Możesz połączyć listę zewnętrzną zawierającą klientów, zadania, terminy lub wpisy z Microsoft Outlook 2013. Po nawiązaniu połączenia możesz wyświetlać, edytować i drukować dane przy użyciu znajomego interfejsu użytkownika programu Outlook, tak jakby były to natywne informacje programu Outlook.
Jeśli aktualizowane dane to informacje kontaktowe, na przykład dotyczące klientów, możesz do nich dzwonić, wysyłać im wiadomości e-mail i wysyłać zaproszenia na spotkania. Synchronizacja danych jest dwukierunkowa lub dwukierunkowa. Zmiany wprowadzone w programie Outlook 2013 są automatycznie synchronizowane z zewnętrznym źródłem danych. Zmiany wprowadzone w zewnętrznym źródle danych są synchronizowane z elementami w programie Outlook 2013, chociaż może być konieczna operacja odświeżania.
Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Znajdowanie zawartości dotyczącej danych zewnętrznych.
Co chcesz zrobić?
Przed rozpoczęciem
Praca z danymi zewnętrznymi wymaga pewnych czynności wstępnych mających na celu zapewnienie bezpiecznego dostępu do danych. Poniższe informacje ułatwiają planowanie kolejnych kroków. Mogą też się przydać do ustalenia istoty ewentualnych problemów napotkanych podczas pracy z danymi zewnętrznymi. Aby uzyskać dostęp do danych zewnętrznych, Ty lub administrator musicie wykonać poniższe czynności:
Typowe zadania wstępne
Przygotowywanie zewnętrznego źródła danych Administrator może potrzebować utworzenia konta i udzielenia uprawnień do źródła danych, aby upewnić się, że odpowiednie osoby mają dostęp do danych i że dane nie trafią w niepowołane ręce. W zewnętrznej bazie danych administrator może również chcieć utworzyć określone tabele, widoki, zapytania itd., aby ograniczyć wyniki tylko do tego, co jest potrzebne, i zwiększyć wydajność.
Konfigurowanie usług i kont programu SharePoint Administrator musi aktywować usługi łączności danych biznesowych i usługi bezpiecznego magazynu.
Konfigurowanie usług bezpiecznego magazynu Administrator musi wykonać następujące czynności: określić najlepszy tryb dostępu dla zewnętrznego źródła danych, utworzyć aplikację docelową i ustawić poświadczenia dla aplikacji docelowej.
Konfigurowanie usług łączności danych biznesowych Administrator musi upewnić się, że użytkownik tworzący typ zawartości zewnętrznej ma uprawnienia do magazynu metadanych łączności danych biznesowych oraz że odpowiedni użytkownicy mają dostęp do typu zawartości zewnętrznej, na podstawie których jest oparta lista zewnętrzna.
Tworzenie typu zawartości zewnętrznej Użytkownik musi zdefiniować typ zawartości zewnętrznej zawierający informacje o połączeniach, dostępie, metodach działania, kolumnach, filtrach i innych metadanych używanych do pobierania danych z zewnętrznego źródła danych.
Tworzenie listy zewnętrznej Użytkownik musi utworzyć listę zewnętrzną na podstawie typu zawartości zewnętrznej i co najmniej jednego widoku listy zewnętrznej zgodnie z potrzebami.
Upewnianie się, że produkty pakietu Office są gotowe do użycia Aby synchronizować dane zewnętrzne z produktami pakietu Office, musisz mieć system Windows 7 lub nowszy oraz następujące bezpłatne oprogramowanie, SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 i Usługi danych programu WCF 5.0 dla protokołu OData V3 na każdym komputerze klienckim (w razie potrzeby zostanie automatycznie wyświetlony monit o pobranie oprogramowania). Ponadto upewnij się, że opcja instalacji pakietu Office , Usługi łączności biznesowej jest włączona (jest to ustawienie domyślne). Ta opcja instaluje środowisko uruchomieniowe klienta usług łączności biznesowej, które wykonuje następujące czynności: buforuje dane zewnętrzne i synchronizuje je z nimi, mapuje dane biznesowe na typy zawartości zewnętrznej, wyświetla selektor elementów zewnętrznych w produktach pakietu Office i uruchamia rozwiązania niestandardowe w produktach pakietu Office.
Zadania wstępne specyficzne dla programu Outlook
Aktywowanie funkcji synchronizacji list zewnętrznych w trybie offline Musi być również aktywna funkcja farmy i witryny Synchronizacja list zewnętrznych w trybie offline. Ta funkcja jest domyślnie aktywna na poziomie farmy, ale domyślnie nie jest aktywna na poziomie witryny.
Tworzenie typu zawartości zewnętrznej obsługiwanej przez program Outlook Podczas tworzenia typu zawartości zewnętrznej użytkownik musi włączyć opcję obsługi synchronizacji w trybie offline i ustawić dla pola Typ elementu pakietu Office jedną z następujących wartości: Kontakt, Termin, Zadanie lub Opublikuj.
Mapowanie odpowiednich pól Użytkownik musi zamapować jedno lub więcej pól typu zawartości zewnętrznej na odpowiednie pola programu Outlook.
Podczas mapowania typu zawartości zewnętrznej, takiego jak Klient, na typ elementu programu Outlook, takiego jak Kontakt, musisz jawnie zamapować poszczególne pola typu zawartości zewnętrznej, takie jak Imię klienta, Nazwisko klienta, Adres klienta i Telefon klienta, na odpowiednie pola typu elementu programu Outlook, takie jak Imię kontaktu, LastName, BusinessAddress i BusinessPhone.
Nie musisz mapować wszystkich odpowiadających im pól, ale poniższe pola muszą zostać zamapowane.
| Typ elementu programu Outlook | Pole elementu programu Outlook |
|---|---|
| Kontakt | Nazwisko |
| Zadanie | Temat |
| Termin | Początek, koniec i temat |
| Post | Temat |
Pola niezamapowane, w zależności od liczby, są wyświetlane jako właściwości rozszerzone w następujący sposób:
- Sąsiadujących Dołączone do obszaru formularza u dołu strony domyślnej formularza programu Outlook (od 2 do 5 pól).
- Oddzielne Dodano jako nową stronę do formularza programu Outlook (co najmniej 6 pól).
Jeśli typ zawartości zewnętrznej nie jest mapowane bezpośrednio na żaden typ elementu programu Outlook, możesz zamapować pola na typ elementu po programie Outlook, który jest najbardziej ogólnym typem elementu.
Łączenie listy zewnętrznej z programem Outlook 2013
- Przejdź do witryny programu SharePoint zawierającej listę zewnętrzną.
- Kliknij pozycję Połącz listę>z programem Outlook.
- W razie potrzeby program Outlook 2013 zostanie otwarty i utworzy nowy plik danych programu Outlook (BCSStorage.pst), nazywany listami zewnętrznymi programu SharePoint w okienku nawigacji, a następnie utworzy folder o nazwie <Witryna> — <lista> zewnętrzna.
Porada
Domyślnie dane są automatycznie odświeżane co sześć godzin, ale tę wartość można zmienić. Aby upewnić się, że widzisz bieżące dane z zewnętrznego źródła danych, kliknij prawym przyciskiem myszy folder, a następnie kliknij polecenie Synchronizuj teraz.
Uwaga
Domyślnie program Outlook 2013 wyświetla tylko pola, które zostały jawnie zamapowane na odpowiednie pola programu Outlook przez autora typu zawartości zewnętrznej. Aby również wyświetlić wszystkie pola z listy zewnętrznej zarówno zamapowane, jak i niezamapowane, możesz wykonać następujące czynności:
- Otwieranie pojedynczego elementu w formularzu (na karcie Kontakt w grupie Pokazywanie kliknij pozycję<> Szczegóły).
- Utwórz niestandardowy widok programu Outlook i uwzględnij wszystkie pola z listy zewnętrznej.
Uzyskaj więcej informacji na temat wyświetlania pól i tworzenia widoków niestandardowych w systemie Pomocy programu Outlook.