Raporty są zwykle używane w celu wyświetlania, formatowania i podsumowywania informacji w bazie danych programu Microsoft Access. Można na przykład utworzyć prosty raport z numerami telefonów wszystkich kontaktów lub raport podsumowujący sprzedaż w różnych regionach i okresach.
Ten artykuł zawiera omówienie raportów w programie Access. Zapoznasz się także z podstawowymi informacjami na temat tworzenia raportu, korzystając z takich opcji, jak sortowanie, grupowanie i podsumowywanie danych oraz wyświetlanie podglądu raportu i drukowanie go.
Omówienie raportów w programie Access
Do czego służy raport?
Raport to obiekt bazy danych przydatny do prezentowania informacji z bazy danych w następujących przypadkach:
- Prezentacja lub rozpowszechnianie podsumowania danych.
- Archiwizacja migawek danych.
- Udostępnianie szczegółowych informacji na temat poszczególnych rekordów.
- Tworzenie etykiet.
Części raportu
Można tworzyć raporty "niepowiązane", w których nie są wyświetlane dane, jednak w tym artykule przyjęto, że raport jest powiązany ze źródłem danych, takim jak tabela lub zapytanie. Projekt raportu jest podzielony na sekcje, które można wyświetlić w widoku projektu. Zrozumienie sposobu działania każdej z sekcji umożliwia tworzenie lepszych raportów. Należy między innymi pamiętać o tym, że sposób obliczania wyników dla kontrolki obliczeniowej przez program Access zależy od tego, w której sekcji jest umieszczona dana kontrolka. Poniższa lista zawiera podsumowanie typów sekcji i sposobów ich użycia:
| Sekcja | Wygląd sekcji po wydrukowaniu | Lokalizacja, w której można stosować sekcję |
|---|---|---|
| Nagłówek raportu | Na początku raportu. | Nagłówek raportu służy do umieszczania informacji, które zwykle występują na stronie tytułowej, takich jak logo, tytuł lub data. Umieszczenie w tej sekcji kontrolki obliczeniowej, która korzysta z funkcji agregującej Suma, spowoduje obliczenie sumy dla całego raportu. Nagłówek raportu jest drukowany przed nagłówkiem strony. |
| Nagłówek strony | U góry każdej strony. | Za pomocą nagłówka strony można powtarzać tytuł raportu na każdej stronie. |
| Nagłówek grupy | Na początku każdej nowej grupy rekordów. | W nagłówku grupy można drukować nazwę grupy. Na przykład w raporcie grupowanym według produktów można drukować w nagłówku grupy nazwę produktu. Wartość obliczana w kontrolce obliczeniowej z funkcją agregującą Suma umieszczoną w nagłówku grupy dotyczy bieżącej grupy. Raport może zawierać wiele sekcji nagłówka grupy, w zależności od liczby dodanych poziomów grupowania. Więcej informacji dotyczących tworzenia nagłówków i stopek grupy można znaleźć w sekcji Dodawanie grupowania, sortowania lub podsumowań. |
| Szczegóły | Ta sekcja jest drukowana jednorazowo dla każdego wiersza w źródle rekordów. | Zawiera ona kontrolki tworzące główną treść raportu. |
| Stopka grupy | Na końcu każdej grupy rekordów. | W stopce grupy można drukować informacje podsumowujące dla grupy. Raport może zawierać wiele sekcji stopki grupy, w zależności od liczby dodanych poziomów grupowania. |
| Stopka strony | Na końcu każdej strony. | Stopka strony służy do drukowania numerów stron lub innych informacji dotyczących poszczególnych stron. |
| Stopka raportu | Na końcu raportu. Uwaga: W widoku projektu stopka raportu jest wyświetlana poniżej stopki strony. Jednak we wszystkich pozostałych widokach (na przykład w widoku układu, na podglądzie lub wydruku raportu) stopka raportu jest umieszczana powyżej stopki strony, zaraz za ostatnią stopką grupy lub wierszem szczegółów na ostatniej stronie. |
Stopka raportu służy do drukowania sum oraz innych informacji podsumowujących cały raport. |
Tworzenie treściwych raportów jest o wiele prostsze, gdy baza danych ma dobrze zaprojektowaną strukturę tabel oraz relacje między nimi. Aby uzyskać informacje wprowadzające na temat planowania i projektowania bazy danych, zobacz artykuł Podstawowe informacje o projekcie bazy danych.
Tworzenie raportu w programie Access
Raporty dotyczące bazy danych programu Access dla komputerów stacjonarnych można tworzyć, wykonując czynności opisane w tej sekcji.
Krok 1. Wybieranie źródła rekordów
Źródłem rekordów raportu może być tabela, nazwane zapytanie lub zapytanie osadzone. Źródło rekordów musi zawierać wszystkie wiersze i kolumny danych, które mają być wyświetlane w raporcie.
Jeśli dane pochodzą z istniejącej tabeli lub zapytania, zaznacz tabelę lub zapytanie w okienku nawigacji, a następnie przejdź do kroku 2.
Jeśli źródło rekordów jeszcze nie istnieje, wykonaj jedną z następujących czynności:
Krok 2. Wybieranie narzędzia raportu
Narzędzia raportów znajdują się na karcie Tworzenie wstążki w grupie Raporty . W poniższej tabeli opisano dostępne opcje:
| Narzędzie | Opis |
|---|---|
| Raport | Służy do tworzenia prostego, tabelarycznego raportu, zawierającego wszystkie pola ze źródła rekordów wybranego w okienku nawigacji. |
| Projekt raportu | Umożliwia otwarcie pustego raportu w widoku projektu, który można uzupełnić o wymagane pola i kontrolki. |
| Pusty raport | Umożliwia otwarcie pustego raportu w widoku układu oraz wyświetlenie listy pól pozwalającej dodawać pola do raportu. |
| Kreator raportów | Służy do wyświetlania kreatora o wielu krokach, który umożliwia określenie pól, poziomów grupowania i sortowania oraz opcji układu. |
| Etykiety | Służy do wyświetlania kreatora umożliwiającego wybranie standardowych lub niestandardowych rozmiarów etykiet, a także pól, które mają być wyświetlane, oraz sposobu ich sortowania. |
Krok 3. Tworzenie raportu
Wybierz przycisk narzędzia, którego chcesz użyć. Jeśli zostanie wyświetlony kreator, postępuj zgodnie z wyświetlanymi w nim instrukcjami, a na ostatniej stronie wybierz pozycję Zakończ . W programie Access zostanie wyświetlony raport w widoku układu.
Sformatuj raport, aby nadać mu odpowiedni wygląd:
- Zmieniaj rozmiary pól i etykiet, zaznaczając je, a następnie przeciągając ich krawędzie do momentu uzyskania odpowiedniego rozmiaru.
- Przenieś pole, zaznaczając je (wraz z jego etykietą, jeśli jest dostępna), a następnie przeciągając w nowe miejsce.
- Kliknij prawym przyciskiem pole i, korzystając z poleceń w menu skrótów, scal lub podziel komórki, usuń lub zaznacz pola albo wykonaj inne czynności związane z formatowaniem.
Ponadto, aby uatrakcyjnić raport i poprawić jego czytelność, należy skorzystać z funkcji opisanych w poniższych sekcjach.
Uwaga
Począwszy od programu Access dla Microsoft 365 w wersji 2609 (kompilacja 16.0.20430.20146) raport może mieć maksymalnie 5080 cm szerokości, a każda sekcja raportu może mieć wysokość do 2000 cali. Łączna wysokość wszystkich sekcji i nagłówków sekcji może wynosić do 2,100 cali (5,334 cm). We wcześniejszych wersjach programu Access zachowano poprzednie limity szerokości raportu i wysokości poszczególnych sekcji równe 22,75 cala (57,79 cm) oraz 200 cali (508 cm) dla łącznej wysokości sekcji. Raporty, w których są używane większe wymiary, mogą nie być zgodne z wcześniejszymi wersjami, dlatego sprawdź wersje programu Access, z których korzystają wszystkie osoby otwierające bazę danych.
Powiększenie obszaru projektu raportu nie powoduje zwiększenia obszaru drukowania wybranego rozmiaru papieru. Korzystając z opcji podglądu wydruku i ustawień strony, sprawdź, jak raport zostanie podzielony na strony. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Wyświetlanie podglądu i drukowanie raportu.
Dodawanie grupowania, sortowania lub podsumowań
Najszybszym sposobem na dodawanie grupowania, sortowania lub podsumowań do raportu bazy danych dla komputerów stacjonarnych jest kliknięcie prawym przyciskiem myszy pola, do którego ma zostać zastosowane grupowanie, sortowanie lub sumowanie, a następnie wybranie odpowiedniego polecenia z menu skrótów.
Grupowanie, sortowanie i podsumowanie można również dodać w okienku Grupowanie, sortowanie i sumowanie, gdy raport jest otwarty w widoku układu lub w widoku projektu:
- Jeśli okienko Grupowanie, sortowanie i sumowanie nie jest otwarte, na karcie Projekt raportu w grupie Grupowanie i sumy wybierz pozycję Grupuj & Sortuj.
- Wybierz pozycję Dodaj grupę lub Dodaj sortowanie, a następnie wybierz pole, w którym chcesz grupować lub sortować.
- Wybierz pozycję Więcej w wierszu grupowania lub sortowania, aby ustawić więcej opcji i dodać sumy.
Aby uzyskać bardziej szczegółowe informacje na temat grupowania, sortowania i podsumowań, zobacz Tworzenie raportu pogrupowanego lub podsumowującego.
Wyróżnianie danych przy użyciu formatowania warunkowego
Program Access udostępnia narzędzia do wyróżniania danych w raporcie. Można dodać reguły formatowania warunkowego do każdej kontrolki lub grupy kontrolek, a w raportach klienta można również dodawać paski danych w celu porównania danych.
Aby dodać formatowanie warunkowe do kontrolek:
Kliknij prawym przyciskiem myszy raport w okienku nawigacji, a następnie kliknij polecenie Widok układu.
Wybierz odpowiednie kontrolki. Na karcie Formatowanie w grupie Formatowanie kontrolek kliknij pozycję Formatowanie warunkowe.
Porada
Aby zaznaczyć wiele kontrolek, należy przytrzymać wciśnięty klawisz CTRL i kliknąć odpowiednie kontrolki.
W oknie dialogowym Menedżer reguł formatowania warunkowego kliknij pozycję Nowa reguła.
W oknie dialogowym Nowa reguła formatowania wybierz wartość w obszarze Wybierz typ reguły:
- Aby utworzyć regułę, która sprawdza każdy rekord z osobna, wybierz pozycję Sprawdź wartości w bieżącym rekordzie lub użyj wyrażenia.
- Aby utworzyć regułę, zgodnie z którą rekordy będą ze sobą porównywane przy użyciu pasków danych, kliknij pozycję Porównaj z innymi rekordami.
W obszarze Edytuj opis reguły określ regułę, kiedy formatowanie ma zostać zastosowane, a następnie kliknij przycisk OK.
Aby utworzyć dodatkową regułę dla tej samej kontrolki lub zestawu kontrolek, powtórz tę procedurę od kroku 4.
Dostosowywanie kolorów i czcionek
Wypróbuj opcję Motyw aplikacji , aby dostosować kolor i czcionki.
- Otwórz raport w widoku układu, klikając raport prawym przyciskiem myszy w okienku nawigacji, a następnie klikając polecenie Widok układu.
- Na karcie Projekt układu raportu kliknij pozycję Motywy i wyświetl podgląd efektów, wskazując kursorem poszczególne motywy w galerii. Kliknij motyw, aby go wybrać, a następnie zapisz raport.
- Korzystając z galerii Kolory lub Czcionki, ustaw niezależnie kolory lub czcionki.
Dodawanie logo lub obrazu tła
Do raportu możesz dodać logo lub obraz tła. Jeśli zaktualizujesz obraz, program Access automatycznie zaktualizuje obraz przy każdym użyciu w bazie danych.
Aby dodać lub usunąć obraz logo:
- W okienku nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy raport, a następnie kliknij polecenie Widok układu.
- W raporcie kliknij miejsce, w którym chcesz dodać obraz. Na karcie Projekt układu raportu w grupie Nagłówek/stopka kliknij przycisk Logo.
- Przejdź do obrazu, a następnie kliknij przycisk Otwórz. Obraz zostanie dodany do raportu w programie Access.
- Aby usunąć obraz, kliknij go prawym przyciskiem myszy, a następnie w menu skrótów kliknij polecenie Usuń .
Aby dodać obraz tła:
- W okienku nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy raport, a następnie kliknij polecenie Widok układu.
- Na karcie Formatowanie w grupie Tło kliknij przycisk Obraz tła.
- Wybierz obraz z listy Galeria obrazów lub kliknij przycisk Przeglądaj, wybierz obraz, a następnie kliknij przycisk OK.
Wyświetlanie podglądu i drukowanie raportu
Wyświetlanie podglądu raportu
Kliknij prawym przyciskiem myszy raport w okienku nawigacji i wybierz polecenie Podgląd wydruku. Polecenia na karcie Podgląd wydruku umożliwiają wykonywanie następujących czynności:
- wydrukować raport,
- dostosować układ lub rozmiar strony,
- powiększyć lub pomniejszyć stronę albo wyświetlić wiele stron jednocześnie,
- odświeżyć dane w raporcie,
- Eksportowanie raportu do innego formatu pliku
Wybierz pozycję Zamknij podgląd wydruku.
Drukowanie raportu
Aby wydrukować raport bez wyświetlania jego podglądu:
Kliknij prawym przyciskiem myszy raport w okienku nawigacji, a następnie wybierz polecenie Drukuj. Raport zostanie wysłany do drukarki domyślnej.
Uwaga
Po zaznaczeniu raportu w okienku nawigacji i wybraniu polecenia Drukuj na karcie Plik można wybrać więcej opcji drukowania, takich jak liczba stron i kopii, oraz określić drukarkę.
- Aby otworzyć okno dialogowe, w którym można wybrać drukarkę, określić liczbę kopii itp., wybierz pozycję Drukuj.