Jak sprawdzić, czy projekt jest w budżecie? Śledzenie kosztów w programie Project. Za pomocą programu Project porównaj oryginalne oszacowania kosztów, koszty rzeczywiste, koszty przewidywane i zobacz wariancje między kosztami w dowolnym momencie i na dowolnym poziomie szczegółów.
W tym artykule
- Co to jest proces śledzenia kosztów?
- Czy możesz podać przykład śledzenia kosztów?
- Gdzie można wyświetlić informacje o kosztach?
Co to jest proces śledzenia kosztów?
Aby jak najlepiej śledzić koszty, należy najpierw utworzyć budżet, tworząc i wprowadzając wartości kosztów dla zasobów budżetowych przydzielonych do zadania sumarycznego projektu. Następnie możesz zidentyfikować inne zasoby i koszty zadań, które chcesz śledzić i mierzyć względem zasobów budżetowych. Możesz wprowadzić stawki płac, koszty użycia i koszty stałe dla zadań, zasobów i, w razie potrzeby, przydziałów. Następnie określ szacowaną pracę lub czas trwania zadań i przydziel zasoby do zadań.
Tylko po wykonaniu wszystkich tych kroków program Project może obliczyć łączne szacowane koszty projektu. Następnie możesz chcieć uściślić swoje szacunki. Po zakończeniu możesz kategoryzować i pogrupować wszystkie zasoby, aby porównać je z kosztami budżetowymi. Możesz również ustawić plan bazowy z kosztami budżetowymi i porównać go z rzeczywistymi kosztami w miarę postępów projektu.
Po rozpoczęciu projektu zaktualizuj postęp zadania — ilość pracy wykonanej nad zadaniami lub procent ukończonych zadań. Program Project oblicza dla Ciebie koszty na podstawie postępu zadań.
Uwaga
Oprócz postępu zadania możesz również wyłączyć automatyczne obliczanie kosztów i samodzielnie wprowadzić koszty rzeczywiste.
Łącząc rzeczywiste koszty wykonanej pracy z szacowanymi kosztami pracy pozostałej, w programie Project są obliczane koszty planowane (prognozowane). Co ważniejsze, oblicza różnicę między kosztami według harmonogramu i planu bazowego. Ta różnica , czyli wariancja kosztów, określa, czy projekt jest w budżecie.
Proste śledzenie kosztów umożliwia wyświetlanie rzeczywistych i zaplanowanych (prognozowanych) kosztów zadań, zasobów, przydziałów i projektu.
Jeśli budżet został utworzony za pośrednictwem planu bazowego, możesz wykonać bardziej rozbudowane śledzenie, porównując rzeczywiste i zaplanowane koszty z kosztami według planu bazowego.
Aby określić, czy masz budżet, czy nie, możesz wyświetlić wariancje kosztów między kosztami planowanymi a kosztami według planu bazowego. Jeśli na przykład zadanie ma kosztować 50 zł, ale zadanie jest w połowie wykonane i już kosztuje 35 zł, koszt planowany to 60 zł (dotychczasowe koszty rzeczywiste 35 zł plus oczekiwane 25 zł kosztów pozostałej pracy nad zadaniem). Wariancja kosztu wynosi $10 ($60 kosztu rzeczywistego minus $50 kosztu budżetowego).
Dzięki regularnemu monitorowaniu wariancji kosztów można podjąć kroki w celu upewnienia się, że projekt pozostaje zbliżony do budżetu.
Uwaga
Wariancje kosztów można wyświetlać tylko wtedy, gdy wprowadzono koszty początkowe i zapisano plan bazowy. Jeśli na przykład przed zapisaniem planu bazowego nie wprowadzono stawek płac dla zasobu, nie będzie można wyświetlić wariancji kosztów dla tego zasobu.
Czy możesz podać przykład śledzenia kosztów?
Możesz wprowadzić zadanie o nazwie "Przetestuj program" w planie projektu i przypisać testerowi kontraktu do zadania kwotę 40 USD za godzinę (załóżmy, że wynagrodzenie testera jest jedyną wkładem w koszt zadania). Wprowadzasz czas trwania wynoszący 10 dni (8 godzin dziennie), a następnie zapisujesz plan bazowy.
Na koniec 5 dni ustalisz, że zadanie jest w połowie ukończone, a zadanie w programie Project zostało oznaczone jako ukończone w 50%. W widoku Arkusz zadań zastosuj tabelę Koszt i zobacz następujące elementy:
- W polu Plan bazowy w programie Project jest wyświetlany koszt zadania wg planu bazowego ( 3200 zł), który został obliczony przez pomnożenie oryginalnego oszacowania czasu trwania wynoszącego 10 dni (lub 80 godzin) przez standardową stawkę testera wynoszącą 40 USD za godzinę.
- Ponieważ w ciągu pierwszych 5 dni zadanie nie poniosło żadnych nieplanowanych kosztów, w polu Rzeczywiste dokładnie są wyświetlane rzeczywiste koszty poniesione do tej pory. W tym przypadku praca rzeczywista jest obliczana na podstawie formuły Praca rzeczywista * Stawka standardowa = Koszt rzeczywisty lub 40 godzin * 40 ZŁ za godzinę = 1600 zł. (W tym przykładzie nie uwzględniono kosztów pracy w nadgodzinach, kosztów użycia i kosztów stałych, ale można je uwzględnić w kosztach rzeczywistych).
- Pozostały koszt jest obliczany na podstawie formuły Pozostała praca * Stawka standardowa = Koszt pozostały lub 40 godzin * 40 zł za godzinę = 1600 zł.
- W polu Koszt całkowity w programie Project jest wyświetlany koszt zaplanowany, który jest obliczany zgodnie z formułą Koszt rzeczywisty + Koszt pozostały = Koszt zaplanowany lub 1600 zł + 1600 zł = 3200 zł. Ponieważ koszt planowany jest równy kosztowi według planu bazowego, w polu Wariancja jest wyświetlana wariancja kosztowa (OKS) w wysokości 0 zł, co oznacza, że zadanie jest dokładnie według budżetu.
Gdzie można wyświetlić informacje o kosztach?
W programie Project możesz zobaczyć koszty zadań, zasobów i przydziałów. Możesz również zobaczyć koszt projektu, który jest na ogół oparty na tych bardziej szczegółowych kosztach. Możesz wyświetlić zarówno koszty całkowite, jak i okresowe koszty, czyli koszty rozłożone w czasie.
Aby uzyskać szczegółowe informacje i procedury krok po kroku dotyczące wyświetlania informacji o kosztach w programie Project, zobacz Wyświetlanie sum kosztów projektu.