Praca z folderami wiadomości w aplikacji Outlook w sieci Web

Instrukcje dotyczące klasycznego środowiska aplikacji Outlook w sieci Web

Foldery domyślne

Domyślnie, Twoje konto rozpoczyna z tymi folderami:

• Skrzynka odbiorcza: Do skrzynki odbiorczej trafiają wiadomości przychodzące, chyba że została utworzona reguła skrzynki odbiorczej przekierowująca je do innego folderu lub gdy określone wiadomości zostały zidentyfikowane jako wiadomości-śmieci. Dowiedz się więcej o zarządzaniu wiadomościami e-mail za pomocą reguł w programie Outlook
• Mało istotne: Ułatwia filtrowanie wiadomości e-mail na podstawie obsługi wiadomości przychodzących w przeszłości. Gdy funkcja jest włączona, serwer poczty e-mail rejestruje informacje o wiadomościach, które czytasz lub których nie czytasz. Wiadomości, których nie czytasz są przenoszone do folderu Mało istotne.
• Elementy wysłane: Domyślnie w folderze Elementy wysłane jest umieszczana kopia każdej wysłanej wiadomości.
• Elementy usunięte: Po usunięciu wiadomość jest przenoszona do folderu Elementy usunięte.

Jeśli w obszarze Foldery programu Outlook w sieci Web wybierzesz Więcej znajdziesz te foldery domyślne zorganizowane w obszarze Ulubione. Te same foldery domyślne również są wyświetlane w obszarze folderu osobistego, oraz stają się częścią dłuższej listy folderów, z których wiele mógł utworzyć Twój administrator. Foldery, które administrator mógł dodać obejmują:

• Wersje robocze: jeśli utworzysz wiadomość lub odpowiesz na nią, ale nie możesz jej od razu ukończyć, zostanie ona automatycznie zapisana w folderze Wersje robocze. Możesz powrócić do takiej wiadomości w późniejszym czasie, aby kontynuować jej edytowanie, a następnie ją wysłać.
• Wiadomości-śmieci Email: Do tego folderu są automatycznie przenoszone wiadomości posiadające cechy wiadomości-śmieci, które jednak przed dotarciem do skrzynki pocztowej nie zostały zablokowane przez filtr spamu. Aby uzyskać więcej informacji na temat folderu Wiadomości-śmieci, zobacz Informacje na temat wiadomości-śmieci i wyłudzania informacji.
• Uwagi: Ten folder jest tylko do odczytu. Aby utworzyć lub edytować elementy w tym folderze, musisz użyć programu Outlook.
• Historia konwersacji: Domyślnie w folderze Historia konwersacji jest umieszczana kopia każdej konwersacji prowadzonej w programie Skype dla firm.

Menu skrótów dla folderów

Większość co możesz zrobić z folderem znajduje się w (kontekstowym) menu skrótów , które zostanie wyświetlone po wybraniu folderu i kliknięciu go prawym przyciskiem myszy. Który skrót się pojawi, zależy od tego, czy został zaznaczony folder w obszarze Ulubione czy w obszarze folderu osobistego.

Folder Ulubione

Folder Ulubione zawiera najlepsze foldery poczty. Menu skrótów zawiera opcje, które są używane lub potrzebne najczęściej podczas pracy z tymi folderami.

• Przenieś w górę lub w dół: Użyj jednej z tych opcji, aby przesunąć folder wyżej lub niżej w hierarchii folderów.
• Usuń z Ulubionych: Usuwa folder z ulubionych. Usunięcie folderu z ulubionych nie powoduje jego usunięcia z folderu osobistego.
• Opróżnij folder: Powoduje usunięcie całej zawartości danego folderu, w tym wszystkich podfolderów.
• Oznacz wszystkie jako przeczytane: Oznacza każdy element w folderze jako przeczytany.
• Przypisz zasady: Przypisz zasady archiwizacji lub przechowywania do wiadomości w folderze. Ta opcja może być niedostępna, jeśli Twój administrator jej nie włączył.
• Uprawnienia: daj innym użytkownikom dostęp do folderów w Twojej skrzynce pocztowej.

Folder osobisty

Folder osobisty jest zbiorem wszystkich dostępnych dla Ciebie folderów poczty. (Kontekstowe) menu skrótów dołączone do folderu osobistego oferuje więcej opcji niż menu skrótów z folderu Ulubione. Jednak nie wszystkie opcje są dostępne dla wszystkich folderów, a niektóre opcje mogą być niedostępne z powodu uprawnień administracyjnych.

Menu skrótów dla folderu osobistego zawiera cztery opcje, które menu skrótów dla folderu Ulubione nie posiada:

• Nowy folder: Użyj, aby utworzyć nowy podfolder w folderze, który został kliknięty prawym przyciskiem myszy.

• Zmień nazwę folderu: Nadaj folderowi inną nazwę. Nie można zmienić nazwy folderów domyślnych, takich jak folder Skrzynka odbiorcza.

• Dodaj do Ulubionych: Umożliwia dodanie bieżącego folderu do ulubionych.

• Przenieś folder: otwiera okno, dzięki któremu możesz przenieść wybrany folder do nowej lokalizacji w hierarchii folderów. Możesz również zaznaczyć i przeciągnąć folder do nowej lokalizacji.

  Uwaga

  Przy następnym zalogowaniu się, foldery które utworzyłeś zostaną rozmieszczone w kolejności alfabetycznej.

Tworzenie folderu

Wiadomości możesz organizować w dowolnie wybrany sposób, tworząc w tym celu nowe foldery. Możesz na przykład utworzyć folder dla określonego projektu albo folder na wszystkie wiadomości otrzymane od określonej osoby lub wysłane do grupy dystrybucyjnej, której jesteś członkiem.

Tworzenie nowego folderu

1. Wybierz folder i kliknij go prawym przyciskiem myszy. Wybierz pozycję Utwórz folder....

   

   LUB

   Wybierz folder i kliknij go prawym przyciskiem myszy. W wyświetlonym polu wprowadź nazwę folderu.

2. W oknie dialogowym Tworzenie nowego folderu wprowadź nazwę folderu i wybierz przycisk OK.

Tworzenie nowego podfolderu

1. Poniżej pozycji Foldery wybierz Więcej.

   

2. W okienku po lewej stronie kliknij prawym przyciskiem myszy folder, do którego chcesz dodać podfolder, a następnie wybierz Utwórz nowy podfolder.

3. W polu Nowy folder wprowadź nazwę folderu, a następnie naciśnij klawisz Enter.

Zmienianie nazwy folderu

1. Poniżej pozycji Foldery wybierz Więcej.

   

2. W folderze osobistym kliknij prawym przyciskiem myszy folder, którego nazwę chcesz zmienić, a następnie wybierz polecenie Zmień nazwę.

3. Wprowadź nazwę folderu i naciśnij klawisz Enter.

Przenoszenie folderu

Możesz przeciągnąć folder w nowe miejsce w hierarchii folderów lub użyć opcji Przenieś.

1. Poniżej pozycji Foldery wybierz Więcej.

   

2. W folderze osobistym kliknij prawym przyciskiem myszy folder, który chcesz przenieść, a następnie wybierz pozycję Przenieś.

3. W otwartym oknie Przenoszenie folderu wybierz nowy folder, do którego przenieść wyznaczony folder, a następnie wybierz pozycję Przenieś.

Możesz również utworzyć nowy folder, aby przenieść do niego wyznaczony folder, klikając prawym przyciskiem myszy odpowiedni folder nadrzędny i wybierając pozycję Utwórz nowy folder. Wiadomości przychodzące mogą być automatycznie przenoszone do określonych folderów na podstawie wybranych kryteriów. Dowiedz się, jak zarządzać wiadomościami e-mail za pomocą reguł w programie Outlook

Usuwanie folderu

1. Poniżej pozycji Foldery wybierz Więcej.

   

2. Kliknij prawym przyciskiem myszy folder lub podfolder, który chcesz usunąć, i wybierz pozycję Usuń.

3. Wybierz przycisk OK, aby potwierdzić.

Ulubione

W aplikacji Outlook w sieci Web folder Ulubione automatycznie zawiera następujące foldery: Skrzynka odbiorcza, Mało istotne, Elementy wysłane, Elementy usunięte. Można dodać foldery do ulubionych, aby ułatwić śledzenie informacji dotyczących folderów, które są najbardziej dla Ciebie ważne. Dodawanie folderu do Ulubionych nie powoduje przeniesienia folderu, ale zamiast tego tworzy łącze do niego. Foldery dodawane do Ulubionych nadal znajdują się w folderze osobistym.

• Aby dodać folder do ulubionych, kliknij prawym przyciskiem myszy folder w obszarze folderu osobistego, a następnie wybierz polecenie Dodaj do ulubionych.
• Aby zreorganizować foldery, wybierz folder i przeciągnij go w nowe miejsce w hierarchii folderów. Możesz też kliknąć folder prawym przyciskiem myszy, a następnie wybrać pozycję Przenieś w górę na liście lub Przenieś w dół na liście.
• Aby usunąć folder, kliknij prawym przyciskiem myszy folder, który chcesz usunąć z Ulubionych, a następnie kliknij przycisk Usuń z ulubionych. Ta akcja powoduje usunięcie tylko łącza do folderu; folder jest nadal w folderze osobistym.

W zależności od zasad obowiązujących w organizacji, możesz dodać folder publiczny do ulubionych. Aby uzyskać informacje dotyczące tworzenia folderu publicznego w aplikacji Outlook w sieci Web i dodawania go do ulubionych, zobacz Tworzenie i udostępnianie folderu publicznego.

Przypisywanie zasad przechowywania i archiwizacji

Zasady archiwizacji i przechowywania umożliwiają automatyczne przenoszenie lub usuwanie wiadomości po określonym czasie w skrzynce pocztowej. Aby dowiedzieć się więcej o zasadach i ich przypisywaniu, zobacz Przypisywanie etykiet przechowywania i zasad archiwizacji w aplikacji Outlook w sieci Web.

Folder Elementy usunięte

Kiedy usuniesz wiadomość, jest ona przenoszona do folderu Elementu usunięte. Możesz ręcznie usuwać wiadomości z folderu lub skonfigurować automatyczne opróżnianie folderu Elementy usunięte przy wylogowywaniu w aplikacji Outlook w sieci Web. Administrator mógł skonfigurować zasady powodujące usuwanie elementów z folderu Elementy usunięte po upływie wstępnie ustawionej liczby dni.

Opróżnianie folderu Elementy usunięte przy wylogowywaniu

1. W górnej części ekranu kliknij pozycję Ustawienia .
2. W obszarze Ustawienia aplikacji wybierz pozycję Poczta.
3. Wybieranie opcji automatycznego przetwarzania>wiadomości>Opróżnij folder Elementy usunięte przy wylogowywaniu.
4. Kliknij Zapisz .

Aby dowiedzieć się, jak przywrócić usunięte wiadomości, zobacz Odzyskiwanie i przywracanie usuniętych elementów w programie Outlook.

Obsługa wiadomości

Użyj poleceń na pasku menu aplikacji Outlook w sieci Web lub skonfiguruj reguły, aby program Outlook w sieci Web automatycznie przenosił wiadomości do folderów po ich otrzymaniu.

Użyj polecenń aby automatycznie obsługiwać wiadomości

Polecenia, takie jak Wyczyść i Przenieś do umożliwiają automatyczne usuwanie lub przenoszenie wiadomości od określonego nadawcy. Polecenia są wyświetlane na pasku menu aplikacji Outlook w sieci Web po wybraniu wiadomości w skrzynce odbiorczej.

• Wyczyść: Pozwala szybko usunąć niechciane wiadomości e-mail ze skrzynki odbiorczej. Po zaznaczeniu wiadomości, można automatycznie usunąć wszystkie przychodzące wiadomości e-mail od tego nadawcy, zachować tylko najnowsze wiadomości e-mail lub usunąć wiadomości e-mail starsze niż 10 dni.
• Przenieś do: umożliwia przeniesienie wiadomości lub automatyczne przeniesienie wszystkich wiadomości od tego nadawcy do innego folderu.

Konfigurowanie reguł do automatycznej obsługi wiadomości

Użyj reguł, aby automatycznie przenosić wiadomości do folderów w momencie ich otrzymania.

1. W skrzynce odbiorczej wybierz wiadomość, do której chcesz przypisać regułę, i kliknij pasek menu aplikacji Outlook w sieci Web.

   

2. Kliknij przycisk Utwórz regułę. Zostanie wyświetlone okno dialogowe (formularz) Nowa reguła skrzynki odbiorczej.

   • Nazwa: wyświetla nazwę nadawcy.
   • Gdy nadejdzie wiadomość, która spełnia wszystkie poniższe warunki: Domyślnie trzy warunki są ustawione dla otrzymanej wiadomości. Wybierz strzałki, aby wybrać inne warunki. Jeśli chcesz użyć więcej warunków, wybierz pozycję Dodaj warunek.
   • Wykonaj poniższe czynności: Domyślnie, jedna z trzech wstępnie zdefiniowanych akcji jest ustawiona. Wybierz strzałkę, aby wybrać inne akcje. Jeśli chcesz dodać kolejną akcję, wybierz Dodaj akcję.
   • Za wyjątkiem, jeśli odpowiada jednemu z następujących warunków: Domyślnie, żadne wyjątki nie są ustawiane. Wybierz strzałkę, aby ustawić wyjątek do warunków powyżej. Jeśli potrzebny jest więcej niż jeden, wybierz Dodaj wyjątek.
   • Zatrzymaj przetwarzanie dalszych reguł: Domyślnie to pole wyboru jest zaznaczone. Jeśli ta opcja jest zaznaczona, kolejne reguł będą ignorowane, nawet jeśli mają zastosowanie w wiadomości.

3. Kliknij OK, aby zapisać regułę. W zależności od struktury konta może pojawić się ostrzeżenie dotyczące modyfikowania reguł. Jeśli to konieczne, skontaktuj się z administratorem.