Configurar o Organizador de Conteúdo para rotear documentos

O que o Organizador de Conteúdo pode fazer?

O Organizador de Conteúdo pode executar automaticamente as seguintes tarefas:

• Rotear documentos para diversas bibliotecas ou pastas    De fato, o Organizador de Conteúdo atua como um gatekeeper para documentos. Cada vez que um documento é carregado, o Organizador de Conteúdo utiliza regras criadas por você para determinar para onde o documento deve ser movido. Em seguida, ele roteia o documento para a biblioteca ou pasta correta, que pode estar situada em outro conjunto de sites. As regras podem ser baseadas em uma combinação de tipos de conteúdo e metadados.

• Upload todos os documentos para uma biblioteca de entrega    Você pode configurar o Organizador de Conteúdo para colocar todos os documentos carregados em uma Biblioteca de Redistribuição, na qual é possível inserir metadados e concluir um processo de envio.

• Gerenciar o tamanho das pastas    Você pode configurar o Organizador de Conteúdo para monitorar o número de itens nas pastas e assegurar que nenhuma delas contenha mais do que um número especificado de itens. Por padrão, esse limite é de 2.500 itens e, quando o chega o número de item 2.501, o Organizador de Conteúdo cria uma nova pasta automaticamente e coloca o documento nela. Você pode especificar o número de itens permitidos pelo Organizador de Conteúdo em uma única pasta.

• Gerenciar envios duplicados    Quando um documento é carregado que já existe na biblioteca, você pode fazer com que o Organizador de Conteúdo use Microsoft Office SharePoint Online versões ou altere o nome do arquivo adicionando caracteres exclusivos. Com isso, tanto o documento existente quanto a duplicata são preservados.

• Manter logs de auditoria    O Organizador de Conteúdo pode guardar logs de auditoria sobre um documento armazenados com o documento depois que ele é roteado.

Ativar o recurso Organizador de Conteúdo em um site

Você deve ter pelo menos permissões de Proprietário do Site e os recursos de publicação devem estar habilitados.

Para ativar o recurso Organizador de Conteúdo em um site

1. Navegue até o site que você deseja configurar.

2. Clique Configurações e escolha Configurações do site no menu suspenso.

   Para Microsoft Office SharePoint Online, clique em Configurações , clique em Conteúdo do sitee em Configurações do site.

3. Na página Site Configurações, no grupo Ações do Site, clique em Gerenciar recursos do site.

4. Ao lado do nome do recurso Organizador de Conteúdo, clique em Ativar. Quando o recurso estiver ativado, a palavra Ativo aparecerá na coluna Status.

   

Configurar o Organizador de Conteúdo para rotear documentos

1. Navegue até o site para o qual deseja configurar o Organizador de Conteúdo para que ele roteie documentos automaticamente para locais especificados.

2. Clique Configurações e escolha Configurações do site no menu suspenso.

   Para Microsoft Office SharePoint Online, clique em Configurações , clique em Conteúdo do sitee em Configurações do site.

3. No grupo Administração do Site, escolha Definições do Organizador de Conteúdo.

   Observação: O link para as configurações do Organizador de Conteúdo só aparecerá se o recurso estiver ativado para esse site.

4. Na seção Redirecionar Usuários para a Biblioteca de Redistribuição, marque a caixa de seleção para impor o Organizador de Conteúdo. Isso redireciona os usuários automaticamente para a Biblioteca de Redistribuição quando eles tentam carregar um documento.

5. Na seção Enviando para Outro Site, marque a caixa de seleção se quiser permitir regras para rotear documentos para outro site.

6. Na seção Particionamento de Pastas, marque a caixa de seleção Criar subpastas quando um local de destino tiver itens demais para criar automaticamente subpastas depois que um local exceder um número de itens especificado.

   • Na caixa Número de itens em uma única pasta, digite o número de documentos que podem ser armazenados em uma pasta antes de uma nova ser criada.

   • Na caixa Formato do nome da pasta, especifique a convenção de nomenclatura para quaisquer novas pastas criadas.

7. Na seção Envios Duplicados, selecione se deseja que as duplicatas usem o recurso de controle de versões ou se as duplicatas sempre terão caracteres exclusivos anexados ao nome de arquivo do item.

8. Na seção Preservando Contexto, marque a caixa de seleção se quiser salvar logs de auditoria ou metadados como uma entrada de auditoria no item ou documento enviado.

9. Na seção Gerenciadores de Regras, insira nomes de usuário que são gerentes de regras em sua organização. Os gerentes de regra devem ter permissões de Gerenciar Site para acessar a página de configuração de regras do Organizador de Conteúdo. Para obter mais informações, consulte Create Content Organizer rules to route documents.

10. Marque as caixas de seleção apropriadas para enviar mensagens de email automaticamente aos gerentes de regras. O Organizador de Conteúdo pode mandar um email quando um envio não coincide com uma regra ou quando um conteúdo qualquer é enviado ao Organizador de Conteúdo.

    Observação: O email deve ser configurado pelo seu SharePoint ou administrador de rede para que o servidor ou serviço dessas caixas de seleção sejam habilitados.

11. Na seção Pontos de Envio, especifique informações sobre outros sites ou um software de envio de emails que possa enviar conteúdo para o site atual.

    Dica:  Esta seção fornece a URL do serviço Web para enviar conteúdo ao site no caso de você querer criar um fluxo de trabalho ou uma solução personalizada para enviar documentos por um sistema de email.