Planowanie typów zawartości i przepływów pracy w programie SharePoint

Podsumowanie: Dowiedz się, jak integrować typy zawartości i przepływy pracy w rozwiązaniu do zarządzania dokumentami programu SharePoint 2013.

W tym artykule opisano typy zawartości i przepływy pracy oraz podano wskazówki dotyczące planowania ich integracji z rozwiązaniem do zarządzania dokumentami programu SharePoint Server 2016. Typ zawartości to nadająca się do wielokrotnego użytku kolekcja metadanych (kolumn), przepływu pracy, zachowania i innych ustawień kategorii elementów lub dokumentów na liście lub w bibliotece dokumentów programu SharePoint Server 2016. Typy zawartości umożliwiają zarządzanie ustawieniami kategorii informacji w scentralizowany sposób, który można wielokrotnie użycia. Przepływ pracy umożliwia dołączenie procesu biznesowego do elementów w programie SharePoint Server 2016.

W tym artykule:

• Omówienie typów zawartości
• Planowanie typów zawartości dokumentu
• Planowanie typów zawartości listy
• Planowanie przepływów pracy
• Arkusz

Przed użyciem arkusza Typ zawartości i planowanie przepływu pracy (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkID=165878) dołączonego do tego artykułu w celu zaplanowania typów zawartości i przepływów pracy należy przeczytać artykuł Identyfikowanie użytkowników i analizowanie użycia dokumentów w programie SharePoint 2013 i ukończyć arkusze "Analiza użycia dokumentu" i "Uczestnicy dokumentów" powiązane z tym artykułem.

Omówienie typów zawartości

Typ zawartości definiuje atrybuty elementu listy, dokumentu lub folderu. Każdy typ zawartości może określać następujące elementy:

• Właściwości, które mają być skojarzone z elementami danego typu.
• Metadane do skojarzenia z elementami danego typu.
• Przepływy pracy, które można uruchamiać z poziomu elementów danego typu.
• Zasady zarządzania informacjami do skojarzenia z elementami danego typu.
• Szablony dokumentów (dla typów zawartości dokumentów).
• Funkcje niestandardowe.

Typ zawartości można skojarzyć z listą lub biblioteką. Oznacza to, że lista lub biblioteka może zawierać elementy tego typu zawartości i że polecenie Nowy na tej liście lub w tej bibliotece umożliwi użytkownikom tworzenie nowych elementów tego typu.

Biblioteki dokumentów i listy mogą zawierać wiele typów zawartości. Na przykład biblioteka może zawierać zarówno dokumenty, jak i grafiki związane z projektem. Gdy lista lub biblioteka zawiera wiele typów zawartości, stosowane są następujące zasady:

• Domyślnie polecenie Nowy na tej liście lub w bibliotece umożliwia użytkownikom wybieranie typów zawartości podczas tworzenia nowego elementu. Właściciele typów zawartości mogą skonfigurować polecenie Nowy w taki sposób, aby były wyświetlane tylko niektóre typy zawartości.
• Zostaną wyświetlone kolumny skojarzone ze wszystkimi dostępnymi typami zawartości.

Niestandardowe typy zawartości można definiować w galerii typów zawartości witryny. Niestandardowy typ zawartości musi pochodzić bezpośrednio lub pośrednio od podstawowego typu zawartości, takiego jak Dokument lub Element. Niestandardowy typ zawartości zdefiniowany w witrynie i we wszystkich witrynach należących do tej witryny jest dostępny. Aby typ zawartości był jak najszerzej dostępny w zbiorze witryn, zdefiniuj go w galerii typów zawartości witryny najwyższego poziomu. W programie SharePoint Server 2016 można również utworzyć niestandardowy typ zawartości w centrum typów zawartości zdefiniowanym w wystąpieniu usługi zarządzanych metadanych. Po utworzeniu tego typu zawartości w centrum typów zawartości będzie ona dostępna dla innych zbiorów witryn należących do aplikacji sieci Web skojarzonych z tym wystąpieniem usługi zarządzanych metadanych.

Jeśli na przykład organizacja korzysta z określonego szablonu umowy, w galerii typów zawartości witryny najwyższego poziomu w zbiorze witryn można utworzyć typ zawartości definiujący metadane tej umowy, szablon kontraktu oraz przepływy pracy wymagane do przejrzenia i ukończenia kontraktu. Następnie każda biblioteka dokumentów w zbiorze witryn, z którą zostanie skojarzony typ zawartości Kontrakt, będzie zawierać wszystkie te funkcje i umożliwi autorom tworzenie nowych umów na podstawie szablonu.

W witrynach opartych na programie SharePoint Server 2016 każdemu domyślnemu elementowi listy lub biblioteki, takiemu jak Kontakt, Zadanie lub Dokument, odpowiada podstawowy typ zawartości w galerii typów zawartości witryny. Podczas planowania typów zawartości można użyć tych podstawowych definicji typów zawartości jako punktów wyjścia i w razie potrzeby utworzyć nowe typy zawartości na podstawie istniejących.

Typy zawartości są zorganizowane w hierarchię, która pozwala jednemu typowi zawartości dziedziczyć właściwości po innym typie zawartości. Takie dziedziczenie pozwala klasom dokumentów na współużytkowanie cech charakterystycznych w całej organizacji, a zespołom pozwala na dostosowanie tych cech pod kątem konkretnych witryn lub list.

Na przykład wszystkie dokumenty dostarczane przez użytkownika w przedsiębiorstwie mogą wymagać zestawu metadanych, takich jak numer konta, numer projektu i menedżer projektu. Tworząc typ zawartości najwyższego poziomu Element dostarczany przez klienta, z którego będą dziedziczone wszystkie pozostałe typy dokumentów dostarczanych przez klienta, masz pewność, że wymagane informacje, takie jak numery kont i numery projektów, będą skojarzone ze wszystkimi wariantami dokumentów dostarczanych przez klienta w organizacji. Należy pamiętać, że jeśli właściciel typu zawartości doda kolejną wymaganą kolumnę do typu zawartości Element dostarczany klienta najwyższego poziomu, właściciel typu zawartości może propagować zmiany we wszystkich dziedziczących po nim typach zawartości, co spowoduje dodanie nowej kolumny do wszystkich dokumentów dostarczanych klientom.

Integracja właściwości z pakietem Office 2016

Gdy użytkownik edytuje dokument z poziomu serwera zarządzania dokumentami programu SharePoint Server 2016, w pakiecie Microsoft Office System w górnej części dokumentu wyświetlany jest panel informacji o dokumencie. W panelu informacji o dokumencie na serwerze jest wyświetlana edytowalna forma właściwości dokumentu.

Program SharePoint Server 2016 ułatwia dostosowywanie formularza właściwości dla typu zawartości. Podczas konfigurowania typu zawartości można uruchomić program InfoPath 2016, który generuje na podstawie właściwości typu zawartości domyślny formularz właściwości. Formularz domyślny zawiera te same kontrolki, układ i schemat, które byłyby używane w programie InfoPath 2016, gdyby nie zdefiniowano formularza niestandardowego. Następnie można dostosować i wdrożyć formularz tak jak każdy inny formularz programu InfoPath 2016. Możesz na przykład dodać do formularza logo, czcionki i schemat kolorów swojej firmy. połącz go z niestandardowym źródłem danych; dodać logikę warunkową; i funkcji formularza projektu, które są dostępne dla użytkowników na podstawie ich ról.

Oprócz właściwości edycji w panelu informacji o dokumencie autorzy korzystający z programu Word 2016 mogą wstawiać do swoich dokumentów właściwości zdefiniowane na serwerze. Jeśli na przykład właściwości dokumentu zawierają nazwę menedżera projektu, tę nazwę można wstawić na stronie tytułowej, w stopce lub w dowolnym innym miejscu dokumentu, w którym użyto tej nazwy. Jeśli do projektu zostanie przypisany nowy menedżer projektu, właściwość Menedżer projektu będzie można zaktualizować na serwerze zarządzania dokumentami. Ta zaktualizowana nazwa menedżera projektu zostanie odzwierciedlona w każdym wystąpieniu tej właściwości wstawionej do dokumentu.

Używanie metadanych z typami zawartości

Metadane to informacje o dokumencie, które służą do kategoryzowania i klasyfikowania zawartości. Metadane są skojarzone z typem zawartości jako kolumna. Metadane mogą dostarczać informacji kontekstowych o dokumencie przez skojarzenie go z autorem, tematem, odbiorcami, językiem i tak dalej. W przeciwieństwie do właściwości metadane są przechowywane jako kolumny i mogą być indeksowane oraz przeszukiwane przez aparat wyszukiwania programu SharePoint.

Metadane dodawane na poziomie zbioru witryn mogą być kojarzone z typami zawartości. Dzięki połączeniu metadanych z typami zawartości wszystkie późniejsze typy zawartości mogą dziedziczyć część lub wszystkie metadane z nadrzędnego typu zawartości na poziomie zbioru witryn. Następnie można dodać dodatkowe metadane na niższym poziomie, na przykład w pojedynczym dokumencie.

Szablony kolumn

Każdy element metadanych skojarzony z typem zawartości jest kolumną, która jest lokalizacją na liście służącą do przechowywania informacji. Listy i biblioteki są często przedstawiane graficznie jako kolumny informacji. Jednak w zależności od widoku skojarzonego z listą, kolumny mogą pojawiać się w innej formie, na przykład dni w kalendarzu. W formularzach skojarzonych z listą lub biblioteką kolumny są wyświetlane jako pola.

Kolumny można definiować do używania w wielu typach zawartości. W tym celu utwórz je w galerii szablonów kolumn. W każdej witrynie w zbiorze witryn znajduje się galeria Szablony kolumn. Podobnie jak w przypadku typów zawartości kolumny zdefiniowane w galerii Szablony kolumn w witrynie są dostępne w tej witrynie i we wszystkich należących do niej witrynach.

Typy zawartości folderów

Typy zawartości folderów definiują metadane skojarzone z folderem na liście lub w bibliotece. Po zastosowaniu typu zawartości folderu do listy lub biblioteki polecenie Nowy na tej liście lub w bibliotece będzie zawierać typ zawartości folderu, co umożliwi użytkownikom tworzenie folderów tego typu.

Na liście lub w bibliotece można zdefiniować widoki dostępne tylko w folderach o określonym typie zawartości. Jest to przydatne, gdy chcesz, aby folder zawierał określony rodzaj dokumentu i w widokach w tym folderze były wyświetlane tylko te kolumny, które są odpowiednie dla typu dokumentu zawartego w tym folderze.

Korzystając z modelu obiektów produktów programu SharePoint, można dostosować polecenie Nowy dla typu zawartości folderu tak, aby w chwili utworzenia przez użytkownika nowego folderu tego typu folder był wstępnie wypełniany wieloma plikami i dokumentami na podstawie szablonów przechowywanych na serwerze. Jest to przydatne na przykład w przypadku implementowania złożonego typu dokumentu, który wymaga wielu plików do utworzenia w jednym dokumencie dostarczanym.

Zestawy dokumentów to funkcja programu SharePoint Server 2016, która umożliwia zarządzanie elementami dostarczanymi obejmującymi wiele dokumentów za pomocą pakietu Office 2016. Zestawy dokumentów to specjalne rodzaje folderów używane do zarządzania pojedynczym elementem dostarczanym lub produktem pracy, który może zawierać wiele dokumentów w wielu lokalizacjach. Zestawy dokumentów są tworzone przy użyciu szablonów rozszerzalnych dostarczanych z programem SharePoint Server 2016. Możesz również dostosować szablony zestawów dokumentów, aby przedstawić produkty pracy, które są istotne dla Twojej organizacji. Zestawy dokumentów zawierają również kontrolę wersji, która pozwala rejestrować stan kompletnego zestawu dokumentów w różnych momentach jego cyklu życia. Aby uzyskać więcej informacji na temat zestawów dokumentów, zobacz Planowanie zestawów dokumentów (SharePoint Server 2010).

Planowanie typów zawartości dokumentu

Pierwszym etapem planowania typów zawartości dokumentu jest przejrzenie wszystkich typów dokumentów wymienionych w arkuszu Analiza użycia dokumentu (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165873) w celu określenia, czy istniejący typ zawartości będzie odpowiedni dla danego rodzaju dokumentu. Każdy typ zawartości dokumentu powinien dziedziczyć ustawienia bezpośrednio z podstawowego typu zawartości Dokument lub z typu zawartości pochodzącego od typu zawartości Dokument. Pozwala to zagwarantować, że podstawowe kolumny typów dokumentów, takie jak Tytuł i Utworzony przez, są obecne i że będzie można skojarzyć szablon z typem zawartości. Jeśli podstawowy typ zawartości (na przykład Dokument) jest wystarczający, wprowadź nazwę typu zawartości w kolumnie Typ zawartości arkusza "Analizowanie użycia dokumentu".

Aby uzyskać informacje na temat zmieniania podstawowych typów zawartości, pobierz oficjalny dokument "Wskazówki dotyczące edytowania wstępnie zdefiniowanych typów zawartości i kolumn witryny" (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=260922).

Planowanie typów zawartości listy

Do elementów typu zawartości listy należą kolumny metadanych skojarzone z tym typem zawartości oraz przepływy pracy, które mogą być uruchamiane dla elementów tego typu zawartości. Typ zawartości listy służy do definiowania unikatowego rodzaju elementu listy. Na przykład w rozwiązaniu biura obsługi klienta, w którym pracownicy pomocy technicznej badają i rozwiązują problemy techniczne klientów, typ zawartości listy może być używany do standaryzacji danych dla każdego zdarzenia pomocy technicznej i śledzenia zdarzenia za pomocą przepływu pracy.

Planowanie przepływów pracy

Przepływy pracy implementują procesy biznesowe w dokumentach, stronach sieci Web, formularzach i elementach list w programie SharePoint Server 2016. Mogą być skojarzone z bibliotekami, listami lub typami zawartości.

W zarządzaniu dokumentami przepływy pracy służą do rozsyłania dokumentów między osobami, tak aby każda z nich mogła wykonać zadania związane z zarządzaniem dokumentami, takie jak recenzowanie dokumentów, zatwierdzanie ich publikacji lub zarządzanie ich usuwaniem. Ponadto możesz użyć niestandardowych przepływów pracy, aby przenieść dokumenty z jednej witryny lub biblioteki do innej. Można na przykład zaprojektować przepływ pracy kopiujący dokument z jednej witryny do drugiej, gdy dokument ma zostać zarchiwizowany.

Program SharePoint Server 2016 zawiera trójstanowy przepływ pracy, którego można użyć do zarządzania procesami biznesowymi, służącymi do śledzenia stanu elementu w trzech stanach lub fazach. Program SharePoint Server 2016 zawiera również następujące przepływy pracy, które zaspokajają potrzeby związane z zarządzaniem dokumentami:

• Zbieranie opinii Wysyła dokument do przeglądu.
• Zatwierdzenie Wysyła dokument do zatwierdzenia, często jako warunek wstępny przed jego opublikowaniem.
• Usposobienie Zarządzanie wygasaniem i usuwaniem dokumentów.
• Zbieranie podpisów Rozsyła dokument w celu zebrania podpisów.

Skojarz przepływ pracy z typem zawartości, aby udostępnić go podczas używania tego typu zawartości. Na przykład typ zawartości zamówienia zakupu może wymagać zatwierdzenia przez kierownika przed zakończeniem transakcji. Aby upewnić się, że przepływ pracy Zatwierdzanie będzie zawsze dostępny po zainicjowaniu zamówienia zakupu, utwórz typ zawartości Zamówienie zakupu i skojarz z nim przepływ pracy Zatwierdzanie. Następnie dodaj typ zawartości zamówienia zakupu do wszystkich bibliotek dokumentów, w których będą przechowywane zamówienia zakupu.

Aby zaplanować przepływy pracy dla rozwiązania do zarządzania dokumentami, przeanalizuj każdy typ zawartości dokumentu, który zamierzasz zaimplementować, i zidentyfikuj procesy biznesowe, które muszą być dostępne do uruchomienia dla zawartości tego typu. Następnie określ przepływy pracy, które trzeba będzie udostępnić dla tej zawartości.

Poniższa tabela zawiera przykładową tabelę zawierającą analizę przepływów pracy dla typu zawartości kontraktu.

Proces kontraktowania	Przepływ pracy kontraktu
Przeglądanie wersji roboczych.	Zbieranie opinii
Uzyskaj zgodę kierownika i radcy prawnego.	Zatwierdzanie
Rozwiązywanie otwartych problemów.	Śledzenie problemów
Uzyskiwanie podpisów.	Zbieranie podpisów

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz [Przepływ pracy w programie SharePoint 2013](https://technet.microsoft.com/sharepoint/jj556245.aspx

Arkusz

Informacje omówione w tym artykule można zapisać w następującym arkuszu:

• Arkusz planowania typu zawartości i przepływu pracy (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165878)

[Przepływ pracy w programie SharePoint 2013]https://technet.microsoft.com/sharepoint/jj556245.aspxigure ( przepływ pracy w programie SharePoint Server 2013](https://technet.microsoft.com/library/jj658586(v=office.15))SharePoint 2013 dla informatyków