O Outlook organiza seus emails, calendários, contatos, tarefas e listas de tarefas pendentes em um único lugar. A organização começa com sua conta de email. De lá, você pode começar a trabalhar com emails, transformá-los em tarefas ou compromissos e armazenar informações sobre as pessoas com quem você interage em seus contatos, para nunca precisar se lembrar de um endereço de email ou de um número de telefone. Vejamos rapidamente algumas dessas tarefas básicas.
Introdução
Sua primeira ação é configurar sua conta do Outlook. Depois disso, você estará pronto para começar a receber e enviar emails, usar o calendário, criar contatos e trabalhar com tarefas do Outlook.
A configuração será automática se você usava uma versão anterior do Outlook no mesmo computador. Caso contrário, a Configuração Automática de Conta será iniciada da primeira vez em que você abrir o Outlook e o guiará por todo o processo.
Ela solicitará seu nome, endereço de email e uma senha. Normalmente isso é suficiente, mas, se a configuração automática falhar, o Outlook perguntará mais algumas informações, como o nome do seu servidor de email. Se você não tiver essas informações, seu provedor de email poderá fornecer os detalhes.
Observação: Se quiser adicionar outra conta de email depois, quando estiver pronto, escolha Arquivo > Adicionar Conta para iniciar a Configuração Automática de Conta.
Barra de acesso rápido
A barra de acesso rápido é uma parte importante da sua experiência com o Outlook. Além disso, ela é uma maneira fácil para você percorrer os principais recursos do Outlook: Email, Calendário, Pessoas e Tarefas. A barra é além dos separadores e frisos padrão que lhe fornecem uma variedade de ferramentas e opções para ajudá-lo a utilizar e gerir Outlook.
Geralmente localizada na parte inferior da janela Outlook, a barra de acesso rápido mostra, dependendo das configurações selecionadas, nomes de botões (imagem esquerda) ou ícones (imagem direita) associados a nomes de recursos.
|
|
|
Alterar o que aparece na barra de acesso rápido
Você pode controlar quais botões (ou ícones) aparecem na barra de acesso rápido e até mesmo em que ordem eles aparecem.
-
Selecione Mais > Opções de Navegação.
-
Na caixa de diálogo Opções de Navegação, faça o seguinte:
-
Para alterar o número de botões ou ícones que aparecem na barra, aumente ou diminua a configuração padrão de 4 para Número máximo de itens visíveis.
-
Para ver ícones em vez de nomes, marque a caixa de seleção Navegação Compacta.
-
Para reorganizar como os botões ou ícones são listados, selecione um item na caixa Exibir nesta ordem e depois escolha Mover para Cima ou Mover para Baixo.
-
-
Escolha OK.
Dica: Se não gostar das mudanças feitas, ou se simplesmente quiser começar de novo, escolha Redefinir.
Emails conectam você a pessoas dentro e fora da sua organização. Você pode adicionar uma assinatura eletrônica e anexos às suas mensagens de email.
Criar uma nova mensagem de email
-
Em qualquer pasta de email (como a Caixa de Entrada), escolha Novo Email.
Atalho de teclado: Para criar uma mensagem de email, pressione Ctrl+Shift+M.
-
Quando terminar de compor seu email, escolha Enviar.
Para saber mais, veja Criar uma mensagem de email.
Adicionar uma assinatura de email às mensagens
Crie assinaturas personalizadas que aparecem na parte inferior das suas mensagens. As assinaturas podem incluir texto, imagens, a sua Cartão de Visita Eletrônico, um logótipo ou até mesmo uma imagem da sua assinatura manuscrita.
Criar uma assinatura
-
Em uma nova mensagem, escolha Assinatura >Assinaturas.
-
Na guia Assinatura de Email, escolha Nova.
-
Digite um nome e escolha OK.
-
Em Escolha a assinatura padrão, faça o seguinte:
-
Na lista Conta de e-mail , selecione uma conta de e-mail para associar à assinatura.
-
Na lista Novas mensagens, escolha a assinatura que você deseja adicionar automaticamente a todas as novas mensagens de email. Se não quiser assinar automaticamente suas mensagens de email, você poderá ignorar essa opção especificando (nenhuma) como o valor padrão.
-
Na lista Respostas/encaminhamentos, escolha a assinatura que você quer que seja adicionada automaticamente (assinar automaticamente) ao responder ou encaminhar mensagens. Caso contrário, aceite a opção padrão (nenhum).
-
-
Em Editar assinatura, escreva a assinatura e, em seguida, selecione OK.
Adicionar uma assinatura
-
Em uma nova mensagem, escolha Assinatura e escolha a assinatura desejada.
Para saber mais, veja Criar e adicionar uma assinatura da mensagem de email.
Encaminhar ou responder a uma mensagem de email
-
No friso ou no painel de leitura, selecione Responder, Responder a Todos ou Reencaminhar
-
Na caixa Para, Cc ou Cco, siga um destes procedimentos:
-
Para adicionar um destinatário, clique na caixa apropriada e insira o nome do destinatário.
-
Para remover um destinatário, clique na caixa apropriada, escolha o nome do destinatário e pressione Excluir.
-
Para saber mais, veja Responder ou encaminhar uma mensagem de email.
Adicionar um anexo a uma mensagem de email
Para compartilhar um arquivo, você pode anexá-lo à sua mensagem. Também pode anexar outros Outlook itens, como mensagens, contactos ou tarefas.
-
Crie uma mensagem ou escolha uma mensagem existente e clique em Responder, Responder a Todos ou Encaminhar.
-
Na janela de mensagem, escolha Mensagem > Anexar Arquivo.
Para saber mais, veja Anexar um arquivo, mensagem, contato ou tarefa a uma mensagem de email.
Abrir ou salvar um anexo de mensagem de email
Você pode abrir um anexo no painel de leitura ou em uma mensagem aberta. Depois de abrir e exibir um anexo, você pode salvá-lo. Se a mensagem tem mais de um anexo, é possível salvá-los como um grupo ou um de cada vez.
Abrir um anexo
Consoante a versão do Outlook está a utilizar, podem existir várias opções disponíveis para abrir um anexo.
-
Clique duas vezes no anexo.
Para obter mais informações, consulte Abrir anexos.
Salvar um anexo
-
Escolha o anexo no painel de leitura ou na mensagem aberta.
-
Na guia Anexos, no grupo Ações, escolha Salvar como. Você também pode clicar com o botão direito do mouse no anexo e escolher Salvar como.
Para saber mais, veja Salvar anexos.
Instalar o Outlook para iOS ou Android
|
|
Se utilizar o Outlook para iOS ou o Outlook para Android, os seus rascunhos serão sincronizados automaticamente com o seu dispositivo móvel. A partir daí, pode terminar as mensagens que iniciou no seu computador, adicionar facilmente anexos a partir das suas fotografias ou câmara ou utilizar o Office Lens para capturar notas de um quadro numa reunião. |
Compromissos e reuniões são o resultado da sua vida pessoal e profissional, e seu calendário é o veículo perfeito para o gerenciamento de ambos. Com o Outlook, você também pode definir lembretes de eventos agendados.
Criar um compromisso de calendário
No Outlook, um compromisso não é o mesmo que uma reunião. Compromissos são atividades que você agenda no seu calendário e que não envolvem convidar outras pessoas ou reservar recursos, como uma sala de conferência ou um equipamento.
-
Na pasta Calendário, escolha Novo Compromisso. Você também pode clicar com o botão direito do mouse em um bloco de tempo na grade do calendário e escolher Novo Compromisso.
Atalho de teclado: Para criar um compromisso, pressione Ctrl+Shift+A.
Para saber mais, veja Agendar um compromisso.
Agendar reunião
No Outlook, uma reunião inclui outras pessoas e pode incluir recursos, como salas de conferência. Você recebe respostas às suas solicitações de reunião na Caixa de Entrada.
-
Em uma pasta de Calendário, escolha Nova Reunião.
Atalho de teclado: Para criar um novo pedido de reunião a partir de qualquer pasta no Outlook, prima Ctrl+Shift+Q.
Para saber mais, veja Agendar uma reunião com outras pessoas.
Definir um lembrete
Lembretes são exibidos em uma janela de alerta, para que você não perca uma data limite importante. Você pode adicionar ou remover lembretes para quase qualquer coisa no Outlook, incluindo mensagens de email, compromissos e contatos.
Para compromissos ou reuniões
-
Abra um Compromisso ou uma Reunião e, na lista suspensa Lembrete, selecione o período de tempo antes do compromisso ou da reunião para que o lembrete apareça. Para desativar um lembrete, selecione Nenhum.
Para mensagens de email, contatos e tarefas
-
Escolha Acompanhamento > Adicionar Lembrete.
Dica: Você pode sinalizar rapidamente mensagens de email como itens pendentes usando lembretes. Esses lembretes fazem com que a mensagem apareça na Lista de Tarefas Pendentes e na pasta Tarefas, mas não adiciona um lembrete automaticamente. Clique com o botão direito do mouse no sinalizador na lista de mensagens para adicionar um lembrete. Ou, se a mensagem estiver aberta, escolha Acompanhamento >Adicionar Lembrete.
Pessoas
Pessoas é o nome da classificação para as pessoas, e empresas, que formam seu círculo de contatos pessoas e profissionais. Você é quem escolhe quem adicionar como contato, e as únicas restrições que podem se aplicar a quem você pode ou não adicionar são as limitações impostas por você ou pela sua empresa. Por exemplo, sua empresa pode ter regras sobre correspondência com determinados endereços de email externos.
Criar um contato
Um contato pode ser tão simples quanto um nome e endereços de email, ou você pode incluir, por exemplo, detalhes como endereços físicos, vários números de telefone, uma imagem e aniversários. Você encontrará seus contatos na opção Pessoas na barra de atalhos no canto inferior esquerdo da janela do Outlook.
-
Em Pessoas, escolha Novo Contato.
Atalho de teclado: Para criar um contacto a partir de qualquer pasta no Outlook, prima Ctrl+Shift+C.
Para saber mais, veja Criar ou adicionar um contato.
Obter uma lista de contatos no seu catálogo de endereços do Outlook
Salvar uma cópia dos contatos no catálogo de endereços é uma boa prática. No Outlook 2016, pode transferir um ficheiro de valores separados por vírgulas (.csv) dos seus contactos para o seu dispositivo e abri-lo no Excel.
-
Abra o Outlook, escolha Arquivo > Abrir e Exportar > Importar/Exportar.
-
No Assistente para Importação e Exportação, escolha Exportar para um arquivo > Avançar.
-
Escolha Valores Separados por Virgula e, em seguida, na página Exportar para um Arquivo, escolha Contatos como a pasta da qual exportar na sua conta.
Importante: Antes de prosseguir, verifique se a pasta de Contatos escolhida está anexada à sua conta de email. Isso é especialmente importante se você estiver realizando essas etapas no computador de outra pessoa.
-
Escolha Avançar > Procurar e depois vá até o local onde deseja armazenar o arquivo de valores separados por vírgulas (.csv).
-
Digite um nome de arquivo e escolha OK > Avançar.
-
Escolha Concluir para iniciar o processo de exportação.
Observação: O Outlook não exibe uma mensagem quando o processo de exportação é concluído.
Abra seu arquivo .csv de contato
O arquivo de valores separados por vírgulas (.csv) dos seus contatos exportados normalmente é aberto no Excel.
-
Navegue até o local onde você salvou o arquivo .csv e abra-o.
-
Confirme que os seus contatos estão listados no arquivo.
Observação: Pode haver células vazias. Isso é normal.
-
Feche o arquivo sem fazer alterações para evitar possíveis problemas ao importá-lo em um dispositivo diferente que tenha a mesma versão do Outlook ou um serviço de email diferente.
Tarefas
Criar uma tarefa
Muitas pessoas mantêm Lista de Tarefas Pendentes — em papel, em uma planilha ou usando uma combinação de papel e métodos eletrônicos. No Outlook, você pode combinar várias listas em uma, obter lembretes e controlar o andamento das tarefas.
-
Abra o Outlook e, na guia Página Inicial, no grupo Novo, escolha Novos Itens.
-
Escolha Tarefa, preencha o formulário da tarefa conforme necessário e escolha Salvar e Fechar.
Atalho de teclado: Para criar uma nova tarefa, prima Ctrl+Shift+K.
Para saber mais, veja Criar tarefas e itens pendentes.
Atribuir uma tarefa
-
Selecione
-
Siga um destes procedimentos:
-
Escolha
ou
-
Abra uma tarefa existente.
-
-
Escolha Atribuir Tarefa.
-
No formulário da tarefa, faça o seguinte:
-
Na caixa Para, insira um nome ou endereço de email.
-
Adicione um Assunto, escolha uma Data de início e uma Data de vencimento e defina o Status e a Prioridade conforme necessário.
-
Aceite ou limpe a seleção padrão das duas caixas de seleção: Manter uma cópia atualizada desta tarefa na minha lista de tarefas e Enviar-me um relatório quando a tarefa estiver concluída.
-
Se necessário, digite uma mensagem no bloco de conteúdo abaixo das caixas de seleção.
-
-
Se quiser que a tarefa se repita, selecione Periodicidade no friso, selecione as opções que pretende na caixa de diálogo Periodicidade da Tarefa e, em seguida, selecione OK.
Observação: Se você atribuir uma tarefa recorrente, uma cópia da tarefa permanecerá em sua lista de tarefas, mas ela nunca será atualizada. Se você marcar a caixa Enviar-me um relatório quando a tarefa estiver concluída, receberá relatórios de progresso para cada ocorrência concluída da tarefa.
-
Escolha Enviar.
Dica: O Outlook pode controlar o progresso de uma tarefa atribuída a uma pessoa. Se quiser que várias pessoas trabalhem na mesma tarefa, divida-a em partes menores ou atribua cada tarefa individualmente. Por exemplo, para controlar um relatório que deve ser escrito por três pessoas, crie três tarefas separadas e atribua cada uma à pessoa apropriada.
Aceitar ou recusar uma tarefa atribuída
Quando uma tarefa é criada e atribuída a você, ela aparece na sua Caixa de Entrada.
-
No painel de leitura, escolha Aceitar ou Recusar.
ou
Abra a tarefa, selecione Aceitar ou Recusar no friso e, independentemente da opção que escolher, selecione Editar a resposta antes de enviar ou Enviar a resposta agora e, em seguida, selecione OK.
Observação: As tarefas aceitas são exibidas na sua lista de tarefas do Outlook.
Se abrir uma tarefa, pode Responder, Responder a todos ou Reencaminhar para a pessoa que atribuiu a tarefa a si e a outras pessoas, conforme adequado. Você também pode incluir um comentário no bloco da mensagem.
Visualizar uma tarefa
-
Abra o Outlook e, na barra de acesso rápido, escolha
-
Na Lista de Tarefas Pendentes ou na lista de Tarefas, clique duas vezes em um item para ver o formulário completo.
Você pode alterar a forma de visualizar tarefas a qualquer momento.
-
Na guia Página Inicial, no grupo Modo de Exibição Atual, escolha uma visualização diferente.
Imprimir uma tarefa
Você pode escolher como deseja visualizar tarefas e, em seguida, com base na sua seleção para impressão, em que formato (Estilo de Tabela ou Estilo de Memorando) a tarefa deve ser impressa. Se você selecionar uma única tarefa para imprimir, por exemplo, a única configuração de impressão disponível será Estilo de Memorando. Porém, se você escolher uma lista, como a Lista de Tarefas, um formato de impressão de Estilo de Tabela também será oferecido.
-
Selecione
-
Escolha uma única tarefa numa das suas pastas ( Lista de Tarefas ou Lista de Tarefas ) ou escolha uma pasta.
-
Selecione Ficheiro > Imprimir e selecione o formato (se disponível) em definições.
Imprimir uma mensagem de email, um contato ou um item de calendário
No Outlook, você pode imprimir itens como mensagens de email, contatos ou itens de calendário, ou exibições maiores, como calendários, catálogos de endereços ou listas de conteúdo de pastas do Email.
-
Escolha um item ou pasta do Outlook que você deseja imprimir.
-
Escolha Arquivo > Imprimir.
Para obter mais informações, consulte Imprimir itens no Outlook.
