Usar uma caixa de correio de site para colaborar e coordenar emails de equipe

Organizações e equipes dentro das organizações geralmente têm vários threads de email diferentes por vez. Linhas cruzadas, informações ignoradas e falhas na comunicação podem facilmente ocorrer. Os sites de correio da equipe podem ajudar você a coordenar e armazenar emails relacionados ao projeto ou à equipe em um lugar, para que todos os membros da equipe possam ver todas as comunicações.

Importante: O recurso de caixa de correio do site Microsoft Office SharePoint Online está sendo preterido a partir de março de 2017. Esse recurso será removido inteiramente em uma versão futura. As Microsoft Office SharePoint Online novas organizações não têm mais acesso ao recurso de caixa de correio do site. As organizações Microsoft Office SharePoint Online existentes não podem mais criar novas caixas de correio de site. Qualquer caixa de correio de site que foi configurada e implantada antes de março de 2017 continuará funcionando.
Forneceremos um processo para ajudar a fazer a transição de seus sites de caixa de correio de site existentes para um grupoMicrosoft 365 em setembro de 2017. Se você usar o recurso de caixa de correio do site no Microsoft Office SharePoint Online, considere mudar para Grupos do Microsoft 365 em vez disso para dar suporte aos cenários colaborativos de email. Para obter mais informações, consulte Use Microsoft 365 Grupos em vez de Caixas de Correio de Site.

Observação: O recurso de caixa de correio de site permanecerá com suporte, mas será preterido em SharePoint Server 2019, SharePoint Server 2016, SharePoint Server 2013 e SharePoint Server 2010 produtos. Os clientes são recomendados para explorar caixas de correio compartilhadas como uma alternativa às caixas de correio de site.

No Início Rápido, clique em Caixa de Correio.

Caixa de correio no Início Rápido

A caixa de correio do site é aberta como uma segunda estrutura de caixa de entrada e pasta separada ao lado de sua conta de email pessoal. Os emails enviados de e para a conta de caixa de correio do site são compartilhados entre todos aqueles que têm permissões de Colaborador no Microsoft Office SharePoint Online site.

Configurando sua caixa de correio de site

Você pode adicionar uma caixa de correio de site como destinatário de email, enviar emails da caixa de correio ou adicioná-la aos seus favoritos. Para adicionar uma caixa de correio ao site, consulte Add a Site Mailbox app to keep email in context on a site. Seu site precisa estar habilitado para email. Se não for entrar em contato com o administrador.

Quando você inclui a caixa de correio do site em um thread de email importante, uma cópia das informações nesse thread é armazenada em um local que pode ser acessado por qualquer pessoa na equipe.

Adicione a caixa de correio do site na linha Para,CCou CC de uma mensagem de email.

Envie uma mensagem usando a caixa de correio do site incluída no campo CC.

Você pode adicionar o endereço de email da caixa de correio do site a qualquer grupo de contatos de equipe ou listas de distribuição. Dessa forma, os emails relevantes serão automaticamente armazenados no site de correio da equipe.

Quando você escreve e envia emails da caixa de correio do site, ele aparece como se ele fosse de você.

Todos com permissões de Colaborador em um site podem acessar a caixa de correio do site, para que várias pessoas possam trabalhar juntas para redigir uma mensagem de email.

Para compor uma mensagem, clique em Novo Email.

Novo botão de e-mail das caixas de correio do site.

Isso abre uma nova mensagem na caixa de correio do site.

Adicione endereços a um email na caixa de correio do site

Se você usa a lista Favoritos no Outlook, sugerimos que você inclua pastas do site de correio da equipe à lista Favoritos.

No Outlook, você pode clicar com o botão direito do mouse em uma pasta do site de correio da equipe, como a Caixa de Entrada e, em seguida, clicar em Mostrar em Favoritos. Se você tiver duas pastas na lista Favoritos com o mesmo nome (por exemplo, duas Caixas de Entrada), o Outlook adiciona automaticamente o nome da caixa de correio ao nome da pasta (por exemplo, "Caixa de Entrada – HRTeamSite@contosobistro.onmicrosoft.com") para que você possa identificar qual pasta é qual.

Para saber mais sobre Outlook Favoritos, consulte Manter pastas de email usadas com frequência em Favoritos.

Colaborar com sua equipe usando a caixa de correio do site

Sua equipe pode usar uma caixa de correio de site para colaborar na composição de uma mensagem de email importante ou coletar conversas de email relevantes no nível da equipe. Sua equipe também pode compartilhar documentos importantes com segurança usando uma caixa de correio de site.

Depois que uma caixa de correio de site é configurada para seu site,uma nova conta de email é criada usando o nome do seu site. Por exemplo, um site de equipe usa a URL: http://contoso.sharepoint.com/HRTeamSite. O endereço de email dessa caixa de correio de site é HRTeamSite@contoso.sharepoint.com.

Bloco de Web Part

Muitas equipes têm conversas por meio de mensagens de email regularmente. Geralmente, essas conversas resultam em informações que podem ser uma referência útil em algum lugar abaixo da linha. Você pode encaminhar o email mais útil dentro do thread para sua caixa de correio de site para preservá-lo. Todos os que têm permissões de Contribuição para seu site poderão abrir a caixa de correio do site e exibir essa mensagem. Os membros da equipe podem abrir posteriormente a caixa de correio do site, pesquisar pelos emails capturados nessa conta e ver o histórico do problema em questão.

Outra ideia para reunir essas conversas de email no nível da equipe é cc o endereço de email da caixa de correio do site quando você envia uma mensagem de email para a equipe. Você também pode adicionar o endereço de email da caixa de correio do site a um grupo de contatos ou lista de distribuição, para que ele seja incluído automaticamente sempre que você enviar emails para sua equipe.

Envie uma mensagem usando a caixa de correio do site incluída no campo CC.

Se você armazenar os documentos da sua equipe em seu site Microsoft Office SharePoint Online, você poderá aproveitar o aplicativo caixa de correio do site para compartilhar esses documentos com aqueles que têm acesso ao site.

Importante: Quando os usuários visualizam uma caixa de correio de site Outlook, eles veem uma lista de todos os documentos nas bibliotecas de documentos desse site. Os sites de correio da equipe apresentam a mesma lista de documentos para todos os usuários e, portanto, alguns usuários podem ver documentos aos quais não eles não têm acesso para abrir.

Se você estiver usando Exchange, seus documentos também aparecerão em uma pasta no Outlook, facilitando ainda mais o encaminhamento de documentos para outras pessoas.

Encaminhar documentos da caixa de correio da equipe

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