Tworzenie i udostępnianie pulpitu nawigacyjnego w programie Excel i aplikacjach Microsoft Groups

Pulpit nawigacyjny to wizualna reprezentacja kluczowych metryk, która pozwala szybko wyświetlać i analizować dane w jednym miejscu. Pulpity nawigacyjne zapewniają nie tylko skonsolidowane widoki danych, ale także możliwość samoobsługowej analizy biznesowej, w której użytkownicy mogą filtrować dane, aby wyświetlić tylko to, co jest dla nich ważne. W przeszłości raportowanie programu Excel często wymagało wygenerowania wielu raportów dla różnych osób lub działów w zależności od ich potrzeb.

Przykład pulpitu nawigacyjnego programu Excel z fragmentatorami i kreślaczem

Przegląd

W tym temacie omówiono sposób tworzenia dynamicznego pulpitu nawigacyjnego za pomocą wielu tabel przestawnych, wykresów przestawnych i narzędzi tabel przestawnych. Następnie umożliwimy użytkownikom szybkie filtrowanie danych w żądany sposób za pomocą fragmentatorów i osi czasu, dzięki czemu twoje tabele przestawne i wykresy będą automatycznie rozszerzane i podpisywać umowę na wyświetlanie tylko tych informacji, które użytkownicy chcą wyświetlać. Ponadto możesz szybko odświeżyć pulpit nawigacyjny podczas dodawania lub aktualizowania danych. Jest to bardzo przydatne, ponieważ wystarczy utworzyć raport pulpitu nawigacyjnego tylko raz.

W tym przykładzie utworzymy cztery tabele przestawne i wykresy z jednego źródła danych.

Po utworzeniu pulpitu nawigacyjnego pokażemy Ci, jak udostępnić go innym osobom, tworząc grupę Microsoft. Mamy również interakcyjny skoroszyt programu Excel, który możesz pobrać i wykonać te czynności samodzielnie.

Pobierz skoroszyt samouczka pulpitu nawigacyjnego programu Excel.

Pobieranie danych

Możesz kopiować i wklejać dane bezpośrednio do programu Excel lub skonfigurować zapytanie ze źródła danych. W tym temacie użyto zapytania Analiza sprzedaży z szablonu Northwind Traders dla programu Microsoft Access. Jeśli chcesz go użyć, możesz otworzyć program Access i przejść do pozycji Plik > Nowy > Wyszukiwanie , a następnie w polu Wyszukiwania wprowadzić ciąg "Northwind" i utworzyć bazę danych szablonów. Po wykonaniu tej czynności uzyskasz dostęp do dowolnego zapytania dołączonego do szablonu. Umieściliśmy już te dane w skoroszycie programu Excel, więc nie musisz się martwić, jeśli nie masz programu Access.
Sprawdź, czy dane mają poprawną strukturę bez brakujących wierszy ani kolumn. Każdy wiersz powinien reprezentować pojedynczy rekord lub element. Aby uzyskać pomoc dotyczącą konfigurowania zapytania lub wykonywania operacji na danych, zobacz Uzyskiwanie & przekształcania w programie Excel.
Jeśli jeszcze tego nie ma, sformatuj dane jako tabelę programu Excel. Podczas importowania z programu Access dane zostaną automatycznie zaimportowane do tabeli.

Tworzenie tabel przestawnych

Zaznacz dowolną komórkę w zakresie danych i przejdź do pozycji Wstawianie > tabeli przestawnej > Nowy arkusz. Aby uzyskać więcej szczegółowych informacji, zobacz Tworzenie tabeli przestawnej do analizowania danych arkusza .
Dodaj odpowiednie pola tabeli przestawnej, a następnie sformatuj je zgodnie z potrzebami. Ta tabela przestawna będzie podstawą dla innych osób, dlatego warto poświęcić trochę czasu na wprowadzenie niezbędnych zmian stylu, układu raportu i formatowania ogólnego, więc nie musisz tego robić wiele razy. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz: Projektowanie układu i formatu tabeli przestawnej.

W tym przypadku utworzono podsumowanie najwyższego poziomu sprzedaży według kategorii produktów i posortowane według pola Sprzedaż w kolejności malejącej.

Aby uzyskać więcej informacji , zobacz Sortowanie danych w tabeli przestawnej lub na wykresie przestawnym .
Po utworzeniu wzorcowej tabeli przestawnej zaznacz ją, a następnie skopiuj i wklej tyle razy, ile to konieczne, aby opróżnić obszary w arkuszu. W naszym przykładzie te tabele przestawne mogą zmieniać wiersze, ale nie kolumny, więc umieszczamy je w tym samym wierszu z pustą kolumną między poszczególnymi wierszami. Jednak może się okazać, że trzeba umieścić tabele przestawne pod sobą, jeśli mogą one rozwijać kolumny.

Ważne: Tabele przestawne nie mogą nakładać się na siebie, dlatego upewnij się, że projekt zapewni wystarczającą ilość miejsca między nimi, aby umożliwić im rozwijanie i kurczę się w miarę filtrowania, dodawania lub usuwania wartości.

W tym momencie warto nadać tabelom przestawnym opisowe nazwy, aby wiedzieć, co robią. W przeciwnym razie program Excel nada im nazwę Tabela przestawna1, Tabela przestawna2 itd. Możesz zaznaczyć każdą z nich, a następnie przejść do pozycji Analiza tabeli przestawnej > tabeli przestawnej, a następnie wprowadzić nową nazwę w polu Nazwa tabeli przestawnej . Będzie to ważne, gdy nadejdzie czas połączenia tabel przestawnych z fragmentatorami i kontrolkami osi czasu.

Tworzenie wykresów przestawnych

Kliknij dowolne miejsce w pierwszej tabeli przestawnej i przejdź do obszaru Analiza tabeli przestawnej > Narzędzia > wykresu przestawnego, a następnie wybierz typ wykresu. Jako wykres kolumnowy grupowany wybraliśmy wykres kombize sprzedażą, a wykres % sumy jako wykres liniowy wykreślony na osi pomocniczej.
Wybierz wykres, a następnie w razie potrzeby zmień rozmiar i formatowanie na kartach Analiza, Projektowanie i Formatowanie wykresu przestawnego. Aby uzyskać więcej szczegółowych informacji, zobacz naszą serię dotyczącą formatowania wykresów.
Powtórz te czynności dla każdej z pozostałych tabel przestawnych.
Teraz warto również zmienić nazwy wykresów przestawnych. Przejdź do pozycji Analiza wykresu przestawnego > wykresu przestawnego, a następnie wprowadź nową nazwę w polu Nazwa wykresu .

Dodawanie fragmentatorów i osi czasu

Fragmentatory i osie czasu umożliwiają szybkie filtrowanie tabel przestawnych i wykresów przestawnych w celu wyświetlenia zrozumiałych dla Ciebie informacji.

Widok rozsunął fragmentatory i kontrolkę osi czasu na pulpicie nawigacyjnym

Zaznacz dowolną tabelę przestawną i przejdź do pozycji Analiza tabeli przestawnej > filtru > Wstaw fragmentator, a następnie zaznacz każdy element, którego chcesz użyć, jako fragmentatora. Na tym pulpicie nawigacyjnym wybraliśmy pozycję Kategoria, Nazwa produktu, Pracownik i Nazwa klienta. Po kliknięciu przycisku OK fragmentatory zostaną dodane na środku ekranu, ułożone jeden na drugim, więc konieczne będzie ich rozmieszczanie i zmienianie ich rozmiaru.
Opcje fragmentatora: Jeśli klikniesz dowolny fragmentator, możesz przejść do karty Fragmentator i wybrać różne opcje, takie jak Styl i liczba wyświetlanych kolumn. Możesz wyrównać wiele fragmentatorów, zaznaczając je za pomocą Ctrl i klikając lewym przyciskiem myszy, a następnie używając narzędzi Wyrównaj na karcie Narzędzia fragmentatorów .
Connections fragmentatora: Fragmentatory zostaną połączone tylko z tabelą przestawną użytą do ich utworzenia, więc należy zaznaczyć poszczególne fragmentatory, a następnie przejść do fragmentatora > fragmentator > Connections raportów i sprawdzić, które tabele przestawne mają być połączone z nimi. Fragmentatory i osie czasu mogą sterować tabelami przestawowymi w dowolnym arkuszu, nawet jeśli arkusz jest ukryty.
Dodawanie osi czasu: Zaznacz dowolną tabelę przestawną i przejdź do pozycji Analiza tabeli przestawnej > filtr > Wstaw oś czasu, a następnie zaznacz każdy element, którego chcesz użyć. Dla tego pulpitu nawigacyjnego wybraliśmy pozycję Data zamówienia.
Opcje osi czasu: Kliknij oś czasu, przejdź do karty Oś czasu i wybierz opcje, takie jak Styl, Nagłówek i Podpis. Wybierz opcję Connections Raport, aby połączyć oś czasu z wybranymi tabelami przestawowymi.

Dowiedz się więcej o fragmentatorach i kontrolkach osi czasu .

Następne kroki

Pulpit nawigacyjny jest teraz funkcjonalnie kompletny, ale prawdopodobnie nadal musisz go zorganizować tak, jak chcesz, i wprowadzić ostateczne poprawki. Na przykład możesz chcieć dodać tytuł raportu lub tło. Na pulpicie nawigacyjnym dodaliśmy kształty wokół tabel przestawnych i wyłączyliśmy nagłówki i linie siatki na karcie Widok .

Pamiętaj, aby przetestować poszczególne fragmentatory i osie czasu, aby upewnić się, że tabele przestawne i wykresy przestawne zachowują się tak, jak chcesz. Niektóre zaznaczenia mogą powodować problemy, jeśli jedna tabela przestawna chce dostosować i nakładać się na drugą tabelę, co nie jest możliwe i spowoduje wyświetlenie komunikatu o błędzie. Te problemy należy rozwiązać przed rozpowszechnieniem pulpitu nawigacyjnego.

Po zakończeniu konfigurowania pulpitu nawigacyjnego możesz kliknąć kartę Udostępnij pulpit nawigacyjny u góry tego tematu, aby dowiedzieć się, jak go rozpowszechnić.