Tworzenie i udostępnianie pulpitu nawigacyjnego w programie Excel i aplikacjach Microsoft Groups

Pobieranie danych

1. Możesz kopiować i wklejać dane bezpośrednio do programu Excel lub skonfigurować zapytanie ze źródła danych. W tym temacie użyto zapytania Analiza sprzedaży z szablonu Northwind Traders dla programu Microsoft Access. Jeśli chcesz go użyć, możesz otworzyć program Access i przejść do pozycji Plik > Nowy > Wyszukaj ciąg "Northwind" i utworzyć bazę danych szablonów. Po wykonaniu tych czynności uzyskasz dostęp do dowolnego zapytania dołączonego do szablonu. Umieściliśmy już te dane w skoroszycie programu Excel, więc nie musisz się martwić, jeśli nie masz programu Access.

2. Sprawdź, czy dane mają poprawną strukturę, bez brakujących wierszy ani kolumn. Każdy wiersz powinien reprezentować pojedynczy rekord lub element. Aby uzyskać pomoc dotyczącą konfigurowania zapytania lub manipulowania danymi, zobacz Uzyskiwanie & przekształcania w programie Excel.

   

3. Jeśli jeszcze tego nie ma, sformatuj dane jako tabelę programu Excel. Podczas importowania z programu Access dane zostaną automatycznie zaimportowane do tabeli.

Tworzenie tabel przestawnych

1. Zaznacz dowolną komórkę w zakresie danych i przejdź do pozycji Wstawianie > tabeli przestawnej > Nowy arkusz. Aby uzyskać więcej szczegółowych informacji, zobacz Tworzenie tabeli przestawnej do analizowania danych arkusza .

2. Dodaj odpowiednie pola tabeli przestawnej, a następnie sformatuj je zgodnie z potrzebami. Ta tabela przestawna będzie podstawą dla innych osób, dlatego warto poświęcić trochę czasu na wprowadzenie niezbędnych zmian stylu, układu raportu i formatowania ogólnego, aby nie trzeba było tego robić wiele razy. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz: Projektowanie układu i formatu tabeli przestawnej.

   W tym przypadku utworzono podsumowanie najwyższego poziomu sprzedaży według kategorii produktów i posortowane według pola Sprzedaż w kolejności malejącej.

   

   Aby uzyskać więcej informacji , zobacz Sortowanie danych w tabeli przestawnej lub na wykresie przestawnym .

3. Po utworzeniu wzorcowej tabeli przestawnej zaznacz ją, a następnie skopiuj i wklej tyle razy, ile to konieczne, aby opróżnić obszary w arkuszu. W naszym przykładzie te tabele przestawne mogą zmieniać wiersze, ale nie kolumny, więc umieszczamy je w tym samym wierszu z pustą kolumną między poszczególnymi wierszami. Jednak może się okazać, że trzeba umieścić tabele przestawne pod sobą, jeśli mogą one rozwijać kolumny.

   Ważne: Tabele przestawne nie mogą nakładać się na siebie, dlatego upewnij się, że projekt zapewni wystarczającą ilość miejsca między nimi, aby umożliwić im rozwijanie i kurczę się w miarę filtrowania, dodawania lub usuwania wartości.

   Na tym etapie warto nadać tabelom przestawnym opisowe nazwy, aby wiedzieć, co robią. W przeciwnym razie program Excel nada im nazwę Tabela przestawna1, Tabela przestawna2 i tak dalej. Możesz zaznaczyć każdą z nich, a następnie przejść do obszaru Narzędzia tabel przestawnych > Analizuj > wprowadzić nową nazwę w polu Nazwa tabeli przestawnej . Będzie to ważne, gdy nadejdzie czas połączenia tabel przestawnych z fragmentatorami i kontrolkami osi czasu.

   

Tworzenie wykresów przestawnych

1. Kliknij dowolne miejsce w pierwszej tabeli przestawnej i przejdź do obszaru Narzędzia tabel przestawnych > Analizuj > wykresie przestawnym , > wybrać typ wykresu. Jako wykres kolumnowy grupowany wybraliśmy wykres kombi ze sprzedażą, a wykres % sumy jako wykres liniowy wykreślony na osi pomocniczej.

   

2. Wybierz wykres, a następnie w razie potrzeby zmień rozmiar i formatowanie na karcie Narzędzia wykresów przestawnych . Aby uzyskać więcej szczegółowych informacji, zobacz naszą serię dotyczącą formatowania wykresów.

3. Powtórz te czynności dla każdej z pozostałych tabel przestawnych.

4. Teraz warto również zmienić nazwy wykresów przestawnych. Przejdź do obszaru Narzędzia wykresów przestawnych , > Analizuj > wprowadź nową nazwę w polu Nazwa wykresu .

Dodawanie fragmentatorów i osi czasu

Fragmentatory i osie czasu umożliwiają szybkie filtrowanie tabel przestawnych i wykresów przestawnych, dzięki czemu możesz zobaczyć tylko istotne dla Ciebie informacje.

1. Zaznacz dowolną tabelę przestawną i przejdź do obszaru Narzędzia tabel przestawnych , > Analizuj> filtr > Wstaw fragmentator, a następnie zaznacz każdy element, którego chcesz użyć, aby użyć fragmentatora. Na tym pulpicie nawigacyjnym wybraliśmy pozycję Kategoria, Nazwa produktu, Pracownik i Nazwa klienta. Po kliknięciu przycisku OK fragmentatory zostaną dodane na środku ekranu, ułożone jeden na drugim, więc konieczne będzie ich rozmieszczanie i zmienianie ich rozmiaru.

   

2. Opcje fragmentatora — jeśli klikniesz dowolny fragmentator, możesz przejść do obszaru Narzędzia fragmentatorów > Opcje i wybrać różne opcje, takie jak Styl i liczba wyświetlanych kolumn. Możesz wyrównać wiele fragmentatorów, zaznaczając je za pomocą klawiszy Ctrl i klikając lewym przyciskiem myszy, a następnie używając narzędzi Wyrównaj na karcie Narzędzia fragmentatorów.

3. Połączenia fragmentatora — fragmentatory zostaną połączone tylko z tabelą przestawną użytą do ich utworzenia, więc należy zaznaczyć każdy fragmentator, a następnie przejść do obszaru Narzędzia fragmentatorów , > Opcje > Połączenia raportów i sprawdzić, które tabele przestawne mają być z nimi połączone. Fragmentatory i osie czasu mogą sterować tabelami przestawowymi w dowolnym arkuszu, nawet jeśli arkusz jest ukryty.

   

4. Dodawanie osi czasu — zaznacz dowolną tabelę przestawną i przejdź do obszaru Narzędzia tabel przestawnych > Analizujfiltr > > Wstaw oś czasu, a następnie zaznacz każdy element, którego chcesz użyć. Dla tego pulpitu nawigacyjnego wybraliśmy pozycję Data zamówienia.

5. Opcje osi czasu — kliknij oś czasu, przejdź do obszaru Narzędzia osi czasu > Opcje i wybierz opcje, takie jak Styl, Nagłówek i Podpis. Wybierz opcję Połączenia raportu , aby połączyć oś czasu z wybranymi tabelami przestawowymi.

Dowiedz się więcej o fragmentatorach i kontrolkach osi czasu .

Następne kroki

Pulpit nawigacyjny jest teraz funkcjonalnie kompletny, ale prawdopodobnie nadal musisz go odpowiednio rozmieścić i wprowadzić ostateczne zmiany. Na przykład możesz chcieć dodać tytuł raportu lub tło. Na pulpicie nawigacyjnym dodaliśmy kształty wokół tabel przestawnych i wyłączyliśmy nagłówki i linie siatki na karcie Widok.

Pamiętaj o przetestowaniu każdego fragmentatora i osi czasu, aby upewnić się, że tabele przestawne i wykresy przestawne działają prawidłowo. Niektóre opcje mogą powodować problemy, jeśli jedna tabela przestawna chce dostosować i nakładać się na drugą tabelę, co nie jest możliwe i spowoduje wyświetlenie komunikatu o błędzie. Te problemy należy rozwiązać przed rozpowszechnieniem pulpitu nawigacyjnego.

Po zakończeniu konfigurowania pulpitu nawigacyjnego możesz kliknąć kartę "Udostępnij pulpit nawigacyjny" u góry tego tematu, aby dowiedzieć się, jak go rozpowszechnić.