Powiązane tematy
×
Przejdź do głównej zawartości
Pomoc techniczna
Zaloguj się przy użyciu konta Microsoft
Zaloguj się lub utwórz konto.
Witaj,
Wybierz inne konto.
Masz wiele kont
Wybierz konto, za pomocą którego chcesz się zalogować.

W kalendarzu Outlook możesz łatwo oznaczyć godzinę jako „zajętą” lub „nieobecną”. Ale co zrobić, jeśli nie korzystasz z Microsoft 365 i nie masz włączonego udostępniania kalendarza, ale musisz sprawić, aby Twój czas nie był bardziej widoczny dla współpracowników? W tym artykule wyjaśniono, jak dodać niestandardowe wezwania na spotkania całodzienne do kalendarzy współpracowników bez wpływania na dostępny czas wolny w ich kalendarzach.

Planowanie czasu urlopu za pomocą wezwania na spotkanie jest procesem dwuetapowym. Musisz zablokować swój urlop we własnym kalendarzu, a także powiadomić współpracowników, że twój urlop będzie nieobecny, dodając swój czas urlopu do ich kalendarzy.

Uwaga: Jeśli czynności opisane na tej karcie Nowy program Outlook nie działają poprawnie, być może nie korzystasz jeszcze z nowego programu Outlook dla systemu Windows. Wybierz pozycję Klasyczny program Outlook i zamiast tego wykonaj te czynności.

Tworzenie "wydarzenia poza biurem" w kalendarzu

  1. W widoku Kalendarz na karcie Narzędzia główne wybierz pozycję Nowe zdarzenie

  2. Dodaj tytuł zdarzenia, a następnie wybierz daty rozpoczęcia i zakończenia.

  3. Aby zablokować cały dzień (lub dni), przesuń przełącznik Cały dzień w prawo. 

  4. W grupie Opcje wybierz pozycję Ikona Wolny/Zajęty.Zajęty, a następnie wybierz pozycję Z dala od listy rozwijanej.

  5. Wybierz pozycję Zapisz.

Wyślij to "wydarzenie poza biurem" do innych osób

Jeśli wykonasz kroki opisane w poprzedniej sekcji, utworzone zdarzenie będzie oznaczone jako Z dala od komputera. Oznacza to, że jeśli ktoś spróbuje zaplanować spotkanie z Tobą, zobaczy, że jesteś niedostępny. 

Typowym błędem podczas wysyłania zdarzenia poza biurem do innych osób jest otwarcie oryginalnego zdarzenia i zmiana Ikona Wolny/Zajęty. wolny/zajęty, tak aby wyświetlał Cię jako wolny zamiast z dala od komputera. Oznacza to jednak, że będziesz teraz widoczny jako dostępny dla każdej osoby próbującej zaplanować spotkanie z Tobą. Aby tego uniknąć, musisz utworzyć w kalendarzu zduplikowany termin z ustawionym Ikona Wolny/Zajęty. Wolny/ Zajęty, zmodyfikować zdarzenie stosownie do potrzeb, a następnie wysłać je innym osobom.

  1. W kalendarzu kliknij prawym przyciskiem myszy utworzone wcześniej zdarzenie poza biurem i wybierz pozycję Duplikuj zdarzenie.

  2. Dodaj nowy tytuł zdarzenia. Możesz na przykład dodać swoje imię i nazwisko do tytułu, aby każda osoba patrząca na to w swoim kalendarzu od razu wiedziała, o co chodzi.

  3. W grupie Uczestnicy wybierz pozycję Opcje odpowiedzi i wyczyść pole wyboru Żądaj odpowiedzi na liście rozwijanej.

    Zrzut ekranu przedstawiający listę rozwijaną Opcje odpowiedzi

  4. W grupie Opcje wybierz pozycję Ikona Wolny/Zajęty. Wolny/Zajęty, a następnie z listy rozwijanej wybierz pozycję Wolny.

    Zrzut ekranu przedstawiający opcję Czas nieobecności ustawioną na Wartość Bezpłatna

  5. W obszarze Zaproś uczestników dodaj docelowych adresatów.

  6. Wpisz informacje, które mają zostać udostępnione adresatom.

  7. Jeśli ostrzegasz inne osoby o serii cyklicznych nieobecności, z listy rozwijanej Nie powtarzaj wybierz wzorzec cyklu, a następnie wybierz pozycję Zapisz.

  8. Wybierz przycisk Wyślij.

Gdy wysyłasz to wezwanie na spotkanie z ustawieniem Ikona Wolny/Zajęty. Wolny/Zajęty ustawionym jako Wolny, zdarzenie jest wyświetlane w górnej części każdego dnia w kalendarzu programu Outlook adresata — wizualne przypomnienie, które nie blokuje żadnego z ich własnych godzin pracy.

Zarządzanie dostępnością w kalendarzu

Domyślnie po dodaniu elementu do kalendarza lub zaakceptowaniu zaproszenia od innej osoby element zostanie oznaczony jako Zajęty w kalendarzu:

  • Wpływa to na czas wolny/zajęty, który inne osoby widzą w Twoim kalendarzu, gdy próbują zaplanować z Tobą spotkanie.

  • Jeśli korzystasz z aplikacji Teams, wpływa to również na twój wskaźnik statusu i będzie wyświetlać Cię jako zajęty, gdy masz zaplanowane spotkania lub terminy.

Jeśli spojrzysz na kalendarz, lewa krawędź każdego elementu jest oznaczona kolorem wskazującym jego stan: biała krawędź wskazuje na bezpłatną, a ciemniejszy kolor oznacza zajęty.

Możesz dostosować dowolny element kalendarza tak, aby był wyświetlany jako Zajęty, Wolny, Poza biurem i tak dalej:

  1. W kalendarzu kliknij prawym przyciskiem myszy element, który chcesz zmienić.

  2. W wyświetlonym menu wskaż polecenie Pokaż jako, a następnie wybierz odpowiednią opcję.

Chcesz dostosować swój status w aplikacji Teams? Zobacz Zmienianie statusu w aplikacji Microsoft Teams.

Krok 1. Dodawanie czasu urlopu do kalendarzy współpracowników

Gdy oznaczysz w swoim kalendarzu czas jako „nieobecny”, Twoi współpracownicy zobaczą to, jeśli będą próbować zaplanować z Tobą spotkanie. Jednak czy nie byłoby wspaniale, jeśli byłaby możliwość poinformowania wszystkich jednocześnie z wyprzedzeniem o datach Twojej nieobecności bez wpływania na ich stan wolny/zajęty i zaśmiecania ich kalendarzy? Możesz to zrobić, ustawiając wyświetlenie informacji w ich kalendarzach jako wydarzenie całodzienne, jednak w przeciwieństwie do normalnego wydarzenia całodziennego, w przypadku którego czas jest zwykle ustawiony jako „zajęty”, to wydarzenie całodzienne jest wyświetlane jako czas wolny. Dostępność czasu wolnego/zajętego Twoich współpracowników pozostanie niezmieniona.

Uwaga: Wezwania na spotkania są przeznaczone do przesyłania między użytkownikami programu Outlook. Aby można było wyświetlać harmonogramy innych osób podczas redagowania wezwań na spotkania w programie Outlook, organizacja musi korzystać z programu Microsoft Exchange Server.

  1. W widoku Kalendarz na karcie Narzędzia główne kliknij pozycję Nowe spotkanie.

    Skrót klawiaturowy  Aby utworzyć nowe wezwanie na spotkanie, naciśnij klawisze CTRL+SHIFT+Q.

  2. Wpisz opis w polu Temat i w razie potrzeby wprowadź lokalizację w polu Lokalizacja.

  3. Z list Czas rozpoczęcia i Czas zakończenia wybierz godzinę początkową i końcową nieobecności. W przypadku urlopu będą to zwykle dni. W takim wypadku zaznacz pole wyboru Wydarzenie całodzienne.

    Uwaga: Domyślnie na potrzeby planowania program Outlook używa bieżącego ustawienia strefy czasowej komputera. Jeśli chcesz zaplanować swój czas nieobecności w oparciu o inną strefę czasową, w grupie Opcje kliknij pozycję Strefy czasowe.

  4. W grupie Uczestnicy w obszarze Opcje odpowiedzi wyczyść pole wyboru Żądaj odpowiedzi na przycisku listy rozwijanej.

  5. W grupie Opcje w obszarze Pokaż jako kliknij pozycję Wolny na liście rozwijanej. Jeśli określono już, że jest to wydarzenie całodzienne, w obszarze Pokaż jako jest automatycznie ustawiana wartość Wolny.

    Ważne: 

    • Upewnij się, że w obszarze Pokaż jako została ustawiona wartość Wolny. Umożliwia to adresatom wezwania na spotkanie jego zaakceptowanie i dodanie czasu Twojego urlopu do swoich kalendarzy bez blokowania w nich jakiegokolwiek czasu. W kalendarzach adresatów czas Twojego urlopu będzie nadal dostępny dla nich do planowania.

    • Podczas wybierania wydarzenia całodziennego za godzinę rozpoczęcia tego wydarzenia jest przyjmowana północ. Aby Twoi współpracownicy nie otrzymywali alertów w nieodpowiednich godzinach, ustaw opcję Przypomnienie na wartość Brak.

  6. Wpisz informacje, które mają zostać udostępnione adresatom.

  7. Dodaj określonych adresatów w polu Do.

  8. Jeśli chcesz powiadomić inne osoby o serii cyklicznych nieobecności, w grupie Opcje kliknij pozycję Cykl, wybierz wzorzec cyklu i kliknij przycisk OK.

  9. Kliknij przycisk Wyślij.

Jeśli to wezwanie na spotkanie zostanie wysłane z opcją Pokaż jako ustawioną na wartość Wolny, to wydarzenie pojawi się na początku każdego dnia w kalendarzu Twoich współpracowników w programie Outlook jako wizualne przypomnienie, które nie będzie blokowało czasu pracy.

Uwaga: Jeśli nie zaznaczono opcji Wydarzenie całodzienne, wydarzenie to będzie wyświetlane w siatce czasu, ale nie będzie wyświetlane w górnej części dnia. Będzie jednak nadal oznaczone jako czas wolny.

Krok 2. Blokowanie czasu urlopu w kalendarzu

Po wykonaniu czynności opisanych w poprzedniej sekcji wysłane przez Ciebie wezwanie na spotkanie zostało oznaczone jako czas wolny, aby zapobiec blokowaniu czasu w kalendarzach innych osób. Jednak ten czas jest również oznaczony jako wolny w Twoim kalendarzu. Teraz musisz utworzyć dodatkowy termin dla siebie, aby inne osoby widziały Twoją niedostępność w określonym czasie.

Często popełnianym błędem jest otwarcie wezwania na spotkanie we własnym kalendarzu i zmienienie ustawienia Pokaż jako z wartości Wolny na Nieobecny po wysłaniu oryginalnego wezwania. W wyniku tego działania do każdej osoby, do której zostało wysłane wezwanie na spotkanie, zostanie wysłana aktualizacja zmieniająca wartość Wolny na Nieobecny, co zniweczy podjęte kroki w celu zapobieżenia temu. Musisz w swoim kalendarzu utworzyć zduplikowany termin, ustawiając w nim opcję Pokaż jako na wartość Nieobecny.

Osoby korzystające z kalendarza programu Outlook do planowania spotkań i innych zdarzeń mogą zobaczyć Twoją dostępność, chyba że zmieniono uprawnienia kalendarza, aby temu zapobiec. Zwykle terminy, spotkania i zdarzenia mają ustawienie Pokaż jakojako zajęte. Możesz również tworzyć elementy z ustawieniem Pokaż jako poza biurem. Elementy ustawione na Poza biurem są traktowane jako podobne do elementów ustawionych na Zajęty — ktoś nie powinien oczekiwać, że będziesz w tym czasie dostępny. Wizualnie te dwa typy są różne — elementy ustawione na Poza biurem są wyświetlane z purpurowym kolorem, elementy ustawione na Zajęty są identyfikowane przez motyw z niebieskim kolorem. Ta różnica w wyglądzie pomaga podkreślić, dlaczego jesteś niedostępny. Na przykład możesz przenieść sprzeczny element Zajęty , ale prawdopodobnie nie możesz lub nie chcesz zmieniać elementu poza biurem, takiego jak wakacje.

  1. W widoku Kalendarz na karcie Narzędzia główne kliknij pozycję Nowy termin.

  2. W polu Temat wpisz nazwę swojej nieobecności.

  3. W polach Czas rozpoczęcia i Czas zakończenia kliknij daty rozpoczęcia i zakończenia nieobecności.

  4. Zaznacz pole wyboru Wydarzenie całodzienne.

  5. Zmień ustawienie Pokaż jako na wartość Nieobecny.

  6. Kliknij przycisk Zapisz i zamknij.

Uwaga: Możesz rozważyć usunięcie (tylko ze swojego kalendarza) wezwania na spotkanie, które zostało początkowo wysłane do innych osób. Możesz je też pozostawić w kalendarzu, aby można było łatwo wysłać ich aktualizację lub anulowanie, jeśli zmienią się Twoje plany.

Zobacz też

Wprowadzenie do kalendarza programu Outlook

Planowanie spotkania z innymi osobami

Potrzebujesz dalszej pomocy?

Chcesz uzyskać więcej opcji?

Poznaj korzyści z subskrypcji, przeglądaj kursy szkoleniowe, dowiedz się, jak zabezpieczyć urządzenie i nie tylko.

Społeczności pomagają zadawać i odpowiadać na pytania, przekazywać opinie i słuchać ekspertów z bogatą wiedzą.

Czy te informacje były pomocne?

Jaka jest jakość języka?
Co wpłynęło na Twoje wrażenia?
Jeśli naciśniesz pozycję „Wyślij”, Twoja opinia zostanie użyta do ulepszania produktów i usług firmy Microsoft. Twój administrator IT będzie mógł gromadzić te dane. Oświadczenie o ochronie prywatności.

Dziękujemy za opinię!

×