Cel dotyczący zarządzania projektem: dzielenie się informacjami o projekcie

Dzielenie się informacjami o projekcie często jest trudne, zarówno wtedy, gdy jest wymagane uzyskanie informacji o stanie projektu od zespołu, jak i wówczas, gdy trzeba przekazać te informacje kierownikom. Dowiedz się, kiedy i jak dzielić się informacjami o projekcie oraz tworzyć raporty z tymi informacjami. Nieznajomość tych zasad może prowadzić do zmniejszenia skuteczności współpracy i powodować zagrożenie dla powodzenia Twojego projektu. Aby zapoznać się z innymi artykułami z serii przewodników po zarządzaniu projektami, zobacz Przewodnik po zarządzaniu projektami.

Przed rozpoczęciem pracy: porady dotyczące zarządzania projektami . . .

• Wyświetl listę uczestników projektu Zanim rozpocznie się projekt, dowiedz się, kim są Uczestnicy projektu. Jednym z pewnych sposobów na wstrzymanie projektu jest zapomnienie krytycznego uczestnika projektu, który ma wpływ na projekt lub jego brak.
• Wczesne przygotowywanie planu komunikacji Przed rozpoczęciem projektu zaprojektuj strategie i procesy komunikacyjne w projekcie. Co więcej, procesy komunikacyjne są wyświetlane jako zadanie w pierwszych wierszach projektu, dzięki czemu ta krytyczna część współpracy staje się zobowiązaniem wszystkich osób.
• Częste komunikowanie się Zbieranie informacji o stanie zadań raz w tygodniu ma rację, aby rozwiązać problemy przed ich eskalacją. W przypadku częstszej komunikacji członkowie zespołu mogą przestać wysyłać aktualizacje z powodu nadmiernie długiego czasu poświęcanego na ich przygotowanie.
• Wyszukiwanie problemów Jeśli wszystko wydaje się iść dobrze, ponieważ nie słyszałeś nic negatywnego, prawdopodobnie zmierzasz w kierunku kłopotów. Problemy pojawiają się nawet w przypadku najlepiej zarządzanych projektów. Twoim zadaniem jest znajdowanie drobnych problemów, zanim zmienią się w poważne problemy.
• Korzystanie z odpowiedniej technologii Zrozumienie potrzeb komunikacyjnych członka zespołu i uczestników projektu. Na przykład członkowie zespołu zgłaszający stan zadania mogą chcieć używać poczty e-mail lub Project Online, podczas gdy kierownik może preferować dobrze przedstawiony wykres lub tabelę przestawną. Poniżej znajduje się lista programów ułatwiających komunikację.

Aplikacja	Zalety	Wady
Project	Zawiera wbudowane narzędzia do prowadzenia prezentacji dla uczestników projektu każdego szczebla. Zawiera łatwe do opanowania widoki osi czasu i terminarza zespołu. Umożliwia eksportowanie danych do programów Excel i Visio na potrzeby komunikacji dotyczącej złożonych danych.	Twoja firma może nie korzystać z programu Project. Niewielki rozmiar projektów realizowanych w Twojej firmie może uniemożliwiać wykorzystanie zaawansowanego oprogramowania do planowania.
Project Online	Najlepsze oprogramowanie do zaawansowanej komunikacji i raportowania informacji o projekcie w organizacji. Umożliwia porównywanie stanów w kilku projektach lub w portfelu projektów.	Mniejsze firmy mogą potrzebować pomocy konsultantów w instalowaniu i używaniu Project Online.
Excel	Program Project umożliwia eksportowanie danych do programu Excel na potrzeby zaawansowanych analiz, takich jak obliczenia ANOVA czy analiza wartości wypracowanej. Jest to idealne narzędzie do wczesnego planowania projektów lub opracowywania elementów dostarczanych wysokiego poziomu, które później można dodać do programu Project.	Program Excel nie zawiera zautomatyzowanych funkcji planowania dla bardziej złożonych projektów.
Word	Jest to idealne narzędzie podczas etapu początkowego, gdy trzeba udostępniać dokumenty zawierające plany, takie jak budżety i elementy dostarczane.	Nie nadaje się raczej do prezentacji wizualnych dla kierowników biorących udział w projekcie. Zamiast tego korzystaj z funkcji raportu programu Excel, Visio, PowerPoint lub Project.
SharePoint	Oferuje funkcje synchronizacji bez korzystania z programu Project Server. Zmiany wprowadzane na jednej liście zadań są odzwierciedlane na drugiej liście zadań.	Wdrożenie tego programu w firmie jest drogie. Jeśli nie masz zasobów firmy umożliwiających zainstalowanie programu SharePoint, możesz używać platformy Microsoft 365 z usługą SharePoint Online.
PowerPoint	Idealne narzędzie do tworzenia skutecznych prezentacji dla kierowników biorących udział w projekcie.	Dla analityków i inżynierów może być potrzebne rozwiązanie oferujące bardziej szczegółowe wykresy na potrzeby złożonej analizy budżetowej.
Visio	Idealne rozwiązanie w początkowych fazach projektu, w których trzeba komunikować procesy biznesowe i produkcyjne za pomocą schematów blokowych lub innych diagramów.	Ilość prezentowanych informacji może być zbyt duża w przypadku, gdy odbiorcami są kierownicy. Zamiast tego użyj własnych funkcji raportowania programu Project.
Microsoft Teams	Idealne narzędzie w przypadku zespołów pracujących w różnych lokalizacjach. Umożliwia udostępnianie informacji o projekcie za pomocą wiadomości błyskawicznych, połączeń głosowych i wideo lub w trakcie spotkań online.	Może wymagać wdrożenia działu informatycznego.

Przekazywanie informacji o projekcie

Sprawdzanie aktualizacji stanu z Project Online	Jeśli Twój zespół korzysta z Project Online, pobierz aktualizacje stanu zadań z serwera, zanim poinformujesz zespół o postępie projektu.
Śledzenie postępu harmonogramu — od nowicjusza do eksperta	Metody śledzenia postępu różnią się — mogą być one proste lub bardziej złożone. Dobierz metodę najlepiej dopasowaną do Twojego projektu i zespołu.
Przekazywanie informacji o wartości wypracowanej	Przechwytywanie informacji o wartości wypracowanej to bardziej zaawansowany, ale bardzo zaawansowany krok w kierunku odkrycia dobrego i złego działania projektu. Fakty wysokiego poziomu, które uzyskujesz od tego, są tym, co chcą zobaczyć uczestnicy projektu.
Tworzenie raportu o projekcie	W programie Project można tworzyć i dostosowywać atrakcyjne raporty graficzne dowolnych danych projektu bez używania innego oprogramowania. Gdy pracujesz nad projektem, raporty zmieniają się tak, aby odzwierciedlały najnowsze informacje — nie są wymagane ręczne aktualizacje!
Synchronizowanie z listą zadań programu SharePoint	Członkowie zespołu mogą wyświetlać harmonogram i aktualizować swoją pracę w programie SharePoint, a ty zobaczysz zmiany w programie Project. I odwrotnie.
Korzystanie z platformy Microsoft 365	Przekazywanie informacji o projekcie przy użyciu platformy Microsoft 365. Dopóki pracujesz na komputerze z połączeniem internetowym, możesz pracować nad dokumentami przy użyciu pełnych wersji programu Word, Excel, PowerPoint lub OneNote — na żądanie i w dowolnym miejscu.
Publikowanie zmian zadań na serwerze	Gdy wprowadzasz zmiany w zadaniach, publikuj te zmiany w Project Online, aby każdy miał odpowiednie informacje, aby kontynuować swoją pracę.
Komunikowanie się za pomocą aplikacji Microsoft Teams	Jeśli inne osoby nie mogą przyjść na spotkanie, użyj aplikacji Teams do udostępniania informacji o projekcie. Udostępnij slajdy programu PowerPoint, arkusze programu Excel lub notes programu OneNote, aby podzielić się planami dotyczącymi projektu. Poszczególne osoby mogą uczestniczyć w spotkaniach online, przebywając w biurze bądź w domu lub korzystając z urządzeń przenośnych.

Wróć do Przewodnika po zarządzaniu projektami