Planowanie zestawów dokumentów w programie SharePoint Server

Dotyczy
SharePoint Server 2013

Podsumowanie: Dowiedz się więcej na temat funkcji zestawu dokumentów w programie SharePoint Server 2013, sposobu administrowania zestawami dokumentów i planowania typów zawartości zestawu dokumentów.

W tym artykule opisano zestawy dokumentów i podano wskazówki dotyczące ich integrowania z rozwiązaniem do zarządzania dokumentami programu SharePoint Server 2016.

W tym artykule:

Zestawy dokumentów — informacje

Zestawy dokumentów to funkcja programu SharePoint Server 2016 umożliwiająca organizacji zarządzanie pojedynczym elementem dostarczanym lub produktem pracy, który może zawierać wiele dokumentów lub plików. Zestaw dokumentów to specjalny rodzaj folderu, który łączy w sobie unikatowe atrybuty zestawu dokumentów, atrybuty i zachowania folderów i dokumentów, a także udostępnia interfejs użytkownika (UI), metadane i elementy modelu obiektów, aby ułatwić zarządzanie wszystkimi aspektami produktu pracy.

Zespoły i użytkownicy w wielu organizacjach potrzebują zestawu dokumentów lub produktu służbowego, aby lepiej zarządzać projektem lub elementem dostarczanym. Na przykład zespół prawny może potrzebować zbierania, tworzenia i zarządzania różnymi dokumentami, zdjęciami i plikami dźwiękowymi związanymi z określoną sprawą. Zespół sprzedaży może również potrzebować kompilacji dokumentów z różnych źródeł, aby utworzyć zapytanie ofertowe (RFP) dla potencjalnego klienta i zarządzać nim. Zestawy dokumentów umożliwiają zespołom i użytkownikom zarządzanie tymi zestawami dokumentów jako pojedynczym odbiorem, elementem dostarczanym lub produktem roboczym. Właściciele zestawów dokumentów mogą następnie utworzyć niestandardową stronę powitalną, na której będą wyświetlane zawarte w niej elementy i ważne informacje dotyczące produktu pracy.

W programie SharePoint Server 2016 organizacje, które chcą spójnie tworzyć zestawy dokumentów i zarządzać nimi, mogą skonfigurować typ zawartości zestawu dokumentów dla każdego produktu pracy, który zazwyczaj tworzą. Dla typu zawartości zestawu dokumentów można następnie zdefiniować zatwierdzone typy zawartości, atrybuty, elementy domyślne, kolumny, przepływy pracy i zasady. Następnie można utworzyć dodatkowe niestandardowe typy zawartości zestawu dokumentów z nadrzędnego typu zawartości, dziedzicząc właściwości i ustawienia nadrzędnego typu zawartości zestawu dokumentów. Po dodaniu typu zawartości do biblioteki użytkownicy mogą utworzyć zestaw dokumentów, który dziedziczy atrybuty typu zawartości zestawu dokumentów, korzystając z polecenia Nowy . Typ zawartości Zestaw dokumentów zapewnia dodatkowe ustawienia umożliwiające określenie dozwolonych typów zawartości, zawartości domyślnej, kolumn udostępnionych, kolumn strony powitalnej i domyślnego widoku strony powitalnej.

Aby uzyskać więcej informacji na temat typów zawartości, zobacz Planowanie typów zawartości i przepływów pracy (SharePoint Server 2010).

Aby uzyskać więcej informacji na temat tworzenia zestawów dokumentów i zarządzania nimi w programie SharePoint Server 2016, zobacz Tworzenie i konfigurowanie nowego typu zawartości zestawu dokumentów w Pomocy programu SharePoint Server 2016.

Administrowanie zestawami dokumentów

Zestawy dokumentów w programie SharePoint Server 2016 mają wiele takich samych atrybutów i właściwości jak foldery. Planując rozwiązanie zestawu dokumentów, należy pamiętać o kilku ważnych zagadnieniach.

  • Nie ma ograniczeń liczby dokumentów, które mogą znajdować się w zestawie dokumentów. Jednak czasy ładowania ekranów mogą być ograniczone przez próg widoku listy, który domyślnie wynosi 5000 elementów. Foldery są dozwolone w zestawach dokumentów, ale nie można korzystać z nawigacji po metadanych w zestawie dokumentów. Dlatego ważne jest, aby podczas określania liczby elementów znajdujących się w zestawie dokumentów wziąć pod uwagę możliwość przekroczenia progów widoku listy i problemów związanych z projektem nawigacji. Ponadto w przypadku korzystania z funkcji Wyślij do z zestawem dokumentów suma wszystkich dokumentów w zestawie dokumentów nie może być większa niż 50 MB. W przypadku kolekcji lub produktu pracy z bardzo dużą liczbą elementów struktura folderów w bibliotece dokumentów może być lepszym rozwiązaniem.
  • Nie ma ograniczenia liczby zestawów dokumentów, które mogą istnieć w bibliotece dokumentów. Jednak liczba zestawów dokumentów, które mogą być wyświetlane na listach, jest ograniczona przez próg widoku listy.
  • W przypadku korzystania z metadanych udostępnionych, jeśli w zestawie dokumentów znajduje się więcej niż 10 elementów używających metadanych udostępnionych, aktualizacje metadanych będą uruchamiane przez zadanie czasomierza co 15 minut. Jeśli na przykład masz 10 dokumentów na najwyższym poziomie biblioteki i pojedynczy dokument w zestawie dokumentów z udostępnionymi metadanymi, zadanie czasu nie zostanie uruchomione. Ale jeśli dodasz kolejny zestaw dokumentów z dziewięcioma innymi dokumentami, zadanie czasomierza zostanie uruchomione.
  • Podczas korzystania z rozsyłania zestawów dokumentów zestawy dokumentów wysyłane do organizatora zawartości pozostaną w rozdzielni dokumentów i zostaną przeniesione do odpowiedniej lokalizacji przez zadanie czasomierza przetwarzania organizatora zawartości, które domyślnie jest uruchamiane raz dziennie.

Aby można było używać zestawów dokumentów w zbiorze witryn, należy włączyć funkcję zestawów dokumentów.

Aby włączyć funkcję zestawów dokumentów w zbiorze witryn

  1. Na stronie Ustawienia witryny w obszarze Administracja zbiorem witryn kliknij pozycję Funkcje zbioru witryn.
  2. Na stronie Funkcje dla zestawów dokumentów kliknij przycisk Aktywuj.

Po włączeniu funkcji zestawów dokumentów można tworzyć typy zawartości zestawu dokumentów.

Typy zawartości zestawu dokumentów planowania

Typy zawartości zestawu dokumentów można zaplanować w danym rozwiązaniu przy użyciu arkusza Analiza użycia dokumentów, który można uzupełnić, korzystając z artykułu Identyfikowanie użytkowników i analizowanie użycia dokumentów w programie SharePoint 2013. Następnie możesz użyć arkusza Typ zawartości (http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&clcid=0x409) do rejestrowania decyzji dotyczących każdego nowego typu zawartości zestawu dokumentów, który zostanie użyty w rozwiązaniu.

Aby zaplanować typy zawartości zestawu dokumentów przy użyciu arkusza Typ zawartości

  1. Wprowadź Document Set zawartość w polu Typ zawartości arkusza Typ zawartości.

  2. Wprowadź adres URL witryny, w której zostanie zdefiniowany nowy typ zawartości zestawu dokumentów. Należy pamiętać, że typy zawartości są dostępne w witrynie, w której zostały zdefiniowane, oraz we wszystkich witrynach znajdujących się poniżej tej witryny.

  3. Określanie nadrzędnego typu zawartości Wprowadź nadrzędny typ zawartości zestawu dokumentów w polu Nadrzędny typ zawartości arkusza Typ zawartości. Będzie to zaplanowany podstawowy typ zawartości zestawu dokumentów lub niestandardowy typ zawartości zestawu dokumentów.

  4. Określanie ustawień zestawu dokumentów Określ, a następnie określ następujące ustawienia zestawu dokumentów w arkuszu Typ zawartości:

    1. Określanie dozwolonych typów zawartości Określ domyślne typy zawartości, które będą dozwolone w tym typie zawartości zestawu dokumentów.
    2. Określanie zawartości domyślnej Jeśli dla tworzonego typu zawartości zestawu dokumentów podczas tworzenia nowego wystąpienia zestawu dokumentów zostanie skonfigurowana automatyczna zawartość domyślna, można dodawać pliki do zestawu dokumentów ręcznie. Można dodawać tylko pliki o dozwolonych typach zawartości dla zestawu dokumentów.
    3. Określanie kolumn udostępnionych Określ, czy wartości kolumn dla zestawu dokumentów powinny być automatycznie synchronizowane ze wszystkimi dokumentami zawartymi w zestawie.
    4. Określanie kolumn strony powitalnej Określ, które kolumny powinny być widoczne na stronie powitalnej dla każdego zestawu dokumentów.
    5. Określanie widoku strony powitalnej Określ widok, w którym ma być wyświetlana zawartość zestawu dokumentów na stronie powitalnej.

  5. Określanie kolumn i ich kolejności W tabeli Kolumny planu w arkuszu Typ zawartości:

    1. Wprowadź każdą kolumnę, która jest dziedziczona po nadrzędnym typie zawartości. W kolumnie Nowy? wpisz No tekst dla każdego wpisu.
    2. Dla każdej dodatkowej kolumny wprowadź nazwę wstępnie zdefiniowanej kolumny lub nazwy kolumny, która zostanie utworzona. Wprowadź nazwy dodatkowych kolumn, ich typy i wskaż, czy są nowe.

  6. W sekcji Szablon planu w arkuszu wpisz None.

  7. Określanie przepływów pracy Jeśli jest dostępny przepływ pracy odpowiedni dla typu zawartości zestawu dokumentów, można go opcjonalnie skojarzyć z tym typem zawartości. Przepływ pracy można następnie zainicjować dla dowolnego elementu listy o tym typie zawartości. Aby uzyskać pełne omówienie planowania przepływu pracy, zobacz Planowanie przepływów pracy. Po przejrzeniu przepływów pracy i określeniu, które z nich są dostępne, wprowadź każdy przepływ pracy, który ma zostać skojarzony z typem zawartości w tabeli Planowanie przepływów pracy w arkuszu Typ zawartości. Jeśli przepływ pracy nie jest dziedziczony po nadrzędnym typie zawartości, wprowadź odpowiednią informację w kolumnie Nowy? .

  8. Określanie zasad Zasady to zestaw reguł dla określonego rodzaju zawartości; Funkcje zasad zapewniają szczegółowe informacje na temat każdej reguły, na przykład informacje o tym, czy elementy danego typu zawartości mogą być drukowane lub które akcje na elemencie powinny być rejestrowane. Aby uzyskać więcej informacji na temat planowania zasad, zobacz Planowanie zasad zarządzania informacjami w programie SharePoint Server 2013. Po przejrzeniu zasad i ustaleniu, które funkcje i szablony zasad są dostępne, w sekcji Planowanie zasad w arkuszu Typ zawartości wykonaj następujące czynności:

    1. Jeśli nadrzędny typ zawartości ma ustawienia zasad, zostaną one zastosowane bez zmian do nowego typu zawartości. Gwarantuje to, że po ustawieniu zasad będą one stosowane we wszystkich odpowiednich typach zawartości. Jeśli bieżący typ zawartości dziedziczy ustawienia zasad po typie nadrzędnym, w sekcji Planowanie zasad arkusza Typ zawartości odpowiedz Yes na pytanie "Czy zasady są zdefiniowane w nadrzędnym typie zawartości?".
    2. Jeśli bieżący typ zawartości dziedziczy zasady oparte na nadrzędnym typie zawartości, w polu Rejestruj nazwę zasad w sekcji Planowanie zasad wpisz nazwę szablonu zasad. Podobnie, jeśli bieżący typ zawartości nie dziedziczy zasad i chcesz zastosować szablon zasad, w polu Rejestruj nazwę zasady w sekcji Planowanie zasad wpisz nazwę szablonu zasad.
    3. Jeśli bieżący typ zawartości dziedziczy co najmniej jedną odrębną funkcję zasad nadrzędnego typu zawartości, wprowadź poszczególne funkcje zasad w tabeli Funkcje w sekcji Planuj zasady w arkuszu. Jeśli natomiast bieżący typ zawartości nie dziedziczy zasad i chcesz skojarzyć funkcje zasad z bieżącym typem zawartości, wprowadź te funkcje zasad w tabeli Obiekty . Z typem zawartości nie można kojarzyć zarówno poszczególnych funkcji zasad, jak i zasad według nazwy.

Arkusze

Informacje omówione w tym artykule można zapisać za pomocą następujących arkuszy:

Identyfikowanie użytkowników i analizowanie użycia dokumentów (SharePoint Server 2010)Planowanie typów zawartości i przepływów pracy (SharePoint Server 2010)