Sumowanie danych przy użyciu kwerendy

W tym artykule wyjaśniono, jak za pomocą funkcji agregacji w programie Access zsumować dane w zestawie wyników zapytania. W skrócie wyjaśniono również, jak używać innych funkcji agregacji, takich jak COUNT i AVG, aby zliczyć lub obliczyć średnią wartości w zestawie wyników. Ponadto wyjaśniono, jak za pomocą wiersza Sumy zsumować dane bez zmieniania projektu zapytań.

Co chcesz zrobić?

• Opis sposobów sumowania danych
• Przygotowywanie przykładowych danych
• Sumowanie danych przy użyciu wiersza sumy
• Obliczanie sum końcowych przy użyciu zapytania
• Obliczanie sum grup przy użyciu zapytania podsumowującego
• Sumowanie danych w wielu grupach przy użyciu zapytania krzyżowego
• Opis funkcji agregujących

Opis sposobów sumowania danych

Możesz zsumować kolumnę liczb w zapytaniu, korzystając z typu funkcji nazywanego funkcją agregującą. Funkcje agregujące służą do wykonywania obliczeń na kolumnie danych i zwrócenia jednej wartości. Program Access udostępnia różne funkcje agregujące, takie jak Sum, Count, Avg (dla obliczania średnich), Mini Max. Dane można zsumować, dodając tę funkcję Sum do zapytania. Dane można zliczać Count przy użyciu tej funkcji itd.

Ponadto program Access udostępnia kilka sposobów dodawania Sum i agregowania funkcji do zapytania. Możesz wykonać następujące czynności:

• Otwórz zapytanie w widoku arkusza danych, a następnie dodaj wiersz sumy. Wiersz Suma, funkcja w programie Access, umożliwia używanie funkcji agregacji w jednej lub kilku kolumnach zestawu wyników zapytania bez zmieniania projektu zapytania.
• Utwórz zapytanie podsumowujące. Zapytanie podsumowujące oblicza sumy częściowe w wielu grupach rekordów, natomiast wiersz sumy oblicza sumy końcowe dla jednej lub wielu kolumn (pól) danych. Jeśli na przykład chcesz utworzyć sumę częściową dla całej sprzedaży według miasta lub kwartału, możesz za pomocą zapytania podsumowującego zgrupować rekordy według odpowiedniej kategorii, a następnie zsumować dane dotyczące sprzedaży.
• Utwórz zapytanie krzyżowe. Zapytanie krzyżowe to szczególny typ zapytania, którego wyniki są wyświetlane w siatce przypominającej arkusz programu Excel. Zapytania krzyżowe podsumowują wartości, a następnie grupują je według dwóch zbiorów faktów — jednego w linii pionowej (nagłówki wierszy), a drugiego w linii poziomej (nagłówki kolumn). Możesz na przykład użyć zapytania krzyżowego w celu wyświetlenia sum sprzedaży dla poszczególnych miast w ostatnich trzech latach, jak pokazano w poniższej tabeli:

Miasto	2003	2004	2005
Paryż	254 556	372 455	467 892
Sydney	478 021	372 987	276 399
Dżakarta	572 997	684 374	792 571
⁠...⁠	...	...	...

Aby uzyskać więcej informacji o sposobach używania innych funkcji agregujących, zobacz artykuł Wyświetlanie sum kolumn w arkuszu danych.

W poniższych sekcjach wyjaśniono, jak dodać wiersz sumy, użyć zapytania podsumowującego do zsumowania danych w grupach i użyć zapytania krzyżowego, które sumuje sumy częściowe danych w grupach i interwałach czasu. Podczas pracy należy pamiętać, że wiele funkcji agregacji działa tylko w przypadku danych w polach o określonym typie danych. Na przykład SUM ta funkcja działa tylko w przypadku pól o typach danych Liczba, Dziesiętne lub Waluta. Aby uzyskać więcej informacji na temat typów danych wymaganych przez poszczególne funkcje, zobacz Odwołanie do funkcji agregujące w dalszej części tego artykułu.

Aby uzyskać ogólne informacje o typach danych, zobacz artykuł Modyfikowanie lub zmienianie ustawienia typu danych pola.

Powrót do początku

Przygotowywanie przykładowych danych

W sekcjach z instrukcjami w tym artykule znajdują się tabele danych przykładowych. W instrukcjach posłużono się tabelami przykładowymi, aby ułatwić zrozumienie sposobu działania funkcji agregujących. Jeśli wolisz, możesz opcjonalnie dodać te tabele przykładowe do nowej lub istniejącej bazy danych.

W programie Access jest dostępnych kilka metod dodawania tych tabel przykładowych do bazy danych. Możesz wprowadzić dane ręcznie; skopiować poszczególne tabele do programu obsługującego arkusze kalkulacyjne, takiego jak Excel, a następnie zaimportować te arkusze do programu Access; a także wkleić dane do edytora tekstów, takiego jak Notatnik, a następnie zaimportować dane z wynikowych plików tekstowych.

W krokach w tej sekcji wyjaśniono, jak wprowadzić dane ręcznie do pustego arkusza danych, a także jak skopiować przykładowe tabele do arkusza kalkulacyjnego, a następnie zaimportować je do programu Access. Aby uzyskać więcej informacji na temat tworzenia i importowania danych tekstowych, zobacz artykuł Importowanie lub łączenie danych zawartych w pliku tekstowym.

W instrukcjach w tym artykule występują odwołania do następujących tabel. Użyj ich, aby utworzyć dane przykładowe:

Tabela Kategorie:

Kategoria
Lalki
Gry i puzzle
Dekoracje i ramki
Gry komputerowe
Filmy i płyty DVD
Modelarstwo i hobby
Sport

Tabela Produkty:

Nazwa produktu	Cena	Kategoria
Figurka programisty	12,95 zł	Lalki
Zabawa z C# (gra planszowa dla całej rodziny)	15,85 zł	Gry i puzzle
Diagram relacyjnej bazy danych	22,50 zł	Dekoracje i ramki
Magiczny mikroukład komputerowy (500 elementów)	32,65 zł	Gry i puzzle
Access! Gra	22,95 zł	Gry i puzzle
Maniacy komputerowi kontra mityczne stwory	78,50 zł	Gry komputerowe
Gimnastyka dla maniaków komputerowych! Płyta DVD	14,88 zł	Filmy i płyty DVD
Super latająca pizza	36,75 zł	Sport
Zewnętrzna stacja dyskietek 5,25 cala (skala 1:4)	65,00 zł	Modelarstwo i hobby
Figurka nudnego gryzipiórka	78,88 zł	Lalki
Gloom	53,33 zł	Gry komputerowe
Zestaw „zbuduj własną klawiaturę”	77,95 zł	Modelarstwo i hobby

Tabela Zamówienia:

Data zamówienia	Data wysyłki	Miasto odbiorcy	Opłata za wysyłkę
2005-11-14	2005-11-15	Dżakarta	55,00 zł
2005-11-14	2005-11-15	Sydney	76,00 zł
2005-11-16	2005-11-17	Sydney	87,00 zł
2005-11-17	2005-11-18	Dżakarta	43,00 zł
2005-11-17	2005-11-18	Paryż	105,00 zł
2005-11-17	2005-11-18	Stuttgart	112,00 zł
2005-11-18	2005-11-19	Wiedeń	215,00 zł
2005-11-19	2005-11-20	Miami	525,00 zł
2005-11-20	2005-11-21	Wiedeń	198,00 zł
2005-11-20	2005-11-21	Paryż	187,00 zł
2005-11-21	2005-11-22	Sydney	81,00 zł
2005-11-23	2005-11-24	Dżakarta	92,00 zł

Tabela Szczegóły zamówień:

Identyfikator zamówienia	Nazwa produktu	Identyfikator produktu	Cena jednostkowa	Ilość	Rabat
1	Zestaw „zbuduj własną klawiaturę”	12	77,95 zł	9	5%
1	Figurka nudnego gryzipiórka	2	78,88 zł	4	7,5%
2	Gimnastyka dla maniaków komputerowych! Płyta DVD	7	14,88 zł	6	4%
2	Magiczny mikroukład komputerowy	4	32,65 zł	8	0
2	Maniacy komputerowi kontra mityczne stwory	6	78,50 zł	4	0
3	Access! Gra	5	22,95 zł	5	15%
4	Figurka programisty	1	12,95 zł	2	6%
4	Super latająca pizza	8	36,75 zł	8	4%
5	Zewnętrzna stacja dyskietek 5,25 cala (skala 1:4)	9	65,00 zł	4	10%
6	Diagram relacyjnej bazy danych	3	22,50 zł	12	6,5%
7	Gloom	11	53,33 zł	6	8%
7	Diagram relacyjnej bazy danych	3	22,50 zł	4	9%

Ręczne wprowadzanie danych przykładowych

1. Na karcie Tworzenie w grupie Tabele kliknij pozycję Tabela. W programie Access do bazy danych zostanie dodana nowa pusta tabela.

   Uwaga

   Nie trzeba wykonywać tego kroku w przypadku otwierania nowej pustej bazy danych, ale jego wykonanie będzie konieczne podczas dodawania tabeli do istniejącej bazy danych.

2. Kliknij dwukrotnie pierwszą komórkę w wierszu nagłówka i wprowadź nazwę pola przykładowej tabeli. Domyślnie program Access oznacza puste pola w wierszu nagłówka tekstem Dodaj nowe pole, na przykład:

3. Za pomocą klawiszy strzałek przejdź do następnej pustej komórki nagłówka i wpisz nazwę drugiego pola. Możesz również nacisnąć TAB lub kliknąć dwukrotnie nową komórkę. Powtarzaj tę czynność do momentu wprowadzenia wszystkich nazw pól.

4. Wprowadź dane w tabeli przykładowej. Podczas wprowadzania danych program Access ustala typ danych dla poszczególnych pól. Jeśli jesteś nowym użytkownikiem relacyjnych baz danych, warto ustawić określony typ danych, taki jak Liczba, Tekst lub Data/godzina, we wszystkich polach tworzonych tabel. Ustawienie typu danych pomaga zagwarantować prawidłowe wprowadzanie danych i uniknąć błędów, na przykład użycia numeru telefonu w obliczeniach. W tabelach przykładowych zezwól programowi Access na ustalenie typu danych.

5. Po zakończeniu wprowadzania danych kliknij przycisk Zapisz. Skrót klawiaturowa Naciśnij klawisze CTRL+S. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Zapisywanie jako.

6. W polu Nazwa tabeli wpisz nazwę tabeli przykładowej, a następnie kliknij przycisk OK. Użyj nazw tabel przykładowych, ponieważ są one używane w zapytaniach opisanych w sekcjach z instrukcjami.

7. Powtarzaj powyższe kroki do momentu utworzenia wszystkich tabel przykładowych wymienionych na początku tej sekcji.

Jeśli nie chcesz ręcznie wprowadzać danych, wykonaj poniższe kroki, aby skopiować dane do pliku arkusza kalkulacyjnego, a następnie zaimportować je z pliku arkusza kalkulacyjnego do programu Access.

Tworzenie arkuszy przykładowych

1. Uruchom program arkusza kalkulacyjnego i utwórz nowy pusty plik. Jeśli używasz programu Excel, nowy pusty skoroszyt zostanie utworzony domyślnie.

2. Skopiuj pierwszą z powyższych tabel przykładowych i wklej ją do pierwszego arkusza, rozpoczynając od pierwszej komórki.

3. Zmień nazwę arkusza w sposób odpowiedni do używanego programu arkusza kalkulacyjnego. Nadaj arkuszowi nazwę zgodną z nazwą przykładowej tabeli. Jeśli na przykład tabela ma nazwę Kategorie, nadaj taką nazwę arkuszowi.

4. Powtórz kroki 2 i 3, kopiując każdą kolejną tabelę przykładową do pustego arkusza i zmieniając nazwę arkusza.

   Uwaga

   Może być konieczne dodanie arkuszy do pliku arkusza kalkulacyjnego. Aby uzyskać informacje dotyczące wykonywania tego zadania, zapoznaj się z pomocą używanego programu arkusza kalkulacyjnego.

5. Zapisz skoroszyt w dogodnej lokalizacji na komputerze lub w sieci i przejdź do następnej procedury.

Tworzenie tabel bazy danych z arkuszy

1. Na karcie Dane zewnętrzne w grupie Importowanie & Link kliknij pozycję Nowe źródło> danychz>programu Excel. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Pobieranie danych zewnętrznych — arkusz kalkulacyjny programu Excel .
2. Kliknij przycisk Przeglądaj, otwórz utworzony wcześniej plik arkusza kalkulacyjnego i kliknij przycisk OK. Zostanie uruchomiony Kreator importu arkuszy.
3. Domyślnie kreator wybierze pierwszy arkusz w skoroszycie (w przypadku wykonania kroków w poprzedniej sekcji — arkusz Klienci), a dane z tego arkusza zostaną wyświetlone w dolnej sekcji strony kreatora. Kliknij przycisk Dalej.
4. Na następnej stronie kreatora kliknij pozycję Pierwszy wiersz zawiera nagłówki kolumn, a następnie kliknij przycisk Dalej.
5. Jeśli chcesz, na następnej stronie użyj pól tekstowych i list w obszarze Opcje pola, aby zmienić nazwy pól i typy danych lub pominąć określone pola podczas operacji importowania. W przeciwnym razie kliknij przycisk Dalej.
6. Pozostaw zaznaczoną opcję Pozwalaj programowi Access dodać klucz podstawowy i kliknij przycisk Dalej.
7. Domyślnie w programie Access nazwa arkusza zostanie zastosowana do nowej tabeli. Zaakceptuj tę nazwę lub wprowadź inną nazwę, a następnie kliknij przycisk Zakończ.
8. Powtarzaj kroki od 1 do 7 do momentu utworzenia tabeli z każdego arkusza w skoroszycie.

Zmienianie nazw pól klucza podstawowego

1. W okienku nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy każdą z tabel utworzonych w poprzednich krokach i kliknij polecenie Widok projektu.
2. W każdej z tabel znajdź pole klucza podstawowego. Domyślnie w programie Access każde z tych pól otrzymuje nazwę Identyfikator.
3. W kolumnie Nazwa pola każdego z pól klucza podstawowego dodaj nazwę tabeli. Na przykład nazwę pola Identyfikator w tabeli Kategorie zmień na „Identyfikator kategorii”, a w tabeli „Zamówienia” na „Identyfikator zamówienia”. W tabeli Szczegóły zamówień zmień nazwę tego pola na „Identyfikator szczegółów”. W tabeli Produkty zmień nazwę tego pola na „Identyfikator produktu”.
4. Zapisz zmiany.

W tym artykule tabele przykładowe zawsze są przedstawiane wraz z polem klucza podstawowego, z nazwą zmienioną zgodnie z opisem w powyższych krokach.

Powrót do początku

Sumowanie danych przy użyciu wiersza sumy

Wiersz sumy można dodać do zapytania, otwierając zapytanie w widoku arkusza danych, dodając wiersz, a następnie wybierając funkcję agregującą, która ma zostać użyta, na Sumprzykład , , Min, Maxlub Avg. W tej sekcji wyjaśniono, jak utworzyć podstawowe zapytanie wybierające i dodać wiersz sumy. Nie musisz korzystać z tabel przykładowych opisanych w poprzedniej sekcji.

Tworzenie podstawowego zapytania wybierającego

1. Na karcie Tworzenie w grupie Kwerendy kliknij pozycję Projekt kwerendy.
2. Kliknij dwukrotnie tabelę lub tabele, których chcesz użyć w zapytaniu. Wybrane tabele zostaną wyświetlone jako okna w górnej części projektanta zapytań.
3. Kliknij dwukrotnie pola tabeli, których chcesz użyć w zapytaniu. Możesz wybrać pola zawierające dane opisowe, takie jak nazwiska i opisy, ale konieczne jest również wybranie pola zawierającego wartości liczbowe lub walutowe. Każde pole jest wyświetlane w komórce w siatce projektu.
4. Kliknij przycisk Uruchom , aby uruchomić zapytanie. Zestaw wyników zapytania zostanie wyświetlony w widoku arkusza danych.
5. Opcjonalnie możesz przejść do widoku projektu i dostosować zapytanie. W tym celu kliknij prawym przyciskiem myszy kartę dokumentu zapytania, a następnie kliknij polecenie Widok projektu. Następnie możesz odpowiednio dostosować zapytanie, dodając lub usuwając pola tabeli. Aby usunąć pole, zaznacz kolumnę w siatce projektu, a następnie naciśnij klawisz DELETE.
6. Zapisz zapytanie.

Dodawanie wiersza sumy

1. Upewnij się, że zapytanie jest otwarte w widoku arkusza danych. W tym celu kliknij prawym przyciskiem myszy kartę dokumentu zapytania, a następnie kliknij polecenie Widok arkusza danych. -or- W okienku nawigacji kliknij dwukrotnie zapytanie. To spowoduje uruchomienie zapytania, a następnie załadowanie wyników do arkusza danych.
2. Na karcie Narzędzia główne w grupie Rekordy kliknij pozycję Sumy. Nowy wiersz Suma zostanie wyświetlony w arkuszu danych.
3. W wierszu Suma kliknij komórkę w polu, które chcesz zsumować, a następnie wybierz z listy pozycję Suma.

Ukrywanie wiersza sumy

• Na karcie Narzędzia główne w grupie Rekordy kliknij pozycję Sumy.

Aby uzyskać więcej informacji o używaniu wiersza sumy, zobacz artykuł Wyświetlanie sum kolumn w arkuszu danych.

Powrót do początku

Obliczanie sum końcowych przy użyciu zapytania

Suma końcowa to suma wszystkich wartości w kolumnie. Można obliczać kilka rodzajów sum końcowych, takich jak:

• Prosta suma końcowa — suma wartości w jednej kolumnie. Możesz na przykład obliczyć sumę kosztów wysyłki.
• Obliczona suma końcowa — suma wartości w więcej niż jednej kolumnie. Możesz na przykład obliczyć sumę sprzedaży, mnożąc koszt kilku elementów przez liczbę zamówionych elementów, a następnie sumując wynikowe wartości.
• Suma końcowa z wyłączeniem określonych rekordów. Możesz na przykład obliczyć sumę sprzedaży tylko z zeszłego piątku.

W poniższych sekcjach przedstawiono procedury tworzenia poszczególnych typów sum końcowych. W procedurach użyto tabel Zamówienia i Szczegóły zamówień.

Tabela Zamówienia

Identyfikator zamówienia	Data zamówienia	Data wysyłki	Miasto odbiorcy	Opłata za wysyłkę
1	2005-11-14	2005-11-15	Dżakarta	55,00 zł
2	2005-11-14	2005-11-15	Sydney	76,00 zł
3	2005-11-16	2005-11-17	Sydney	87,00 zł
4	2005-11-17	2005-11-18	Dżakarta	43,00 zł
5	2005-11-17	2005-11-18	Paryż	105,00 zł
6	2005-11-17	2005-11-18	Stuttgart	112,00 zł
7	2005-11-18	2005-11-19	Wiedeń	215,00 zł
8	2005-11-19	2005-11-20	Miami	525,00 zł
9	2005-11-20	2005-11-21	Wiedeń	198,00 zł
10	2005-11-20	2005-11-21	Paryż	187,00 zł
11	2005-11-21	2005-11-22	Sydney	81,00 zł
12	2005-11-23	2005-11-24	Dżakarta	92,00 zł

Tabela Szczegóły zamówień

Identyfikator szczegółów	Identyfikator zamówienia	Nazwa produktu	Identyfikator produktu	Cena jednostkowa	Ilość	Rabat
1	1	Zestaw „zbuduj własną klawiaturę”	12	77,95 zł	9	0,05
2	1	Figurka nudnego gryzipiórka	2	78,88 zł	4	0,075
3	2	Gimnastyka dla maniaków komputerowych! Płyta DVD	7	14,88 zł	6	0,04
4	2	Magiczny mikroukład komputerowy	4	32,65 zł	8	0,00
5	2	Maniacy komputerowi kontra mityczne stwory	6	78,50 zł	4	0,00
6	3	Access! Gra	5	22,95 zł	5	0,15
7	4	Figurka programisty	1	12,95 zł	2	0,06
8	4	Super latająca pizza	8	36,75 zł	8	0,04
9	5	Zewnętrzna stacja dyskietek 5,25 cala (skala 1:4)	9	65,00 zł	4	0,10
10	6	Diagram relacyjnej bazy danych	3	22,50 zł	12	0,065
11	7	Gloom	11	53,33 zł	6	0,08
12	7	Diagram relacyjnej bazy danych	3	22,50 zł	4	0,09

Obliczanie prostej sumy końcowej

1. Na karcie Tworzenie w grupie Kwerendy kliknij pozycję Projekt kwerendy.

2. Kliknij dwukrotnie tabelę, która ma być użyta w zapytaniu. Jeśli korzystasz z danych przykładowych, kliknij dwukrotnie tabelę Zamówienia. Tabela zostanie wyświetlona w oknie w górnej części projektanta zapytań.

3. Kliknij dwukrotnie pole, które chcesz zsumować. Upewnij się, że pole ma ustawiony typ danych Liczba lub Waluta. W przypadku próby zsumowania wartości w polach nieliczbowych, na przykład typu Tekst, podczas uruchamiania zapytania w programie Access zostanie wyświetlony komunikat o błędzie Nieodpowiedni typ danych w wyrażeniu kryterium. Jeśli korzystasz z danych przykładowych, kliknij dwukrotnie kolumnę Opłata za wysyłkę. Możesz dodać do siatki dodatkowe pola liczbowe, jeśli chcesz obliczyć sumy końcowe dla tych pól. W zapytaniu podsumowującym można obliczyć sumy końcowe dla więcej niż jednego pola.

4. Na karcie Projekt zapytania w grupie Pokazywanie/ukrywanie kliknij pozycję Sumy. W siatce projektu zostanie wyświetlony wiersz Suma, a w komórce tego wiersza w kolumnie Opłata za wysyłkę zostanie wyświetlone polecenie Grupuj według.

5. Zmień wartość w tej komórce wiersza Suma na wartość Suma.

6. Kliknij przycisk Uruchom, aby uruchomić zapytanie i wyświetlić wyniki w widoku arkusza danych.

   Porada

   Program Access dołącza SumOf na początku nazwy sumowanego pola. Aby zmienić nagłówek kolumny na bardziej opisowy, na przykład Całkowita wysyłka, wróć do widoku projektu i kliknij w wierszu Pole kolumny Opłata za wysyłkę w siatce projektu. Umieść kursor obok pozycji Opłata za wysyłkę i wpisz Total Shipping: Shipping Fee.

7. Opcjonalnie możesz zapisać zapytanie i zamknąć je.

Obliczanie sumy końcowej z wyłączeniem określonych rekordów

1. Na karcie Tworzenie w grupie Kwerendy kliknij pozycję Projekt kwerendy.

2. Kliknij dwukrotnie tabelę Zamówienia i tabelę Szczegóły zamówień.

3. Dodaj pole Data zamówienia z tabeli Zamówienia do pierwszej kolumny w siatce projektu zapytania.

4. W wierszu Kryteria pierwszej kolumny wpisz .Date() -1 To wyrażenie spowoduje wyłączenie z obliczonej sumy rekordów z bieżącego dnia.

5. Następnie utwórz kolumnę, w której zostanie obliczona kwota sprzedaży z poszczególnych transakcji. W wierszu Pole w drugiej kolumnie siatki wpisz następujące wyrażenie: Total Sales Value: (1-[Order Details].[Discount]/100)*([Order Details].[Unit Price]*[Order Details].[Quantity]) Upewnij się, że wyrażenie odwołuje się do pól o typie danych Liczba lub Waluta. Jeśli wyrażenie odwołuje się do pól mających inny typ danych, podczas uruchamiania zapytania w programie Access zostanie wyświetlony komunikat Nieodpowiedni typ danych w wyrażeniu kryterium.

6. Na karcie Projekt zapytania w grupie Pokazywanie/ukrywanie kliknij pozycję Sumy. W siatce projektu zostanie wyświetlony wiersz Suma, a w pierwszej i drugiej kolumnie zostanie wyświetlone polecenie Grupuj według.

7. W drugiej kolumnie zmień wartość w komórce wiersza Suma na wartość Suma. Funkcja Suma dodaje poszczególne wartości sprzedaży.

8. Kliknij przycisk Uruchom, aby uruchomić zapytanie i wyświetlić wyniki w widoku arkusza danych.

9. Zapisz zapytanie z nazwą Sprzedaż dzienna.

   Uwaga

   Przy następnym otwarciu tego zapytania w widoku projektu możesz zauważyć niewielką zmianę w wartościach zapisanych w wierszach Pole i Suma w kolumnie Łączna wartość sprzedaży. Wyrażenie jest ujęte w funkcję Suma , a w wierszu Suma jest wyświetlana wartość Wyrażenie zamiast wartości Suma.

   Jeśli na przykład użyjesz danych przykładowych i utworzysz zapytanie (jak pokazano w poprzednich krokach), zobaczysz: Total Sales Value: Sum((1-[Order Details].Discount/100)*([Order Details].Unitprice*[Order Details].Quantity))

Powrót do początku

Obliczanie sum grup przy użyciu zapytania podsumowującego

W tej sekcji wyjaśniono sposób tworzenia zapytania podsumowującego, obliczającego sumy częściowe w różnych grupach danych. Podczas pracy pamiętaj, że domyślnie zapytanie podsumowujące może obejmować wyłącznie pole lub pola zawierające dane grup, takie jak pole „kategorie” i pole zawierające dane do zsumowania, na przykład pole „sprzedaż”. Zapytania podsumowujące nie mogą zawierać innych pól, opisujących elementy kategorii. Jeśli chcesz, aby te dane opisowe były widoczne, możesz utworzyć drugie zapytanie wybierające, łączące pola zawarte w zapytaniu podsumowującym z dodatkowymi polami danych.

W krokach w tej sekcji wyjaśniono, jak utworzyć zapytania podsumowujące i wybierające potrzebne do określenia całkowitej sprzedaży dla każdego produktu. W procedurach założono użycie następujących tabel przykładowych:

Tabela Produkty

Identyfikator produktu	Nazwa produktu	Cena	Kategoria
1	Figurka programisty	12,95 zł	Lalki
2	Zabawa z C# (gra planszowa dla całej rodziny)	15,85 zł	Gry i puzzle
3	Diagram relacyjnej bazy danych	22,50 zł	Dekoracje i ramki
4	Magiczny mikroukład komputerowy (500 elementów)	32,65 zł	Dekoracje i ramki
5	Access! Gra	22,95 zł	Gry i puzzle
6	Maniacy komputerowi kontra mityczne stwory	78,50 zł	Gry komputerowe
7	Gimnastyka dla maniaków komputerowych! Płyta DVD	14,88 zł	Filmy i płyty DVD
8	Super latająca pizza	36,75 zł	Sport
9	Zewnętrzna stacja dyskietek 5,25 cala (skala 1:4)	65,00 zł	Modelarstwo i hobby
10	Figurka nudnego gryzipiórka	78,88 zł	Lalki
11	Gloom	53,33 zł	Gry komputerowe
12	Zestaw „zbuduj własną klawiaturę”	77,95 zł	Modelarstwo i hobby

Tabela Szczegóły zamówień

Identyfikator szczegółów	Identyfikator zamówienia	Nazwa produktu	Identyfikator produktu	Cena jednostkowa	Ilość	Rabat
1	1	Zestaw „zbuduj własną klawiaturę”	12	77,95 zł	9	5%
2	1	Figurka nudnego gryzipiórka	2	78,88 zł	4	7,5%
3	2	Gimnastyka dla maniaków komputerowych! Płyta DVD	7	14,88 zł	6	4%
4	2	Magiczny mikroukład komputerowy	4	32,65 zł	8	0
5	2	Maniacy komputerowi kontra mityczne stwory	6	78,50 zł	4	0
6	3	Access! Gra	5	22,95 zł	5	15%
7	4	Figurka programisty	1	12,95 zł	2	6%
8	4	Super latająca pizza	8	36,75 zł	8	4%
9	5	Zewnętrzna stacja dyskietek 5,25 cala (skala 1:4)	9	65,00 zł	4	10%
10	6	Diagram relacyjnej bazy danych	3	22,50 zł	12	6,5%
11	7	Gloom	11	53,33 zł	6	8%
12	7	Diagram relacyjnej bazy danych	3	22,50 zł	4	9%

W poniższej procedurze przyjęto istnienie relacji typu jeden-do-wielu między polami Identyfikator produktu w tabelach Zamówienia i Szczegóły zamówień. Tabela Zamówienia znajduje się w tej relacji po stronie „jeden”.

Tworzenie zapytania podsumowującego

1. Na karcie Tworzenie w grupie Kwerendy kliknij pozycję Projekt kwerendy.

2. Zaznacz tabele, z których chcesz pracować, a następnie kliknij przycisk Dodaj. Każda z tabel zostanie wyświetlona w oknie w górnej części projektanta zapytań. Jeśli korzystasz z tabel przykładowych wymienionych powyżej, dodaj tabele Produkty i Szczegóły zamówień.

3. Kliknij dwukrotnie pola tabeli, których chcesz użyć w zapytaniu. Z zasady do zapytania dodaje się wyłącznie pole grupy i pole wartości. Możesz jednak użyć obliczenia zamiast pola wartości — poniżej wyjaśniono, jak to zrobić.

   1. Dodaj pole Kategoria z tabeli Produkty do siatki projektu.

   2. Utwórz kolumnę, w której zostanie obliczona kwota sprzedaży z poszczególnych transakcji, wpisując następujące wyrażenie w drugiej kolumnie siatki: Total Sales Value: (1-[Order Details].[Discount]/100)*([Order Details].[Unit Price]*[Order Details].[Quantity]) Upewnij się, że pola, do których odwołujesz się w wyrażeniu, mają typ danych Liczba lub Waluta. Jeśli wyrażenie odwołuje się do pól mających inny typ danych, podczas próby przełączenia do widoku arkusza danych w programie Access zostanie wyświetlony komunikat o błędzie Nieodpowiedni typ danych w wyrażeniu kryterium.

   3. Na karcie Projekt zapytania w grupie Pokazywanie/ukrywanie kliknij pozycję Sumy. W siatce projektu zostanie wyświetlony wiersz Suma, a w pierwszej i drugiej kolumnie tego wiersza zostanie wyświetlone polecenie Grupuj według.

   4. W drugiej kolumnie zmień wartość w wierszu Suma na wartość Suma. Funkcja Suma dodaje poszczególne wartości sprzedaży.

   5. Kliknij przycisk Uruchom, aby uruchomić zapytanie i wyświetlić wyniki w widoku arkusza danych.

   6. Pozostaw to zapytanie otwarte, aby użyć go w kolejnej sekcji Używanie kryteriów w zapytaniu podsumowującym Zapytanie utworzone w poprzedniej sekcji zawiera wszystkie rekordy w tabelach źródłowych. Z obliczeń sum nie są wyłączane żadne zamówienia, a ponadto wyświetlane są sumy dla wszystkich kategorii. Jeśli chcesz wyłączyć z obliczeń określone rekordy, możesz dodać do zapytania kryteria. Na przykład możesz zignorować transakcje poniżej 100 zł lub obliczyć sumy tylko dla wybranych kategorii produktów. Procedury w tej sekcji ilustrują sposób korzystania z trzech rodzajów kryteriów:

   7. Kryteria ignorujące określone grupy podczas obliczania sum. Możesz na przykład obliczyć sumy tylko dla kategorii Gry komputerowe, Dekoracje i ramki oraz Sport.

   8. Kryteria ukrywające określone sumy po ich obliczeniu. Możesz na przykład wyświetlać wyłącznie sumy powyżej 150 000 zł.

   9. Kryteria wyłączające określone rekordy z sumy. Na przykład możesz wykluczyć pojedyncze transakcje sprzedaży, gdy wartość (Unit Price * Quantity) spadnie poniżej 100 zł. Poniższe procedury ilustrują sposób dodawania kryteriów, jedno po drugim, i ich wpływ na wynik zapytania. Dodawanie kryteriów do zapytania

   10. Otwórz zapytanie z poprzedniej sekcji w widoku projektu. W tym celu kliknij prawym przyciskiem myszy kartę dokumentu zapytania, a następnie kliknij polecenie Widok projektu. -or- W okienku nawigacji kliknij zapytanie prawym przyciskiem myszy i kliknij polecenie Widok projektu.

   11. W wierszu Kryteria kolumny Identyfikator kategorii wpisz =Dolls Or Sports or Art and Framing.

   12. Kliknij przycisk Uruchom, aby uruchomić zapytanie i wyświetlić wyniki w widoku arkusza danych.

   13. Powróć do widoku projektu i w wierszu Kryteria kolumny Łączna wartość sprzedaży wpisz >100.

   14. Uruchom zapytanie, aby wyświetlić wyniki, a następnie wróć do widoku projektu.

   15. Teraz dodaj kryteria umożliwiające wyłączenie poszczególnych transakcji sprzedaży o wartości poniżej 100 zł. W tym celu konieczne będzie dodanie nowej kolumny.

       Uwaga

       Trzeciego z kryteriów nie można dodać w kolumnie Łączna wartość sprzedaży. Wszelkie kryteria określone w tej kolumnie będą stosowane do sumy, a nie do poszczególnych wartości.

   16. Skopiuj wyrażenie z drugiej kolumny do trzeciej kolumny.

   17. W wierszu Suma dla nowej kolumny wybierz pozycję Gdzie i w wierszu Kryteria wpisz >20.

   18. Uruchom zapytanie, aby wyświetlić wyniki, a następnie zapisz zapytanie.

       Uwaga

       Przy następnym otwarciu zapytania w widoku projektu możesz zauważyć niewielkie zmiany w siatce projektu. W drugiej kolumnie wyrażenie w wierszu Pole będzie zawarte wewnątrz funkcji Suma, a w wierszu Suma będzie widoczna wartość Wyrażenie zamiast wartości Suma.

       Total Sales Value: Sum((1-[Order Details].Discount/100)*([Order Details].Unitprice*[Order Details].Quantity)) Zostanie również wyświetlona czwarta kolumna. Ta kolumna jest kopią drugiej kolumny, ale kryteria wprowadzone wcześniej w drugiej kolumnie są wyświetlane jako część tej nowej kolumny.

Powrót do początku

Sumowanie danych w wielu grupach przy użyciu zapytania krzyżowego

Zapytanie krzyżowe to szczególny typ zapytania, którego wyniki są wyświetlane w siatce przypominającej arkusz programu Excel. Zapytania krzyżowe podsumowują wartości, a następnie grupują je według dwóch zbiorów faktów — jednego w linii pionowej (zbiór nagłówków wierszy), a drugiego w linii poziomej (zbiór nagłówków kolumn). Poniższa ilustracja przedstawia część zestawu wyników przykładowego zapytania krzyżowego:

Podczas pracy pamiętaj, że zapytanie krzyżowe nie zawsze wypełnia wszystkie pola w zestawie wyników, ponieważ używane w zapytaniu tabele mogą nie zawierać wartości dla wszystkich możliwych punktów danych.

Zapytania krzyżowe zazwyczaj zawierają dane z więcej niż jednej tabeli i zawsze zawierają trzy rodzaje danych: dane używane jako nagłówki wierszy, dane używane jako nagłówki kolumn oraz wartości używane podczas sumowania lub innych obliczeń.

W procedurach w tej sekcji zakłada się użycie następujących tabel:

Tabela Zamówienia

Data zamówienia	Data wysyłki	Miasto odbiorcy	Opłata za wysyłkę
2005-11-14	2005-11-15	Dżakarta	55,00 zł
2005-11-14	2005-11-15	Sydney	76,00 zł
2005-11-16	2005-11-17	Sydney	87,00 zł
2005-11-17	2005-11-18	Dżakarta	43,00 zł
2005-11-17	2005-11-18	Paryż	105,00 zł
2005-11-17	2005-11-18	Stuttgart	112,00 zł
2005-11-18	2005-11-19	Wiedeń	215,00 zł
2005-11-19	2005-11-20	Miami	525,00 zł
2005-11-20	2005-11-21	Wiedeń	198,00 zł
2005-11-20	2005-11-21	Paryż	187,00 zł
2005-11-21	2005-11-22	Sydney	81,00 zł
2005-11-23	2005-11-24	Dżakarta	92,00 zł

Tabela Szczegóły zamówień

Identyfikator zamówienia	Nazwa produktu	Identyfikator produktu	Cena jednostkowa	Ilość	Rabat
1	Zestaw „zbuduj własną klawiaturę”	12	77,95 zł	9	5%
1	Figurka nudnego gryzipiórka	2	78,88 zł	4	7,5%
2	Gimnastyka dla maniaków komputerowych! Płyta DVD	7	14,88 zł	6	4%
2	Magiczny mikroukład komputerowy	4	32,65 zł	8	0
2	Maniacy komputerowi kontra mityczne stwory	6	78,50 zł	4	0
3	Access! Gra	5	22,95 zł	5	15%
4	Figurka programisty	1	12,95 zł	2	6%
4	Super latająca pizza	8	36,75 zł	8	4%
5	Zewnętrzna stacja dyskietek 5,25 cala (skala 1:4)	9	65,00 zł	4	10%
6	Diagram relacyjnej bazy danych	3	22,50 zł	12	6,5%
7	Gloom	11	53,33 zł	6	8%
7	Diagram relacyjnej bazy danych	3	22,50 zł	4	9%

Poniższa procedura ilustruje sposób tworzenia zapytania krzyżowego, grupującego sumy sprzedaży według miast. W zapytaniu użyto dwóch wyrażeń w celu zwrócenia sformatowanej daty oraz łącznej sprzedaży.

Tworzenie zapytania krzyżowego

1. Na karcie Tworzenie w grupie Kwerendy kliknij pozycję Projekt kwerendy.
2. Kliknij dwukrotnie tabele, których chcesz użyć w zapytaniu. Każda z tabel zostanie wyświetlona w oknie w górnej części projektanta zapytań. Jeśli korzystasz z tabel przykładowych, kliknij dwukrotnie tabelę Zamówienia i tabelę Szczegóły zamówień.
3. Kliknij dwukrotnie pola, których chcesz użyć w zapytaniu. Nazwa każdego pola jest wyświetlana w pustej komórce w wierszu Pole siatki projektu. Jeśli korzystasz z tabel przykładowych, dodaj pola Miasto odbiorcy i Data wysyłki z tabeli Zamówienia.
4. W następnej pustej komórce w wierszu Pole skopiuj i wklej lub wpisz następujące wyrażenie: Total Sales: Sum(CCur([Order Details].[Unit Price]*[Quantity]*(1-[Discount])/100)*100)
5. Na karcie Projekt zapytania w grupie Typ zapytania kliknij pozycję Krzyżowa. W siatce projektu zostaną wyświetlone wiersze Suma i Krzyżowe.
6. Kliknij komórkę w wierszu Suma w polu Miasto i wybierz pozycję Grupuj według. Wykonaj tę samą czynność w polu Data wysyłki. Zmień wartość w komórce Suma w polu Łączna sprzedaż na Wyrażenie.
7. W wierszu Krzyżowe ustaw w polu Miasto wartość Nagłówek wiersza, ustaw dla pola Data wysyłki wartość Nagłówek kolumny i ustaw dla pola Łączna sprzedaż wartość.
8. Na karcie Projekt zapytania w grupie Wyniki kliknij przycisk Uruchom. Wyniki zapytania zostaną wyświetlone w widoku arkusza danych.

Powrót do początku

Opis funkcji agregujących

Poniższa tabela zawiera listę i opis funkcji agregujących dostępnych w programie Access w wierszu sumy i w zapytaniach. Pamiętaj, że program Access udostępnia więcej funkcji agregujących dla zapytań niż dla wiersza sumy.

Funkcja	Opis	Typydanych, do których jest stosowana
Średnia	Oblicza wartość średnią dla kolumny. Kolumna musi zawierać dane liczbowe, walutowe lub daty/godziny. Ta funkcja ignoruje wartości null.	Liczba, Waluta, Data/godzina
Policz	Zlicza liczbę elementów w kolumnie.	Wszystkie typy danych z wyjątkiem złożonych, powtarzających się danych skalarnych, takich jak kolumna list z wieloma wartościami. Aby uzyskać więcej informacji o listach wielowartościowych, zobacz artykuł Tworzenie lub usuwanie pola wielowartościowego.
Maksimum	Zwraca element o największej wartości. W przypadku danych tekstowych najwyższą wartością jest ostatnia wartość alfabetyczna — program Access ignoruje wielkość liter. Ta funkcja ignoruje wartości null.	Liczba, Waluta, Data/godzina
Minimum	Zwraca element o najmniejszej wartości. W przypadku danych tekstowych najniższa wartość to pierwsza wartość alfabetyczna — program Access ignoruje wielkość liter. Ta funkcja ignoruje wartości null.	Liczba, Waluta, Data/godzina
Odchylenie standardowe	Mierzy szerokość rozproszenia wartości od wartości średniej. Aby uzyskać więcej informacji o używaniu tej funkcji, zobacz artykuł Wyświetlanie sum kolumn w arkuszu danych.	Liczba, Waluta
Suma	Dodaje elementy w kolumnie. Działa tylko w przypadku danych liczbowych i walutowych.	Liczba, Waluta
Wariancja	Mierzy statystyczną wariancję wszystkich wartości w kolumnie. Ta funkcja może być stosowana tylko w przypadku danych liczbowych i waluty. Jeśli tabela zawiera mniej niż dwa wiersze, program Access zwraca wartość null. Aby uzyskać więcej informacji o używaniu funkcji wariancji, zobacz artykuł Wyświetlanie sum kolumn w arkuszu danych.	Liczba, Waluta

Powrót do początku