Jeśli próbujesz zaplanować spotkanie z wieloma osobami lub wyszukać pokój lub inne zasoby na spotkanie, Asystent planowania w aplikacji Outlook w sieci Web może pomóc.
Uwaga
Jeśli podane instrukcje nie są zgodne z tym, co widzisz, być może używasz starszej wersji aplikacji Outlook w sieci Web. Wypróbuj Instrukcje dotyczące klasycznego środowiska aplikacji Outlook w sieci Web.
Używanie siatki planowania
- Zaloguj się do aplikacji Outlook w sieci Web.
- U dołu strony wybierz
, aby przejść do strony Kalendarz. - U góry strony wybierz pozycję Nowe zdarzenie.
- W polu Zaproś osoby wprowadź nazwiska lub adresy e-mail osób, które chcesz zaprosić.
Wybierz pozycję Opcjonalnie , aby dodać opcjonalnych uczestników. - z boku formularza wydarzenia wyświetl informacje o wydarzeniach i innych uczestnikach w widoku dnia. Informacje o czasie zajętości uczestnika są wyświetlane na czerwono nad zdarzeniami kalendarza.
- Kliknij dowolne miejsce na siatce, aby wybrać nowy termin dla zdarzenia.
Korzystanie z asystenta planowania
Asystenta planowania można używać przed wprowadzeniem szczegółów zdarzenia lub po nim. Jeśli podasz datę, godzinę i czas trwania wydarzenia oraz dodasz uczestników przed otwarciem Asystenta planowania, te szczegóły zostaną przeniesione i będzie je można zmienić w razie potrzeby.
Używając Asystenta planowania, możesz od razu wyświetlić kalendarz uczestnika i ustalić jego dostępność — wolny lub zajęty — w dacie i godzinie zdarzenia.
Otwieranie Asystenta planowania
U dołu strony wybierz
, aby przejść do strony Kalendarz.U góry strony wybierz pozycję Nowe zdarzenie.
W górnej części formularza wydarzenia wybierz pozycję Asystent planowania.
W Asystencie planowania możesz dodać uczestników i pokój oraz zmienić datę i godzinę zdarzenia, ale nie możesz zmienić tytułu zdarzenia.
Dodawanie uczestników
- W Asystencie planowania wybierz pozycję Dodaj wymaganego uczestnika lub Dodaj opcjonalnego uczestnika.
- Wpisz imię i nazwisko lub adres e-mail osoby, którą chcesz dodać, a następnie naciśnij klawisz Enter.
Dodaj pokój
- W Asystencie planowania wybierz pozycję Dodaj pomieszczenie.
- Wybierz pokój z listy. Możesz zmienić budynek, wybierając menu rozwijane u góry listy.
Po wybraniu listy pomieszczeń Asystent planowania wyświetli sale konferencyjne i ich dostępność.
Wyświetlanie kalendarzy
Po dodaniu uczestników i lokalizacji, informacje z kalendarzy dodanych osób są wyświetlane w siatce kalendarza.
- Wybierz datę u góry Asystenta planowania, aby wybrać nową datę spotkania. Wybierz miesiąc w kalendarzu lub zmień miesiąc za pomocą strzałek w górę i w dół.
- Wybierz godzinę rozpoczęcia lub zakończenia, aby zmienić czas rozpoczęcia lub zakończenia spotkania.
- Użyj paska przewijania u dołu Asystenta planowania, aby wyświetlić dostępność uczestników przed lub po wybranym czasie.
- Ewentualnie można wybrać datę i godzinę bezpośrednio na siatce oraz zmienić rozmiar zaznaczenia siatki w celu zmiany czasu trwania zdarzenia.
Wysyłanie zaproszenia na spotkanie
- Wybierz pozycję Gotowe , aby zapisać zmiany i zamknąć Asystenta planowania.
- Wybierz pozycję Wyślij, aby wysłać zaproszenie na spotkanie.
Instrukcje dotyczące klasycznego środowiska aplikacji Outlook w sieci Web
Otwieranie Asystenta planowania
Asystenta planowania można używać przed wprowadzeniem szczegółów zdarzenia lub po nim. Jeśli podasz datę, godzinę i czas trwania wydarzenia oraz dodasz uczestników przed otwarciem Asystenta planowania, te szczegóły zostaną przeniesione i będzie je można zmienić w razie potrzeby.
Używając Asystenta planowania, możesz od razu wyświetlić kalendarz uczestnika i ustalić jego dostępność — wolny lub zajęty — w dacie i godzinie zdarzenia.
Na pasku narzędzi Poczta lub Calendar wybierz przycisk Nowy
> w dół Calendar zdarzenie.Na stronie Szczegóły nowego zdarzenia wykonaj jedną z następujących czynności:
- Dodaj szczegóły wydarzenia — na przykład tytuł i lokalizację, datę i godzinę rozpoczęcia i zakończenia oraz inne informacje — zgodnie z potrzebami, dodaj osoby, a następnie wybierz pozycję Planowanie asystent
. - Wybierz pozycję Asystent planowaniaPlanowanie, a następnie, w razie potrzeby, dodaj uczestników i pokój.
- Dodaj szczegóły wydarzenia — na przykład tytuł i lokalizację, datę i godzinę rozpoczęcia i zakończenia oraz inne informacje — zgodnie z potrzebami, dodaj osoby, a następnie wybierz pozycję Planowanie asystent
W okienku szczegółów Asystenta planowania można zmienić datę i godzinę wystąpienia zdarzenia, ale nie można zmienić tytułu zdarzenia. Strona Szczegóły zdarzenia udostępnia opcje, które nie są dostępne w Asystencie planowania. Opcje te obejmują na przykład ustawienie przypomnienia o spotkaniu, dodanie wiadomości e-mail z przypomnieniem do wysłania, a także podanie opisu lub innych szczegółów dotyczących zdarzenia.
Dodawanie uczestników
Uczestników można dodawać do wydarzenia przed lub po wybraniu Asystenta planowania. Jeśli dodano uczestników na stronie Szczegóły dla danego wydarzenia, po otwarciu Asystenta planowania zostaną wyświetlone kalendarze tych uczestników w siatce z prawej strony okienka szczegółów. Kroki opisane w tej sekcji służą wyłącznie do dodawania uczestnika po otwarciu Asystenta planowania.
W polu Uczestnicy w okienku szczegółów wpisz imię i nazwisko osoby, którą chcesz zaprosić na zdarzenie.
Uwaga
Program Outlook dopasowuje wpis do pierwszego wpisanego znaku i wyświetla imiona i nazwiska osób z Twojej organizacji lub osób, z którymi korespondujesz.
Wybierz nazwę z listy sugestii, która zostanie wyświetlona poniżej pola Uczestnicy , lub wybierz pozycję Katalog wyszukiwania.
Uwaga
Każda dodawana osoba zostanie automatyczne dodana jako Wymagana. Kalendarze poszczególnych osób są wyświetlane (w kolejności, w jakiej zostały wybrane) z prawej strony Twojego kalendarza, w okienku kalendarza, tworząc siatkę. W miarę dodawania wyświetlana jest łączna liczba zaproszonych osób oraz liczba istniejących konfliktów.
Aby zmienić status uczestnika, kliknij prawym przyciskiem myszy nazwę uczestnika lub, jeśli korzystasz z urządzenia dotykowego, dotknij i przytrzymaj nazwisko, a następnie wykonaj jedną z następujących czynności:
- Wybierz pozycję Usuń , aby usunąć uczestnika. Możesz też wybrać pozycję Usuń
obok nazwy uczestnika. - Wybierz opcję Frekwencja (opcjonalnie).
- Wybierz pozycję Usuń , aby usunąć uczestnika. Możesz też wybrać pozycję Usuń
Dodawanie pokoju do swojej lokalizacji
Jeśli nie dodano pokoju do lokalizacji zdarzenia przed otwarciem Asystenta planowania, możesz dodać go tutaj. U dołu okienka szczegółów Asystenta planowania znajduje się przycisk Dodaj pomieszczenie , który umożliwia wyświetlanie pomieszczeń konferencyjnych z listy adresowej Twojej organizacji. Asystent planowania automatycznie pokazuje tylko te pomieszczenia, które są dostępne w obecnie ustawionym czasie. Jeśli chcesz, możesz też wyświetlić inne pomieszczenia.
Jeśli Twoja organizacja ma więcej niż kilka pomieszczeń, administrator w Twojej organizacji może rozmieścić je na listach. Listy pomieszczeń to kolekcje zawierające zwykle pomieszczenia o podobnych cechach, na przykład znajdujące się w tym samym budynku.
- Wybierz pozycję Dodaj pokój.
- Wybierz pomieszczenie lub wybierz listę pomieszczeń, a następnie wybierz jeden z pomieszczeń dostępnych na tej liście.
Po wybraniu pomieszczenia zostanie ono dodane do siatki kalendarza. Pomieszczenie konferencyjne można zmienić, wybierając pozycję Zmień pomieszczenie. Aby usunąć pomieszczenie konferencyjne, kliknij je prawym przyciskiem myszy lub, jeśli korzystasz z urządzenia dotykowego, dotknij je i przytrzymaj, a następnie wybierz pozycję Usuń.
Wyświetlanie kalendarzy
Po dodaniu uczestników i lokalizacji, informacje z kalendarzy dodanych osób są wyświetlane w siatce kalendarza.
Możesz wybrać widok dnia lub tygodnia u góry kalendarza. Po wybraniu widoku tygodnia w siatce kalendarza zostanie wyświetlony scalony widok kalendarzy uczestników spotkania.
Wysyłanie zaproszenia na spotkanie
Po zakończeniu pracy w Asystencie planowania wykonaj jedną z następujących czynności:
- Wybierz
OK, aby zapisać zmiany. - Wybierz pozycję Odrzuć , aby anulować.
Powrócisz na stronę szczegółów nowego zdarzenia, na której w razie potrzeby możesz dokończyć dodawanie dodatkowych informacji o spotkaniu. Po zakończeniu wykonaj jedną z następujących czynności:
- Wybierz pozycję Wyślij , aby wysłać zaproszenie na zdarzenie.
- Wybierz pozycję Odrzuć , aby anulować wszystkie zmiany.