Criar e compartilhar um painel com o Excel e grupos da Microsoft

Uma dashboard é uma representação visual das principais métricas que lhe permite ver e analisar rapidamente os seus dados num único local. Os dashboards não só fornecem vistas de dados consolidadas, mas também uma oportunidade de business intelligence self-service, onde os utilizadores são capazes de filtrar os dados para apresentar apenas o que é importante para eles. No passado, os relatórios do Excel exigiam frequentemente que gerasse vários relatórios para diferentes pessoas ou departamentos, consoante as suas necessidades.

Exemplo de um Painel do Excel com Segmentações e um Timline

Visão geral

Neste tópico, vamos falar sobre como utilizar várias tabelas dinâmicas, gráficos dinâmicos e ferramentas de tabela dinâmica para criar uma dashboard dinâmica. Em seguida, vamos dar aos utilizadores a capacidade de filtrar rapidamente os dados da forma que pretendem com a Segmentação de Dados e uma Linha Cronológica, que permitem que as tabelas e gráficos dinâmicos expandam e contraam automaticamente para apresentar apenas as informações que os utilizadores querem ver. Além disso, pode atualizar rapidamente a sua dashboard quando adicionar ou atualizar dados. Isto torna-o muito útil porque só precisa de criar o relatório de dashboard uma vez.

Neste exemplo, vamos criar quatro tabelas dinâmicas e gráficos a partir de uma única origem de dados.

Assim que a sua dashboard for criada, iremos mostrar-lhe como partilhá-la com pessoas através da criação de um Grupo Microsoft. Também temos um livro interativo do Excel que pode transferir e seguir estes passos por conta própria.

Transfira o livro de tutoriais do Dashboard do Excel.

Obter os seus dados

Pode copiar e colar dados diretamente no Excel ou pode configurar uma consulta a partir de uma origem de dados. Para este tópico, utilizámos a consulta Análise de Vendas do modelo Da Northwind Traders para o Microsoft Access. Se pretender utilizá-lo, pode abrir o Access e aceder a Ficheiro > Nova > Procurar e, em Pesquisa, introduzir "Northwind" e criar a base de dados de modelos. Depois de o fazer, poderá aceder a qualquer uma das consultas incluídas no modelo. Já colocámos estes dados no livro do Excel por si, pelo que não precisa de se preocupar se não tiver o Access.
Verifique se os dados estão estruturados corretamente sem linhas ou colunas em falta. Cada linha deve representar um registo ou item individual. Para obter ajuda com a configuração de uma consulta ou se os seus dados precisarem de ser manipulados, consulte Obter & Transformar no Excel.
Se ainda não estiver, formate os seus dados como uma Tabela do Excel. Ao importar do Access, os dados serão automaticamente importados para uma tabela.

Criar Tabelas Dinâmicas

Selecione uma célula dentro do intervalo de dados e aceda a Inserir > Tabela Dinâmica > Nova Folha de Cálculo. Consulte Criar uma Tabela Dinâmica para analisar os dados da folha de cálculo para obter mais detalhes.
Adicione os campos da Tabela Dinâmica que pretende e, em seguida, formate conforme pretendido. Esta tabela dinâmica será a base para outras pessoas, pelo que deve passar algum tempo a fazer os ajustes necessários ao estilo, ao esquema do relatório e à formatação geral, para que não tenha de o fazer várias vezes. Para obter mais detalhes, consulte: Estruturar o esquema e o formato de uma tabela dinâmica.

Neste caso, criámos um resumo de nível superior de vendas por categoria de produto e ordenados pelo campo Vendas por ordem descendente.

Consulte Ordenar dados numa Tabela Dinâmica ou Gráfico Dinâmico para obter mais detalhes.
Depois de criar a sua master Tabela Dinâmica, selecione-a e, em seguida, copie-a e cole-a quantas vezes for necessário para esvaziar áreas na folha de cálculo. Para o nosso exemplo, estas tabelas dinâmicas podem alterar linhas, mas não colunas, pelo que as colocamos na mesma linha com uma coluna em branco entre cada uma delas. No entanto, poderá ter de colocar as tabelas dinâmicas abaixo umas das outras se estas conseguirem expandir colunas.

Importante: As tabelas dinâmicas não se podem sobrepor umas às outras, por isso certifique-se de que a sua estrutura permitirá espaço suficiente entre as mesmas para permitir que se expandam e contraam à medida que os valores são filtrados, adicionados ou removidos.

Neste momento, poderá querer dar nomes significativos às tabelas dinâmicas, para que saiba o que fazem. Caso contrário, o Excel irá atribuir-lhes o nome Tabela Dinâmica1, Tabela Dinâmica2, etc. Pode selecionar cada uma delas e, em seguida, aceder a Analisar tabela dinâmica > tabela dinâmica e, em seguida, introduzir um novo nome na caixa Nome da Tabela Dinâmica. Isto será importante quando chegar a altura de ligar as tabelas dinâmicas aos controlos de Segmentação de Dados e Linha Cronológica.

Criar Gráficos Dinâmicos

Clique em qualquer parte da primeira Tabela Dinâmica, aceda a Analisar tabela dinâmica > Ferramentas > Gráfico Dinâmico e, em seguida, selecione um tipo de gráfico. Escolhemos um Gráfico de combinação com Vendas como um gráfico de Colunas Agrupadas e % Total como um Gráfico de linhas desenhado no Eixo Secundário.
Selecione o gráfico e, em seguida, dimensione e formate conforme pretendido nos separadores Analisar, Estrutura e Formatar do Gráfico Dinâmico. Para obter mais detalhes, veja a nossa série em Gráficos de formatação.
Repita para cada uma das tabelas dinâmicas restantes.
Agora é também uma boa altura para mudar o nome dos gráficos dinâmicos. Aceda a Analisar gráfico dinâmico > gráfico dinâmico e, em seguida, introduza um novo nome na caixa Nome do Gráfico .

Adicionar Segmentação de Dados e uma Linha Cronológica

As Segmentações de Dados e As Linhas Cronológicas permitem-lhe filtrar rapidamente as tabelas dinâmicas e os gráficos dinâmicos para que possa ver apenas as informações que lhe são relevantes.

Exibição explodida de Slicers e um controle Timeline em um dashboard

Selecione uma tabela dinâmica e aceda a Analisar > Filtro > Inserir Segmentação de Dados e, em seguida, marcar cada item que pretende utilizar para uma segmentação de dados. Para este dashboard, selecionámos Categoria, Nome do Produto, Funcionário e Nome do Cliente. Quando clica em OK, as segmentações de dados serão adicionadas ao meio do ecrã, empilhadas em cima umas das outras, pelo que terá de as organizar e redimensionar conforme necessário.
Opções de Segmentação de Dados: Se clicar em qualquer segmentação de dados, pode aceder ao separador Segmentação de Dados e selecionar várias opções, como Estilo e quantas colunas são apresentadas. Pode alinhar várias segmentações de dados ao selecioná-las com Ctrl+Clique com o botão esquerdo do rato e, em seguida, utilizar as ferramentas Alinhar no separador Ferramentas de Segmentação de Dados .
Connections de segmentação de dados: As segmentações de dados só serão ligadas à Tabela Dinâmica que utilizou para as criar, pelo que tem de selecionar cada Segmentação de Dados e, em seguida, aceder a Segmentação de Dados > Segmentação de Dados >Relatório Connections e marcar que Tabelas Dinâmicas pretende ligar a cada uma. As Segmentações de Dados e as Linhas Cronológicas podem controlar tabelas dinâmicas em qualquer folha de cálculo, mesmo que a folha de cálculo esteja oculta.
Adicionar uma Linha Cronológica: Selecione uma tabela dinâmica e aceda a Analisar > Filtro > Inserir Linha Cronológica e, em seguida, marcar cada item que pretende utilizar. Para este dashboard, selecionámos Data da Encomenda.
Opções da Linha Cronológica: Clique na Linha Cronológica, aceda ao separador Linha Cronológica e selecione opções como Estilo, Cabeçalho e Legenda. Selecione a opção Connections relatório para ligar o linha do tempo às tabelas dinâmicas da sua preferência.

Saiba mais sobre os controlos Segmentação de Dados e Linha Cronológica .

Próximas etapas

O seu dashboard está agora funcionalmente concluído, mas provavelmente ainda precisa de o organizar como quiser e fazer os ajustes finais. Por exemplo, poderá querer adicionar um título de relatório ou um fundo. Para a nossa dashboard, adicionámos formas em torno das Tabelas Dinâmicas e desativamos Cabeçalhos e Linhas de Grelha no separador Ver.

Certifique-se de que testa cada uma das suas segmentações de dados e linhas cronológicas para se certificar de que as tabelas dinâmicas e os gráficos dinâmicos se comportam da forma que pretende. Poderá encontrar situações em que determinadas seleções causam problemas se uma tabela dinâmica quiser ajustar e sobrepor-se a outra, o que não pode fazer e irá apresentar uma mensagem de erro. Estes problemas devem ser corrigidos antes de distribuir o dashboard.

Quando terminar de configurar a sua dashboard, pode clicar no separador Partilhar dashboard na parte superior deste tópico para saber como distribuí-lo.