Zliczanie danych przy użyciu kwerendy

W tym artykule wyjaśniono, jak zliczyć dane zwracane przez zapytanie w programie Access. Na przykład w formularzu lub raporcie można zliczyć elementy w co najmniej jednym polu tabeli lub kontrolce. Można również obliczać średnie i znajdować najmniejsze, największe, najwcześniejsze i najnowsze wartości. Program Access udostępnia również funkcję o nazwie Wiersz sumy, która umożliwia zliczanie danych w arkuszu danych bez zmieniania projektu zapytania.

Co chcesz zrobić?

• Opis sposobów zliczania danych
• Zliczanie danych przy użyciu funkcji Wiersz sumy
• Zliczanie danych przy użyciu zapytania podsumowującego
• Opis funkcji agregujących

Opis sposobów zliczania danych

Korzystając z tej funkcji, można zliczyć liczbę elementów Count w polu lub kolumnie wartości. Ta Count funkcja należy do zestawu funkcji zwanych funkcjami agreguj. Funkcje agregujące umożliwiają obliczanie kolumny danych i zwracanie pojedynczej wartości. Oprócz programu Access jest dostępnych Countkilka funkcji agregacji, takich jak:

• Sum, aby dodać kolumnę liczb.
• Average, aby obliczyć średnią kolumny liczb.
• Maximum, aby znaleźć najwyższą wartość w polu.
• Minimum, aby znaleźć najniższą wartość w polu.
• Standard Deviation, aby zmierzyć, jak szeroko wartości rozkładają się od wartości średniej.
• Variance, aby zmierzyć statystyczną wariancję wszystkich wartości w kolumnie.

Program Access udostępnia dwa sposoby dodawania Count i agregowania funkcji do zapytania:

• Otwórz zapytanie w widoku arkusza danych, a następnie dodaj wiersz sumy. Wiersz Suma umożliwia używanie funkcji agregacji w co najmniej jednej kolumnie zestawu wyników zapytania bez zmieniania projektu zapytania.
• Utwórz zapytanie podsumowujące. Zapytanie podsumowujące oblicza sumy częściowe w grupach rekordów. Jeśli na przykład chcesz utworzyć sumę częściową dla całej sprzedaży według miasta lub kwartału, możesz za pomocą zapytania podsumowującego zgrupować rekordy według odpowiedniej kategorii, a następnie zsumować dane dotyczące sprzedaży. Z kolei funkcja Wiersz sumy oblicza sumy końcowe dla jednej lub wielu kolumn (pól) danych.

Aby uzyskać więcej informacji o sposobach używania innych funkcji agregujących, zobacz artykuł Wyświetlanie sum kolumn w arkuszu danych.

W poniższych sekcjach wyjaśniono, jak dodać wiersz sumy i jak zliczać dane za pomocą zapytania podsumowującego. Należy pamiętać, że Count funkcja działa z większą liczbą typów danych niż inne funkcje agregujące. Można na przykład uruchomić Count dowolny typ pola z wyjątkiem takiego, który zawiera złożone, powtarzające się dane skalarne, takie jak pole list wielowartościowych.

Z kolei wiele funkcji agregacji działa tylko w polach, w których jest używany określony typ danych. Na przykład Sum ta funkcja działa tylko w przypadku pól o typach danych Liczba, Dziesiętne lub Waluta. Aby uzyskać więcej informacji na temat typów danych wymaganych przez poszczególne funkcje, zobacz Odwołanie do funkcji agregujące w dalszej części tego artykułu.

Aby uzyskać ogólne informacje o typach danych, zobacz artykuł Modyfikowanie lub zmienianie ustawienia typu danych pola.

Powrót do początku

Zliczanie danych przy użyciu funkcji Wiersz sumy

Wiersz sumy można dodać do zapytania, otwierając zapytanie w widoku arkusza danych, dodając wiersz, a następnie wybierając funkcję Zlicz lub inną funkcję agregującą, taką jak Sum, Minimum, , Maximumlub Average. W tej sekcji wyjaśniono, jak utworzyć podstawowe zapytanie wybierające i dodać wiersz sumy.

Tworzenie podstawowego zapytania wybierającego

1. Na karcie Tworzenie w grupie Kwerendy kliknij pozycję Projekt kwerendy.
2. Kliknij dwukrotnie tabelę lub tabele, których chcesz użyć w zapytaniu, a następnie kliknij przycisk Zamknij. Wybrane tabele zostaną wyświetlone jako okna w górnej części projektanta zapytań. Na poniższej ilustracji przedstawiono typową tabelę w projektancie zapytań:
3. Kliknij dwukrotnie pola tabeli, których chcesz użyć w zapytaniu. Możesz dołączyć pola zawierające dane opisowe, takie jak nazwy i opisy, ale musisz dołączyć pole zawierające wartości, które chcesz zliczyć. Każde pole jest wyświetlane w kolumnie w siatce projektu zapytania.
4. Na karcie Projekt zapytania w grupie Wyniki kliknij przycisk Uruchom. Wyniki zapytania zostaną wyświetlone w widoku arkusza danych.
5. Opcjonalnie możesz wrócić do widoku projektu i dostosować zapytanie. W tym celu kliknij prawym przyciskiem myszy kartę dokumentu zapytania i wybierz pozycję Widok projektu. Następnie można dodawać i usuwać pola tabeli stosownie do potrzeb. Aby usunąć pole, zaznacz kolumnę w siatce projektu i naciśnij klawisz Delete.
6. Opcjonalnie możesz również zapisać zapytanie.

Dodawanie wiersza sumy

1. Otwórz zapytanie w widoku arkusza danych. Kliknij prawym przyciskiem myszy kartę dokumentu dla zapytania i kliknij polecenie Widok arkusza danych. -or- W okienku nawigacji kliknij dwukrotnie zapytanie. To spowoduje uruchomienie zapytania, a następnie załadowanie wyników do arkusza danych.
2. Na karcie Narzędzia główne w grupie Rekordy kliknij pozycję Sumy. Nowy wiersz Suma zostanie wyświetlony pod ostatnim wierszem danych w arkuszu danych.
3. W wierszu Suma kliknij pole, które chcesz zsumować, a następnie wybierz z listy pozycję Zlicz.

Ukrywanie wiersza sumy

• Na karcie Narzędzia główne w grupie Rekordy kliknij pozycję Sumy.

Aby uzyskać więcej informacji o używaniu wiersza sumy, zobacz artykuł Wyświetlanie sum kolumn w arkuszu danych.

Powrót do początku

Zliczanie danych przy użyciu zapytania podsumowującego

Dane należy zliczać przy użyciu zapytania podsumowującego, a nie za pomocą wiersza sumy, gdy zachodzi potrzeba zliczenia niektórych lub wszystkich rekordów zwróconych przez zapytanie. Można na przykład zliczyć transakcje sprzedaży lub transakcje w jednym mieście.

Zazwyczaj należy używać zapytania podsumowującego zamiast wiersza sumy, gdy zachodzi potrzeba użycia wartości wynikowej w innej części bazy danych, na przykład w raporcie.

Zliczanie wszystkich rekordów w zapytaniu

1. Na karcie Tworzenie w grupie Kwerendy kliknij pozycję Projekt kwerendy.
2. Kliknij dwukrotnie tabelę, która ma być użyta w zapytaniu, a następnie kliknij przycisk Zamknij. Tabela zostanie wyświetlona w oknie w górnej części projektanta zapytań.
3. Kliknij dwukrotnie pola, których chcesz użyć w zapytaniu, uwzględniając pole, które ma zostać zliczone. Można zliczać pola większości typów danych z wyjątkiem pól zawierających złożone, powtarzające się dane skalarne, takich jak pole list z wieloma wartościami.
4. Na karcie Projekt zapytania w grupie Pokazywanie/ukrywanie kliknij pozycję Sumy. W siatce projektu zostanie wyświetlony wiersz Suma, a w wierszu dla każdego pola w zapytaniu zostanie wyświetlona opcja Grupuj według.
5. W wierszu Suma kliknij pole, które chcesz zliczyć, a następnie wybierz z listy pozycję Zlicz.
6. Na karcie Projekt zapytania w grupie Wyniki kliknij przycisk Uruchom. Wyniki zapytania zostaną wyświetlone w widoku arkusza danych.
7. Opcjonalnie możesz zapisać zapytanie.

Zliczanie rekordów w grupie lub kategorii

1. Na karcie Tworzenie w grupie Kwerendy kliknij pozycję Projekt kwerendy.
2. Kliknij dwukrotnie tabelę lub tabele, których chcesz użyć w zapytaniu, a następnie kliknij przycisk Zamknij. Tabela lub tabele zostaną wyświetlone w oknie w górnej części projektanta zapytań.
3. Kliknij dwukrotnie pole zawierające odpowiednią kategorię danych, a także pole zawierające wartości, które chcesz zliczyć. Zapytanie nie może zawierać innych pól opisowych.
4. Na karcie Projekt zapytania w grupie Pokazywanie/ukrywanie kliknij pozycję Sumy. W siatce projektu zostanie wyświetlony wiersz Suma, a w wierszu dla każdego pola w zapytaniu zostanie wyświetlona opcja Grupuj według.
5. W wierszu Suma kliknij pole, które chcesz zliczyć, a następnie wybierz z listy pozycję Zlicz.
6. Na karcie Projekt zapytania w grupie Wyniki kliknij przycisk Uruchom. Wyniki zapytania zostaną wyświetlone w widoku arkusza danych.
7. Opcjonalnie możesz zapisać zapytanie.

Powrót do początku

Opis funkcji agregujących

W poniższej tabeli wymieniono funkcje agregujące dostępne w programie Access w wierszu Suma i w zapytaniach. Program Access udostępnia więcej funkcji agregacji dla zapytań niż dla wiersza sumy.

Funkcja	Opis	Typy danych, do których jest stosowana
Sum	Dodaje elementy w kolumnie. Działa tylko w przypadku danych liczbowych i walutowych.	Liczba, ułamek, waluta
Average	Oblicza wartość średnią dla kolumny. Kolumna musi zawierać dane liczbowe, walutowe lub daty/godziny. Ta funkcja ignoruje wartości null.	Liczba, ułamek, waluta, data/godzina
Count	Zlicza liczbę elementów w kolumnie.	Wszystkie typy danych z wyjątkiem tych, które zawierają złożone, powtarzające się dane skalarne, takie jak kolumna list z wieloma wartościami. Aby uzyskać więcej informacji o listach wielowartościowych, zobacz Tworzenie lub usuwanie pola wielowartościowego.
Maximum	Zwraca element o największej wartości. W przypadku danych tekstowych najwyższą wartością jest ostatnia wartość alfabetyczna, a program Access ignoruje wielkość liter. Ta funkcja ignoruje wartości null.	Liczba, ułamek, waluta, data/godzina
Minimum	Zwraca element o najmniejszej wartości. W przypadku danych tekstowych najniższa wartość jest pierwszą wartością alfabetyczną, a program Access ignoruje wielkość liter. Ta funkcja ignoruje wartości null.	Liczba, ułamek, waluta, data/godzina
Standard Deviation	Mierzy, jak szeroko wartości są rozkładane od wartości średniej. Aby uzyskać więcej informacji na temat korzystania z tej funkcji, zobacz Wyświetlanie sum kolumn w arkuszu danych.	Liczba, ułamek, waluta
Variance	Mierzy statystyczną wariancję wszystkich wartości w kolumnie. Ta funkcja może być stosowana tylko w przypadku danych liczbowych i waluty. Jeśli tabela zawiera mniej niż dwa wiersze, program Access zwraca wartość null. Aby uzyskać więcej informacji na temat funkcji wariancji, zobacz Wyświetlanie sum kolumn w arkuszu danych.	Liczba, ułamek, waluta

Powrót do początku