Use os programas do Office para salvar ou converter seus arquivos para PDFs e poder compartilhá-los ou imprimi-los usando impressoras comerciais. Não é necessário usar outros softwares ou suplementos.
Use o formato PDF quando quiser um arquivo que:
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Tenha a mesma aparência na maioria dos computadores.
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Tenha um tamanho menor.
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Seja compatível com um formato do setor.
Exemplos incluem currículos, documentos legais, boletins informativos, arquivos destinados a serem lidos (não editados) e impressos e arquivos destinados à impressão profissional.
Importante:
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Muitos programas, incluindo o Microsoft Word, têm a capacidade de abrir e editar arquivos PDF. Simplesmente compartilhar algo como um PDF não é suficiente para garantir que o destinatário não possa editar o arquivo.
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Quando você converter sua planilha em um PDF, os links internos dentro da planilha serão perdidos durante a conversão, portanto, os links precisarão ser verificados. No entanto, os links externos para outras fontes ficarão bem.
Para ver as instruções passo a passo, selecione um programa do Office na lista suspensa.
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Abrir a tabela ou relatório que você deseja publicar como um PDF.
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Na guia Dados Externos , no grupo Exportar , selecione PDF ou XPS.
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No campo Nome do Arquivo , digite ou selecione um nome para o documento.
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Na lista Salvar como tipo , selecione PDF (*.pdf) .
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Se o documento exigir alta qualidade de impressão, selecione Standard (publicação online e impressão) .
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Se o tamanho do arquivo for mais importante do que a qualidade da impressão, selecione Tamanho mínimo (publicação online).
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Selecione Opções para definir a página a ser impressa, escolher se a marcação deve ser impressa e selecionar opções de saída. Selecione OK .
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Selecione Publicar.
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Se o arquivo tiver sido salvo anteriormente, selecione Arquivo > Salvar uma Cópia.Se o arquivo não for salvo, selecione Arquivo > Salvar Como.
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Selecione Procurar para escolher o local no computador em que deseja salvar o arquivo.
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Na lista suspensa, selecione PDF.
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Selecione Salvar.
Selecione Mais Opções > Opções para personalizar seu PDF.
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Para criar um arquivo PDF de apenas algumas das páginas em seu documento, escolha uma opção em Intervalo de páginas.
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Para incluir alterações controladas no PDF, em Publicar o quê, selecione Documento mostrando marcação. Caso contrário, verifique se o Documento está selecionado.
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Para criar um conjunto de indicadores no arquivo PDF, selecione Criar indicadores usando. Em seguida, escolha Títulos ou, se você adicionou indicadores ao documento, Word Indicadores.
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Se você quiser incluir propriedades do documento no PDF, verifique se as propriedades do Documento estão selecionadas.
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Para facilitar a leitura do software de leitura de tela, selecione Marcas de estrutura de documento para acessibilidade.
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Compatível com ISO 19005-1 (PDF/A) Esta opção gera o documento PDF como versão PDF 1.7, que é um padrão de arquivamento. O padrão PDF/A ajuda a garantir que um documento continue com a mesma aparência quando aberto em outro computador no futuro.
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Texto bitmap quando as fontes podem não ser inseridas Se fontes não puderem ser inseridas no documento, o PDF usa imagens de bitmap do texto, para que o PDF fique igual ao documento original. Se essa opção não for marcada e o arquivo usar uma fonte que não possa ser inserida, o leitor de PDF poderá substituir por outra fonte.
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Criptografar o documento com uma senha Para restringir o acesso de forma que somente pessoas com a senha possam abrir o PDF, marque nessa opção. Quando você seleciona OK, Word abre a caixa Criptografar Documento PDF, na qual você pode digitar e inserir novamente uma senha.
Abrir e copiar o conteúdo de um PDF com o Word
Você pode copiar qualquer conteúdo desejado de um PDF abrindo-o no Word.
Acesse Arquivo > Abrir e navegue até o arquivo PDF. O Word abre o conteúdo do PDF em um novo arquivo. Você pode copiar dele qualquer conteúdo desejado, incluindo imagens e diagramas.
Para salvar seu arquivo como um PDF no Office para Mac, siga estas etapas fáceis:
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Selecione Arquivo.
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Escolha Salvar como.
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Selecione Formato de Arquivo na parte inferior da janela.
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Escolha PDF na lista de formatos de arquivo disponíveis.
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Dê um nome ao arquivo, se ele ainda não tiver um, selecione Exportar.
Observação: Ao usar o Best para impressão, os hiperlinks podem não ser convertidos corretamente. Esse é um problema conhecido no Word para Mac.
Importante:
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Ao usar o Serviço Online , somente a fonte que a Microsoft tem os direitos legais a serem usados. Se a documentação contiver fonte personalizada, ela será substituída e poderá causar problemas. Isso pode ser evitado inserindo as fontes no documento.
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Saiba mais sobre como inserir fontes visitando:
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Algumas de suas fontes não podem ser salvas com a apresentação
Você pode usar Word, PowerPoint e OneNote para a Web para converter seu documento em um PDF.
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Selecione Arquivo > Imprimir > Imprimir (no PowerPoint, você selecionará um dos três formatos).
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No menu suspenso em Impressora , selecione Salvar como PDF e, em seguida, selecione Salvar.
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Em seguida, no menu Explorer que abre, você pode nomear o PDF e escolher onde salvá-lo e, em seguida, selecionar Salvar.
Isso gerará um PDF básico que preserva o layout e o formato de seu documento original.
Se você precisar de mais controle sobre as opções para seu PDF, como adicionar indicadores, use o aplicativo de área de trabalho para converter seu documento em um PDF. Selecione Abrir no Aplicativo de Área de Trabalho na barra de ferramentas do PowerPoint e do OneNote para começar a usar o aplicativo de área de trabalho e, em Word selecione primeiro a lista suspensa Edição e, em seguida, selecione Abrir no Aplicativo de Área de Trabalho .
Se você não possui o aplicativo de área de trabalho, pode tentar ou comprar o Microsoft 365.
Para exportar seu documento Word ou a pasta de trabalho do Excel para o formato PDF no iOS, toque no botão Arquivo na parte superior esquerda, escolha Exportar e, em seguida, PDF.
O PDF (Portable Document Format) preserva a formatação do documento e possibilita o compartilhamento de arquivos. Quando um arquivo no formato PDF é exibido online ou impresso, ele mantém o formato que você definiu para ele. O formato PDF também é útil para documentos que serão reproduzidos com o uso de métodos de impressão comercial. O PDF é aceito como um formato válido para muitas organizações e agências, e há visualizadores disponíveis para uma maior variedade de plataformas do que XPS.
O XML Paper Specification (XPS) é um formato de arquivo eletrônico que preserva a formatação do documento e permite o compartilhamento de arquivos. O formato XPS garante que, quando o arquivo for visualizado online ou impresso, ele retenha exatamente o formato pretendido, e que os dados no arquivo não possam ser alterados com facilidade.
Importante: A maioria dos navegadores da Web modernos pode abrir e exibir um arquivo PDF. No entanto, se você tiver um sistema operacional mais antigo, talvez precise de um leitor de PDF instalado em seu dispositivo, como o Acrobat Reader, disponível na Adobe Systems.
