"Salvar cedo, salvar com frequência" é coisa do passado. Agora há o AutoSave, que salva a cada poucos segundos para que seus usuários não precisem.
O AutoSave é habilitado quando um arquivo é armazenado em OneDrive, OneDrive corporativo ou de estudante ou SharePoint no Microsoft 365. Ele salva automaticamente as alterações dos usuários na nuvem à medida que eles estão funcionando. E, se outras pessoas estiverem trabalhando no mesmo arquivo, o AutoSave permitirá que elas vejam alterações em questão de segundos. Sem o AutoSave habilitado, os usuários que colaboram no mesmo documento ao mesmo tempo não poderão se ver em tempo real e, em vez disso, continuarão a ver Atualizações Disponíveis quando as alterações forem feitas por outras pessoas.
Mas o AutoSave também causa algumas alterações na forma como seus usuários trabalharão com Microsoft 365, portanto, neste artigo, descrevemos alguns dos cenários mais desafiadores, bem como como configurar as configurações do AutoSave. Recomendamos que você comunique aos usuários essas alterações que afetam como eles funcionam no Office.
Observação: Com o AutoSave, não há impacto no desempenho do sistema. No entanto, haverá maior utilização de rede, pois as alterações são carregadas à medida que são feitas em vez de todas de uma vez quando os usuários fizerem alterações, o que pode afetar pessoas com largura de banda limitada ou uso de dados de alto custo, como em um hotspot móvel.
Alterar fluxos de trabalho
O AutoSave é útil na maioria dos cenários, mas há alguns casos em que seus usuários podem precisar mudar a forma como eles funcionam normalmente e queremos que você esteja preparado para ajudá-los. Para cada um dos cenários, descrevemos qual é o cenário, o que pode dar errado e uma recomendação de como resolve-lo.
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A partir de um arquivo existente, fazendo edições e, em seguida, fazendo um Save a Copy para um novo arquivo - Qualquer pessoa que comece de um arquivo anterior (por exemplo, o relatório de resultados do último trimestre), edita e, em seguida, faz um Save a Copy para iniciar o relatório de resultados deste trimestre fará com que as alterações sejam salvas em ambos os arquivos se o AutoSave estiver ativado. Recomendamos que todos façam o Save a Copy antes de fazer qualquer alteração e até adicionaram um lembrete no produto quando isso acontecer. Se um usuário fizer alterações acidentais, ele deverá usar o recurso Histórico de Versão para restaurar o documento original.
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Executar alterações "hipotéticas" ou "e se" em um arquivo – Qualquer pessoa que abra um arquivo e faça alguma análise hipotética (como prever o impacto das alterações de mercado no orçamento) com o desejo de fechar o arquivo sem salvar terá salvo inadvertidamente todas as alterações no arquivo enquanto o AutoSave está ativado. Recomendamos desativar o AutoSave ao fazer a análise hipotética e, em seguida, ativá-la novamente quando o usuário estiver pronto para salvar novamente.
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Dashboards e Exibição de Arquivos com Classificações/Filtros no Excel – Qualquer pessoa que classificar ou filtrar um dashboard enquanto o AutoSave estiver ativado afetará a exibição de todos os outros no arquivo. Se um arquivo for destinado a ser um dashboard ou usado por várias pessoas com classificações e filtros, recomendamos definir a propriedade Read-Only Recomendado nesse arquivo usando o Arquivo > Informações > Proteger a Pasta de Trabalho > Always Open Somente Leitura, para que os espectadores do dashboard não salvem suas alterações a menos que optem explicitamente por editar o arquivo.
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Arquivos finalizados ou publicados – Qualquer pessoa que edite acidentalmente um arquivo finalizado e publicado com o AutoSave no salvará suas alterações no arquivo. Depois que um arquivo for finalizado, recomendamos definir a propriedade Read-Only Recomendado ou Marcar como Propriedade Final no arquivo, para que edições acidentais de espectadores e leitores do arquivo não sejam salvas.
Configurando configurações de autosave no Office
O AutoSave pode ser configurado das seguintes maneiras:
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O proprietário de um arquivo pode defini-lo como Always Open Read-Only para ajudar a evitar edições acidentais. Isso pode ser feito definindo o arquivo a ser aberto no Recomendado somente leitura (Informações de >De arquivo > Proteger Documento/Pasta de Trabalho/Apresentação > Always Open em Somente Leitura) ou compartilhando o arquivo sem permitir que outras pessoas editem (> de arquivocompartilhe > Pessoas com o link pode editar e desmarcar a caixa Permitir Edição).
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Um usuário pode desativar o AutoSave para um arquivo enquanto ele está aberto clicando no alternância AutoSave . Isso desabilita o AutoSave para o documento atual para esse usuário. Na próxima vez que o mesmo usuário abrir o documento, o AutoSave estará desativado. Se eles abrirem um documento diferente, o AutoSave não será afetado por sua escolha no outro documento.
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Um usuário pode definir o AutoSave como desativado por padrão para todos os arquivos abertos nesse aplicativo específico (Word, Excel, PowerPoint ) nesse dispositivo.
Observação: O usuário ainda pode definir AutoSave como ativado para arquivos individuais usando o alternância AutoSave descrito acima.
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Você, o administrador, pode definir AutoSave como desativado por padrão para todos os arquivos abertos nesse aplicativo específico (Word, Excel, PowerPoint ) usando Política de Grupo.
Observação: O usuário ainda pode definir AutoSave como ativado por padrão no aplicativo ou para arquivos individuais, usando as configurações descritas acima.
Configurações de política de grupo para AutoSave
Estamos substituindo a configuração de Política de Grupo Excel /PowerPoint /Word de arquivos "Não AutoSave OFF por padrão na configuração Política de Grupo Excel /PowerPoint /Word ".
Se você usar Política de Grupo em sua organização, poderá usar uma configuração de política para desativar o AutoSave por padrão. Há configurações de política separadas para Excel, PowerPoint e Word.
Por exemplo, a configuração de política para Word é chamada de "Ativar AutoSave OFF por padrão em Word" e pode ser encontrada no caminho da política "Microsoft Office 2016\AutoSave".
Para usar essas configurações de política, verifique se você baixou os arquivos mais recentes do Modelo Administrativo (ADMX/ADML) do Centro de Download da Microsoft.
Trabalhando com arquivos locais
O AutoSave não está disponível ao trabalhar com arquivos locais. O comportamento antigo do AutoRecovery ainda está disponível para salvar periodicamente cópias de arquivos alterados para ajudar a minimizar a perda de dados no caso de um cenário inesperado, como uma falha.
No entanto, recomendamos que os administradores de TI incentivem os usuários a salvar seus arquivos para OneDrive, OneDrive corporativo ou de estudante ou SharePoint no Microsoft 365 para habilitar o AutoSave e evitar a perda de dados. Você pode incentivar a adoção de OneDrive, OneDrive corporativo ou de estudante ou SharePoint no Microsoft 365 por meio da educação do usuário e também implantando o Movimento de Pasta Conhecida, que sincroniza automaticamente pastas-chave com a nuvem. Isso permite que eles acessem arquivos em qualquer lugar e não se preocupem em perder dados importantes.
Confira também
O que é o Salvamento Automático?
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Última atualização em 4 de junho de 2019
