Create Content Organizer rules to route documents

Neste artigo

• Antes de criar regras: Primeiros passos

• Compreender como os documentos são encaminhados

• Criar regras para encaminhar documentos

Antes de criar regras: Primeiros passos

Antes de criar regras para encaminhar documentos, tem de seguir vários passos importantes.

1. Ativar a funcionalidade Organizador de Conteúdo.

2. Crie bibliotecas e pastas para as quais pretende que os documentos sejam encaminhados. Poderá querer criar pastas para cada tipo de documento que está a encaminhar. Por exemplo, crie uma biblioteca apenas para registos de e-mail ou folhas de cálculo do Excel. Para saber mais sobre como criar bibliotecas, consulte Criar uma biblioteca de documentos no SharePoint.

3. Os tipos de conteúdo têm de estar associados a documentos que devem ser encaminhados. Neles, o tipo de conteúdo pode fazer parte dos critérios que determinam a localização final onde um documento é armazenado.

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Compreender como os documentos são encaminhados

Pode encaminhar documentos para uma biblioteca ou pasta num site do Centro de Registos ou para qualquer outro tipo de site do SharePoint. A biblioteca drop off, que é criada automaticamente quando ativa a funcionalidade Organizador de Conteúdo, serve como a localização predefinida. O processo de encaminhamento de documentos é composto por vários elementos:

• Bibliotecas e pastas de destino    Os responsáveis pelo conteúdo ou gestores de registos criam manualmente bibliotecas e pastas onde os documentos devem ser encaminhados e designam estas bibliotecas como bibliotecas de destino.

• Tipos de conteúdo de site    Cada documento tem de ter um tipo de conteúdo e os utilizadores podem adicionar manualmente tipos de conteúdo de site adequados às bibliotecas de destino.

• Biblioteca drop off    Os documentos que não correspondem a uma regra ou que não tenham metadados necessários em falta são enviados para a biblioteca drop off para que os utilizadores possam introduzir os metadados necessários. Em alternativa, pode configurar o Organizador de Conteúdo para que todos os documentos carregados sejam temporariamente encaminhados para a biblioteca drop off.

  Observação: A biblioteca Drop Off destina-se a ser um "catch-all" para esses itens que não correspondem a nenhuma regra. Foi concebido como uma localização temporária e não como um site de colaboração permanente.

• Lista de regras do documento    Esta é uma coleção de todas as regras de encaminhamento. Os responsáveis pelo conteúdo ou gestores de registos visitam esta lista para criar, gerir e ver regras de encaminhamento.

O diagrama seguinte mostra como os documentos e mensagens de e-mail são encaminhados com base no cumprimento de critérios específicos e como os documentos em falta são devolvidos à biblioteca drop off.

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Criar regras para encaminhar documentos

Para cada tipo de registo que adicionar à lista Encaminhamento de Registos, especifique um título de registo e uma descrição. Também especifica a localização no site onde o registo está armazenado. Para se certificar de que todos os registos relevantes são encaminhados para a localização adequada, pode especificar nomes alternativos para o tipo de registo.

1. Navegue para o site para o qual pretende criar regras do Organizador de Conteúdo.

2. No painel Iniciação Rápida, para ver as opções de Conteúdo do Site , selecione Mais.

3. Na linha de menu Aplicações, selecione Definições.

4. Na página Definições do Site , na secção Administração de Sites , selecione Regras do Organizador de Conteúdo.

5. Na página Regras do Organizador de Conteúdo , em Clique para adicionar um novo item, selecione adicionar.

6. Na secção Nome da Regra, introduza um nome que descreva as condições e as ações da regra.

7. Na secção Estado da Regra e Prioridade , para aplicar a regra ao conteúdo recebido, selecione Ativo. Em seguida, selecione uma prioridade para determinar a forma como o conteúdo é encaminhado caso corresponda a mais do que uma regra do Organizador de Conteúdo.
   Se não quiser que esta regra se aplique aos conteúdos recebidos, selecione Inativo.

8. Na secção Tipo de Conteúdo da Submissão , associe a regra a um tipo de conteúdo. Ao fazê-lo, as submissões para o Organizador de Conteúdo são identificadas com o tipo de conteúdo selecionado e as propriedades utilizadas nas condições da regra são identificadas.

   • Selecione o grupo de conteúdos adequado. O grupo que selecionar determina os tipos de conteúdo que pode escolher no próximo passo.

   • Selecione o tipo de conteúdo adequado.

   • Se o tipo de conteúdo que selecionou tiver um nome diferente noutro site do SharePoint, em Nomes alternativos, selecione a caixa de verificação. Em seguida, no campo fornecido, introduza o nome que é utilizado no outro site e selecione Adicionar. Os nomes dos tipos de conteúdo alternativos são apresentados na lista abaixo.

9. Na secção Condições , selecione as condições que as propriedades de uma submissão têm de cumprir para a regra. Por exemplo, poderá querer que a regra se aplique a todos os documentos que tenham a palavra "orçamento" no título. Para adicionar mais condições, selecione a ligação Adicionar outra condição .

   Observação: As propriedades disponíveis na lista pendente Propriedade diferem de acordo com o tipo de conteúdo que selecionou no passo 6.

10. Na secção Localização de Destino , introduza ou navegue para uma localização para colocar conteúdo que corresponda à regra. Para agrupar documentos semelhantes em pastas, selecione a caixa de verificação Criar automaticamente uma pasta . Por exemplo, se tiver uma propriedade que lista todos os documentos para projetos na sua organização, pode forçar o Organizador de Conteúdo a criar uma pasta separada para cada projeto.

    Observação: As regras do Organizador de Conteúdo destinam-se a encaminhar documentos para localizações diferentes. Não suportamos a utilização de regras para voltar a publicar ficheiros na mesma localização durante a colaboração.

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