Receptą na udane witryny i zadowolonych użytkowników jest dobrze zaplanowane i zrównoważone podejście do zarządzania witryną i użytkownikami. Poniżej przedstawiono kilka kluczowych zadań i pojęć przydatnych podczas planowania witryn i zarządzania użytkownikami w organizacji.
Informacje na temat zbiorów witryn
Niezależnie od tego, czy jesteś nowym użytkownikiem programu SharePoint, czy masz już wiele jego wersji, nowoczesne środowisko programu SharePoint zapewnia większą elastyczność, łatwiejszą nawigację, a wszystkie witryny są przyjazne dla urządzeń przenośnych. Zalecamy tworzenie zbiorów witryn dla każdego obciążenia w organizacji. Nowoczesne środowisko programu SharePoint ułatwia nawigowanie i konserwację, ponieważ każda witryna staje się teraz zbiorem witryn. Dowiedz się więcej o nowoczesnym środowisku w programie SharePoint i korzyściach płynących z używania witryn centrum. Zalecamy utworzenie zbiorów witryn dla każdego obciążenia, a następnie skojarzenie ich wszystkich z jedną witryną centrum. Zapewnia to większą elastyczność i ułatwia dostosowywanie się do zmieniających się potrzeb organizacji. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Co to jest witryna centrum programu SharePoint?
Administrator programu SharePoint deleguje zarządzanie zbiorami witryn różnym osobom w organizacji. Model uprawnień programu SharePoint ułatwia to dzięki umożliwieniu przypisywania uprawnień do różnych ról, takich jak administrator zbioru witryn, właściciel witryny i inne. Aby dowiedzieć się, jak dodawać i usuwać administratorów zbioru witryn, zobacz Zarządzanie administratorami zbioru witryn .
Administrator zbioru witryn ma poziom uprawnień Pełna kontrola do tego zbioru witryn. Oznacza to, że można dodawać lub usuwać witryny albo zmieniać ustawienia dowolnej witryny w zbiorze witryn. Ponadto możesz wyświetlać, dodawać, usuwać lub zmieniać całą zawartość w tych witrynach. Pomocniczego administratora zbioru witryn może wyznaczyć administrator zbioru witryn. Jako administrator zbioru witryn możesz dodać kolejnego administratora zbioru witryn lub zmienić administratora zbioru witryn za pośrednictwem strony Ustawienia. Aby uzyskać więcej informacji na temat tego zadania, zobacz Zarządzanie administratorami zbioru witryn.
Tradycyjny zbiór witryn to grupa witryn programu SharePoint należących do tego samego właściciela i mających wspólne ustawienia administracyjne, takie jak uprawnienia. Podwitryny dziedziczą nawigację, uprawnienia i projekt witryny ze zbioru witryn. Dlatego za każdym razem, gdy zmieniają się członkowie witryny i projekty, witryna również musi się zmienić,
Wybieranie witryn dla każdego obciążenia
Ważne jest, aby zaplanować typ zbioru witryn programu SharePoint potrzebny dla obciążeń. Następnie chcesz ułatwić użytkownikom nawigowanie i znajdowanie tego, czego potrzebują. W tej sekcji przedstawiono szczegółowe informacje o niektórych dostępnych nowoczesnych witrynach programu SharePoint, a także informacje na temat nawigacji w tych witrynach. Doskonałym artykułem na temat nawigacji planowania jest Planowanie nawigacji dla nowoczesnego środowiska programu SharePoint.
Witrynę centrum programu SharePoint można traktować jako ramę lub podstawę, która ułatwia organizowanie różnych witryn zespołów i witryn do komunikacji. Podczas tworzenia zbiorów witryn dla każdego obciążenia w organizacji witryna centrum łączy te zbiory witryn w logiczny sposób, ułatwiając ich znajdowanie i zarządzanie. Następnie można przenosić zbiory witryn i zarządzać nimi między witrynami centrum przy każdym zmianie obciążenia pracą. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Planowanie witryn centrum programu SharePoint.
Witryna zespołu programu SharePoint i wszelkie strony utworzone w jej ramach są dostępne tylko dla użytkowników, których zaprosisz, dając im uprawnienia do witryny. Możesz również połączyć witrynę zespołu z grupą platformy Microsoft 365. Dzięki witrynie zespołu organizacje, zespoły lub grupy mogą łączyć się ze sobą i współpracować nad dokumentami oraz innymi plikami, ogłaszać anonsy, planować spotkania, obsługiwać zadania, śledzić problemy lub czynności do wykonania oraz przechowywać informacje na listach. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Co to jest witryna zespołu programu SharePoint?
Witryna do komunikacji programu SharePoint umożliwia udostępnianie innym osobom informacji, takich jak wiadomości, raporty i stan. Witryna do komunikacji ma zwykle kilku współautorów, ale wielu członków.
Zarządzanie
Zarządzanie to zestaw zasad, ról, obowiązków i procesów definiowanych w celu kierowania i zarządzania współpracą działów biznesowych organizacji oraz zespołów technicznych podczas realizacji celów biznesowych. W kontekście zbioru witryn programu SharePoint plan zarządzania może być przewodnikiem pomagającym w planowaniu ról, obowiązków i zasad niezbędnych do obsługi zbioru witryn. Dotyczy to w szczególności następujących kwestii:
- Architektura informacji, w tym stron sieci Web, dokumentów, list i danych
- Działania związane z obsługą, w tym zarządzanie kontami użytkowników
- Zasady dotyczące znakowania i dostosowywania
- Szkolenia
Ważne jest przygotowanie planu zarządzania dla organizacji. Przez uczestnictwo w opracowywaniu planu zarządzania można pomóc w zidentyfikowaniu obszarów odpowiedzialności dla zespołów biznesowych i technicznych, definiując podmioty odpowiedzialne za poszczególne obszary systemu. Aby uzyskać więcej informacji na temat opracowywania planu zarządzania, zobacz Omówienie: najważniejsze wskazówki dotyczące zarządzania sposobem korzystania z witryny zespołu przez użytkowników.
Zarządzanie użytkownikami
Uwaga
W celu zarządzania użytkownikami może być konieczna współpraca z administratorem programu SharePoint. Na przykład administrator programu SharePoint zarządza profilami użytkowników.
Konta użytkowników na platformie Microsoft 365
Administrator globalny dodaje nowych użytkowników do platformy Microsoft 365 przy użyciu Centrum administracyjne platformy Microsoft 365, czyli portalu służącego do zarządzania użytkownikami i konfigurowania usług. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Użytkownicy i role. Podczas dodawania nowego użytkownika administrator globalny:
- Określa, czy ten użytkownik może też uzyskiwać dostęp do centrum administracyjnego.
- ustawia lokalizację geograficzną użytkownika;
- wybiera typ licencji użytkownika;
- tworzy nazwę i hasło użytkownika.
Użytkownicy witryny zespołu
Możesz dodawać użytkowników do witryny zespołu i dostosowywać ich uprawnienia. Poziomy uprawnień i członkostwo w grupach programu SharePoint można znaleźć w obszarze Ustawienia. Jednak platforma Microsoft 365 tworzy teraz grupę zabezpieczeń o nazwie Wszyscy oprócz użytkowników zewnętrznych , która zawiera wszystkie osoby w katalogu platformy Microsoft 365 (z wyjątkiem osób spoza organizacji, które zostały zaproszone za pośrednictwem funkcji udostępniania zewnętrznego). Ta grupa zabezpieczeń jest automatycznie uzyskiwana w programie SharePoint jako jej członek. Oznacza to, że użytkownicy dodawani do katalogu platformy Microsoft 365 mogą domyślnie edytować witryny, listy i biblioteki.
Poziomy uprawnień i członkostwo w grupach
Poziomy uprawnień to zbiory praw programu SharePoint, które umożliwiają użytkownikom wykonywanie zestawu powiązanych zadań. Na przykład poziom uprawnień Odczyt obejmuje (między innymi) uprawnienia Wyświetlanie elementów, Otwieranie elementów, Wyświetlanie stron i Wyświetlanie wersji, z których wszystkie są wymagane do przeglądania stron, dokumentów i elementów w witrynie programu SharePoint. Uprawnienia mogą być zawarte w więcej niż jednym poziomie uprawnień. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Planowanie strategii dotyczącej uprawnień.
Nie zalecamy bezpośredniego przypisywania poziomów uprawnień poszczególnym użytkownikom, ponieważ może to znacznie utrudnić śledzenie osób mających dostęp do witryn i zarządzanie tymi osobami. Czasami jest to konieczne, ale należy ograniczyć je do minimum, aby uniknąć złożoności. Należy zamiast tego przypisać uprawnienia do grup, a następnie przypisać poszczególnych użytkowników do odpowiednich grup. Grupa to zbiór użytkowników zdefiniowanych na poziomie zbioru witryn w celu łatwiejszego zarządzania uprawnieniami. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Domyślne grupy programu SharePoint i Dostosowywanie uprawnień witryny. Każda grupa ma przypisany domyślny poziom uprawnień. Na przykład niektóre z podstawowych domyślnych grup programu SharePoint obejmują następujące poziomy uprawnień:
| Grupa | Poziom uprawnień |
|---|---|
| Właściciele | Pełna kontrola |
| Odwiedzający witrynę | Odczyt |
| Członkowie | Współtworzenie |
Każda osoba z uprawnieniem Pełna kontrola może tworzyć grupy niestandardowe.
Po przypisaniu poziomów uprawnień do grup programu SharePoint na poziomie zbioru witryn te poziomy uprawnień są domyślnie dziedziczone przez wszystkie witryny i zawartość witryn. To zachowanie domyślne jest nazywane dziedziczeniem uprawnień. Podczas tworzenia podwitryny można ustawić uprawnienia unikatowe, czy też przerwać dziedziczenie uprawnień witryny, listy, biblioteki lub elementu. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Co to jest dziedziczenie uprawnień?
Ponieważ poziom uprawnień użytkownika określa, do których obszarów witryny ma on dostęp, należy starannie rozważyć jego członkostwo w grupach. Na przykład użytkownik odpowiedzialny za tworzenie i dostosowywanie witryn musi być co najmniej członkiem grupy Projektanci. Z drugiej strony użytkownik, który musi tylko odczytywać i pobierać zawartość i może być tylko członkiem grupy Odwiedzający. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Opis poziomów uprawnień w programie SharePoint.
Planowanie korzystania z funkcji witryny i zbioru witryn
Administrator zbioru witryn może potrzebować, abySharePoint, zarządzać funkcjami na poziomie zbioru witryn i witryny. Zadania te mogą obejmować aktywowanie i dezaktywowanie funkcji zgodnie z planem zarządzania. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Włączanie lub wyłączanie funkcji zbioru witryn. Zobacz też Zarządzanie Koszem zbioru witryn programu SharePoint.