Este artigo se aplica aos gerentes de linha de frente.
Você pode usar uma pasta de trabalho do Excel para levar seus agendamentos para Turnos. Importar sua agenda do Excel para o Shifts pode ajudá-lo a configurar sua equipe mais rapidamente, especialmente se você gerenciar uma equipe grande.
Neste artigo
Importar sua agenda para Turnos
Visão geral
Uma importação do Excel pode executar as seguintes ações, o que você faria manualmente em Shifts:
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Atribua turnos e folga para cada membro da sua equipe.
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Adicione turnos abertos.
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Organizar turnos por grupo.
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Adicione membros da equipe a grupos.
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Adicione anotações para o dia.
Se preferir preencher manualmente uma agenda, consulte Preencher uma agenda em Turnos.
Observações:
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Uma importação do Excel permite adicionar informações de agendamento, como turnos, folga e turnos abertos. Editar ou excluir informações de agendamento que já existem no Shifts não é possível por meio de uma importação do Excel.
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Se você desabilitou turnos abertos nas configurações de Shifts ou se não tiver permissões para adicionar grupos ao Shifts, não poderá adicionar turnos abertos ou organizar turnos por grupos por meio de uma importação do Excel.
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Você não pode importar uma agenda com mais de dois anos de antecedência da data atual.
Primeiro, insira suas informações de agenda em uma pasta de trabalho do Excel e, em seguida, importe a pasta de trabalho para Shifts. Os turnos incluem uma pasta de trabalho de exemplo do Excel que você pode usar para inserir suas informações de agenda.
Você pode criar um novo arquivo com base na pasta de trabalho de exemplo ou adicionar suas informações de agenda diretamente nele. Se você usar a pasta de trabalho de exemplo, exclua os dados de exemplo antes de carregar o arquivo.
Importante: Verifique se o idioma definido em seu dispositivo e o formato de número no Excel estão definidos como a mesma região. Isso garante que os formatos de data no Teams correspondam ao que você inseriu no Excel. O Teams reflete o mesmo formato de data e hora que as configurações de idioma, data e hora do dispositivo.
Por exemplo, se seu dispositivo e o Excel estiverem definidos como inglês (Estados Unidos), o formato de data do Excel de 03/06/2024 representa com precisão 3 de março de 2024 no Teams. Se o dispositivo estiver definido como inglês (Reino Unido) e o Excel estiver definido como inglês (Estados Unidos), o formato de data do Excel de 06/03/2024 será interpretado como 6 de junho de 2024 no Teams.
Importar sua agenda para Turnos
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Em Turnos web ou área de trabalho, acesse Mais opções
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Selecione Carregar arquivo. Se necessário, selecione o link Baixar exemplo para obter a pasta de trabalho do Excel de exemplo.
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Leia as instruções na pasta de trabalho de exemplo ou consulte a seção pasta de trabalho de exemplo do Excel deste artigo para obter detalhes sobre como adicionar suas informações de agendamento.
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Preencha sua agenda no Excel.
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Depois de adicionar suas informações de agenda, você estará pronto para importá-lo para Shifts. Selecione Carregar arquivo, navegue até onde você salvou sua pasta de trabalho do Excel e selecione Abrir.
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Depois de carregar seu arquivo, você pode marcar o status de carregamento e os detalhes na tabela Importar histórico. Você verá um dos seguintes status na coluna Status :
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Importado indica que sua agenda foi importada com êxito e agora é exibida no calendário shifts.
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O erro indica que sua agenda tem erros e não foi importada ou parcialmente importada. Você verá um link Baixar relatório na coluna Status se sua agenda foi parcialmente importada.
Importante: A tabela mostra o status dos últimos 10 uploads de sua equipe nos últimos 30 dias. Você pode ver os uploads de você e de outros gerentes de linha de frente em sua equipe. Se vários gerentes de linha de frente em sua equipe estiverem importando agendamentos para Shifts, verifique se você marcar o status do seu upload antes de ser removido da tabela.
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Observações:
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Um único arquivo do Excel dá suporte a um máximo de 30.000 entidades de agendamento, 10.000 de cada entidade (turnos, turnos abertos e folga). Se você precisar importar mais itens, crie outro arquivo.
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Você pode agendar uma folga de mais de 24 horas. No entanto, não há suporte para turnos e turnos abertos com mais de 24 horas.
Exibir e corrigir erros de importação
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Selecione Baixar relatório na coluna Status para baixar o arquivo de erro do Excel. Por padrão, o arquivo é salvo na pasta Downloads em seu computador com o seguinte nome: ImportScheduleErrors_<ID da equipe>.xls.
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Abra o arquivo e vá para a planilha Erros . Cada linha mostra o local de um erro e o que precisa ser corrigido.
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Vá para a planilha Turnos, Abrir turnos ou Tempo limite e corrigir os erros. Os locais de erro são realçados em vermelho.
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Quando terminar de corrigir os erros, salve o arquivo e importe-o para Shifts novamente.
Pasta de trabalho de exemplo do Excel
Você pode usar nossa pasta de trabalho de exemplo para ajudá-lo a colocar sua agenda no Excel. Nossa pasta de trabalho de exemplo contém as seguintes planilhas:
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Instruções: diretrizes de como inserir suas informações de agendamento.
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Turnos, Folga e Turnos Abertos: para adicionar turnos, folga e turnos abertos.
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Anotações do dia: para inserir anotações que correspondem a um determinado dia.
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Membros: uma lista somente leitura das pessoas em sua equipe para as quais você pode atribuir turnos.
Caso contrário, crie sua própria pasta de trabalho do Excel usando a estrutura descrita nas planilhas Shifts, Time Off, Open Shifts e Day Notes .
Importante:
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Você não pode remover ou alterar a ordem das colunas nas planilhas. Caso contrário, você receberá erros ao importar o arquivo.
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As colunas necessárias são marcadas como ousadas em cada planilha e não podem estar vazias.
Planilha Shifts
Na planilha Shifts , cada turno aparece como uma linha com 12 colunas. Veja detalhes sobre as colunas e como usá-las.
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Coluna |
Propriedade |
Tipo |
Descrição |
Entrada |
Exemplo |
|
|---|---|---|---|---|---|---|
|
A |
Membro |
Opcional |
Nome do membro da equipe atribuído ao shift. |
Insira o nome do membro da equipe. |
Martin Fitzgerald |
|
|
B |
Email de trabalho |
Obrigatório |
Email endereço do membro da equipe. |
Insira o endereço de email do membro da equipe. |
mfitzgerald@contoso.com |
|
|
C |
Grupo |
Obrigatório |
Grupo de agendamento ao qual o membro da equipe pertence. |
Insira texto, números e/ou caracteres especiais. |
Artigos de couro |
|
|
D |
Data de início do turno |
Obrigatório |
Data em que o turno é iniciado. |
Formato: mm/dd/yyyy |
13/08/2024 |
|
|
E |
Hora de início do turno |
Obrigatório |
Hora em que o turno é iniciado. |
Formato: |
8h30 |
|
|
S |
Data de término do turno |
Obrigatório |
Data em que o turno termina. |
Formato: mm/dd/yyyy |
13/08/2024 |
|
|
G |
Horário de término do turno |
Obrigatório |
Hora em que o turno termina. |
Formato: |
15h45 |
|
|
H |
Cor do tema |
Opcional |
Cor para categorizar a mudança. |
Insira uma das seguintes opções: |
2. Azul |
|
|
I |
Rótulo Personalizado |
Opcional |
Rótulo para personalizar a mudança. |
Insira texto, números e/ou caracteres especiais. Máximo de 23 caracteres. |
Artigos de couro pequenos |
|
|
J |
Interrupção não paga |
Opcional |
Duração da interrupção de turno em minutos. |
Insira um número (em minutos) que seja menor do que a duração da mudança. |
45 |
|
|
K |
Anotações |
Opcional |
Anotações para membros da equipe sobre essa mudança específica. |
Insira texto, números e/ou caracteres especiais. Máximo de 500 caracteres. |
Use nosso novo sistema para solicitar que os itens sejam entregues em nossa loja. |
|
|
L |
Compartilhado |
Obrigatório |
Opção para compartilhar a mudança com a equipe assim que as informações forem importadas. |
Selecione Compartilhado ou Não Compartilhado. |
Não Compartilhado |
Planilha Time Off
Na planilha Time Off, cada item de folga temporal aparece como uma linha com 11 colunas. Veja detalhes sobre as colunas e como usá-las.
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Coluna |
Propriedade |
Tipo |
Descrição |
Entrada |
Exemplo |
|
|---|---|---|---|---|---|---|
|
A |
Membro |
Opcional |
Nome do membro da equipe que tem folga. |
Insira o nome do membro da equipe. |
Martin Fitzgerald |
|
|
B |
Email de trabalho |
Obrigatório |
Email endereço do membro da equipe. |
Insira o endereço de email do membro da equipe. |
mfitzgerald@contoso.com |
|
|
C |
Data de Início |
Obrigatório |
Data em que a folga começa. |
Formato: |
13/08/2024 |
|
|
D |
Hora de Início |
Obrigatório |
Hora em que a folga começa. |
Formato: |
12h |
|
|
E |
Data de Término |
Obrigatório |
Data em que a folga termina. |
Formato: |
20/08/2024 |
|
|
S |
Hora de Término |
Obrigatório |
A hora em que a folga termina. |
Formato: |
12h |
|
|
G |
Motivo de folga |
Obrigatório |
Razão que justifica a folga. |
Insira um motivo de tempo limite da lista de motivos de tempo limite disponíveis nas configurações do Shifts para sua equipe. |
Férias |
|
|
H |
Anotações |
Opcional |
Anotações para o membro da equipe sobre sua folga. |
Insira texto, números e/ou caracteres especiais. Máximo de 500 caracteres. |
Aproveite suas férias. |
|
|
I |
Cor do tema |
Opcional |
Cor para categorizar a folga. |
Insira uma das seguintes opções: |
7. Cinza |
|
|
J |
Compartilhado |
Obrigatório |
Opção para compartilhar a folga com o membro da equipe assim que as informações forem importadas. |
Selecione Compartilhado ou Não Compartilhado. |
Compartilhado |
Planilha Abrir Turnos
Na planilha Turnos Abertos , cada turno aberto aparece como uma linha com 11 colunas. Veja detalhes sobre as colunas e como usá-las.
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Coluna |
Propriedade |
Tipo |
Descrição |
Entrada |
Exemplo |
|
|---|---|---|---|---|---|---|
|
A |
Grupo |
Obrigatório |
Grupo de agendamento do qual o turno aberto pode ser solicitado. |
Insira texto, números e/ou caracteres especiais. |
Artigos de couro |
|
|
B |
Data de Início |
Obrigatório |
Data em que o turno aberto é iniciado. |
Formato: |
13/08/2024 |
|
|
C |
Hora de Início |
Obrigatório |
Hora em que o turno aberto é iniciado. |
Formato: |
8h30 |
|
|
D |
Data de Término |
Obrigatório |
Data em que o turno aberto termina. |
Formato: |
13/08/2024 |
|
|
E |
Hora de Término |
Obrigatório |
Hora em que o turno aberto termina. |
Formato: |
15h45 |
|
|
G |
Abrir slots |
Obrigatório |
Número de turnos abertos disponíveis para os membros do grupo solicitarem. |
Insira um número de 1 a 255. |
2 |
|
|
H |
Cor do tema |
Opcional |
Cor para categorizar o turno aberto. |
Insira uma das seguintes opções: |
6. Amarelo |
|
|
I |
Rótulo Personalizado |
Opcional |
Rótulo para personalizar o turno aberto. |
Insira texto, números e/ou caracteres especiais. Máximo de 23 caracteres. |
Artigos de couro pequenos |
|
|
J |
Interrupção não paga |
Opcional |
Duração da interrupção de turno em minutos. |
Insira um número (em minutos) que seja menor do que a duração da mudança. |
45 |
|
|
K |
Anotações |
Opcional |
Anotações para membros da equipe sobre esse turno aberto específico. |
Insira texto, números e/ou caracteres especiais. Máximo de 500 caracteres. |
Use nosso novo sistema para solicitar que os itens sejam entregues em nossa loja. |
|
|
L |
Compartilhado |
Obrigatório |
Opção para compartilhar a mudança com o membro da equipe assim que as informações forem importadas. |
Selecione Compartilhado ou Não Compartilhado. |
Não Compartilhado |
Planilha Anotações do Dia
Para cada dia, você pode adicionar uma nota.
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Coluna |
Propriedade |
Tipo |
Descrição |
Entrada |
Exemplo |
|---|---|---|---|---|---|
|
A |
Data |
Obrigatório |
Data na qual você deseja que a nota apareça na agenda. |
Formato: |
13/08/2024 |
|
B |
Observação |
Obrigatório |
Mensagem para sua equipe. |
Insira texto, números e/ou caracteres especiais. Máximo de 500 caracteres. |
Treinamento local |
Em Turnos, as notas serão exibidas perto da parte superior da agenda, na data.
