Podczas gdy ważne jest, aby przekazywać godziny pracy nad zadaniami w Project Web App, równie ważne jest komunikowanie się z menedżerem projektu na temat tego, jak to się dzieje w bardziej ogólny sposób.
Kwestie omawiane w tym artykule:
- Czas a postęp zadań: jaka jest różnica?
- Gdzie się wprowadza informacje o postępie zadań?
- Dodawanie komentarzy dotyczących pracy
Czas a postęp zadań: jaka jest różnica?
Przed omówieniem sposobu raportowania postępu zadań w Project Web App należy się upewnić, że jasno widać różnice między czasem a postępem zadań.
|
Czas to rzeczywista liczba godzin pracy nad określonym zadaniem.
Podaje się ją w grafiku, aby zarejestrować liczbę godzin poświęconych na różne sprawy w ciągu tygodnia pracy. |
|---|---|
|
Postęp zadania to ogólny termin określający procent wykonania pracy nad zadaniem oraz ilość pracy pozostałej do wykonania, aby zadanie mogło zostać uznane za zakończone (praca pozostała). |
Przesyłając informacje o postępie zadań, przekazujesz ogólną opinię o stanie realizacji swoich zadań.
Spójrzmy na przykład...
W tym przykładzie przypisano Cię do zadania zaplanowanego na 40 godzin.
Praca zajęła 8 godzin w poniedziałek, 4 godziny we wtorek i 8 godzin w środę, czyli łącznie 20 godzin.
| pn | Wt | Śmierdzone | Czw | Pt | ŁĄCZNYCH | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Rzeczywiste | 8 | 4 | 8 | 0 | 0 | 20 |
| Planowane | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 40 |
Jest to czas , który należy wprowadzić w grafiku.
Teraz przyjrzyjmy się pracy wykonanej z perspektywy postępu zadania .
Mimo że zadaniu poświęcono 20 z 40 godzin, możesz nie mieć wrażenia, że wykonano 50%.
Możesz uznać, że postęp był większy (np. wynosi 75%) lub że masz opóźnienie (np. zadanie wykonano w 25%).
20 z 40 godzin wygląda tak:
Jednak w rzeczywistości postęp może wyprzedzać harmonogram, tak jak tu:
Postęp prac może być też opóźniony, tak jak tu:
Po przekazaniu szacowanego procentu wykonania jest to postęp zadania. Szacowana pozostała liczba godzin pracy nad zadaniem (praca pozostała) także świadczy o postępie zadania.
Wracając do przykładu, po ukończeniu 20 z 40 godzin zaplanowanych na wykonanie zadania może się okazać, że potrzeba więcej niż 20 godzin do jego ukończenia. Przesyłając do menedżera projektu informacje o szacowanej ilości pracy pozostałej do wykonania, informujesz o postępie zadania.
Dobrze, ale jeszcze raz: dlaczego to robimy?
Pamiętaj, że tak jak w przypadku grafików, raportowanie postępu zadań, szczerze mówiąc, nie dotyczy Ciebie. Chodzi ogólnie o projekt i kontrolę wykonania odpowiednich zadań w terminie i w ramach budżetu.
Jeśli z jakiejkolwiek przyczyny zadanie, nad którym pracujesz, trwa dłużej, niż oczekiwano, menedżer projektu może zmienić rozmieszczenie elementów w dół, aby projekt nie został wykolejony.
Nawet jeśli wykonujesz pracę najlepiej jak potrafisz, nie zawsze wszystko przebiega zgodnie z planem. Wie o tym każdy dobry menedżer projektu, więc nie martw się, jeśli postęp zadań nie jest zgodny z harmonogramem. Po prostu uczciwie informuj o stanie prac i skup się na dalszej realizacji projektu w terminie.
Gdzie się wprowadza informacje o postępie zadań?
To trochę kłopotliwe pytanie. Istnieją dwa sposoby konfigurowania Project Web App w celu wprowadzania postępu zadania.
Oddzielne widoki dotyczące czasu i postępu zadań. Jeśli w organizacji skonfigurowano Project Web App ten sposób, członkowie zespołu wprowadzają i przesyłają czas w widoku Grafik, a postęp zadań w widoku Zadania.
- Czas zostanie wprowadzony jako: Godziny w widoku Grafik.
- Postęp zadania zostanie wprowadzony jako: Procent ukończenia w widoku Zadania + Praca pozostała w widoku Zadania
Jeden widok połączony obejmujący czas i postęp zadań. Jeśli w twojej organizacji skonfigurowano Project Web App w ten sposób, członkowie zespołu mogą rejestrować zarówno czas, jak i postęp zadań w widoku Grafik. W tym przypadku postęp zadań jest reprezentowany przez wprowadzoną liczbę godzin (a nie procent wykonania) oraz ilość pracy pozostałej.
- Czas zostanie wprowadzony jako: Godziny w widoku Grafik.
- Postęp zadania zostanie wprowadzony jako: Praca pozostała w widoku Grafik
Metoda „połączonego widoku” (znana administratorom jako „tryb wprowadzania pojedynczego”) eliminuje konieczność rejestrowania informacji w dwóch miejscach, ale powoduje utratę możliwości raportowania procentu wykonania w ujęciu ogólnym („Wykonano około 25% tego zadania.”). Tak więc są wady i zalety każdego z rozwiązań. Mimo że jako członek zespołu realizujesz cele wytyczone przez swoją organizację, znajomość pewnych mechanizmów działających w tle może się okazać pomocna.
Chcesz dodać informacje o postępie zadań?
Dodawanie komentarzy dotyczących pracy
Innym sposobem przekazywania informacji o postępie zadań jest dodawanie komentarzy do aktualizacji wysyłanych do menedżera projektu. Czasem potrzebujesz wyjaśnić, dlaczego wykonywanie zadań trwa dłużej niż zaplanowano („Dodano 20 godzin pracy pozostałej, ponieważ...”) lub chcesz dodać więcej informacji na temat pracy wykonywanej w danym tygodniu („Spędzono 6 godzin na pracy nad tym zadaniem we wtorek, wykonując...”).
Aby dodać komentarze, przed przesłaniem postępu zadania lub grafiku zaznacz pole wyboru Komentarz do przesyłania na wstążce, a będziesz mieć możliwość wypełnienia pola komentarza, zanim zmiany zostaną wysyłane do menedżera projektu.