"Guardar cedo, guardar com frequência" é uma coisa do passado. Agora, existe a funcionalidade Guardar Automaticamente, que guarda de poucos em poucos segundos para que os seus utilizadores não tenham de o fazer.
A funcionalidade Guardar Automaticamente é ativada quando um ficheiro é armazenado no OneDrive, OneDrive corporativo ou de estudante ou SharePoint no Microsoft 365. Guarda automaticamente as alterações dos seus utilizadores na cloud à medida que estão a trabalhar. Além disso, se outras pessoas estiverem a trabalhar no mesmo ficheiro, a funcionalidade Guardar Automaticamente permite-lhes ver alterações numa questão de segundos. Sem a Funcionalidade Guardar Automaticamente ativada, os utilizadores que colaboram no mesmo documento ao mesmo tempo não poderão ver-se em tempo real e, em vez disso, continuarão a ver Atualizações Disponível quando forem feitas alterações por outras pessoas.
No entanto, a funcionalidade Guardar Automaticamente também causa algumas alterações na forma como os seus utilizadores irão trabalhar com Microsoft 365, pelo que neste artigo descrevemos alguns dos cenários mais desafiantes, bem como como configurar as definições de Guardar Automaticamente. Recomendamos que comunique aos seus utilizadores estas alterações que afetam a forma como funcionam no Office.
Observação: Com a funcionalidade Guardar Automaticamente, não há qualquer impacto no desempenho do sistema. No entanto, haverá uma maior utilização da rede à medida que as alterações são carregadas à medida que são feitas em vez de todas ao mesmo tempo quando os utilizadores efetuam alterações, o que pode afetar pessoas com largura de banda limitada ou utilização de dados de alto custo, como num hotspot móvel.
Observação: Se chegou a esta página ao clicar numa ligação a partir de uma mensagem na aplicação no Word, Excel ou Aplicação PowerPoint, tem a funcionalidade Guardar Automaticamente desativada por predefinição. Pode clicar no botão "Predefinir para Guardar Automaticamente Ativado" para resolve o problema. Siga esta ligação para saber mais sobre as mensagens na aplicação.
Alterar Fluxos de Trabalho
A funcionalidade Guardar Automaticamente é útil na maioria dos cenários, mas existem alguns casos em que os seus utilizadores poderão ter de alterar a forma como funcionam normalmente e queremos que esteja preparado para os ajudar. Para cada um dos cenários, descrevemos qual é o cenário, o que pode correr mal e uma recomendação sobre como resolve o mesmo.
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A partir de um ficheiro existente, efetuando edições e, em seguida, fazendo uma cópia Guardar uma Cópia num novo ficheiro – qualquer pessoa que comece a partir de um ficheiro anterior (por exemplo, o relatório de ganhos do último trimestre), efetua edições e, em seguida, efetue um relatório Guardar uma Cópia para iniciar o relatório de ganhos deste trimestre fará com que as alterações sejam guardadas em ambos os ficheiros se a Funcionalidade Guardar Automaticamente estiver ativada. Recomendamos que todos efetuem a operação Guardar uma Cópia antes de efetuar alterações e até adicionaram um lembrete no produto quando isto acontece. Se um utilizador fizer alterações acidentais, deve utilizar a funcionalidade Histórico de Versões para restaurar o documento original.
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Efetuar alterações "hipotéticas" ou "hipóteses" a um ficheiro – qualquer pessoa que abra um ficheiro e faça alguma análise hipotética (como prever o impacto das alterações de mercado no orçamento) com o desejo de fechar o ficheiro sem guardar terá inadvertidamente guardado todas as alterações ao ficheiro enquanto a Funcionalidade Guardar Automaticamente está ativada. Recomendamos que desative a funcionalidade Guardar Automaticamente enquanto faz a análise hipotética e, em seguida, volte a ativá-la assim que o utilizador estiver pronto para guardar novamente.
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Dashboards e Visualizar Ficheiros com Ordenações/Filtros no Excel – qualquer pessoa que o sorta ou filtre um dashboard enquanto a funcionalidade Guardar Automaticamente está ativada afetará a vista de todas as outras pessoas no ficheiro. Se um ficheiro se destinar a ser um dashboard ou utilizado por múltiplas pessoas com ordenações e filtros, recomendamos que defina a propriedade Read-Only Recomendado nesse ficheiro através do Ficheiro > Informações > Proteger Livro > Abrir Sempre Só de Leitura, para que os visualizadores do dashboard não guardem as alterações, a menos que optem explicitamente por editar o ficheiro.
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Ficheiros Finalizados ou Publicados – qualquer pessoa que edite acidentalmente um ficheiro finalizado e publicado com a funcionalidade Guardar Automaticamente ativada irá guardar as alterações feitas ao ficheiro. Depois de concluir um ficheiro, recomendamos que defina a propriedade Read-Only Recomendado ou Marcar como Final no ficheiro, para que as edições acidentais dos visualizadores e leitores do ficheiro não sejam guardadas.
Configurar Definições de Guardar Automaticamente no Office
A funcionalidade Guardar Automaticamente pode ser configurada das seguintes formas:
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O proprietário de um ficheiro pode defini-lo como Abrir Sempre Só de Leitura para ajudar a evitar edições acidentais. Isto pode ser feito ao definir o ficheiro para abrir em Recomendado Só de Leitura (Informações do > de Ficheiros > Proteger Documento/Livro/Apresentação > Abrir Sempre Em Só de Leitura) ou ao Partilhar o ficheiro sem permitir que outras pessoas editem (Partilha de ficheiros > >Pessoas com a ligação pode editar e desmarcar a caixa Permitir Edição).
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Um utilizador pode desativar a funcionalidade Guardar Automaticamente para um ficheiro enquanto está aberto ao clicar no botão de alternar Guardar Automaticamente. Esta ação desativa a funcionalidade Guardar Automaticamente para o documento atual desse utilizador. Da próxima vez que o mesmo utilizador abrir o documento, a funcionalidade Guardar Automaticamente estará desativada. Se abrirem um documento diferente, a funcionalidade Guardar Automaticamente não será afetada pela sua escolha no outro documento.
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Um utilizador pode definir a opção Guardar Automaticamente como estando desativada por predefinição para todos os ficheiros abertos nessa aplicação específica (Word, Excel, PowerPoint ) nesse dispositivo.
Observação: O utilizador ainda pode definir a funcionalidade Guardar Automaticamente para estar ativada para ficheiros individuais através do botão de alternar Guardar Automaticamente descrito acima.
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O administrador pode definir a opção Guardar Automaticamente como estando desativada por predefinição para todos os ficheiros abertos nessa aplicação específica (Word, Excel, PowerPoint ) com Política de Grupo.
Observação: O utilizador ainda pode definir a funcionalidade Guardar Automaticamente para estar ativada por predefinição na aplicação ou em ficheiros individuais, utilizando as definições descritas acima.
Definições de política de grupo para Guardar Automaticamente
Estamos a substituir a definição "Não guardar automaticamente ficheiros no Excel /PowerPoint /Word " Política de Grupo pela nova definição "Desativar a Gravação Automática por predefinição na definição Excel /PowerPoint /Word " Política de Grupo.
Se utilizar Política de Grupo na sua organização, pode utilizar uma definição de política para desativar a funcionalidade Guardar Automaticamente por predefinição. Existem definições de política separadas para Excel, PowerPoint e Word.
Por exemplo, a definição de política para Word é denominada "Desativar a Gravação Automática por predefinição no Word" e pode ser encontrada no Caminho da Política "Microsoft Office 2016\Guardar Automaticamente".
Para utilizar estas definições de política, certifique-se de que transferiu os ficheiros de Modelo Administrativo (ADMX/ADML) mais recentes a partir do Centro de Transferências da Microsoft.
Trabalhar com Ficheiros Locais
A funcionalidade Guardar Automaticamente não está disponível ao trabalhar com ficheiros locais. O comportamento antigo da Recuperação Automática ainda está disponível para guardar periodicamente cópias de ficheiros alterados para ajudar a minimizar a perda de dados em caso de um cenário inesperado, como uma falha.
No entanto, recomendamos que os administradores de TI incentivem os utilizadores a guardar os respetivos ficheiros para OneDrive, OneDrive corporativo ou de estudante ou SharePoint no Microsoft 365 para ativar a gravação automática e evitar a perda de dados. Pode incentivar a adoção de OneDrive, OneDrive corporativo ou de estudante ou SharePoint no Microsoft 365 através da educação do utilizador e também ao implementar a Movimentação de Pastas Conhecidas, que sincroniza automaticamente as pastas-chave com a cloud. Isto permite-lhes aceder a ficheiros em qualquer lugar e não se preocuparem com a perda de dados importantes.
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Última atualização: 4 de junho de 2019
