Os projetos podem ser resolvidos rapidamente. Antes que você perceba, um simples projeto de construção se torna uma colagem de projetos menores, como design, escavação, trabalho de fundação e marketing. Você pode ter mais controle sobre seu projeto criando projetos menores no Project e vinculando-os em um único arquivo do Project para mostrar onde eles se encaixam em seu projeto master.
Neste artigo
- Visão geral dos projetos master
- Trabalhar com subprojetos em um projeto master
- Como os recursos são afetados ao combinar arquivos
- Outras maneiras de combinar arquivos
Visão geral dos projetos master
Pense em um projeto master como uma coleção de projetos consolidados que mostram uma hierarquia entre vários projetos relacionados. Os projetos inseridos em um projeto master são chamados de subprojetos.
Quando você insere um subprojeto, um pequeno ícone do Projeto o distingue das tarefas resumo que fazem parte do master projeto.
No projeto master, os subprojetos aparecem como tarefas resumo que você pode organizar facilmente em uma estrutura de tópicos.
Clique no sinal de mais ao lado de um subprojeto para expandir as tarefas desse subprojeto para visualização.
Cada subprojeto representa uma fase diferente ou outro grupo funcional no projeto principal.
Quando você insere um subprojeto no projeto master, os dois projetos são vinculados e você pode visualizar todas as informações no subprojeto do projeto master.
Quando você atualiza um subprojeto do projeto master, ele também é atualizado em seu arquivo de origem. Se você precisar combinar arquivos para criar um relatório ou imprimir uma exibição de informações de projeto combinado, também poderá consolidá-los temporariamente em uma exibição.
A criação de um projeto master e subprojetos permite dividir um projeto grande e delegar suas partes às pessoas necessárias. Em termos de gerenciamento de projetos, atribuir subprojetos dessa maneira dá responsabilidade àqueles que fazem o trabalho e combina autoridade com responsabilidade. Em termos de Project, a criação de subprojetos em um projeto master ajuda os gerentes de projeto a obter acesso e controle sobre suas partes do cronograma.
Para determinar se você deve dividir um projeto grande em um projeto master e subprojetos, considere o seguinte:
- Seu projeto é muito grande e detalhado. Se o projeto contiver mais do que algumas centenas de tarefas, dividi-lo em subprojetos poderá facilitar o gerenciamento. Se algumas partes do projeto contiverem trabalho dividido em mais detalhes do que outras, pode fazer sentido transformar essas partes em subprojetos para que a maioria dos usuários veja apenas uma descrição detalhada do subprojeto, mas as partes interessadas possam exibi-la com mais detalhes. Um único arquivo é quase sempre a alternativa mais rápida, mas ser capaz de se concentrar em apenas uma parte do projeto pode valer a pena.
- Sua organização não é centralizada. Em uma organização descentralizada ou distribuída, um projeto master e subprojetos dão aos trabalhadores mais controle sobre seu próprio trabalho do que um arquivo de projeto centralizado.
- Você deseja aumentar a eficácia dos métodos de planejamento da sua organização. Se os gerentes de nível inferior forem responsáveis e souberem quais tarefas são necessárias no projeto, pode fazer mais sentido permitir que eles planejem o trabalho de suas equipes e, em seguida, consolidem seus arquivos de projeto em um projeto master. Se o planejamento de cima para baixo for a norma, talvez você queira reorganizar o plano inicial em subprojetos quando ele for implementado para que os gerentes de projeto ou equipes individuais tenham acesso e controle sobre seus próprios cronogramas.
- Você trabalha em vários projetos. Os gerentes de projeto podem ter um conjunto de projetos nos quais trabalham o tempo todo, estejam os projetos inter-relacionados ou não. Em vez de abri-los um por um, você pode abrir todos os subprojetos ao mesmo tempo ao abrir o projeto master. Essa abordagem também facilita a geração de relatórios sobre vários projetos. Se os projetos estiverem inter-relacionados, o gerente de projeto poderá criar dependências de tarefas entre tarefas em projetos diferentes. A criação de dependências entre projetos torna mais fácil para diferentes gerentes de projeto ver como o trabalho de outros gerentes de projeto afeta suas agendas.
- Alguns projetos estão subordinados a outros. Você pode refletir com precisão a hierarquia de vários projetos inserindo vários projetos em outros arquivos. A estrutura resultante dos subprojetos deve refletir as prioridades e responsabilidades dos membros de sua equipe, bem como as inter-relações entre tarefas em diferentes áreas e o prazo geral.
- Várias pessoas podem modificar seu projeto. Idealmente, um arquivo de projeto é de propriedade, gerenciado e modificado por um único gerente de projeto. Mas, muitas vezes, um projeto faz parte de um programa maior que os gerentes de nível superior podem precisar gerenciar. Os membros da equipe de projeto podem manter o foco em seu trabalho exibindo-o como um arquivo separado, e o gerente de projeto que controla o projeto master pode coordenar o cronograma de cada equipe de subprojeto.
Pode fazer sentido que os marcos do projeto master conduzam os marcos de cada equipe de subprojeto para manter os cronogramas coordenados por um prazo. Você pode coordenar marcos criando uma dependência entre os marcos ou copiando e colando as tarefas de marco do projeto master em cada subprojeto. - Seu projeto tem vários stakeholders que se preocupam com diferentes partes do projeto. Quando as pessoas querem ver detalhes diferentes, os gerentes de projeto podem colocar todos os arquivos do projeto em um servidor e personalizar diferentes exibições para vários participantes. O mesmo arquivo de projeto pode ser usado como um subprojeto em diferentes projetos master para personalizar as informações exibidas.
- Você deseja que seus subprojetos sejam somente leitura. Você pode manter controle adicional sobre partes de um projeto movendo tarefas para um subprojeto e restringindo o acesso a pessoas importantes.
- Você deseja analisar o caminho crítico para cada fase, além do projeto geral. Cada projeto individual contém um caminho crítico. A consolidação de vários projetos em um projeto master facilita a visualização geral como vários caminhos críticos no projeto master, mantendo caminhos críticos separados para cada subprojeto.
Saiba mais
- Vincular projetos para criar um projeto mestre
- Veja o que está orientando a data de término do projeto (caminho crítico)
Trabalhar com subprojetos em um projeto master
Quando você insere um subprojeto em um projeto master, o subprojeto é representado como uma tarefa de resumo na lista de tarefas e um indicador de ícone de projeto é exibido no campo Indicadores. O subprojeto é recuado no nível da estrutura de tópicos da linha em que você o insere, mas você pode recuar para a esquerda ou para a direita da mesma forma que faria com qualquer outra tarefa. Como o subprojeto é representado como uma tarefa resumo, não é possível editar suas informações de resumo, mas você pode expandir a estrutura de tópicos para mostrar as tarefas do subprojeto e editar as informações do projeto no arquivo de projeto master.
Observação
Qualquer formatação que você tenha aplicado a tarefas resumo ou barras de Gantt em um subprojeto não aparece no projeto master. As informações de formatação são armazenadas em cada arquivo e devem ser aplicadas separadamente ao projeto master.
Quando você salva o projeto master, as alterações no subprojeto também são salvas no arquivo de origem do subprojeto. Se você quiser trabalhar diretamente no arquivo de origem sem abrir o arquivo de projeto master, as alterações no arquivo de origem do subprojeto serão atualizadas automaticamente no arquivo de projeto master.
Observação
Se não for mais necessário manter o projeto master e o subprojeto sincronizados, você poderá desvinculá-los. Em seguida, se forem feitas alterações no subprojeto ou no projeto master, o outro arquivo permanecerá inalterado.
Saiba mais
Como os recursos são afetados ao combinar arquivos
Depois de consolidar arquivos em um arquivo de projeto master, os recursos de ambos os arquivos permanecem separados, assim como as tarefas em um subprojeto permanecem no subprojeto. Você pode alterar as informações do recurso no projeto master e as alterações serão replicadas no arquivo de origem do subprojeto. É possível exibir todos os recursos do projeto master e dos subprojetos juntos no modo de exibição Planilha de Recursos, mas não é possível atribuir um recurso a nenhum outro projeto que não seja o subprojeto de onde ele veio.
Observação
Se os mesmos recursos forem usados em vários subprojetos, você verá nomes de recursos duplicados porque os recursos não estão combinados. No entanto, se você quiser atribuir os recursos em diferentes subprojetos e resolver nomes de recursos duplicados, poderá combiná-los em um pool de recursos e disponibilizá-los para os outros arquivos.
Outras maneiras de combinar arquivos
Os projetos mestres e subprojetos permitem criar uma hierarquia de projetos que refletem a relação entre eles e, em alguns casos, a estrutura da sua organização. Mas você pode ter outros motivos para consolidar arquivos de projeto. Por exemplo, talvez você queira combiná-los temporariamente para uma revisão rápida ou para impressão.
Consolidar arquivos não relacionados
Use arquivos consolidados se tiver vários arquivos que deseja combinar em uma janela, estejam eles relacionados ou não. A combinação de arquivos não relacionados em um projeto consolidado facilita a visualização de informações de vários projetos em várias exibições e a impressão. Você pode consolidar arquivos de projeto se precisar acompanhar muitos projetos em andamento, como quando está desenvolvendo produtos diferentes ao mesmo tempo. Você pode classificar e agrupar por nomes de produtos, prazos de projetos e gerentes para encontrar e avaliar as informações específicas de que precisa. Por exemplo, você pode imprimir um Modo de Exibição de Gráfico de Gantt que inclui todos os seus projetos.
Criar um workspace
Uma alternativa à consolidação de projetos é criar um espaço de trabalho que contenha arquivos de projeto individuais, cada um aberto em sua própria janela. Use um espaço de trabalho se você trabalha com os mesmos arquivos de projeto com frequência e não deseja consolidá-los em um grande projeto.
Quando você abre os arquivos e os salva como um espaço de trabalho, o Project salva os arquivos e suas configurações atuais em um único arquivo de espaço de trabalho. Em seguida, ao abrir o arquivo do espaço de trabalho, você abre todos os arquivos incluídos ao mesmo tempo. Cada projeto tem seu próprio botão na barra de tarefas, facilitando a alternância de um projeto para outro.
Para criar um espaço de trabalho, selecione ou abra os arquivos de projeto e escolha Arquivo>Salvar Espaço de Trabalho.