Konfigurowanie organizatora zawartości do rozsyłania dokumentów

Organizator zawartości to funkcja programu SharePoint, która pozwala na automatyczne zarządzanie niektórymi ważnymi zadaniami związanymi z biblioteką. Nie tylko oferuje to oszczędność czasu, ale także pomaga w zapewnieniu spójności zarządzania biblioteką dokumentów.

Jakie możliwości zapewnia organizator zawartości?

Organizator zawartości umożliwia automatyczne wykonywanie następujących zadań:

• Rozsyłanie dokumentów do różnych bibliotek lub folderów Organizator zawartości pełni rolę strażnika dokumentów. Przy każdym przesyłanym dokumencie organizator zawartości korzysta z reguł utworzonych przez Ciebie w celu określenia, w które miejsce należy przenieść dokument. Następnie przesyła dokument do odpowiedniej biblioteki lub folderu, który może znajdować się w innym zbiorze witryn. Reguły mogą opierać się na kombinacji typów zawartości i metadanych.
• Przekazywanie wszystkich dokumentów do rozdzielni dokumentów Organizator zawartości można skonfigurować w taki sposób, aby umieszczał wszystkie przekazywane dokumenty w rozdzielni dokumentów, w której można wprowadzać metadane i zakończyć proces przesyłania.

• Zarządzanie rozmiarem folderu Organizator zawartości można skonfigurować w celu monitorowania liczby elementów w folderach i zapewniania, że żaden z folderów nie zawiera więcej niż zdefiniowaną liczbę elementów. Domyślnie ten limit wynosi 2500 elementów i po pojawieniu się elementu 2501 organizator zawartości automatycznie tworzy nowy folder i umieszcza w nim dokument. Można określić maksymalną liczbę elementów dopuszczaną przez organizatora zawartości w pojedynczym folderze.
• Zarządzanie zduplikowanymi elementami przesłanymi W przypadku przekazania dokumentu, który znajduje się już w bibliotece, organizator zawartości może użyć wersji programu SharePoint lub zmienić nazwę pliku, dodając do niej unikatowe znaki. Dzięki temu można mieć pewność, że obie wersje dokumentu zostaną zachowane.
• Obsługa dzienników inspekcji Organizator zawartości może przechowywać dzienniki inspekcji dotyczące dokumentu razem z dokumentem po jego rozesłaniu.

Aktywacja funkcji organizatora zawartości w witrynie

Musisz mieć co najmniej uprawnienia właściciela witryny, a funkcje publikowania muszą być włączone.

Aby aktywować funkcję organizatora zawartości dla witryny

1. Przejdź do witryny, którą chcesz skonfigurować

2. Kliknij , a następnie wybierz Ustawienia witryny z menu rozwijanego.
   W przypadku programu SharePoint kliknij ikonę Ustawienia Ustawienia, kliknij Zawartość witryny, a następnie kliknij pozycję Ustawienia witryny.

3. Na stronie Ustawienia witryny w grupie Akcje witryny kliknij pozycję Zarządzaj funkcjami witryny.

4. Kliknij przycisk Aktywuj obok nazwy funkcji organizatora zawartości. Po aktywowaniu funkcji w kolumnie Stan wyświetlone zostanie słowo Aktywny.

   

Konfigurowanie organizatora zawartości do rozsyłania dokumentów

1. Przejdź do witryny, dla której chcesz skonfigurować organizatora zawartości w celu automatycznego rozsyłania dokumentów do określonych lokalizacji.

2. Kliknij , a następnie wybierz Ustawienia witryny z menu rozwijanego.
   W przypadku programu SharePoint kliknij ikonę Ustawienia Ustawienia, kliknij Zawartość witryny, a następnie kliknij pozycję Ustawienia witryny.

3. W grupie Administracja witrynywybierz pozycję Ustawienia organizatora zawartości.

   Uwaga

   Link do ustawień organizatora zawartości jest wyświetlany tylko wtedy, gdy dla witryny włączono tę funkcję.

4. W sekcji Przekierowywanie użytkowników do rozdzielni dokumentów zaznacz pole wyboru w celu wymuszania stosowania organizatora zawartości. Powoduje to automatyczne przekierowywanie użytkowników do rozdzielni dokumentów przy próbach przekazywania dokumentów.

5. Zaznacz pole wyboru w sekcji Wysyłanie do innej witryny, jeśli chcesz zezwolić regułom na rozsyłanie dokumentów do innej witryny.

6. W sekcji Partycjonowanie folderu zaznacz pole wyboru Utwórz podfoldery, jeśli lokalizacja docelowa zawiera zbyt wiele elementów, aby automatycznie tworzyć podfoldery po przekroczeniu określonej liczby elementów w lokalizacji.

   • W polu Liczba elementów w jednym folderze wpisz maksymalną liczbę dokumentów, które można przechowywać w folderze przed utworzeniem nowego.
   • W polu Format nazwy folderu określ konwencję nazewnictwa dla nowo tworzonych folderów.

7. W sekcji Zduplikowane elementy przesłane określ, czy w przypadku zduplikowanych elementów ma być stosowana funkcja przechowywania wersji lub czy do ich nazw plików mają być dołączane unikatowe znaki.

8. Zaznacz pole wyboru w sekcji Zachowywanie kontekstu, jeśli chcesz, aby dzienniki inspekcji lub metadane były zachowywane jako wpisy inspekcji dotyczące przesłanego elementu lub dokumentu.

9. W sekcji Menedżerowie reguły wprowadź nazwy użytkowników, którzy są menedżerami reguł w organizacji. Menedżerowie reguły muszą mieć uprawnienia do zarządzania witryną sieci Web, aby uzyskać dostęp do strony ustawień reguł organizatora zawartości. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Tworzenie reguł organizatora zawartości do rozsyłania dokumentów.

10. Zaznacz odpowiednie pola wyboru, aby menedżerowie reguł automatycznie otrzymywali wiadomości e-mail. Organizator zawartości może wysłać wiadomości e-mail, gdy przesłane elementy nie będą zgodne z regułą lub gdy do organizatora zawartości zostanie przesłana jakakolwiek zawartość.

    Uwaga

    Email Te pola wyboru muszą zostać skonfigurowane przez administratora programu SharePoint lub sieci dla serwera lub usługi, aby te pola wyboru zostały włączone.

11. W sekcji Punkty przesyłania wprowadź informacje na temat innych witryn lub oprogramowania do obsługi wiadomości e-mail, które może przesyłać zawartość do bieżącej witryny.

    Porada

    W tej sekcji znajduje się adres URL usługi sieci Web służącej do przesyłania zawartości do witryn na wypadek konieczności utworzenia przepływu pracy bądź rozwiązania niestandardowego do przesyłania dokumentów przez system poczty e-mail.