Czy kiedykolwiek zdarzyło Ci się pomylić fazę z procesem? A może portfolio z produktem końcowym? Być może nie, ale terminologia związana z zarządzaniem projektami może być myląca, a ten artykuł pomoże Ci ją rozwiązać.
W tym artykule
- Zapoznanie się z tematem: fazy, procesy, portfele i produkty
- Rezultat: elementy dostarczane projektu
- W jaki sposób program Microsoft Project jest dopasowany do Twojego systemu zarządzania projektami?
- Nie masz dość? Nadal chcesz dowiedzieć się więcej?
Zapoznanie się z tematem: fazy, procesy, portfele i produkty
Projekt to po prostu zbiór działań wykonywanych zgodnie z harmonogramem, których wynikiem jest określony rezultat. Niektóre projekty są niezależne i nie są powiązane z innymi pracami wykonywanymi w organizacji. Z drugiej strony niektóre projekty są częścią większych przedsięwzięć, takich jak fazy, procesy, programy i portfele.
Fazy
Projekty można planować etapami, dzięki czemu można równocześnie zarządzać kilkoma projektami związanymi z tym samym celem. Na przykład organizacja charytatywna organizuje zbiórkę pieniędzy co roku. Aby zarządzać wszystkimi projektami powiązanymi z daną funkcją, projekty są podzielone na trzy fazy: Planowanie, Dzień wydarzenia i Monitorowanie. Każda faza obejmuje wiele projektów.
| Faza | Projekty | Wyjście fazowe |
|---|---|---|
| Planowanie |
|
Wypełniony dokument planu wydarzenia |
| Dzień wydarzenia |
|
Wydarzenie przebiega zgodnie z planem |
| Follow-Up |
|
Wypełniony dokument po-mortem |
Procesy
Działania w dwóch różnych projektach mogą być ze sobą powiązane w celu utworzenia procesu. Załóżmy na przykład, że istnieją dwa projekty: jeden obejmuje działania niezbędne do utworzenia systemu biletowego biura obsługi klienta, a drugi projekt zawiera działania niezbędne do zatrudnienia i przeszkolenia personelu pomocniczego dla biura obsługi klienta.
| Projekt 1 | Projekt 2 |
|---|---|
Zajęcia:
|
Zajęcia:
|
|
Wyjście: System zgłoszeń w call center |
Wyjście: Personel pomocy technicznej biura obsługi klienta |
Połączony zestaw działań z dwóch projektów tworzy proces konfigurowania biura obsługi. Wyjściem procesu jest w pełni funkcjonalne call center.
| Proces |
|---|
Działania w ramach projektu 1:
|
Działania w ramach projektu 2:
|
|
Wydajność procesu: W pełni funkcjonalne call center |
Programy
Program to grupa projektów, które są zarządzane wspólnie, aby jak najlepiej wykorzystać ich wzajemnie powiązany status. Na przykład firma budowlana, która pracuje nad nowym podziałem, zarządza każdym domem w tym podosiedlu jako oddzielnym projektem. Grupując projekty w program dla całego pododdziału, firma może łatwo zobaczyć postęp podziału jako całości i zaplanować sprowadzenie zasobów stron trzecich, takich jak betoniarki lub architekci krajobrazu.
| Program | Projekty |
|---|---|
| Osiedla Contoso |
|
Portfele
Niektórzy menedżerowie projektów mogą używać portfeli do kojarzenia projektów i programów z odpowiadającymi im strategicznymi celami biznesowymi. Na przykład firma tworząca oprogramowanie określiła trzy strategiczne cele biznesowe: "Wprowadzanie innowacji w branży", "Tworzenie bezpiecznego oprogramowania" i "Zapewnianie najwyższej klasy obsługi klienta". Organizacja tworzy portfele dla każdego z tych celów (Innowacje, Bezpieczeństwo i Wsparcie) oraz dostosowuje bieżące projekty i programy w tych portfelach.
| Realizacja | Projekty i programy |
|---|---|
| Innowacyjność |
|
| Zabezpieczenia |
|
| Pomoc techniczna |
|
Rezultat: elementy dostarczane projektu
Projekty, fazy i procesy generują pewnego rodzaju dane wyjściowe, nazywane elementem dostarczanym. Zazwyczaj element dostarczany jest pewnego rodzaju rzeczowym elementem, takim jak dokument lub ukończony produkt. Rezultatami mogą być produkty lub towary, ale mogą to być również wyniki lub usługi. W poniższej tabeli przedstawiono kilka przykładów takich typów elementów dostarczanych.
| Typ elementu dostarczanego | Opis | Przykłady |
|---|---|---|
| Produkt | Element materialny będący wynikiem projektu, fazy lub procesu. Produkty mogą być autonomicznymi elementami dostarczanymi lub składnikami większych elementów dostarczanych. | Dokument, oprogramowanie, dom |
| Wynik | Dane wyjściowe ukończonego projektu, fazy lub procesu. | Zmieniony proces klasyfikacji błędów, nowa struktura organizacyjna, wytyczne dotyczące zielonego budownictwa |
| Service (Usługa) | Dane wyjściowe projektu, fazy lub procesu, które umożliwiają organizacji wykonywanie funkcji biznesowych. | W pełni funkcjonalne call center, obsadzony stolik na konferencji, dyspozytornia radiowego |
W jaki sposób program Microsoft Project jest dopasowany do Twojego systemu zarządzania projektami?
Cofając się jeszcze dalej, "system" zarządzania projektami odnosi się do zintegrowanego zestawu procesów, technik, metodologii i narzędzi, które są używane do planowania i śledzenia projektów. Microsoft Project to narzędzie w ramach większego systemu zarządzania projektami. Projekty, nazywane również planami projektów, są zapisywane w programie Project 2010 jako osobne pliki i mogą być grupowane razem w większe przedsięwzięcia, takie jak fazy, procesy, programy i portfele.