Importar uma agenda do Excel para Shifts

Neste artigo

Visão Geral

Passo 1: Transferir o modelo do Excel

Passo 2: preencher a sua agenda no Excel

Passo 3: Carregar o ficheiro do Excel

Ver e corrigir erros de importação

O modelo do Excel

Visão Geral

Uma importação do Excel pode efetuar as seguintes ações, o que faria manualmente em Turnos:

Atribua turnos e folgas para cada membro da sua equipa.
Adicione turnos abertos.
Organizar turnos por grupo.
Adicionar membros de equipa a grupos.
Adicione notas para o dia.

Se preferir preencher manualmente uma agenda, consulte Criar uma agenda de equipa em Turnos e Adicionar turnos à agenda em Turnos.

Observações:

Uma importação do Excel permite-lhe adicionar informações de agendamento, como turnos, folgas e turnos abertos. Editar ou eliminar informações de agendamento que já existem no Shifts não é possível através de uma importação do Excel.
Se desativou turnos abertos nas definições de Turnos ou se não tiver permissões para adicionar grupos a Turnos, não poderá adicionar turnos abertos ou organizar turnos por grupos através de uma importação do Excel.
Não pode importar uma agenda com mais de dois anos de antecedência da data atual.

Primeiro, introduza as suas informações de agenda num livro do Excel e, em seguida, importe o livro para Turnos ao carregá-lo. Os turnos incluem um modelo do Excel que pode transferir e utilizar para introduzir as suas informações de agendamento.

Pode criar um novo ficheiro com base no modelo ou pode adicionar as suas informações de agenda diretamente no mesmo. Se utilizar o modelo, certifique-se de que elimina os dados de exemplo no mesmo antes de carregar o ficheiro.

Importante: Certifique-se de que o idioma definido no seu dispositivo e o formato de número no Excel estão definidos para a mesma região. Isto garante que os formatos de data no Teams correspondem ao que introduziu no Excel. O Teams reflete o mesmo formato de data e hora que as definições de idioma, data e hora do seu dispositivo.Por exemplo, se o seu dispositivo e o Excel estiverem definidos como inglês (Estados Unidos), o formato de data do Excel de 11/08/2024 representa com precisão 8 de novembro de 2024 no Teams. Se o seu dispositivo estiver definido como Inglês (Reino Unido) e o Excel estiver definido como Inglês (Estados Unidos), o formato de data do Excel de 11/08/2024 é interpretado como 11 de agosto de 2024 no Teams.

Passo 1: Transferir o modelo do Excel

No ambiente de trabalho ou na Web do Shifts, no canto superior direito da agenda, aceda a Mais opções > Agenda de importação.
Na página Importar agenda, selecione a ligação transferir o modelo para transferir o modelo do Excel.Por predefinição, o ficheiro é guardado na pasta Transferências no seu computador com o seguinte nome: ImportScheduleTemplate_<ID de equipa>.xlsx.

Passo 2: preencher a sua agenda no Excel

Leia as instruções no modelo e consulte a secção modelo do Excel deste artigo para obter detalhes sobre como adicionar as suas informações de agendamento.
Preencha a sua agenda no Excel.

Passo 3: Carregar o ficheiro do Excel

Depois de adicionar as suas informações de agenda, está pronto para importá-la para Turnos. Na página Importar agenda, selecione Carregar.
Na caixa de diálogo Carregar ficheiro do Excel , selecione Carregar ficheiro. Aceda ao local onde guardou o livro do Excel e, em seguida, selecione Abrir.
Depois de carregar o ficheiro, pode marcar o status de carregamento e os detalhes na tabela Histórico de importações. Verá um dos seguintes estados na coluna Estado :
- Importado indica que a sua agenda foi importada com êxito e é agora apresentada no seu calendário turnos.
- O erro indica que a sua agenda tem erros e não foi importada ou foi parcialmente importada. Verá uma ligação Transferir relatório na coluna Estado se a sua agenda tiver sido parcialmente importada. Saiba como ver e corrigir erros de importação.
Importante: A tabela mostra a status dos últimos 10 carregamentos da sua equipa nos últimos 30 dias. Pode ver os carregamentos de si e de outros gestores de primeira linha na sua equipa. Se vários gestores de primeira linha da sua equipa estiverem a importar agendas para Turnos, certifique-se de que marcar o status do carregamento antes de ser removido da tabela.

Observações:

Um único ficheiro do Excel suporta um máximo de 30 000 entidades de agendamento, 10 000 de cada entidade (turnos, turnos abertos e folga). Se precisar de importar mais itens, crie outro ficheiro.
Pode agendar folgas superiores a 24 horas. No entanto, os turnos e os turnos abertos com mais de 24 horas não são suportados.

Ver e corrigir erros de importação

Se a tabela Histórico de importações mostrar um Erro status quando importar o ficheiro do Excel, siga estes passos para ver e corrigir os erros de importação.

Selecione Transferir relatório na coluna Estado para transferir o ficheiro de erro do Excel.Por predefinição, o ficheiro é guardado na pasta Transferências no seu computador com o seguinte nome: ImportScheduleErrors_<ID de equipa>.xls.
Abra o ficheiro e aceda à folha de cálculo Erros . Cada linha mostra a localização de um erro e o que precisa de ser corrigido.
Aceda à folha de cálculo Turnos, Turnos Abertos ou Folgas e corrija os erros. As localizações dos erros estão realçadas a vermelho. Neste exemplo, o turno é superior a 24 horas. Para corrigir o erro, altere a data de início ou de fim do turno.
Quando terminar de corrigir os erros, guarde o ficheiro e, em seguida, importe-o novamente para Shifts.

Modelo do Excel

Utilize o modelo do Excel para o ajudar a colocar a sua agenda no Excel. O modelo contém as seguintes folhas de cálculo:

Instruções: documentação de orientação sobre como introduzir as suas informações de agendamento.
Turnos, Folgas e Turnos Abertos: para adicionar turnos, folgas e turnos abertos.
Notas do Dia: para introduzir notas que correspondem a um dia específico.
Membros: uma lista só de leitura das pessoas na sua equipa para as quais pode atribuir turnos.

Também pode criar o seu próprio livro do Excel com a estrutura descrita nas folhas de cálculo Turnos, Folgas, Turnos Abertos e Notas diárias.

Importante:

Não pode remover ou alterar a ordem das colunas nas folhas de cálculo. Caso contrário, receberá erros quando carregar o ficheiro.
As colunas necessárias são marcadas como a negrito em cada folha de cálculo e não podem estar vazias.

Folha de cálculo turnos

Na folha de cálculo Turnos , cada turno aparece como uma linha com 12 colunas. Seguem-se detalhes sobre as colunas e como utilizá-las.

Coluna	Propriedade	Tipo	Descrição	Entrada	Exemplo
A	Membro	Opcional	Nome do membro de equipa atribuído ao turno.	Introduza o nome do membro da equipa.	Martin Fitzgerald
B	Email de trabalho	Obrigatório	Email endereço do membro da equipa.	Introduza o endereço de e-mail do membro da equipa.	mfitzgerald@contoso.com
C	Grupo	Obrigatório	Grupo de agendamento ao qual o membro da equipe pertence.	Insira texto, números e/ou caracteres especiais.Você pode adicionar um grupo novo ou existente.	Artigos de couro
D	Data de Início	Obrigatório	Data em que o turno é iniciado.	Formato: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy	13/08/2024 13/08/2024
E	Hora de Início	Obrigatório	Hora em que o turno é iniciado.	Formato: 12h 24h	8h30 8h30 8:30
S	Data de Término	Obrigatório	Data em que o turno termina.	Formato: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy	13/08/2024 13/08/2024
G	Hora de Término	Obrigatório	Hora em que o turno termina.	Formato: 12h 24h	15h45 15h45 15:45
H	Cor do tema	Opcional	Cor para categorizar a mudança.	Insira uma das seguintes opções: 1. Branco 2. Azul 3. Verde 4. Roxo 5. Rosa 6. Amarelo 7. Cinza 8. Azul 9. DarkGreen 10. DarkPurple 11. DarkPink 12. DarkYellow	2. Azul
I	Rótulo Personalizado	Opcional	Rótulo para personalizar a mudança.	Insira texto, números e/ou caracteres especiais. Máximo de 23 caracteres.	Artigos de couro pequenos
J	Interrupção não paga (minutos)	Opcional	Duração da interrupção de turno em minutos.	Insira um número (em minutos) que seja menor do que a duração da mudança.	45
K	Anotações	Opcional	Anotações para membros da equipe sobre essa mudança específica.	Insira texto, números e/ou caracteres especiais. Máximo de 500 caracteres.	Use nosso novo sistema para solicitar que os itens sejam entregues em nossa loja.
L	Compartilhado	Obrigatório	Opção para compartilhar a mudança com a equipe assim que as informações forem importadas.	Selecione Compartilhado ou Não Compartilhado.Se você optar por não compartilhar, poderá compartilhar o turno depois que ele for importado usando a opção Compartilhar com a equipe em Turnos.	Não Compartilhado

Planilha Time Off

Na planilha Time Off, cada item de folga temporal aparece como uma linha com 11 colunas. Veja detalhes sobre as colunas e como usá-las.

Coluna	Propriedade	Tipo	Descrição	Entrada	Exemplo
A	Membro	Opcional	Nome do membro da equipe que tem folga.	Insira o nome do membro da equipe.	Martin Fitzgerald
B	Email de trabalho	Obrigatório	Email endereço do membro da equipe.	Insira o endereço de email do membro da equipe.	mfitzgerald@contoso.com
C	Data de Início	Obrigatório	Data em que a folga começa.	Formato: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy	13/08/2024 13/08/2024
D	Hora de Início	Obrigatório	Hora em que a folga começa.	Formato: 12h 24h	12h 12h 00:00
E	Data de Término	Obrigatório	Data em que a folga termina.	Formato: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy	20/08/2024 20/08/2024
S	Hora de Término	Obrigatório	A hora em que a folga termina.	Formato: 12h 24h	12h 12h 00:00
G	Motivo de tempo limite	Obrigatório	Razão que justifica a folga.	Insira um motivo de tempo limite da lista de motivos de tempo limite disponíveis nas configurações do Shifts para sua equipe.	Férias
H	Cor do tema	Opcional	Cor para categorizar a folga.	Insira uma das seguintes opções: 1. Branco 2. Azul 3. Verde 4. Roxo 5. Rosa 6. Amarelo 7. Cinza 8. Azul 9. DarkGreen 10. DarkPurple 11. DarkPink 12. DarkYellow	7. Cinza
I	Anotações	Opcional	Anotações para o membro da equipe sobre sua folga.	Insira texto, números e/ou caracteres especiais. Máximo de 500 caracteres.	Aproveite suas férias.
J	Compartilhado	Obrigatório	Opção para compartilhar a folga com o membro da equipe assim que as informações forem importadas.	Selecione Compartilhado ou Não Compartilhado.Se você optar por não compartilhar, poderá compartilhar o turno depois que ele for importado usando a opção Compartilhar com a equipe em Turnos.	Compartilhado

Planilha Abrir Turnos

Na planilha Turnos Abertos , cada turno aberto aparece como uma linha com 11 colunas. Veja detalhes sobre as colunas e como usá-las.

Coluna	Propriedade	Tipo	Descrição	Entrada	Exemplo
A	Grupo	Obrigatório	Grupo de agendamento do qual o turno aberto pode ser solicitado.	Insira texto, números e/ou caracteres especiais.Você pode adicionar um grupo novo ou existente.	Artigos de couro
B	Data de Início	Obrigatório	Data em que o turno aberto é iniciado.	Formato: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy	13/08/2024 13/08/2024
C	Hora de Início	Obrigatório	Hora em que o turno aberto é iniciado.	Formato: 12h 24h	8h30 8h30 8:30
D	Data de Término	Obrigatório	Data em que o turno aberto termina.	Formato: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy	13/08/2024 13/08/2024
E	Hora de Término	Obrigatório	Hora em que o turno aberto termina.	Formato: 12h 24h	15h45 15h45 15:45
S	Abrir slots	Obrigatório	Número de turnos abertos disponíveis para os membros do grupo solicitarem.	Insira um número de 1 a 255.	2
G	Cor do tema	Opcional	Cor para categorizar o turno aberto.	Insira uma das seguintes opções: 1. Branco 2. Azul 3. Verde 4. Roxo 5. Rosa 6. Amarelo 7. Cinza 8. Azul 9. DarkGreen 10. DarkPurple 11. DarkPink 12. DarkYellow	6. Amarelo
H	Rótulo Personalizado	Opcional	Rótulo para personalizar o turno aberto.	Insira texto, números e/ou caracteres especiais. Máximo de 23 caracteres.	Artigos de couro pequenos
I	Interrupção não paga (minutos)	Opcional	Duração da interrupção de turno em minutos.	Insira um número (em minutos) que seja menor do que a duração da mudança.	45
J	Anotações	Opcional	Anotações para membros da equipe sobre esse turno aberto específico.	Insira texto, números e/ou caracteres especiais. Máximo de 500 caracteres.	Use nosso novo sistema para solicitar que os itens sejam entregues em nossa loja.
K	Compartilhado	Obrigatório	Opção para compartilhar a mudança com o membro da equipe assim que as informações forem importadas.	Selecione Compartilhado ou Não Compartilhado.Se você optar por não compartilhar, poderá compartilhar o turno depois que ele for importado usando a opção Compartilhar com a equipe em Turnos.	Não Compartilhado

Planilha Anotações do Dia

Para cada dia, você pode adicionar uma nota.

Coluna	Propriedade	Tipo	Descrição	Entrada	Exemplo
A	Data	Obrigatório	Data na qual você deseja que a nota apareça na agenda.	Formato: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy	13/08/2024 13/08/2024
B	Observação	Obrigatório	Mensagem para sua equipe.	Insira texto, números e/ou caracteres especiais. Máximo de 500 caracteres.	Treinamento local

Em Turnos, as notas serão exibidas perto da parte superior da agenda, na data.

Localização das notas diárias numa agenda de Turnos

Para administradores de TI:

Turnos para sua organização de linha de frente

Importar uma agenda do Excel para Shifts

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Visão Geral

Passo 1: Transferir o modelo do Excel

Passo 2: preencher a sua agenda no Excel

Passo 3: Carregar o ficheiro do Excel

Ver e corrigir erros de importação

Modelo do Excel

Folha de cálculo turnos

Planilha Time Off

Planilha Abrir Turnos

Planilha Anotações do Dia

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