers van het document de gekoppelde gegevens moeten bijwerken.