Ao utilizar a família de produtos do Office, deve utilizar o Excel ou deve utilizar o Access para gerir os seus dados tabulares? Um artigo complementar, Utilizar o Access ou o Excel para gerir os seus dados, aborda os benefícios de cada produto e o que trazem para a tabela. Mas por que escolher entre um ou outro? Se armazenar os seus dados no Access e se ligar aos mesmos a partir do Excel, obterá as vantagens de ambos. Eis dez motivos pelos quais utilizar o Excel e o Access em conjunto faz muito sentido.
Motivo 1: o Acesso foi concebido para todos os tipos de utilizadores
Apesar de o Excel não ser uma base de dados, é amplamente utilizado para armazenar dados e é frequentemente utilizado para resolver problemas de bases de dados simples. No entanto, o Excel é uma base de dados de ficheiros simples, não uma base de dados relacional. Quando as tabelas simples precisam de evoluir para múltiplas tabelas de dados relacionados, o Access é a primeira opção para os técnicos de informação criarem rapidamente uma aplicação de base de dados. O Access sempre foi um ótimo "bloco de destino de dados" para recolher e consolidar dados diferentes em toda a empresa, grande parte dos quais reside nos livros do Excel. Assim que os seus dados estiverem no Access, pode adicionar mais tabelas e associá-las, criar consultas (ou vistas dos seus dados), estruturar os dados e definir tipos de dados para ajudar a garantir a integridade dos dados, partilhar e atualizar dados entre muitos utilizadores e criar relatórios e formulários avançados.
Ao contrário do esquema de folha de cálculo simples do Excel, o Access está organizado de forma diferente com vários objetos interligados que podem parecer assustadores no início. No entanto, não tem de ser um especialista para utilizar o Access. O Access foi concebido para todos os tipos de utilizadores e só pode levá-lo até onde precisar.
Descasque o Access uma camada de cada vez.
1. Utilize o Access de três formas: como utilizador ocasional, utilizador avançado ou programador.
2. As tabelas, consultas, formulários e relatórios baseiam-se uns nos outros e constituem o coração de uma aplicação de base de dados.
3. Os utilizadores ocasionais têm assistentes, construtores de propriedades, a interface de utilizador do Office Fluent e funcionalidades semelhantes ao Excel para fazer rapidamente um trabalho.
4. Os utilizadores avançados têm macros, o painel de propriedades, expressões e ferramentas de estrutura de bases de dados para aprofundar e fazer mais.
5. Os programadores podem trabalhar com módulos e desenvolver código VBA para criar soluções de bases de dados personalizadas e implementar aplicações de runtime.
Motivo 2: copiar uma folha de cálculo do Excel para uma folha de dados do Access
Uma boa forma de começar é copiar dados do Excel para o Access. Pode criar uma tabela do Access e apresentá-la na vista de folha de dados, que se assemelha a uma folha de cálculo do Excel. Pode efetuar tarefas comuns de criação de tabelas, como definir um tipo de dados, um nome de campo ou um novo campo, diretamente na vista de folha de dados. Por exemplo, se introduzir uma data num campo em branco, o Access define o tipo de dados Data/Hora desse campo. Se introduzir texto como um nome, o Access aplica o tipo de dados Texto ao campo. Se quiser mover um campo, basta clicar e arrastá-lo.
Quando copia dados do Excel e os cola no Access, nem precisa de criar uma tabela primeiro ou de abrir uma tabela na vista de folha de dados. O Access pergunta-lhe automaticamente se os seus dados têm cabeçalhos, faz boas suposições ao utilizar o tipo de dados correto e cria uma tabela do Access. Não podia ser mais simples.
Para obter mais informações, consulte Abrir uma folha de dados em branco.
Motivo 3: partilhar dados ao ligar a uma folha de cálculo do Excel a partir do Access
Uma das formas mais fáceis de obter os benefícios do Excel e do Access é ligar uma folha de cálculo do Excel a uma tabela do Access. Utilize uma ligação do Access quando planear manter os dados no Excel, mas também tirar partido regularmente de algumas das muitas funcionalidades do Access, como relatórios e consultas. Associou dados do Access e não do Excel.
O Access suporta duas formas fundamentalmente diferentes de criar tabelas de bases de dados. Os utilizadores podem criar novas tabelas nativas para armazenar os dados numa base de dados do Access ou podem criar ligações para dados existentes fora da base de dados do Access. Os dados em tabelas ligadas são apresentados e comportam-se de várias formas, tal como as tabelas nativas. O Assistente do Gestor de Tabelas Ligadas ajuda-o a controlar, localizar e atualizar a folha de cálculo do Excel ou outra origem de dados se esta for movida e a ligação for interrompida.
Quando liga a uma folha de cálculo do Excel ou a um intervalo com nome, o Access cria uma nova tabela que está ligada aos dados do Excel. Se quiser adicionar, editar ou eliminar dados, efetue as alterações no Excel e atualize (ou volte a consultar) os dados na tabela do Access. No entanto, não pode editar o conteúdo da tabela no Access. Com os seus dados ligados ao Excel, pode criar relatórios, consultas e formulários só de leitura no Access.
Para obter mais informações, consulte Importar ou ligar a dados num livro do Excel.
Motivo 4: mover dados ao importar dados do Excel para o Access
Se decidir cortar o cabo de dados, pode mover os dados para o Excel ao importar os dados para o Access. Tenha em atenção que a palavra importar tem dois significados diferentes entre o Excel e o Access. No Excel, quando importa (ou liga), estabelece uma ligação permanente aos dados que podem ser atualizados. No Access, quando importa, leva dados para o Access uma vez, mas sem uma ligação de dados permanente. Quando importa dados, o Access armazena os dados numa tabela nova ou existente sem alterar os dados no Excel. No Access, pode importar qualquer uma ou todas as folhas de cálculo num livro do Excel numa única operação.
O Assistente de Importação orienta-o ao longo dos passos de importação e ajuda-o a tomar decisões importantes sobre a alteração dos tipos de dados e a adição de cabeçalhos. Se encontrar erros ao importar os dados, o Access alerta-o e guarda os erros numa tabela para que possa encontrá-los e corrigi-los rapidamente. Por exemplo, pode haver um código postal alfanumérico enterrado no fundo de uma coluna que pensava ser tudo numérico ou foi detetado um ID duplicado para um campo de chave primária. Pode fazer as alterações no livro do Excel e voltar a importar os dados ou efetuar as alterações na nova tabela do Access. Quando concluir a operação, pode guardar os passos que utilizou e até criar uma tarefa do Outlook para lembrá-lo quando efetuar a operação de importação regularmente.
Assim que os dados forem importados, são agora nativos do Access e pode utilizar folhas de dados e formulários para adicionar, editar e eliminar os dados. Depois de importar os dados, pode decidir se pretende eliminar os dados do Excel. Normalmente, é boa ideia ter apenas uma localização para atualizar os dados.
Observação
Importar dados do Excel para o Access não importa fórmulas, apenas os resultados dessas fórmulas.
Para mais informações, confira:
- Importar ou vincular dados em uma pasta de trabalho do Excel
- Salvar os detalhes de uma operação de importação ou exportação como uma especificação
- Agendar uma operação de importação ou exportação
- Executar uma operação de importação ou exportação salva
- Gerenciar Tarefas de Dados
Motivo 5: Ligar a dados do Access a partir do Excel
Também pode voltar a ligar os dados do Access ao Excel. Para tal, crie uma ligação no Excel, muitas vezes armazenada num ficheiro de Ligação de Dados do Office (.odc), à base de dados do Access e obtenha todos os dados de uma tabela ou consulta. Depois de se ligar aos dados, também pode atualizar (ou atualizar) automaticamente os seus livros do Excel a partir da base de dados original do Access sempre que a base de dados for atualizada com novas informações.
Para mais informações, confira:
Motivo 6: Utilizar relatórios do Access com dados do Excel
Assim que os seus dados estiverem no Access, pode tirar partido da maravilhosa matriz de ferramentas de criação e personalização de relatórios. Quer criar um relatório com apenas alguns cliques? Utilize o Assistente de Relatórios. Quer estruturar e modificar o esquema do relatório em tempo real com dados dinâmicos, mover e redimensionar blocos de dados, adicionar e remover campos e ver instantaneamente as alterações à medida que os cria? Utilize a vista Esquema. Quer interagir com o relatório para procurar, filtrar e ordenar dados dinâmicos? Utilize a vista Relatório. Quer adicionar botões de comando, números de página, imagens, hiperligações e estilos de aspeto profissional sozinho? Utilize os muitos assistentes de controlo e galerias nos grupos Controlos e Esquema no separador Estrutura do Friso. Ao utilizar o Access, pode criar facilmente relatórios simples, relatórios de grupo e resumo, etiquetas de correio, relatórios gráficos e sub-relatórios.
Assim que o relatório for criado, utilize o Access para distribuir eletronicamente o relatório. Por exemplo, pode enviar o relatório através de uma mensagem de e-mail ou guardar o relatório em formatos diferentes, como um snapshot do Access ou um ficheiro PDF, para o adicionar a uma página Web ou site do SharePoint.
Para mais informações, confira:
- Guia para a criação de relatórios
- Criar um relatório simples
- Modificar um relatório
- Criar um relatório agrupado ou de resumo
Motivo 7: usar formulários de acesso com dados do Excel
Depois que seus dados estiverem no Access, você poderá aproveitar as muitas ferramentas de criação e personalização de formulários. Deseja criar um formulário com apenas alguns cliques? Use o Assistente de Formulário. Deseja projetar e modificar o layout do formulário em tempo real com dados ao vivo, mover e redimensionar blocos de dados, adicionar e remover campos e ver instantaneamente as alterações ao construí-los? Use a exibição Layout. Deseja adicionar botões de comando, caixas de lista, caixas de combinação, grupos de opções, imagens, máscaras de entrada, gráficos, hiperlinks e estilos de aparência profissional por conta própria? Use os muitos assistentes de controle e galerias nos grupos Controles e Layout na guia Design da Faixa de Opções. Usando o Access, você pode facilmente criar formulários simples, formulários com tabbed, formulários contínuos, formulários pop-up, caixas de diálogo modais e subformações.
No Access, você pode criar facilmente um formulário dividido, que exibe uma folha de dados sincronizada e uma exibição de formulário para que você possa obter o melhor de ambos. Depois de criar um formulário polido, é fácil rolar, filtrar e até pesquisar os dados atrás do formulário usando os botões de navegação padrão e a caixa de pesquisa na parte inferior do formulário.
Para mais informações, confira:
- Criar um formulário usando a ferramenta Formulário
- Criar um formulário dividido
- Criar uma lista de opções usando uma caixa de listagem ou uma caixa de combinação
- Permitir que os usuários encontrem um registro selecionando um valor em uma lista
- Aprender como localizar registros
Motivo 8: Filtrar, classificar e consultar no Access é como o Excel
Seja qual for o produto usado, você filtra os dados para trabalhar com um subconjunto de dados e classifica os dados para encomendá-los da maneira desejada. No Access, os usuários do Excel podem filtrar e classificar dados em uma exibição de folha de dados sem precisar aprender novamente uma interface de usuário completamente nova. Os ícones, menus de comando, comandos, critérios e caixas de diálogo são muito semelhantes, seja trabalhando com texto, números, datas ou espaços em branco. Você pode até salvar os filtros e classificações junto com a exibição de folha de dados.
Você pode criar uma consulta no Access e nem mesmo saber o que o SQL representa. Quatro assistentes de consulta ajudam você a criar consultas simples, localizar duplicatas, localizar registros incompatíveis e criar consultas cruzadas. Você nem precisa criar uma consulta; basta filtrar e classificar os dados da maneira que você deseja que ele olhe e ele é salvo com uma planilha de dados.
Para mais informações, confira:
- Classificar registros em valores de texto, numérico ou data
- Aplicar um filtro para exibir a seleção de registros em um banco de dados do Access
- Introdução às consultas
Motivo 9: fazer uma mesclagem de email ou criar rótulos
Agora que sua família cresceu, suas férias card lista de repente ficaram maiores e você precisa acompanhar muito mais aniversários e aniversários. Não é um problema. Você pode usar uma tabela ou consulta do Access como uma fonte de dados de mesclagem de email e criar uma operação de mesclagem de email usando o Assistente de Mesclagem de Email Word, para cartas, cartões, mensagens de email e envelopes. Se você precisar apenas criar rótulos de email, use o Assistente de Rótulo no Access para criar e imprimir seus rótulos de um relatório que você criar. Você pode até mesmo adicionar automaticamente um código de barras correspondente a cada endereço do cliente.
Para mais informações, confira:
- Usar uma tabelha ou consulta como uma fonte de dados de mala direta
- Criar rótulos de email no Access
Motivo 10: combinando Excel e Access com tecnologias do SharePoint
O Access e o Excel fornecem comandos para se conectar a dados em listas do SharePoint. O Excel fornece uma conexão somente leitura (unidirecional) às listas vinculadas do SharePoint; enquanto o Access permite que você leia e escreva dados (bidirecionais) em listas vinculadas do SharePoint. As listas de Acesso e SharePoint funcionam muito bem juntas. Tipos de dados do Access e do SharePoint – como texto avançado, somente acréscimo (para dar suporte ao histórico de revisão de acompanhamento em um campo de memorando), anexos, AutoNumber, pesquisas e campos multivalizados – tornam a integração suave e poucas, se houver, inconsistências de dados.
Depois de vincular seus dados de lista do SharePoint a um banco de dados do Access, você pode até mesmo tirar os dados da lista do SharePoint offline em um banco de dados de acesso local, trabalhar com os dados localmente e, em seguida, reconectar-se ao site do SharePoint para carregar quaisquer alterações. Quaisquer alterações de dados conflitantes feitas por outros usuários serão tratadas por um assistente de resolução de conflitos. Os formulários e relatórios criados no Access são baseados nos mesmos dados, mas vinculados às listas do SharePoint.
O Excel fornece os seguintes pontos de integração com o Servidor do SharePoint.
1. Faça uma importação única de dados de planilha do Excel em uma lista do SharePoint ou exporte dados de planilha do Excel para uma lista do SharePoint para criar uma conexão de dados unidirecional permanente.
2. Use a conexão de dados unidirecional permanente para atualizar dados em uma planilha do Excel da lista do SharePoint.
3. Publique pastas de trabalho do Excel em Serviços do Excel e exiba e interaja com dados usando a Web Part do Excel Web Access em uma Página da Web Part.
4. Importar dados (conectar) em uma pasta de trabalho do Excel de servidores OLAP, bancos de dados SQL Server e Access e arquivos simples.
O Access fornece os seguintes pontos de integração com o Servidor do SharePoint.
1. Faça uma importação ou exportação única de dados entre exibições do Access e uma lista do SharePoint.
2. Vincule dados entre tabelas de acesso e uma lista do SharePoint criando uma conexão bidirecional permanente. (Os dados atualizados da lista podem ser vistos em uma tabela access; os dados atualizados da tabela access podem ser vistos em uma lista.)
3. Tire os dados da lista offline, atualize no Access, traga de volta online, sincronize atualizações e resolve conflitos.
4. Exibir e editar dados de lista nas exibições de folha de dados, formulário e relatório do Access.
Para mais informações, confira:
- Importar ou vincular a dados em uma lista do SharePoint
- Exportar uma tabela do Excel para uma lista do SharePoint
Próximas etapas: tornar-se um usuário de energia do Access
Você pode criar aplicativos de banco de dados de área de trabalho bastante sofisticados sem nunca escrever uma linha de código VBA. Cada objeto Access tem um amplo conjunto de propriedades e eventos facilmente acessíveis a partir de uma planilha de propriedades para ajudá-lo a personalizar sua solução. Cada objeto tem designers detalhados que revelam todos os recursos disponíveis para você. Modelos de banco de dados adicionais estão disponíveis no Office Online. Modelos de campo e de tabela ajudam você a criar e personalizar novas tabelas rapidamente. Você pode criar um novo banco de dados do zero com ferramentas internas de design de banco de dados.
As macros de acesso usam um ambiente declarativo que não requer a gravação de nenhum código VBA, portanto, você não precisa ser um desenvolvedor. Cada ação de macro executa uma tarefa, como abrir um formulário, executar uma consulta, localizar registros ou exibir uma mensagem. Você pode inserir macros em qualquer caso de relatório, formulário ou controle. A maioria das macros tem argumentos, e você pode adicionar lógica condicional a elas para fazê-las fazer o que quiser. Você pode até definir variáveis e fazer a verificação de erros novamente sem escrever código VBA.
Crie um protótipo e execute-o pelo departamento de TI. Crie uma solução para sua equipe quando precisarem dela o mais rápido possível e faça isso em um cordão de sapato com uma equipe de ossos nus. Acompanhe os ingressos vendidos para uma festa da empresa, acompanhe o prazo de validade dos materiais de fabricação ou imprima marcas de aceitação para peças. Acompanhe tarefas, problemas e entregas em projetos de equipe. Crie um banco de dados de pipeline de vendas para monitorar possíveis vendas em um pequeno grupo de profissionais de vendas.