Podstawowe zadania związane z bazą danych programu Access dla komputerów stacjonarnych

W tym artykule

• Wybieranie szablonu

• Tworzenie bazy danych od podstaw

• Dodawanie tabeli

• Kopiowanie i wklejanie danych

• Importowanie lub łączenie danych

• Organizowanie danych przy użyciu analizatora tabel

• Następne kroki

Wybieranie szablonu

Access szablony mają gotowe do użycia wbudowane tabele, zapytania, formularze i raporty. Wybór szablonów to pierwsza rzecz, którą zauważysz po rozpoczęciu Access, i możesz wyszukać w trybie online więcej szablonów.

1. W Access kliknij pozycję Plik > Nowy.

2. Wybierz szablon bazy danych dla komputerów stacjonarnych i w polu Nazwa pliku wpisz nazwę bazy danych. (Jeśli nie widzisz szablonu, który mógłby ci się przydać, użyj pola Wyszukaj szablony online ).

3. Możesz użyć domyślnej lokalizacji wyświetlanej Access poniżej pola Nazwa pliku lub kliknąć ikonę folderu, aby ją wybrać.

4. Kliknij przycisk Utwórz.

W zależności od szablonu może być konieczne wykonanie dowolnej z poniższych czynności:

• Jeśli Access wyświetla okno dialogowe Logowanie z pustą listą użytkowników:

  1. Kliknij pozycję Nowy użytkownik.

  2. Wypełnij formularz Szczegóły użytkownika.

  3. Kliknij przycisk Zapisz i zamknij.

  4. Zaznacz wprowadzoną właśnie nazwę użytkownika i kliknij przycisk Zaloguj.

• Jeśli na pasku komunikatów Access zostanie wyświetlony komunikat Ostrzeżenie o zabezpieczeniach i źródło szablonu jest zaufane, kliknij pozycję Włącz zawartość. Jeśli baza danych wymaga logowania, zaloguj się ponownie.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Tworzenie bazy danych programu Access dla komputerów stacjonarnych na podstawie szablonu.

Tworzenie bazy danych od podstaw

Jeśli żaden z szablonów nie odpowiada Twoim potrzebom, możesz rozpocząć pracę od pustej bazy danych dla komputerów stacjonarnych.

1. W Access kliknij pozycję Nowa baza danych > Pusta baza danych dla komputerów stacjonarnych.

2. Wpisz nazwę bazy danych w polu Nazwa pliku.

3. Możesz użyć domyślnej lokalizacji wyświetlanej Access poniżej pola Nazwa pliku lub kliknąć ikonę folderu, aby ją wybrać.

4. Kliknij pozycję Utwórz.

Dodawanie tabeli

Informacje zawarte w bazie danych są przechowywane w wielu powiązanych tabelach. Aby utworzyć tabelę:

1. Po otwarciu bazy danych po raz pierwszy w widoku arkusza danych zostanie wyświetlona pusta tabela, w której można dodawać dane. Aby dodać kolejną tabelę, kliknij pozycję Utwórz > tabeli. Możesz rozpocząć wprowadzanie danych w pustym polu (komórce) lub wkleić dane z innego źródła, takiego jak skoroszyt Excel.

2. Aby zmienić nazwę kolumny (pola), kliknij dwukrotnie nagłówek kolumny, a następnie wpisz nową nazwę.

   Porada:  Opisowe nazwy pozwalają określić zawartość każdego pola bez jej wyświetlania.

3. Kliknij pozycje Plik > Zapisz.

• Aby dodać więcej pól, wpisz tekst w kolumnie Kliknij, aby dodać.

• Aby przenieść kolumnę, zaznacz ją, klikając nagłówek kolumny, a następnie przeciągnij w odpowiednie miejsce. Możesz też zaznaczyć kilka przyległych kolumn i przeciągnąć je wszystkie razem w nowe miejsce.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Wprowadzenie do tabel.

Kopiowanie i wklejanie danych

Dane z innego programu, takiego jak Excel lub Word, można kopiować i wklejać do tabeli Access. Ta funkcja działa najlepiej w przypadku danych podzielonych na kolumny. Jeśli dane są w edytorze tekstów, takim jak Word, oddziel kolumny tagami lub przekonwertuj je na format tabeli przed skopiowaniem.

1. Jeśli dane wymagają edytowania, na przykład rozdzielenia imion i nazwisk zapisanych łącznie, w pierwszej kolejności wykonaj w programie źródłowym te wszystkie czynności edycyjne.

2. Otwórz źródło i skopiuj dane (klawisze CTRL+C).

3. Otwórz Access tabeli, w której chcesz dodać dane w widoku arkusza danych, i wklej je (Ctrl + V).

4. Kliknij dwukrotnie nagłówek każdej kolumny i wpisz opisową nazwę.

5. Kliknij pozycję Plik > Zapisz i nadaj nazwę nowej tabeli.

   Uwaga:  Access ustawia typ danych każdego pola na podstawie informacji wklejanych w pierwszym wierszu każdej kolumny, dlatego upewnij się, że informacje w poniższych wierszach są zgodne z pierwszym wierszem.

Importowanie lub łączenie danych

Możesz zaimportować dane z innych źródeł lub połączyć dane z Access bez przenoszenia informacji z miejsca, w którym są przechowywane. Jeśli masz wielu użytkowników aktualizujących dane i chcesz zagwarantować, że będzie wyświetlana najnowsza wersja tych danych, lub jeśli chcesz zaoszczędzić przestrzeń dyskową, dobrym wyborem jest opcja połączenia. Wybór między opcją połączenia danych a opcją ich zaimportowania jest możliwy w przypadku większości formatów. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Importowanie lub łączenie danych w innej bazie danych programu Access .

Proces wygląda nieco inaczej w przypadku różnych źródeł danych, ale zacznij od wykonania następujących instrukcji:

1. Na karcie Dane zewnętrzne w grupie Importowanie & Link kliknij pozycję Nowe źródło danych , a następnie wybierz format danych, z których chcesz zaimportować dane lub do których chcesz utworzyć link, z wymienionych opcji podmenu.

   Uwaga: Jeśli nadal nie możesz znaleźć odpowiedniego formatu, może być konieczne wyeksportowanie danych do formatu, który jest obsługiwany przez Access (na przykład rozdzielany plik tekstowy).

2. Postępuj zgodnie z instrukcjami wyświetlanymi w oknie dialogowym Pobieranie danych zewnętrznych.

W przypadku łączenia danych niektóre formaty są dostępne tylko do odczytu. Oto lista źródeł zewnętrznych, z których możesz importować lub łączyć dane:

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Importowanie lub łączenie danych w innej bazie danych programu Access.

Organizowanie danych przy użyciu analizatora tabel

Korzystając z Kreatora analizatora tabel, możesz szybko zidentyfikować nadmiarowe dane. Ten kreator udostępnia ponadto możliwość prostego zorganizowania danych w oddzielnych tabelach. Access zachowuje oryginalną tabelę jako kopię zapasową.

1. Otwórz bazę danych Access zawierającą tabelę, którą chcesz przeanalizować.

2. Kliknij pozycję Narzędzia bazy danych > Analizuj tabelę.

   Pierwsze dwie strony kreatora zawierają krótki samouczek z przykładami. Jeśli widzisz pole wyboru Czy pokazać strony wprowadzenia?, zaznacz je, a następnie kliknij dwa razy przycisk Wstecz w celu wyświetlenia wprowadzenia. Jeśli nie chcesz ponownie oglądać stron wprowadzenia, usuń zaznaczenie pola wyboru Czy pokazać strony wprowadzenia?

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Normalizowanie danych za pomocą analizatora tabel.

Początek strony

Następne kroki

Dalsze etapy projektowania zależą od tego, jakie efekty chcesz uzyskać, ale prawdopodobnie będą obejmować tworzenie zapytań, formularzy, raportów i makr. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz następujące artykuły:

• Wprowadzenie do tabel

• Wprowadzenie do zapytań

• Tworzenie formularza programu Access

• Wprowadzenie do raportów w programie Access

• Ochrona danych za pomocą procesów wykonywania i przywracania kopii zapasowych

Początek strony