Dokumenty i foldery przechowywane w usłudze OneDrive używanej w pracy lub szkole pozostają prywatne, dopóki nie zdecydujesz się ich udostępnić. Podobnie w bibliotece witryny możesz udostępnić określone dokumenty lub foldery osobom, które w inny sposób nie mają dostępu do witryny. Podczas udostępniania dokumentów i folderów możesz określić, czy osoby te mają mieć prawo ich edytowania, czy tylko wyświetlania.
Udostępnianie dokumentu lub folderu
- Przejdź do usługi OneDrive używanej w pracy lub szkole albo do biblioteki witryny zawierającej dokument lub folder, który chcesz udostępnić.
- Wybierz wielokropek (...) obok dokumentu lub folderu, aby otworzyć jego objaśnienie dokumentu, a następnie wybierz pozycję Udostępnij.
- W oknie dialogowym Udostępnianie wpisz nazwy lub adresy e-mail osób, którym chcesz udostępnić dokument lub folder.
- Wybierz ustawienie uprawnień dla wszystkich osób, którym chcesz udostępnić dokument lub folder.
- W razie potrzeby wpisz tekst, który zostanie dołączony do wiadomości e-mail wysyłanej wszystkim zaproszonym osobom. Wiadomość e-mail zawiera link do udostępnionego dokumentu.
- Gdy wszystko jest gotowe, wybierz pozycję Wyślij. Do wszystkich adresatów zostanie wysłane powiadomienie o udostępnianym dokumencie lub folderze wraz z dołączonymi wiadomościami.
Często zadawane pytania
- Jak mogę utworzyć możliwy do udostępnienia link do dokumentu lub folderu?
- Jak udostępnić dokument lub folder wszystkim w mojej organizacji?
- Jak inni użytkownicy mogą znaleźć dokumenty lub foldery, które udostępniam?
- Jak sprawdzić, komu udostępniam dokument lub folder?
- Jak zatrzymać udostępnianie dokumentu lub folderu?
Jak mogę utworzyć link do udostępnianego dokumentu lub folderu?
W usłudze OneDrive używanej w pracy lub szkole możesz utworzyć link do udostępniania, który możesz rozdać innym osobom:
Po otwarciu okna dialogowego Udostępnianie i ustawieniu uprawnień (zobacz Udostępnianie dokumentu lub folderu) wybierz pozycję Kopiuj link. Ustawienie domyślne umożliwi każdej osobie w organizacji dostęp do dokumentu lub folderu z ustawionymi uprawnieniami.
Aby uzyskać dostęp do ustawień linku, wybierz ikonę ustawień po prawej stronie pozycji Kopiuj link.
W ustawieniach linku możesz wybrać, dla kogo link będzie działał, zmienić poziom uprawnień i ustawić datę wygaśnięcia linku.
Jak udostępnić dokument wszystkim w mojej organizacji?
W usłudze OneDrive używanej w pracy lub szkole istnieją dwa sposoby udostępnienia dokumentu wszystkim:
- Użyj okna dialogowego Udostępnianie. Postępuj zgodnie z opisaną wyżej procedurą udostępniania dokumentu lub folderu, ale w polu nazwy wpisz Wszyscy .
- Utwórz folder "Udostępnione wszystkim" (lub folder o podobnej nazwie) i umieszczaj w nim tworzone dokumenty. Aby utworzyć folder, kliknij pozycję + Nowy>folder. Po utworzeniu folderu można go udostępnić innym osobom.
Okno dialogowe Udostępnianie umożliwia wybranie pozycji „Wszyscy oprócz użytkowników zewnętrznych”. Jeśli organizacja zezwala na udostępnianie zewnętrzne, określenie „Wszyscy” dotyczy też użytkowników zewnętrznych — osób spoza organizacji, które zostały wcześniej zaproszone do udostępniania dokumentów jako goście przez Ciebie lub innych użytkowników w organizacji.
Jeśli masz już folder "Udostępnione wszystkim", który został zainicjowany dla Ciebie, wszyscy otrzymują uprawnienia do edycji dokumentów, które umieszczasz w folderze "Udostępnione wszystkim", chyba że zmienisz ustawienie uprawnień lub Twoje konto usługi OneDrive używane w pracy lub szkole utworzono przed czerwcem 2014 roku. Jeśli Twoje konto usługi OneDrive używane w pracy lub szkole zostało utworzone przed tą datą, z folderem "Udostępnione wszystkim" były domyślnie skojarzone uprawnienia tylko do wyświetlania. Możesz zmienić te ustawienia uprawnień w dowolnym momencie, postępując zgodnie z instrukcjami dotyczącymi udostępniania folderu we wcześniejszej części tego artykułu.
Jak inni użytkownicy mogą znaleźć dokumenty, które udostępniam wszystkim?
Dokumenty, które udostępniasz wszystkim osobom, nie będą wyświetlane w ich widokach Udostępnione mi w usłudze OneDrive używanej w pracy lub szkole. Jaka jest tego przyczyna? Zauważ, że zależnie od wielkości Twojej organizacji mogą istnieć setki lub nawet tysiące dokumentów udostępnianych wszystkim. Możesz również nie życzyć sobie wysyłania wiadomości e-mail z zaproszeniem do każdej osoby w Twojej organizacji.
Zamiast tego mogą one znaleźć te dokumenty w następujący sposób:
Korzystając z linka wysłanego przez Ciebie bezpośrednio w wiadomości e-mail.
Możesz wygenerować lub pobrać internetowy adres URL dowolnego dokumentu, wybierając wielokropek (...) po prawej stronie dokumentu, a następnie wybierając pozycję Kopiuj link.
Skopiuj adres URL i wklej go w wiadomości e-mail zaadresowanej do określonych osób, które chcesz powiadomić.Za pomocą pola wyszukiwania znajdującego się u góry strony.
W tym przykładzie Adena Nowakowska wyszukuje słowo kluczowe "marketing międzynarodowy", aby znaleźć wszelkie odpowiednie dokumenty udostępnione jej w organizacji.
Jak sprawdzić, komu udostępniam dokument?
Wybierz wielokropek (...) obok odpowiedniego dokumentu, a następnie wybierz pozycję Zarządzaj dostępem.
Zostaną wyświetlone nazwy osób, którym udostępniasz dokument, liczba osób z dostępem i ich uprawnienia. Możesz przewijać listę, aby wyświetlić wszystkie nazwiska, lub użyć pola wyszukiwania, aby znaleźć konkretną osobę.
Porada
Jeśli biblioteka, w której pracujesz, zawiera kolumnę Udostępnianie , możesz zaznaczyć ten tekst, aby otworzyć okno dialogowe Zarządzanie dostępem .
Grupy, którym udostępniasz, będą widoczne na karcie grup. Wybierz kartę Grupy u góry listy, aby wyświetlić wszystkie grupy w organizacji, które mają dostęp do dokumentacji i swoje uprawnienia.
Jeśli dla dokumentu zostały wygenerowane jakiekolwiek linki, które można udostępniać, zostaną one wyświetlone na karcie linków. Wybierz kartę Linki u góry listy, aby wyświetlić wszystkie linki wygenerowane dla dokumentu, osoby mające dostęp oraz poziom uprawnień.
Jak zatrzymać udostępnianie dokumentu lub folderu?
Aby ustawić dokument lub folder ponownie jako prywatny, możesz zatrzymać jego udostępnianie.
Aby zatrzymać udostępnianie osobie lub grupie:
Uzyskaj dostęp do okna dialogowego Zarządzanie dostępem (zobacz Jak mogę zobacz, komu udostępniam dokument, aby uzyskać do niego dostęp).
W oknie dialogowym Zarządzanie dostępem wybierz uprawnienia osoby, dla której chcesz zatrzymać udostępnianie.
Wybierz pozycję Usuń dostęp bezpośredni z listy uprawnień.
Aby dezaktywować link udostępniania:
Uzyskaj dostęp do okna dialogowego Zarządzanie dostępem (zobacz Jak mogę zobacz, komu udostępniam dokument, aby uzyskać do niego dostęp).
W oknie dialogowym Zarządzanie dostępem wybierz kartę linków .
Wybierz ikonę usuwania linku , aby usunąć link.
Po wyświetleniu monitu o potwierdzenie wybierz pozycję Usuń .
Aby zatrzymać udostępnianie wszystkich razem:
Uzyskaj dostęp do okna dialogowego Zarządzanie dostępem (zobacz Jak mogę zobacz, komu udostępniam dokument, aby uzyskać do niego dostęp).
W oknie dialogowym Zarządzanie dostępem wybierz pozycję Zatrzymaj udostępnianie.
Po wyświetleniu monitu o potwierdzenie wybierz pozycję Zatrzymaj udostępnianie .
Uwaga
Wybranie pozycji Zatrzymaj udostępnianie spowoduje usunięcie WSZYSTKICH udziałów w wybranym dokumencie lub pliku, w tym dla osób i grup, a także dezaktywuje wszelkie wygenerowane linki do udostępniania.