Os fluxos de trabalho do SharePoint podem ajudá-lo a automatizar seus processos de negócios, tornando-os mais consistentes e mais eficientes. O fluxo de trabalho Aprovação permite rotear documentos e outros itens armazenados no SharePoint para uma ou mais pessoas para sua aprovação.
Observação
- Os fluxos de trabalho do SharePoint 2010 estão desativados desde 1º de agosto de 2020 para novos locatários e removidos dos locatários existentes em 1º de novembro de 2020. Se você estiver usando fluxos de trabalho do SharePoint 2010, recomendamos migrar para o Power Automate ou outras soluções com suporte. Para obter mais informações, consulte a aposentadoria do fluxo de trabalho do SharePoint 2010.
- O fluxo de trabalho do SharePoint 2013 está preterido desde abril de 2023 e será desativado para novos locatários a partir de 2 de abril de 2024. Ele será removido dos locatários existentes e será totalmente aposentado a partir de 2 de abril de 2026. Se você estiver usando o fluxo de trabalho do SharePoint 2013, recomendamos migrar para o Power Automate ou outras soluções com suporte. Para obter mais informações, confira a aposentadoria do fluxo de trabalho do SharePoint 2013 no Microsoft 365.
Para obter mais informações, confira Sobre os fluxos de trabalho incluídos no SharePoint.
Importante
Por padrão, o fluxo de trabalho Aprovação não é ativado e não está listado na caixa Selecionar uma caixa de lista de modelos de fluxo de trabalho do formulário de associação. Para disponibilizá-lo para uso, um administrador do site deve ativá-los no nível da coleção do site. Acesse Configurações> do siteRecursos da Coleção de Sites> ativam o recurso Fluxos de Trabalho. Além disso, o SharePoint 2013 fornece esses modelos de fluxo de trabalho com base no modo de compatibilidade do SharePoint 2010. Para criar um fluxo de trabalho baseado no SharePoint 2013 com lógica semelhante, use o SharePoint Designer 2013.
Se tudo o que você precisa fazer é concluir uma tarefa de fluxo de trabalho de aprovação Basta rolar para baixo até o segmento Concluir e expandi-lo. Talvez você não precise de nenhum dos outros segmentos por enquanto.
Os fluxos de trabalho do SharePoint são:
- Eficiente e consistente Um fluxo de trabalho aprovação roteia automaticamente o documento ou item, atribui tarefas de revisão e rastreia seu progresso e envia lembretes e notificações quando necessário. A atividade em um fluxo de trabalho pode ser monitorada e ajustada de uma página central status e o histórico de eventos em uma execução de fluxo de trabalho é mantido por 60 dias após a conclusão.
- Menos trabalho para você Um fluxo de trabalho de aprovação salva você e seus colegas de tempo e problemas e, ao mesmo tempo, simplifica e padroniza seu processo de aprovação.
Aqui está um diagrama de uma versão muito simples do fluxo de trabalho Aprovação.
Dicas para usar este artigo
As informações deste artigo são apresentadas em dez segmentos expansíveis.
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Se tudo o que você precisa fazer é concluir uma tarefa de fluxo de trabalho de aprovação Basta rolar para baixo até o segmento Concluir e expandi-lo. Talvez você não precise de nenhum dos outros segmentos por enquanto.
Se você quiser adicionar, iniciar, monitorar e manter fluxos de trabalho Se você ainda não estiver familiarizado com essas tarefas, poderá achar útil trabalhar seu caminho através deste artigo, segmento por segmento, na primeira vez que você projetar e adicionar um fluxo de trabalho. Depois de conhecer as informações e o layout do artigo, você poderá ir direto para o segmento de que precisa em qualquer visita de retorno.
Aprovação e aprovação de publicação de conteúdo Você pode ter listas ou bibliotecas nas quais deseja que novos itens e/ou novas versões de itens atuais sejam revistos para a precisão de seu conteúdo ou para a adequação de seu formulário e estilo, antes de ficarem visíveis para todos que têm acesso à lista. Esse tipo de processo de revisão é chamado de aprovação de conteúdo e você pode usar um fluxo de trabalho aprovação para controlar a aprovação de conteúdo em uma lista ou biblioteca. (Há também um fluxo de trabalho de Aprovação de Publicação muito semelhante, criado especialmente para uso em sites do SharePoint que publicam páginas da Web na Internet.)
Uma palavra sobre como imprimir este artigo Este é um artigo longo. Se você quiser imprimir apenas segmentos selecionados, verifique se somente esses segmentos serão expandidos quando você imprimir. (Além disso, se você quiser incluir os gráficos completos em sua cópia impressa, imprima na orientação paisagística e não na orientação de retrato.)
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Saiba mais sobre fluxos de trabalho de aprovação
Um fluxo de trabalho de aprovação é um recurso do SharePoint que roteia um documento ou outro item armazenado em uma lista ou biblioteca do SharePoint para uma ou mais pessoas para sua aprovação ou rejeição. O fluxo de trabalho automatiza, simplifica e padroniza todo o processo.
O fluxo de trabalho básico de aprovação incluído com funções de produtos do SharePoint como modelo. Usando esse modelo, você pode adicionar vários fluxos de trabalho de aprovação aos seus sites. Cada fluxo de trabalho que você adiciona é uma versão exclusiva do fluxo de trabalho básico de aprovação, cada um com sua própria maneira especializada de trabalho, com base nas configurações especificadas ao adicioná-lo.
Seções neste segmento
- O que um fluxo de trabalho de aprovação pode fazer por mim?
- O que um fluxo de trabalho de aprovação não pode fazer?
- Quem pode usar esse tipo de fluxo de trabalho?
- Como você planeja, adiciona, executa e mantém esse tipo de fluxo de trabalho?
1. O que um fluxo de trabalho de aprovação pode fazer por mim?
- Quando você adiciona pela primeira vez um fluxo de trabalho aprovação à sua lista, biblioteca ou coleção de sites, você pode especificar quantos participantes incluir e indicar se suas tarefas são atribuídas uma após a outra (em série) ou todas de uma vez (em paralelo). Você pode até decidir se deve dividir as tarefas dos participantes em dois ou mais estágios separados, bem como especificar uma data de vencimento final e/ou a hora permitida para que cada tarefa seja concluída. E sempre que você iniciar o fluxo de trabalho manualmente em um item, você pode modificar qualquer uma dessas configurações.
- O fluxo de trabalho atribui uma tarefa a cada participante especificado. Cada participante escolhe entre várias respostas possíveis: aprovar ou rejeitar o item, solicitar uma alteração no item, reatribuir a tarefa ou cancelar ou excluir a tarefa.
- Enquanto o fluxo de trabalho está em execução, você pode monitorar o progresso e fazer ajustes (se necessário) de uma única página de Status do Fluxo de Trabalho central.
- Por 60 dias após a conclusão do fluxo de trabalho, a lista de todos os eventos de fluxo de trabalho ocorridos no curso dessa execução (ou instância) do fluxo de trabalho ainda está disponível na página Status do fluxo de trabalho, para referência informal.
Você também pode usar um fluxo de trabalho aprovação para gerenciar um processo de aprovação de conteúdo para uma lista ou biblioteca. Para obter mais informações, confira o segmento Controle deste artigo.
2. O que um fluxo de trabalho de aprovação não pode fazer?
Os participantes de um fluxo de trabalho de aprovação geralmente não têm permissão para fazer alterações no item que está sendo revisado. Em vez disso, os participantes podem solicitar que as alterações sejam feitas no item no curso da instância de fluxo de trabalho. Se você quiser adicionar um fluxo de trabalho no qual os participantes inseram comentários e acompanharam as alterações no item em si, consulte o artigo Todos sobre Coletar fluxos de trabalho de Comentários, na seção Ver Também .
Além disso, os fluxos de trabalho de aprovação não são projetados para coletar assinaturas. Se você quiser usar um fluxo de trabalho para coletar assinaturas em um documento do Microsoft Word, uma pasta de trabalho do Microsoft Excel ou um formulário do Microsoft InfoPath, consulte o artigo,Tudo sobre Coletar assinaturas de fluxos de trabalho, na seção Ver Também.
3. Quem pode usar esse tipo de fluxo de trabalho?
Para adicionar um fluxo de trabalhoPor padrão, você deve ter a permissão Gerenciar Listas para adicionar um fluxo de trabalho. (O grupo Proprietários tem a permissão Gerenciar Listas por padrão; o grupo Membros e o grupo Visitantes não.)
Para iniciar um fluxo de trabalhoTambém por padrão, você deve ter a permissão Editar Itens para iniciar um fluxo de trabalho que já foi adicionado. (O grupo Membros e o grupo Proprietários têm a permissão Editar Itens por padrão; o grupo Visitantes não.)
Como alternativa, os proprietários podem optar por configurar fluxos de trabalho específicos para que possam ser iniciados apenas por membros do grupo Proprietários. (Para fazer isso, selecione a caixa Exigir Permissões de Gerenciar Listas para iniciar esse fluxo de trabalho marcar, na primeira página do formulário de associação.)
4. Como você planeja, adiciona, executa e mantém esse tipo de fluxo de trabalho?
Estes são os estágios básicos:
-
ANTES que o fluxo de trabalho seja executado (planeje, adicione, inicie)
Antes de adicionar um fluxo de trabalho, você planeja onde deseja adicioná-lo (para uma única lista ou biblioteca ou para toda a coleção de sites) e os detalhes de como ele funcionará. Depois de adicionar e configurar o fluxo de trabalho, qualquer pessoa com as permissões necessárias poderá iniciar o fluxo de trabalho em um item específico. O fluxo de trabalho também pode ser configurado para ser executado automaticamente. As execuções automáticas podem ser ativadas com base em ambos os dois eventos de gatilho: quando qualquer item é adicionado ou criado em uma lista ou biblioteca, ou quando qualquer item em uma lista ou biblioteca é alterado. -
ENQUANTO o fluxo de trabalho é executado (concluir, monitorar, ajustar)
Enquanto o fluxo de trabalho é executado, os participantes individuais completam suas tarefas atribuídas. Lembretes automáticos são enviados aos participantes que não cumprem os prazos da tarefa. Enquanto isso, o progresso do fluxo de trabalho pode ser monitorado a partir de uma página central de Status do fluxo de trabalho para essa instância específica do fluxo de trabalho. Os ajustes no fluxo de trabalho durante a execução podem ser feitos a partir dessa mesma página; e, se necessário, o fluxo de trabalho pode ser cancelado ou encerrado a partir daí. -
APÓS a execução do fluxo de trabalho (revisão, relatório, alteração)
Quando o fluxo de trabalho for concluído, todo o histórico dessa execução (ou instância) poderá ser revisado por até 60 dias na página Status do fluxo de trabalho. Na mesma página, podem ser criados relatórios estatísticos sobre o desempenho dessa versão do fluxo de trabalho. Por fim, se houver alguma coisa que você queira alterar sobre a forma como o fluxo de trabalho funciona, você poderá abrir e editar o formulário de associação que você concluiu quando adicionou o fluxo de trabalho pela primeira vez.
O fluxograma seguinte ilustra estas fases da perspetiva da pessoa que está a adicionar um novo fluxo de trabalho.
PLANEAR um novo fluxo de trabalho aprovação
Neste segmento, identificamos as decisões que precisa de tomar e as informações que precisa de reunir antes de adicionar uma versão do fluxo de trabalho Aprovação.
Se já estiver familiarizado com a forma de adicionar este tipo de fluxo de trabalho e apenas precisar de um lembrete sobre os passos específicos, pode aceder diretamente ao segmento Adicionar apropriado (Lista/biblioteca ou Coleção de sites) deste artigo.
Secções neste segmento
Os fluxos de trabalho incluídos nos produtos SharePoint funcionam como master modelos nos quais se baseiam os fluxos de trabalho individuais específicos que adiciona às suas listas, bibliotecas e coleções de sites.
Sempre que adicionar um fluxo de trabalho Aprovação, por exemplo, está a adicionar uma versão do modelo de fluxo de trabalho Aprovação geral. Dá a cada versão o seu próprio nome e as suas próprias definições, que especifica no formulário de associação quando adiciona essa versão específica. Desta forma, pode adicionar vários fluxos de trabalho, todas as versões com base no fluxo de trabalho Aprovação master modelo, mas cada uma das versões com o nome e adaptado para a forma específica como irá utilizá-lo. As versões nomeadas também podem ser referidas como instâncias de fluxo de trabalho.
2. Introdução ao formulário de associação
Sempre que adicionar uma nova versão do fluxo de trabalho com base num dos modelos de fluxo de trabalho incluídos, preenche um formulário de associação para especificar a forma como pretende que a nova instância funcione.
Na secção seguinte, encontrará uma lista de perguntas que o prepararão para preencher o formulário de associação. No entanto, primeiro, dedique um ou dois momentos a olhar para o formulário e os seus campos.
Primeira página do formulário de associação
Segunda página do formulário de associação
Os campos na caixa vermelha nesta segunda página também aparecem no formulário de iniciação, que é apresentado sempre que o fluxo de trabalho é iniciado manualmente e pode ser editado para essa execução única.
Assim que tiver a resposta a todas as perguntas nesta secção, estará pronto para adicionar o fluxo de trabalho.
- Este é o tipo de fluxo de trabalho correto?
- Uma lista ou biblioteca, ou toda a coleção de sites? e Um tipo de conteúdo ou todos os tipos de conteúdo?
- Qual é um bom nome?
- Listas de tarefas e listas do histórico: existente ou novo?
- Como (e por quem) este fluxo de trabalho pode ser iniciado?
- Os tipos de conteúdo que herdam deste também obtêm este fluxo de trabalho?
- Participantes: Que pessoas, por que ordem?
- De que informações adicionais os participantes precisam?
- Quando é que as tarefas devem ser concluídas?
- Quando termina este fluxo de trabalho?
- Quem precisa de ser notificado?
- Este fluxo de trabalho controlará a aprovação de conteúdo?
01. Este é o tipo de fluxo de trabalho certo?
Existem vários modelos de fluxo de trabalho que têm a palavra "Aprovação" nos respetivos nomes. Este artigo diz respeito ao modelo de fluxo de trabalho que aparece no menu como Aprovação – SharePoint 2010. Se não tiver a certeza de que este tipo de fluxo de trabalho é a melhor opção para si, consulte o segmento LEARN deste artigo. Para obter mais informações sobre os outros modelos de fluxo de trabalho disponíveis, consulte o artigo Acerca dos fluxos de trabalho incluídos no SharePoint, na secção Consulte Também .
02. Uma lista ou biblioteca, ou toda a coleção de sites? (e) Um tipo de conteúdo ou todos os tipos de conteúdo?
Pode disponibilizar a nova versão do fluxo de trabalho Aprovação apenas numa única lista ou biblioteca ou pode disponibilizá-la em toda a coleção de sites.
- Se adicionar o fluxo de trabalho para uma única lista ou biblioteca, pode configurá-lo para ser executado em todos os tipos de conteúdo ou apenas num único tipo de conteúdo.
- No entanto, se adicionar o fluxo de trabalho para toda a coleção de sites, tem de configurá-lo para ser executado apenas num único tipo de conteúdo de site.
O que é um tipo de conteúdo?
Cada documento ou outro item armazenado numa lista ou biblioteca do SharePoint pertence a um ou outro tipo de conteúdo. Um tipo de conteúdo pode ser tão básico e genérico como Documento ou Folha de Cálculo do Excel ou altamente especializado como Contrato Legal ou Especificação de Design de Produto. Alguns tipos de conteúdo estão disponíveis nos produtos SharePoint por predefinição, mas pode personalizá-los e adicionar outros que criar por si próprio. Para obter mais informações, consulte Criar ou personalizar um tipo de conteúdo de site e Adicionar um tipo de conteúdo a uma lista ou biblioteca.
Atribua um nome à sua versão do fluxo de trabalho para:
- Indica claramente para que serve.
- Distingue-o claramente de outros fluxos de trabalho.
Um exemplo
Imagine que é membro de um grupo de editores. O seu grupo quer utilizar dois fluxos de trabalho de Aprovação diferentes para gerir submissões de documentos de contribuidores externos:
- Irá executar o primeiro fluxo de trabalho em cada documento submetido para decidir se pretende aceitá-lo para o processo de edição.
- Depois de aceitar e editar um documento submetido, irá executar o segundo fluxo de trabalho no rascunho editado para decidir se pretende aceitá-lo como final.
Pode atribuir o nome Accept Submission Approval (Aceitar Aprovação de Submissão ) ao primeiro fluxo de trabalho e o segundo a Final Draft Approval (Aprovação de Rascunho Final).
Dica
Como habitualmente, é boa ideia estabelecer convenções de nomenclatura consistentes e garantir que todas as pessoas envolvidas nos seus fluxos de trabalho estão familiarizadas com essas convenções.
04. Listas de tarefas e listas do histórico: existente ou novo?
Pode fazer com que o fluxo de trabalho utilize a lista de Tarefas predefinida do site e a lista Histórico, utilize outras listas de Tarefas e Histórico existentes ou solicite novas listas apenas para este fluxo de trabalho.
- Se o seu site tiver vários fluxos de trabalho ou se alguns fluxos de trabalho envolverem várias tarefas, considere pedir novas listas para cada fluxo de trabalho. (A gestão de listas demasiado longas pode abrandar o desempenho. É mais rápido e fácil para o sistema manter várias listas mais curtas do que uma muito longa.)
- Se as tarefas e o histórico deste fluxo de trabalho tiverem dados confidenciais que pretende manter separados da lista de Tarefas geral, deve indicar definitivamente que pretende novas listas separadas para este fluxo de trabalho. (Depois de adicionar o fluxo de trabalho, certifique-se de que as permissões adequadas estão definidas para as novas listas.)
05. Como (e por quem) este fluxo de trabalho pode ser iniciado?
Um fluxo de trabalho pode ser configurado para ser iniciado manualmente apenas, apenas automaticamente ou de qualquer forma:
- Quando inicia manualmente um fluxo de trabalho aprovação num documento ou item específico, é apresentado outro formulário, o formulário de iniciação. O formulário de iniciação contém a maioria das definições da segunda página do formulário de associação . Dessa forma, se a pessoa que inicia o fluxo de trabalho quiser alterar qualquer uma dessas definições (apenas para a instância atual), pode fazê-lo antes de clicar em Iniciar. Aceda ao menu > de contexto Item de lista >Fluxos de> trabalho Selecione o fluxo de trabalho para iniciá-lo manualmente.
- Com um início automático, claro, não há oportunidade de apresentar um formulário de iniciação, pelo que as predefinições especificadas no formulário de associação são utilizadas sem alterações.
A seguinte ilustração mostra a diferença entre inícios manuais e inícios automáticos.
Todas as alterações efetuadas no formulário de iniciação são aplicadas apenas durante a instância atual do fluxo de trabalho. Para alterar as predefinições permanentes do fluxo de trabalho, edite o formulário de associação original, conforme explicado no segmento CHANGE deste artigo.
Inícios manuais
Se permitir inícios manuais, qualquer pessoa que tenha as permissões necessárias pode iniciar o fluxo de trabalho em qualquer item elegível em qualquer altura.
As vantagens de um início manual são que o utilizador e os seus colegas só podem executar o fluxo de trabalho quando e se assim o quiser e que, sempre que o executar, terá a oportunidade de alterar algumas definições através do formulário de iniciação.
Um exemplo rápido Se quiser executar o fluxo de trabalho apenas em itens criados por um escritor de fora da sua equipa, iniciá-lo apenas manualmente impedirá que seja executado automaticamente em itens criados por si e pelos seus colegas de equipa. (Uma solução alternativa: mantenha uma lista ou biblioteca para itens de autores na sua equipa e uma lista ou biblioteca separada para itens de todos os outros autores. Dessa forma, você pode executar o fluxo de trabalho automaticamente, mas somente na lista de autores externos. Outra solução: adicione uma condição IF e defina Created By para a pessoa específica.
A principal desvantagem das partidas manuais é que alguém precisa lembrar de executar o fluxo de trabalho sempre que for apropriado fazê-lo.
Início automático
Você pode configurar o fluxo de trabalho a ser iniciado automaticamente por qualquer um dos seguintes eventos:
- Alguém tenta publicar uma versão principal de um item.
- Um novo item é criado ou carregado na lista ou biblioteca.
- Um item já armazenado na lista ou biblioteca é alterado.
A vantagem de um início automático é que ninguém precisa lembrar de iniciar o fluxo de trabalho. Ele é executado sempre que ocorre um evento de gatilho.
Um exemplo rápido Se você for responsável pela precisão e adequação dos itens em uma lista, poderá adicionar um fluxo de trabalho De aprovação a essa lista e especificar-se como o único participante. Você pode configurar o fluxo de trabalho para iniciar automaticamente sempre que um item na lista for alterado e sempre que um novo item for adicionado. Dessa forma, você sempre será mantido atualizado.
Duas desvantagens das partidas automáticas:
- Não é possível impedir que o fluxo de trabalho seja executado sempre que ocorrer um evento de gatilho.
- Você não pode alterar nenhuma configuração no início da instância individual.
Para obter mais informações sobre como executar seu fluxo de trabalho de aprovação automaticamente sempre que alguém tentar publicar uma versão principal de um item, consulte o segmento Controle deste artigo.
06. Os tipos de conteúdo que herdam deste também obtêm esse fluxo de trabalho?
Somente quando você adiciona um fluxo de trabalho a um tipo de conteúdo para toda a coleção de sites, você tem a opção de também adicionar o fluxo de trabalho a todos os outros tipos de conteúdo na coleção de sites que herdam do tipo de conteúdo ao qual você está adicionando o fluxo de trabalho.
Anotações
- A operação que realiza toda a adição adicional pode levar muito tempo para ser concluída.
- Se a herança tiver sido quebrada para quaisquer sites ou subsites em que você deseja que esse fluxo de trabalho seja adicionado aos tipos de conteúdo herdados, verifique se você é membro do grupo Proprietários em cada um desses sites ou subsites antes de executar essa operação.
07. Participantes: Quais pessoas, em qual ordem?
Você precisará fornecer o nome ou endereço de email para cada pessoa a quem as tarefas de revisão serão atribuídas.
Um estágio ou vários estágios? Você pode optar por ter apenas uma fase de tarefas de revisão ou ter vários estágios. Se você tiver mais de um estágio, os estágios serão executados um após o outro.
Revisões paralelas ou revisões em série? Para os participantes em qualquer estágio, você pode optar por ter suas tarefas de revisão atribuídas ao mesmo tempo (em paralelo) ou ter suas tarefas de revisão atribuídas uma após a outra (em série) na ordem que você indicar. A opção serial pode ser útil se, por exemplo, você configurar o fluxo de trabalho para terminar após a primeira rejeição ou se quiser que os participantes possam examinar os comentários de participantes anteriores como parte do contexto de suas revisões.
Um exemplo
Este cenário simples ilustra algumas das vantagens de vários estágios e revisões serial:
Imagine que Frank adiciona um novo fluxo de trabalho de aprovação. Ele quer que seus colegas Anna e Sean revisem cada item primeiro, antes que ele mesmo revise. Ele também quer que o fluxo de trabalho termine antes de sua própria revisão se Anna ou Sean rejeitarem o item. Frank pode configurar isso de duas maneiras:
-
Usando uma revisão serialFrank cria uma revisão serial de estágio único na qual Anna e Sean são os dois primeiros participantes e ele é o terceiro; e ele seleciona a opção Terminar na Primeira Rejeição .
Neste acordo, Anna deve aprovar o item antes que a tarefa de Sean seja atribuída e, em seguida, Sean deve aprovar o item antes que a tarefa de Frank seja atribuída. Se Anna rejeitar o item, nem Sean nem Frank receberão uma tarefa; e se Anna aprovar, mas Sean rejeitar, o fluxo de trabalho ainda terminará antes que a tarefa de revisão de Frank seja atribuída.
Aqui está como Frank configura sua revisão serial de estágio único.
-
Usando dois estágiosSe Frank quer que Anna e Sean sejam atribuídos suas críticas ao mesmo tempo, para que Sean não precise esperar que Anna termine antes que ela possa começar, ele pode configurar dois estágios no fluxo de trabalho: o primeiro um estágio paralelo para as críticas de Anna e Sean, e o segundo um estágio separado apenas para sua própria revisão. Novamente, ele seleciona a opção Terminar na Primeira Rejeição . O segundo estágio não será iniciado até que a primeira etapa seja concluída; Então, novamente, se Anna ou Sean rejeitarem o item, a tarefa de revisão de Frank nunca será atribuída.
Aqui está como Frank configura sua revisão paralela de dois estágios.
Aqui estão diagramas de ambas as soluções.
Participantes externos Há um processo especial para incluir participantes que não são membros da sua organização do SharePoint. Nesse processo, um membro do site atua como um proxy para o participante externo.
Aqui está um diagrama desse processo:
Atribuir uma tarefa a cada grupo inteiro ou uma a cada membro do grupo? Se você incluir um endereço de grupo ou uma lista de distribuição entre os participantes do fluxo de trabalho, poderá fazer com que o fluxo de trabalho atribua uma tarefa a cada membro do grupo ou atribua apenas uma tarefa a todo o grupo (mas ainda envie uma notificação dessa tarefa única para cada membro). Quando apenas uma tarefa é atribuída a todo o grupo, qualquer membro do grupo pode reivindicar e concluir essa tarefa única. (Você encontrará instruções para reivindicar uma tarefa de grupo no segmento Completo deste artigo.)
08. Quais informações adicionais os participantes precisam?
Há um campo de texto no formulário de associação em que você pode fornecer instruções, detalhes sobre requisitos, recursos e assim por diante.
Duas coisas que você pode incluir:
- Entre em contato com informações, caso os participantes tenham dificuldades ou perguntas.
- Se o fluxo de trabalho atribuir apenas uma única tarefa a cada grupo ou lista de distribuição, menção aqui que um único membro de cada grupo desse grupo deverá reivindicar a tarefa antes de completá-la. Dessa forma, outros membros do grupo não perdem tempo iniciando a mesma tarefa. Você encontrará os detalhes sobre como reivindicar uma tarefa de grupo no segmento Completo deste artigo
09. Quando as tarefas devem ser executadas?
Você pode indicar quando as tarefas de fluxo de trabalho devem ser executadas de duas maneiras:
Por data de calendário Você pode especificar uma única data de calendário pela qual todas as tarefas devem ser realizadas.
- Se você configurar seu fluxo de trabalho para iniciar automaticamente, normalmente não deverá usar essa opção. Isso ocorre porque o valor de data especificado não se ajustará automaticamente em relação à data atual sempre que o fluxo de trabalho for iniciado automaticamente.
Por duração da tarefa Você pode especificar vários dias, semanas ou meses permitidos para a conclusão de cada tarefa, começando quando essa tarefa é atribuída.
- Uma data de vencimento do calendário substitui uma duração de tarefa especificada. Ou seja: se hoje for 10 de junho, e eu receber uma tarefa hoje que tenha uma duração de três dias, mas que também tenha uma data de vencimento do calendário de 11 de junho, então a tarefa será vencida em 11 de junho (a data de vencimento do calendário) e não em 13 de junho (o fim da duração de três dias).
10. Quando esse fluxo de trabalho termina?
Para evitar o tempo perdido gasto em revisões desnecessárias, você pode optar por fazer com que o fluxo de trabalho termine imediatamente (antes da data de vencimento especificada ou calculada) quando ocorrer um dos dois eventos:
- Qualquer participante rejeita o item.
- O item é alterado de qualquer maneira.
Observação
Um fluxo de trabalho não pode iniciar em um item que está atualmente verificado. No entanto, após o início do fluxo de trabalho, o item para revisão pode ser verificado para protegê-lo contra alterações. (Mas até que esse item seja verificado novamente, nenhum outro fluxo de trabalho pode começar nele.)
11. Quem precisa ser notificado?
No campo CC , na segunda página do formulário de associação, você pode inserir nomes ou endereços para qualquer pessoa que deve ser notificada sempre que esse fluxo de trabalho for iniciado ou encerrado.
- Inserir um nome aqui não resulta na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho para essa pessoa.
- Quando o fluxo de trabalho é iniciado manualmente, a pessoa que o inicia recebe as notificações de início e de término sem precisar ser especificada neste campo.
- Quando o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, a pessoa que originalmente o adicionou recebe as notificações de início e de término sem a necessidade de ser especificada neste campo.
12. Esse fluxo de trabalho controlará a aprovação de conteúdo?
Pode ter listas ou bibliotecas nas quais pretende que os novos itens e/ou novas versões dos itens atuais sejam revistos quanto à precisão dos respetivos conteúdos ou à adequação do respetivo formulário e estilo, antes de serem visíveis para todas as pessoas que têm acesso à lista. Este tipo de processo de revisão chama-se aprovação de conteúdo.
Nos produtos SharePoint, pode utilizar um fluxo de trabalho Aprovação para tornar o processo de aprovação de conteúdos ainda mais fácil e eficiente. Para obter mais informações, veja o segmento Controlar aprovação de conteúdo deste artigo.
Quais são as próximas etapas?
Se estiver pronto para adicionar o novo fluxo de trabalho aprovação à sua lista, biblioteca ou coleção de sites, aceda ao segmento Adicionar apropriado (Lista/biblioteca ou Coleção de sites) deste artigo.
Controlar a aprovação de conteúdo através de um fluxo de trabalho aprovação
Poderá ter listas e bibliotecas nas quais pretende que os novos itens e/ou novas versões dos itens atuais sejam revistos quanto à precisão dos respetivos conteúdos ou à adequação do respetivo formulário e estilo antes de serem tornados visíveis para todas as pessoas que têm acesso à lista. Este tipo de processo de revisão chama-se aprovação de conteúdo.
Nos produtos SharePoint, pode controlar a aprovação de conteúdos manualmente, sem um fluxo de trabalho; mas um fluxo de trabalho de Aprovação do SharePoint pode tornar o processo ainda mais fácil e eficiente.
Se ainda não estiver familiarizado com as funcionalidades de controlo de versões e aprovação de conteúdos nos produtos SharePoint, recomendamos que comece com uma revisão dos seguintes artigos:
- Exigir aprovação de itens em uma biblioteca ou lista de sites
- Aprovar ou rejeitar itens ou arquivos em uma lista ou biblioteca do site
- Ativar e configurar o controle de versões para uma lista ou biblioteca
Existem duas formas através das quais um fluxo de trabalho aprovação pode controlar o processo de aprovação de conteúdos, cada forma associada a um único controlo nos formulários de associação que preenche quando adiciona o fluxo de trabalho pela primeira vez. Pode utilizar o fluxo de trabalho para ambos ou para ambos.
Controlo da publicação de versões principais
Na área Opções de Início da primeira página do formulário de associação, existe uma opção para Iniciar este fluxo de trabalho para aprovar a publicação de uma versão principal de um item. Alguns aspectos a observar:
- Esta opção só está disponível para um fluxo de trabalho aprovação que é executado em todos os tipos de conteúdo numa única lista ou biblioteca e não para qualquer fluxo de trabalho que seja executado apenas em itens de um único tipo de conteúdo.
- Para que esta opção esteja disponível, a aprovação de conteúdo tem de estar ativada para a lista ou biblioteca na página Definições de Controlo de Versões e a opção Criar versões principais e secundárias (rascunho) tem de estar selecionada nessa mesma página.
- Se selecionar esta opção, as duas opções que se seguem ficam indisponíveis: Iniciar este fluxo de trabalho quando é criado um novo item e Iniciar este fluxo de trabalho quando um item é alterado.
- Se selecionar esta opção, o fluxo de trabalho será executado automaticamente num item apenas quando alguém tentar publicar uma versão principal desse item.
- Em qualquer lista ou biblioteca, só pode existir um fluxo de trabalho aprovação utilizado para aprovar a publicação de versões principais. Se tentar designar um segundo fluxo de trabalho na mesma lista ou biblioteca para esta função, ser-lhe-á pedido que escolha um ou outro.
Controlo não baseado no controlo de versões
Na área Ativar Aprovação de Conteúdo da segunda página do formulário de associação, existe uma opção para Atualizar o status de aprovação após a conclusão do fluxo de trabalho (utilize este fluxo de trabalho para controlar a aprovação de conteúdo).
Esta opção está disponível no formulário, quer seja ou não necessária aprovação de conteúdo na lista ou biblioteca. De qualquer forma, o valor no campo Aprovação do item é atualizado com base no resultado do fluxo de trabalho.
Com esta opção, pode:
- Executar sempre o fluxo de trabalho manualmente ou
- Selecione uma ou mais das opções de início automático na primeira página do formulário de associação ou
- Permitir inícios manuais e automáticos
Controlo de conteúdo para sites de publicação na Web
O controlo de conteúdo é um processo especializado em sites que publicam páginas na Web. Assim, existe um fluxo de trabalho especializado de Aprovação de Publicação para utilização em sites de publicação, bem como um modelo de site (denominado Site de Publicação com Fluxo de Trabalho) que inclui uma versão desse fluxo de trabalho já personalizada para utilização na publicação na Web.
Quais são as próximas etapas?
Se estiver pronto para adicionar o novo fluxo de trabalho aprovação à sua lista, biblioteca ou coleção de sites, aceda ao segmento Adicionar apropriado (Lista/biblioteca ou Coleção de sites) deste artigo.
Adicionar um fluxo de trabalho aprovação (apenas para uma lista ou biblioteca)
Se ainda não estiver familiarizado com a adição de fluxos de trabalho, poderá considerar útil rever o segmento LEARN e o segmento PLANO neste artigo antes de avançar com os passos neste segmento.
Secções neste segmento
Tem de ter duas questões por ordem antes de poder adicionar um fluxo de trabalho:
Email Para que o fluxo de trabalho envie notificações por email e lembretes, o e-mail tem de estar ativado para o seu site do SharePoint. Se não tiver a certeza de que isto já foi feito, marcar com o administrador do SharePoint. Consulte também SharePoint 2013 Passo a passo: Configuração para Definição de Email de Saída.
Permissões As predefinições do SharePoint requerem que tenha a permissão Gerir Listas para adicionar fluxos de trabalho para listas, bibliotecas ou coleções de sites. (O grupo Proprietários tem a permissão Gerir Listas por predefinição; o grupo Membros e os grupos Visitantes não. Para obter mais informações sobre permissões, consulte o segmento LEARN deste artigo.)
2. Adicionar o fluxo de trabalho
Siga as seguintes etapas:
Abra a lista ou biblioteca para a qual pretende adicionar o fluxo de trabalho.
No friso, clique no separador Lista ou Biblioteca .
Observação
O nome do separador pode variar consoante o tipo de lista ou biblioteca. Por exemplo, numa lista de calendários, o separador tem o nome Calendar.
No grupo Definições , clique em Definições do Fluxo de Trabalho.
Na página Definições do Fluxo de Trabalho, em Mostrar associações de fluxo de trabalho deste tipo, especifique se pretende que o fluxo de trabalho seja executado no documento, lista ou pasta e, em seguida, clique em Adicionar um fluxo de trabalho.
Preencha a primeira página do formulário de associação.
(As instruções seguem a ilustração.)
Tipo de conteúdo
Mantenha a seleção predefinida como Tudo ou selecione um tipo de conteúdo específico.
Modelo
Selecione o modelo Aprovação – SharePoint 2010 .
Nota: Se o modelo Aprovação – SharePoint 2010 não aparecer na lista, contacte o administrador do SharePoint para saber mais sobre como a ativar para a sua coleção de sites ou área de trabalho. Se for um administrador, aceda à funcionalidade Definições do Site Funcionalidades> daColeção de Sites>Ativar Fluxos de Trabalho.
Nome
Escreva um nome para este fluxo de trabalho. O nome irá identificar este fluxo de trabalho para os utilizadores desta lista ou biblioteca.
Para obter sugestões sobre a atribuição de nomes ao seu fluxo de trabalho, veja o segmento PLANO deste artigo.
Lista de Tarefas
Selecione uma lista de tarefas a utilizar com este fluxo de trabalho. Pode selecionar uma lista de tarefas existente ou clicar em Nova lista de tarefas para criar uma nova lista.
Para obter informações sobre os motivos para criar uma nova lista de tarefas (em vez de escolher uma existente), veja o segmento PLANO deste artigo.
Lista de histórico
Selecione uma lista do histórico a utilizar com este fluxo de trabalho. Pode selecionar uma lista do histórico existente ou clicar em Histórico de Fluxos de Trabalho (novo) para criar uma nova lista.
Para obter informações sobre os motivos para criar uma nova lista do histórico (em vez de escolher uma existente), veja o segmento PLANO deste artigo.
Opções de Início
Especifique a forma ou formas como este fluxo de trabalho pode ser iniciado.
Para obter informações sobre a seleção de opções de início, consulte o segmento PLANO deste artigo.
Para obter informações sobre como utilizar o fluxo de trabalho para controlar a aprovação de conteúdos, incluindo a publicação de versões principais, veja o segmento Controlo deste artigo.- Tenha em atenção que a opção Iniciar este fluxo de trabalho para aprovar a publicação de uma versão principal de um itemnão é apresentada se estiver a adicionar o fluxo de trabalho apenas para um único tipo de conteúdo.
- Tenha também em atenção que se selecionar Iniciar este fluxo de trabalho para aprovar a publicação de uma versão principal de um item, as duas caixas de marcar seguintes ficam indisponíveis.
Quando todas as definições deste formulário estiverem como pretende, clique em Seguinte.
Preencha a segunda página do formulário de associação.
(As instruções seguem a ilustração.)Observação
Os produtos SharePoint apresentam-lhe as primeiras várias opções nesta segunda página do formulário de associação ( números um a sete na ilustração seguinte, desde Aprovadores a CC) sempre que iniciar o fluxo de trabalho manualmente, para que possa efetuar alterações a essas opções apenas para essa instância.
Atribuir a
Insira nomes ou endereçados para as pessoas às quais você deseja que o fluxo de trabalho atribua tarefas.-
Se as tarefas forem atribuídas uma de cada vez (em serial)
Insira os nomes ou endereços na ordem na qual as tarefas devem ser atribuídas. -
Se todas as tarefas forem atribuídas ao mesmo tempo (em paralelo)
A ordem dos nomes ou endereços não importa. -
Se você estiver atribuindo uma tarefa a alguém fora da sua organização do SharePoint
Para obter mais informações sobre como incluir participantes externos, consulte o segmento Completo deste artigo.
Ordem
Especifique se as tarefas devem ser atribuídas uma de cada vez (em serial) ou todas de uma vez (em paralelo).
Para obter mais informações sobre como usar a ordem serial e a ordem paralela, consulte o segmento PLAN deste artigo.
Adicionar um novo estágio
Adicione todos os estágios desejados além do primeiro que você acabou de configurar.- Para excluir um estágio inteiro, clique no campo Atribuir a esse estágio e pressione CTRL+DELETE.
Expandir grupos - Para ter uma tarefa atribuída a cada membro de cada grupo que você inserir no campo Atribuir ao campo, selecione esta marcar caixa. (Cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa e cada membro terá sua própria tarefa a ser concluída.)
- Para ter apenas uma tarefa atribuída a cadagrupo inteiro que você insira no campo Atribuir ao campo, desmarque esta caixa marcar. (Cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa, mas qualquer membro pode reivindicar e concluir a tarefa única em nome de todo o grupo. Você encontrará instruções para reivindicar uma tarefa de grupo no segmento Completo deste artigo.)
solicitação
Qualquer texto que você incluir aqui será incluído em cada notificação de tarefa enviada pelo fluxo de trabalho. Não se esqueça de incluir instruções ou recursos adicionais que os participantes possam precisar, incluindo:- Entre em contato com informações.
- Se apropriado, uma observação sobre tarefas individuais atribuídas a grupos inteiros ou listas de distribuição. (Você encontrará instruções para reivindicar uma tarefa de grupo no segmento Completo deste artigo.)
Datas de vencimento e durações da tarefa
Especifique uma data de vencimento final para todo o fluxo de trabalho e/ou especifique o número de dias, semanas ou meses permitidos para a conclusão de cada tarefa a partir do momento em que ela é atribuída.- Se esse fluxo de trabalho começar automaticamente, geralmente é uma boa ideia deixar o campo Data de Vencimento para Todas as Tarefas vazio e usar os dois campos de duração para controlar a data de vencimento. Você sempre pode fornecer uma data de vencimento precisa no formulário de iniciação se e quando iniciar o fluxo de trabalho manualmente.
CC
Insira os nomes ou endereços de email de qualquer pessoa que deve ser notificada sempre que o fluxo de trabalho for iniciado ou encerrado.- Inserir um nome aqui não resulta na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho.
- Quando o fluxo de trabalho é iniciado manualmente, a pessoa que o inicia recebe as notificações de início e parada sem precisar ser especificada neste campo.
- Quando o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, a pessoa que originalmente o adicionou recebe as notificações de início e parada sem a necessidade de ser especificada neste campo.
Terminando o fluxo de trabalho
Selecione nenhuma, ou ambas as opções.
Para obter mais informações sobre essas opções, consulte o segmento PLAN deste artigo.
Habilitar a aprovação de conteúdo
Selecione esta caixa marcar se você usará esse fluxo de trabalho para gerenciar a aprovação do conteúdo.
Para obter mais informações sobre como usar o fluxo de trabalho para controlar a aprovação de conteúdo, incluindo a publicação de versões principais, consulte o segmento Controle deste artigo.-
Se as tarefas forem atribuídas uma de cada vez (em serial)
Quando você tiver todas as configurações nesta página da maneira desejada, clique em Salvar para criar o fluxo de trabalho.
Adicionar um fluxo de trabalho de aprovação (para uma coleção de sites inteira)
Se você ainda não estiver familiarizado com a adição de fluxos de trabalho, talvez seja útil examinar o segmento LEARN e o segmento PLAN neste artigo antes de prosseguir com as etapas neste segmento.
Seções neste segmento
Duas questões precisam estar em ordem para que você possa adicionar um fluxo de trabalho:
Email Para que o fluxo de trabalho envie notificações por email e lembretes, o email deve estar habilitado para seu site. Se você não tiver certeza de que isso já foi feito, marcar com o administrador do SharePoint. Confira Também o SharePoint 2013 Passo a passo: Configuração para configuração de Email de saída.
Permissões As configurações padrão do SharePoint exigem que você tenha a permissão Gerenciar Listas para adicionar fluxos de trabalho para listas, bibliotecas ou coleções de sites. (O grupo Proprietários tem a permissão Gerenciar Listas por padrão; o grupo Membros e os grupos visitantes não. Para obter mais informações sobre permissões, consulte o segmento LEARN deste artigo.)
2. Adicionar o fluxo de trabalho
Siga as seguintes etapas:
Acesse a home page da coleção de sites (não a home page de um site ou subsite dentro da coleção).
Clique no botão Configurações ícone
e clique em Configurações do Site.Na página Configurações do Site, em Galerias do Designer Web, clique em Tipos de Conteúdo do Site.
Na página Tipos de Conteúdo do Site, clique no nome do tipo de conteúdo do site para o qual você deseja adicionar um fluxo de trabalho.
Observação
Um fluxo de trabalho adicionado a toda a coleção de sites deve ser adicionado apenas para itens de um único tipo de conteúdo.
- Na página do tipo de conteúdo selecionado, em Configurações, clique em Configurações de fluxo de trabalho.
- Na página Configurações do fluxo de trabalho, clique no link Adicionar um fluxo de trabalho .
- Conclua a primeira página do formulário de associação.
(Instruções seguem a ilustração.)
Modelo
Selecione o modelo Aprovação – SharePoint 2010 .
Nota: Se o modelo Aprovação – SharePoint 2010 não aparecer na lista, entre em contato com o administrador do SharePoint para saber mais sobre tê-lo ativado para sua coleção de sites ou workspace. Se você for um administrador, vá para o recurso Conjunto de Sites >Configurações> do Site Ativar fluxos de trabalho.
Nome
Digite um nome para esse fluxo de trabalho. O nome identificará esse fluxo de trabalho para os usuários desta coleção de sites.
Para obter sugestões sobre como nomear seu fluxo de trabalho, consulte o segmento PLAN deste artigo.
Lista de Tarefas
Selecione uma lista de tarefas a ser usada com esse fluxo de trabalho. Você pode selecionar uma lista de tarefas existente ou clicar em Nova lista de tarefas para ter uma nova lista criada.
Para obter informações sobre os motivos para criar uma nova lista de tarefas (em vez de escolher uma existente), consulte o segmento PLAN deste artigo.
Lista de histórico
Selecione uma lista de histórico a ser usada com esse fluxo de trabalho. Pode selecionar uma lista do histórico existente ou clicar em Histórico de Fluxos de Trabalho (novo) para criar uma nova lista.
Para obter informações sobre os motivos para criar uma nova lista do histórico (em vez de escolher uma existente), veja o segmento PLANO deste artigo.
Opções de Início
Especifique a forma ou formas como este fluxo de trabalho pode ser iniciado.
Para obter informações sobre a seleção de opções de início, consulte o segmento PLANO deste artigo.
Adicionar este fluxo de trabalho a tipos de conteúdo subordinados?
Especifique se este fluxo de trabalho deve ser adicionado a todos os outros tipos de conteúdo de site e lista que herdam deste tipo de conteúdo.- A operação que realiza todas as ações adicionais pode demorar muito tempo a concluir.
- Se a herança tiver sido interrompida para quaisquer sites ou subsites onde pretende que este fluxo de trabalho seja adicionado aos tipos de conteúdo herdados, certifique-se de que é membro do grupo Proprietários em cada um desses sites ou subsites antes de executar esta operação.
- Na página do tipo de conteúdo selecionado, em Configurações, clique em Configurações de fluxo de trabalho.
Quando todas as definições nesta página estiverem como pretende, clique em Seguinte.
Preencha a segunda página do formulário de associação.
(As instruções seguem a ilustração.)Observação
Os produtos SharePoint apresentam-lhe as primeiras várias opções nesta segunda página do formulário de associação ( números um a sete na ilustração seguinte, desde Aprovadores a CC) sempre que iniciar o fluxo de trabalho manualmente, para que possa efetuar alterações a essas opções apenas para essa instância.
Atribuir a
Introduza nomes ou endereços para as pessoas às quais pretende que o fluxo de trabalho atribua tarefas.-
Se as tarefas forem atribuídas uma de cada vez (em série)
Introduza os nomes ou endereços pela ordem pela qual pretende que as tarefas sejam atribuídas. -
Se todas as tarefas forem atribuídas ao mesmo tempo (em paralelo)
A ordem dos nomes ou endereços não importa. -
Se estiver a atribuir uma tarefa a alguém fora da sua organização do SharePoint
Para obter mais informações sobre como incluir participantes externos, consulte o segmento Completo deste artigo.
Ordem
Especifique se as tarefas devem ser atribuídas uma de cada vez (em série) ou todas de uma só vez (em paralelo).
Para obter mais informações sobre como utilizar a ordem de série e a ordem paralela, veja o segmento PLANO deste artigo.
Adicionar uma nova fase
Adicione as fases que pretende além da primeira que acabou de configurar.- Para eliminar uma fase inteira, clique no campo Atribuir A para essa fase e, em seguida, prima CTRL+DELETE.
Expandir grupos - Para ter uma tarefa atribuída a cada membro de cada grupo que introduzir no campo Atribuir a, selecione esta caixa de marcar. (Cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa e cada membro terá a sua própria tarefa para concluir.)
- Para ter apenas uma tarefa atribuída a um grupo inteiro que introduz no campo Atribuir a, desmarque esta caixa de marcar. (Cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa, mas qualquer membro pode reclamar e concluir a única tarefa em nome de todo o grupo. Encontrará as instruções para reclamar uma tarefa de grupo no segmento Completo deste artigo.)
solicitação
Qualquer texto que incluir aqui será incluído em cada notificação de tarefa enviada pelo fluxo de trabalho. Não se esqueça de incluir quaisquer instruções ou recursos adicionais de que os participantes possam precisar, incluindo:- Informações de contacto.
- Se apropriado, uma nota sobre tarefas individuais atribuídas a grupos inteiros ou listas de distribuição. (Encontrará instruções para reclamar uma tarefa de grupo no segmento Completo deste artigo.)
Datas para conclusão e durações das tarefas
Especifique uma data para conclusão final para todo o fluxo de trabalho e/ou especifique o número de dias, semanas ou meses permitidos para a conclusão de cada tarefa a partir do momento em que é atribuída.- Se este fluxo de trabalho for iniciado automaticamente, é aconselhável deixar o campo Data para Conclusão para Todas as Tarefas vazio e utilizar os dois campos de duração para controlar a data para conclusão. Pode sempre fornecer uma data para conclusão exata no formulário de iniciação se e quando iniciar o fluxo de trabalho manualmente.
CC
Introduza os nomes ou endereços de e-mail de qualquer pessoa que deva ser notificada sempre que o fluxo de trabalho for iniciado ou terminado.- Introduzir um nome aqui não resulta na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho.
- Quando o fluxo de trabalho é iniciado manualmente, a pessoa que o inicia recebe as notificações de início e paragem sem ter de ser especificada neste campo.
- Quando o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, a pessoa que o adicionou originalmente recebe as notificações de início e paragem sem ter de ser especificada neste campo.
Terminar o fluxo de trabalho
Selecione nenhuma destas opções ou ambas.
Para obter mais informações sobre estas opções, consulte o segmento PLANO deste artigo.
Ativar aprovação de conteúdo
Selecione esta caixa de marcar se estiver a utilizar este fluxo de trabalho para gerir a aprovação de conteúdo.
Para obter mais informações sobre como utilizar o fluxo de trabalho para controlar a aprovação de conteúdos, incluindo a publicação de versões principais, veja o segmento Controlo deste artigo.-
Se as tarefas forem atribuídas uma de cada vez (em série)
Quando tiver todas as definições nesta página como pretende, clique em Guardar para criar o fluxo de trabalho.
Quais são as próximas etapas?
Se estiver pronto, aceda ao segmento START deste artigo e inicie a primeira instância para testar o novo fluxo de trabalho.
Iniciar um fluxo de trabalho aprovação
Um fluxo de trabalho pode ser configurado para ser iniciado manualmente apenas, apenas automaticamente ou de qualquer forma:
- Manualmente , em qualquer altura, por qualquer pessoa que tenha as permissões necessárias.
-
Automaticamente sempre que ocorrer um evento de acionamento especificado. Ou seja, quando um item é adicionado à lista ou biblioteca e/ou quando um item na lista é alterado de qualquer forma e/ou quando alguém tenta publicar uma versão principal de um item).
(Os eventos ou eventos de acionamento são especificados na primeira página do formulário de associação, durante a associação original e a configuração do fluxo de trabalho. Para obter mais informações, veja o segmento PLANO deste artigo.)
Observação
Não é possível iniciar um fluxo de trabalho num item com saída dada atualmente. No entanto, após o início do fluxo de trabalho, é possível dar saída do item para revisão para protegê-lo contra alterações. (No entanto, até que esse item seja novamente verificado, nenhum outro fluxo de trabalho pode ser iniciado no mesmo.)
Secções neste segmento
- Iniciar o fluxo de trabalho automaticamente
- Iniciar o fluxo de trabalho manualmente
- Iniciar manualmente a partir da lista ou biblioteca
- Iniciar manualmente a partir de um programa do Microsoft Office
1. Iniciar automaticamente o fluxo de trabalho
Se o fluxo de trabalho estiver configurado para ser iniciado automaticamente, sempre que ocorrer um evento de acionamento, o fluxo de trabalho é executado no item que o acionou.
Quando o fluxo de trabalho é iniciado, atribui a primeira tarefa ou tarefas e envia uma notificação de tarefa a cada destinatário. Entretanto, também envia notificações de início (distintas das notificações de tarefas) à pessoa que adicionou originalmente o fluxo de trabalho e a qualquer pessoa listada no campo CC da segunda página do formulário de associação.
Observação
Quando é adicionado um novo fluxo de trabalho que será iniciado automaticamente, o campo Data para Conclusão para Todas as Tarefas na segunda página do formulário de associação deve normalmente ficar em branco, uma vez que qualquer valor de data explícito especificado não se ajusta automaticamente em relação à data em que o fluxo de trabalho é iniciado de cada vez. Para obter mais informações, veja o segmento PLANO deste artigo.
2. Iniciar o fluxo de trabalho manualmente
Uma nota sobre permissões Normalmente, tem de ter a permissão Editar Itens para iniciar um fluxo de trabalho. (Por predefinição, o grupo Membros e o grupo Proprietários têm esta permissão, mas o grupo Visitantes não. No entanto, um Proprietário também pode escolher, numa base de fluxo de trabalho por fluxo de trabalho, para exigir a permissão Gerir Listas para as pessoas que iniciam o fluxo de trabalho. Ao escolher esta opção, os Proprietários podem especificar essencialmente que apenas eles e outros Proprietários podem iniciar um fluxo de trabalho específico. Para obter mais detalhes, consulte o segmento Learn deste artigo.)
Dois locais para começar
Pode iniciar um fluxo de trabalho manualmente a partir de um de dois locais:
- A partir da lista ou biblioteca onde o item está armazenado
- De dentro do próprio item, aberto no programa do Microsoft Office no qual ele foi criado. (Observe que este deve ser o programa instalado e não uma versão do aplicativo Web.)
As duas seções restantes neste segmento fornecem instruções para ambos os métodos.
3. Iniciar manualmente na lista ou biblioteca
Vá para a lista ou biblioteca em que o item no qual você deseja executar o fluxo de trabalho está armazenado.
Clique nas reticências ao lado do nome do item e, na caixa de diálogo, clique nas reticências para abrir o menu do item e clique em Fluxos de trabalho no menu suspenso.
Na página Fluxos de Trabalho: Nome do Item , em Iniciar um Novo Fluxo de Trabalho, clique no fluxo de trabalho que você deseja executar.
Na página Alterar um fluxo de trabalho, no formulário de iniciação, faça todas as alterações que você deseja aplicar a essa instância específica do fluxo de trabalho.
Observação
As alterações feitas aqui, no formulário de iniciação, são usadas somente durante a instância atual do fluxo de trabalho. Se você quiser fazer alterações que serão aplicadas sempre que o fluxo de trabalho for executado ou se quiser alterar as configurações de fluxo de trabalho que não aparecem neste formulário, consulte o segmento CHANGE deste artigo.
Atribuir a
Faça alterações na lista de pessoas às quais você deseja que o fluxo de trabalho atribua tarefas.-
Se as tarefas forem atribuídas uma de cada vez
Insira os nomes ou endereços na ordem na qual as tarefas devem ser atribuídas. -
Se todas as tarefas forem atribuídas ao mesmo tempo
A ordem dos nomes ou endereços não importa. -
Se você estiver atribuindo uma tarefa a alguém fora da sua organização do SharePoint
Para obter mais informações sobre como incluir participantes externos, confira o segmento Completo deste artigo
Ordem
Verifique se as especificações para saber se as tarefas devem ser atribuídas uma de cada vez (em serial) ou todas de uma vez (em paralelo) são como você deseja.
Para obter mais informações sobre como usar a ordem serial e a ordem paralela, consulte o segmento PLAN deste artigo.
Adicionar um novo estágio
Adicione ou quaisquer estágios que você deseja além dos que estão configurados no momento.- Para excluir um estágio inteiro, clique no campo Atribuir a esse estágio e pressione CTRL+DELETE.
Expandir Grupos - Para ter uma tarefa atribuída a cada membro de cada grupo que você inserir no campo Atribuir ao campo, selecione esta marcar caixa. (Cada membro do grupo receberá a notificação da tarefa e cada membro terá sua própria tarefa para concluir.)
- Para ter apenas uma tarefa atribuída a cadagrupo inteiro que você insira no campo Atribuir ao campo, desmarque esta caixa marcar. (Cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa, mas qualquer membro pode reivindicar e concluir a tarefa única em nome de todo o grupo. Você encontrará as instruções para reivindicar uma tarefa de grupo no segmento Completo deste artigo.)
solicitação
Qualquer texto que você incluir aqui será incluído em cada notificação de tarefa enviada pelo fluxo de trabalho. Não se esqueça de incluir instruções ou recursos adicionais que os participantes possam precisar, incluindo:- Entrar em contato com informações para perguntas e problemas
- Se aplicável, uma observação sobre tarefas individuais atribuídas a grupos inteiros ou listas de distribuição (você encontrará instruções para reivindicar uma tarefa de grupo no segmento Completo deste artigo.)
Datas de vencimento e durações da tarefa
Especifique uma data de vencimento final para todo o fluxo de trabalho e/ou especifique o número de dias, semanas ou meses permitidos para a conclusão de cada tarefa a partir do momento em que ela é atribuída.
Para obter mais informações sobre quando usar datas de vencimento e quando usar as durações da tarefa, consulte o segmento PLAN deste artigo.
CC
Faça as adições ou remoções desejadas. Lembre-se disso:- Inserir um nome aqui não resulta na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho.
- Como você está iniciando o fluxo de trabalho manualmente, você receberá as notificações de início e interrupção se você está ou não listado neste campo.
-
Se as tarefas forem atribuídas uma de cada vez
Quando você tiver todas as configurações no formulário de iniciação da maneira desejada, clique em Iniciar para iniciar o fluxo de trabalho.
O fluxo de trabalho atribui a primeira tarefa ou tarefas e, entretanto, envia notificações iniciais para você e para qualquer pessoa listada no campo CC do formulário de iniciação.
Abra o item no programa do Office instalado em seu computador.
No item aberto, clique na guia Arquivo , clique em Salvar & Enviar e clique no fluxo de trabalho que você deseja executar no item.
Se você vir a mensagem a seguir, informando que o fluxo de trabalho precisa que o arquivo seja verificado, clique no botão Check In.
Clique no botão Iniciar Fluxo de Trabalho grande.
Na página Alterar um fluxo de trabalho, no formulário de iniciação, faça todas as alterações que você deseja aplicar a essa instância específica do fluxo de trabalho.
Observação
As alterações feitas aqui, no formulário de iniciação, são usadas somente durante a instância atual do fluxo de trabalho. Se você quiser fazer alterações que serão aplicadas sempre que o fluxo de trabalho for executado ou se quiser alterar as configurações de fluxo de trabalho que não aparecem neste formulário, consulte o segmento CHANGE deste artigo.
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Atribuir a Faça alterações na lista de pessoas às quais você deseja que o fluxo de trabalho atribua tarefas.
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Ordem Verifique se as especificações para saber se as tarefas devem ser atribuídas uma de cada vez (em serial) ou todas de uma vez (em paralelo) são como você deseja. Para obter mais informações sobre como usar a ordem serial e a ordem paralela, consulte o segmento PLAN deste artigo. |
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Adicionar um novo estágio Adicione ou quaisquer estágios que você deseja além dos que estão configurados no momento.
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Expandir grupos
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solicitação Qualquer texto que você incluir aqui será incluído em cada notificação de tarefa enviada pelo fluxo de trabalho. Não se esqueça de incluir instruções ou recursos adicionais que os participantes possam precisar, incluindo:
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Datas de vencimento e durações da tarefa Especifique uma data de vencimento final para todo o fluxo de trabalho e/ou especifique o número de dias, semanas ou meses permitidos para a conclusão de cada tarefa a partir do momento em que ela é atribuída. Para obter mais informações sobre quando usar datas de vencimento e quando usar as durações da tarefa, consulte o segmento PLAN deste artigo. |
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CC Faça as adições ou remoções desejadas. Lembre-se disso:
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- Quando você tiver as configurações no formulário de iniciação da maneira desejada, clique em Iniciar para iniciar o fluxo de trabalho.
O fluxo de trabalho atribui a primeira tarefa ou tarefas e, entretanto, envia notificações iniciais para você e para qualquer pessoa listada no campo CC do formulário de iniciação.
Quais são as próximas etapas?
- Se essa for a primeira vez que esse fluxo de trabalho é executado, os outros participantes poderão precisar de informações e assistência para concluir suas tarefas atribuídas. (Eles podem achar útil o segmento Completo deste artigo.)
- Além disso, é uma boa ideia marcar se os participantes estão recebendo seus notificações por email, e particularmente que as notificações não estão sendo mal tratadas por filtros de lixo eletrônico.
- E, claro, você pode ter uma ou mais tarefas de fluxo de trabalho para concluir a si mesmo. Acesse o segmento Completo deste artigo para obter os detalhes sobre como completá-los.
- Enquanto isso, para obter informações sobre como você pode acompanhar o progresso da instância atual do fluxo de trabalho, acesse o segmento MONITOR deste artigo.
Concluir uma tarefa de fluxo de trabalho de aprovação
Se essa for a primeira vez que você recebe uma tarefa em um fluxo de trabalho de aprovação, talvez seja útil examinar este segmento do artigo na íntegra antes de concluir sua tarefa. Dessa forma, você estará ciente de todas as opções que podem estar abertas a você.
Observação
Se você sabe que uma tarefa de fluxo de trabalho foi atribuída a você, mas a mensagem de notificação não apareceu em sua caixa de entrada de email, verifique se a notificação não foi mal roteada pelo filtro de email de lixo eletrônico. Se tiver, ajuste as configurações do filtro de acordo.
Primeiro, verifique se você tem o artigo certo
Diferentes tipos de fluxos de trabalho exigem ações de tarefa diferentes.
Portanto, antes de começar, verifique se a tarefa atribuída é de fato uma tarefa de fluxo de trabalho de aprovação e não uma tarefa para algum outro tipo de fluxo de trabalho.
Procure o texto Aprovar em qualquer um dos seguintes locais:
- Na linha Assunto da notificação de tarefa
- Na barra de mensagens no item a ser revisado
- No título da tarefa na página Status do fluxo de trabalho
Se você não vir o texto Por favor, aprove o texto nesses locais, marcar com a pessoa que iniciou ou originalmente adicionou o fluxo de trabalho para descobrir em qual modelo de fluxo de trabalho ele se baseia ou se é um fluxo de trabalho personalizado. Você encontrará links para artigos sobre como usar os outros tipos de fluxos de trabalho incluídos com produtos do SharePoint na seção Ver Também deste artigo.
No entanto, se sua tarefa for uma tarefa de aprovação, continue lendo!
Seções neste segmento
- Uma visão geral do processo
- Acessar o item e o formulário de tarefa da mensagem de notificação de tarefa
- Acessar o item e o formulário de tarefa da lista ou biblioteca
- Examinar o item
- Concluir e enviar o formulário de tarefa
- Notificações atrasadas
- Reivindicar e concluir uma tarefa de grupo (opcional)
- Solicitar uma alteração no item (opcional)
- Reatribua sua tarefa de Aprovação para outra pessoa (opcional)
- Concluir uma tarefa em nome de um participante externo (opcional)
1. Uma visão geral do processo
Quando você recebe uma tarefa em um fluxo de trabalho, você geralmente descobre sobre a tarefa de uma das três maneiras:
- Você recebe uma notificação de tarefa por email.
- Você abre um documento do Microsoft Office e vê uma barra de mensagens que informa que você recebeu uma tarefa relacionada.
- Você marcar o site do SharePoint e descobre que uma ou mais tarefas estão atribuídas atualmente a você.
Quando você descobre que recebeu uma tarefa de fluxo de trabalho de aprovação, você geralmente faz duas coisas:
- Examinar o item Descubra se você pode ou não aprovar o item em seu estado atual.
- Concluir sua tarefa Use o formulário de tarefa para enviar os resultados de sua revisão.
Muitas vezes, portanto, os três itens a seguir estão envolvidos na conclusão da tarefa:
- A mensagem de notificação (que você recebe como email)
- O item enviado para sua aprovação (que você abre e revisa)
- O formulário de tarefa (que você abre, conclui e envia)
Veja como são esses três itens.
Observação
O botão Abrir essa Tarefa na Faixa de Opções na mensagem de notificação de tarefa aparece somente quando a mensagem é aberta na versão completa e instalada do Outlook e não quando ela é aberta no aplicativo Web do Outlook Web Access.
2. Acessar o item e o formulário de tarefa da mensagem de notificação de tarefa
Siga as seguintes etapas:
- Na mensagem de notificação de tarefa, no Para concluir esta tarefa , clique no link para o item.
- No item aberto, clique no botão Abrir essa tarefa na barra de mensagens.
Observação
O botão Abrir essa Tarefa na Faixa de Opções na mensagem de notificação de tarefa aparece somente quando a mensagem é aberta na versão completa e instalada do Outlook e não quando ela é aberta no aplicativo Web do Outlook Web Access.
3. Acessar o item e o formulário de tarefa da lista ou biblioteca
Siga as seguintes etapas:
- Na lista ou biblioteca em que o item a ser revisado é armazenado, clique no link Em Andamento associado ao item e ao fluxo de trabalho.
- Na página Status do fluxo de trabalho, clique no título da tarefa.
- No formulário de tarefa, na tarefa Esta tarefa de fluxo de trabalho se aplica à barra de mensagens , clique no link para o item.
Neste exemplo, o item é um documento do Microsoft Word.
Dica
Se essa for uma tarefa de grupo, ou seja, uma única tarefa atribuída a um grupo inteiro ou uma lista de distribuição para que um único membro do grupo possa concluir a tarefa para todo o grupo, então é uma boa ideia reivindicar a tarefa antes de examinar o item. Dessa forma, você reduz a chance de que outro membro do seu grupo também examine o artigo. Para obter instruções, consulte Seção 7 neste segmento, Reclame e conclua uma tarefa de grupo.
Observe as duas barras de mensagem amarelas na parte superior do documento:
-
Somente leitura do servidorEste documento está aberto no modo somente leitura, ou seja, você pode ler o documento, mas não pode fazer nenhuma alteração nele.
(Observe que, ao concluir uma tarefa de fluxo de trabalho de aprovação, você não costuma fazer alterações diretamente no item em si. Em vez disso, você usa o formulário de tarefa para registrar todas as respostas.) - Tarefa de fluxo de trabalhoQuando estiver pronto para registrar sua resposta no formulário de tarefa, clique no botão Abrir essa tarefa .
5. Concluir e enviar o formulário de tarefa
O formulário de tarefa para uma tarefa de fluxo de trabalho de aprovação se parece com isso.
Observe que os dois primeiros itens (Excluir Item e Essa tarefa de fluxo de trabalho se aplicam ao Título do Item) não aparecem no formulário de tarefa quando ele é aberto de dentro do item para revisão.
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Eliminar Item Para eliminar esta tarefa da instância atual do fluxo de trabalho, clique neste botão.
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Esta tarefa de fluxo de trabalho aplica-se ao Título do Item Para abrir o item para revisão, clique na ligação aqui. |
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Estado, Pedido Por, Comentários Consolidados, Data para Conclusão Não pode editar ou alterar entradas nestes quatro campos, mas poderá considerar as informações neles úteis. Repare que a caixa Comentários Consolidados contém não só instruções adicionais sobre como concluir a tarefa, mas também todos os comentários submetidos por participantes que já concluíram as suas tarefas nesta mesma instância do fluxo de trabalho. Da mesma forma, depois de submeter o seu próprio formulário, todos os comentários que incluir na caixa Comentários (4) também serão apresentados na caixa Comentários Consolidados para os participantes subsequentes. |
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Comentários Qualquer texto que introduza aqui será gravado no Histórico de Fluxos de Trabalho e também será apresentado no campo Comentários Consolidados (3) para os participantes subsequentes. |
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Aprovar Para aprovar o item, escreva primeiro os comentários que pretende contribuir no campo Comentários (4) e, em seguida, clique neste botão. |
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Rejeitar Para rejeitar o item, escreva primeiro os comentários que pretende contribuir no campo Comentários (4) e, em seguida, clique neste botão. |
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Cancelar Para fechar o formulário de tarefa sem guardar quaisquer alterações ou respostas, clique neste botão. A tarefa permanecerá incompleta e atribuída a si. |
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Solicitação de Alteração Para pedir uma alteração ao item que está a rever, clique neste botão. Para obter uma ilustração do formulário onde irá introduzir os detalhes do seu pedido e, para obter mais instruções, aceda à secção 8 deste segmento, Pedir uma alteração ao item. Nota: Esta opção pode estar desativada para algumas tarefas de fluxo de trabalho. |
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Reatribuir Tarefa Para reatribuir a tarefa aprovação a outra pessoa, clique neste botão. Para obter uma ilustração da página onde irá introduzir os detalhes da reatribuição e, para obter mais instruções, aceda à secção 7 deste segmento, Reatribuir a tarefa Aprovação a outra pessoa. Nota: Esta opção pode estar desativada para algumas tarefas de fluxo de trabalho. |
Se uma tarefa ou uma instância de fluxo de trabalho completa estiver em atraso para conclusão, as notificações são enviadas automaticamente para:
- A pessoa a quem a tarefa está atribuída
- A pessoa que iniciou o fluxo de trabalho (ou, se o início foi automático, à pessoa que adicionou originalmente o fluxo de trabalho)
7. Reclamar e concluir uma tarefa de grupo (opcional)
Se apenas uma única tarefa for atribuída a um grupo inteiro a que pertence, qualquer membro do grupo pode reclamar e concluir essa única tarefa em nome de todo o grupo.
Reclame a tarefa antes de rever o item. Assim que reclamar a tarefa, esta é-lhe atribuída e nenhum outro membro do grupo a pode concluir. (Desta forma, apenas uma pessoa faz o trabalho necessário.)
- Na página Estado do Fluxo de Trabalho, aponte para o nome da tarefa atribuída ao grupo até aparecer uma seta
- Clique na seta, clique em Editar Item e, em seguida, no formulário de tarefa, clique no botão Reclamar Tarefa .
Quando a página Estado do Fluxo de Trabalho é atualizada, pode ver que a tarefa já não está atribuída ao grupo, mas especificamente a si.
Mais tarde, se pretender libertar a tarefa novamente para o grupo sem a concluir, utilize os mesmos passos para regressar ao formulário de tarefa, mas agora clique no botão Libertar Tarefa .
8. Pedir uma alteração ao item (opcional)
Antes de iniciar este processo, tenha em atenção que o fluxo de trabalho pode ser configurado para terminar imediatamente se for efetuada qualquer alteração ao item. Poderá ser boa ideia marcar com a pessoa que iniciou ou adicionou originalmente o fluxo de trabalho, para se certificar de que está tudo bem para que seja feita uma alteração e que o fluxo de trabalho termine nessa altura.
Vamos demonstrar a opção de pedido de alteração ao colocá-la num cenário:
Primeiro, imagine que o seu nome é Frank.
Em seguida, imagine que uma colega chamada Ana iniciou um fluxo de trabalho aprovação num documento que criou.
Quando revê o novo documento da Ana, sente que a Introdução é demasiado longa.
Clique no botão Pedir Alteração na parte inferior do formulário de tarefa do fluxo de trabalho e, em seguida, preencha este formulário.
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Pedir Alteração de Introduza o nome ou endereço de e-mail da pessoa a quem está a pedir a alteração. (Para enviar o seu pedido à pessoa que iniciou esta execução do fluxo de trabalho ou, se o fluxo de trabalho tiver sido iniciado automaticamente, à pessoa que adicionou originalmente este fluxo de trabalho aprovação, também pode deixar este campo em branco.) |
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Novo Pedido Descreva a alteração que pretende efetuar e forneça todas as informações de que a pessoa que está a fazer a alteração precisará. (Qualquer texto que introduza aqui será adicionado na área Comentários Consolidados .) |
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Nova Duração Efetue uma destas três ações:
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Novas Unidades de Duração Se estiver a especificar uma nova duração da tarefa, utilize este campo em conjunto com o campo Nova Duração para identificar o período antes da conclusão da tarefa. (Por exemplo: 3 Dias , 1 Mês ou 2 semanas.) |
Quando tiver todas as entradas de formulário da forma pretendida, clique em Enviar e a sua tarefa atual será marcada comoConcluída. (Mas ainda não acabou. Ser-lhe-á atribuída uma tarefa de aprovação novamente depois de Ana concluir a tarefa de alteração).
Entretanto, a Ana recebe a seguinte notificação por e-mail:
A Ana consegue perceber, após apenas um relance, na linha Assunto (número 1 na ilustração) que esta não é uma notificação de Aprovação comum, mas sim um pedido para alterar algo sobre o item. Encontra as informações sobre a alteração específica pedida na Alteração Pedida do texto (número 2).
A Ana dá saída do item, efetua as alterações pedidas e, em seguida, guarda as alterações e volta a dar entrada do item.
Em seguida, acede à página Estado do Fluxo de Trabalho e abre a tarefa de pedido de alteração a partir da área Tarefas.
A Ana adiciona todas as informações que pretender no campo Comentários e, em seguida, clica em Enviar Resposta. O fluxo de trabalho executa duas ações:
- Marca a tarefa de pedido de alteração da Ana como Concluída.
- Atribui-lhe uma nova tarefa de aprovação (com os comentários da Ana adicionados no campo Comentários Consolidados ) e envia-lhe uma notificação sobre essa tarefa.
Agora, pode concluir a revisão do item alterado.
Entretanto, todas estas ações são monitorizadas e visíveis na secção Histórico de Fluxos de Trabalho da página Estado do Fluxo de Trabalho, conforme mostrado na ilustração seguinte.
Eis um diagrama de todo o processo.
9. Reatribuir a tarefa aprovação a outra pessoa (opcional)
Se quiser que outra pessoa conclua uma tarefa de fluxo de trabalho que lhe tenha sido atribuída, clique no botão Reatribuir Tarefa no formulário de tarefa de fluxo de trabalho.
Este formulário é apresentado.
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Reatribuir Tarefa a Introduza o nome ou endereço da pessoa a quem pretende atribuir esta tarefa. Para atribuir esta tarefa à pessoa que iniciou o fluxo de trabalho ou, se o fluxo de trabalho tiver sido iniciado automaticamente, à pessoa que adicionou originalmente este fluxo de trabalho, deixe este campo em branco. |
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Novo Pedido Forneça todas as informações que a pessoa a quem está a atribuir a tarefa terá de concluir a tarefa. (Qualquer texto que introduza aqui será adicionado na área Comentários Consolidados .) |
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Nova Duração Efetue uma destas três ações:
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Novas Unidades de Duração Se estiver a especificar uma nova duração da tarefa, utilize este campo em conjunto com o campo Nova Duração para identificar o período antes da conclusão da tarefa. (Por exemplo: 3 Dias , 1 Mês ou 2 semanas.) |
Quando o formulário estiver concluído, clique em Enviar. A tarefa está marcada como Concluída, é atribuída uma nova tarefa à pessoa agora responsável pela tarefa e é enviada uma notificação de tarefa.
Todas as novas informações que forneceu estão incluídas no texto Delegado por na nova notificação de tarefa (número 1 na ilustração seguinte).
Entretanto, todas estas alterações são registadas e visíveis nas secções Tarefas e Histórico da página Estado do Fluxo de Trabalho, conforme mostrado aqui.
10. Concluir uma tarefa em nome de um participante externo (opcional)
Existe um processo especial para incluir participantes que não são membros da sua organização do SharePoint. Neste processo, um membro do site atua como um proxy para o participante externo:
- Inclua o endereço de e-mail do participante externo na fase Atribuir a adequada na segunda página do formulário de associação.
- Na verdade, o fluxo de trabalho atribui a tarefa do participante externo ao membro do site que inicia o fluxo de trabalho ou, se o fluxo de trabalho for iniciado automaticamente, ao membro que adicionou originalmente o fluxo de trabalho. Esta pessoa a quem a tarefa é realmente atribuída atua como o proxy do participante externo.
- Este membro do site recebe uma notificação de tarefa, com instruções para enviar uma cópia do item para revisão para o participante externo. (Entretanto, o participante externo recebe uma cópia da notificação da tarefa, que pode funcionar como um alerta ou um aviso útil.)
- O membro do site a quem a tarefa é realmente atribuída envia uma cópia do item ao participante externo.
- O participante externo revê o item e envia a resposta ao membro do site.
- Quando a resposta do participante externo é apresentada, o membro do site conclui a tarefa em nome do participante externo.
Eis um diagrama do processo.
Monitorizar, ajustar ou parar um fluxo de trabalho de Aprovação em execução
A localização central a partir da qual pode monitorizar, ajustar ou parar um fluxo de trabalho em execução é a página Estado do Fluxo de Trabalho dessa instância do fluxo de trabalho.
Primeiro, iremos mostrar-lhe como aceder a essa página e, em seguida, iremos mostrar-lhe como utilizar as opções e as informações que aí encontra. Por fim, iremos mostrar-lhe duas outras páginas onde pode obter informações de monitorização adicionais.
Secções neste segmento
- Aceder à página Estado do Fluxo de Trabalho
- Utilizar a página Estado do Fluxo de Trabalho para monitorizar o progresso do fluxo de trabalho
- Alterar tarefas ativas (tarefas já atribuídas)
- Alterar tarefas futuras (tarefas ainda não atribuídas)
- Cancelar ou terminar esta execução de fluxo de trabalho
- Descobrir que fluxos de trabalho estão a ser executados num item
- Monitorizar fluxos de trabalho para toda a coleção de sites
1. Aceda à página Estado do Fluxo de Trabalho
Na lista ou biblioteca onde o item está localizado, clique na ligação Em Curso para o item e fluxo de trabalho pretendidos.
Neste exemplo, o item é o documento denominado Rascunho de Abertura e o fluxo de trabalho é Aprovação 3.
É aberta a página Estado do Fluxo de Trabalho.
Observação
- Se a sua lista ou biblioteca contiver um grande número de itens, pode utilizar a ordenação e/ou a filtragem para encontrar o item que procura mais rapidamente. Se descobrir que está a ordenar repetidamente e/ou a filtrar da mesma forma, poderá considerar útil criar uma vista personalizada que automatize essa disposição específica.
- Para aceder à página Estado do Fluxo de Trabalho, também pode clicar na ligação Ver o status deste fluxo de trabalho numa notificação por e-mail "iniciou" ou na ligação Ver o histórico de fluxos de trabalho numa notificação por e-mail "foi concluída" para a instância específica em que está interessado.
2. Utilizar a página Estado do Fluxo de Trabalho para monitorizar o progresso do fluxo de trabalho
Aqui, na ilustração de cada secção da página Estado do Fluxo de Trabalho, encontrará as perguntas de monitorização que a secção responde.
Secção Informações do Fluxo de Trabalho
Perguntas respondidas:
- Quem iniciou esta instância do fluxo de trabalho?
- Quando é que esta instância foi iniciada?
- Quando ocorreu a última ação nesta instância?
- Em que item está a ser executada esta instância?
- Qual é o status atual desta instância?
Secção Tarefas
Perguntas respondidas:
- Que tarefas já foram criadas e atribuídas e quais são as suas status atuais?
- Que tarefas já foram concluídas e qual foi o resultado para cada uma dessas tarefas?
- Qual é a data para conclusão para cada tarefa que já foi criada e atribuída?
As tarefas que foram eliminadas e as tarefas que ainda não foram atribuídas não aparecem nesta secção.
Secção Histórico de Fluxos de Trabalho
Perguntas respondidas:
- Que eventos já ocorreram nesta instância do fluxo de trabalho?
- Tenha em atenção que as tarefas em atraso e as notificações de tarefa em atraso não aparecem nesta área.
3. Alterar tarefas ativas (tarefas já atribuídas)
Existem duas formas de alterar tarefas que já estão atribuídas, mas que ainda não foram concluídas:
- Alterar uma única tarefa ativa
- Alterar todas as tarefas ativas
Alterar uma única tarefa ativa
PermissõesPara efetuar qualquer alteração a uma única tarefa atribuída a outra pessoa que não seja você, tem de ter a permissão Gerir Listas. (O grupo Proprietários tem a permissão Gerir Listas por predefinição; o grupo Membros e os grupos Visitantes não. Por isso, é possível, por exemplo, ter permissões que lhe permitam iniciar um fluxo de trabalho, mas não fazer alterações à tarefa de outro participante.)
Se tiver as permissões necessárias:
- Clique no título da tarefa na lista Tarefas .
- Utilize o formulário de tarefa para concluir, eliminar ou reatribuir a tarefa.
Para obter instruções mais detalhadas sobre como utilizar o formulário de tarefa, consulte o segmento Completo deste artigo.
Alterar todas as tarefas ativas
Permissões Todas as quatro ligações de comando na ilustração seguinte aparecem na página Estado do Fluxo de Trabalho de qualquer pessoa que tenha a permissão Gerir Listas. As três primeiras ligações aparecem na página da pessoa que iniciou a instância do fluxo de trabalho, mas a ligação Terminar este fluxo de trabalhonão é apresentada, a menos que essa pessoa também tenha a permissão Gerir Listas. (Mais uma vez, o grupo Proprietários tem a permissão Gerir Listas por predefinição; o grupo Membros e os grupos Visitantes não.)
Na área imediatamente abaixo da Visualização do Fluxo de Trabalho, clique na ligação Atualizar tarefas ativas de Aprovação .
Efetue as alterações no formulário que é aberto e, em seguida, clique em OK.
- As mensagens que refletem as suas alterações são enviadas para as pessoas atualmente atribuídas a tarefas nesta execução.
- As tarefas já concluídas ou eliminadas e as tarefas ainda não atribuídas não são afetadas pelas alterações efetuadas neste formulário.
- Se quiser efetuar alterações a tarefas ainda não atribuídas, consulte a secção seguinte, Alterar tarefas futuras.
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Duração Por Tarefa, Unidades de Duração
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solicitação
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- Quando tiver todos os campos no formulário da forma pretendida, clique em OK.
Todas as tarefas ativas na instância atual são atualizadas.
4. Alterar tarefas futuras (tarefas ainda não atribuídas)
Permissões Todas as quatro ligações de comando na ilustração seguinte aparecem na página Estado do Fluxo de Trabalho de qualquer pessoa que tenha a permissão Gerir Listas. As três primeiras ligações aparecem na página da pessoa que iniciou a instância do fluxo de trabalho, mas a ligação Terminar este fluxo de trabalho agoranão é apresentada, a menos que essa pessoa também tenha a permissão Gerir Listas. (Mais uma vez, o grupo Proprietários tem a permissão Gerir Listas por predefinição; o grupo Membros e os grupos Visitantes não.)
Na página Estado do Fluxo de Trabalho, na área imediatamente abaixo da Visualização do Fluxo de Trabalho, clique na ligação Adicionar ou atualizar aprovadores de Aprovação .
Efetue as alterações no formulário que é aberto e, em seguida, clique em ATUALIZAR.
Observação
As tarefas já criadas e atribuídas não são afetadas pelas alterações efetuadas neste formulário.
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Participantes, Ordenar, Expandir Grupos
Nota: Pode utilizar a caixa de marcar Expandir Grupos para especificar se os grupos de distribuição listados devem ser atribuídos apenas a uma tarefa para todo o grupo ou uma tarefa por membro. Para obter mais informações sobre como utilizar estes campos, consulte o segmento PLAN e o segmento Adicionar apropriado (Lista/biblioteca ou Coleção de Sites) deste artigo. |
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solicitação
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Data para Conclusão para Todas as Tarefas, Duração Por Tarefa, Unidades de Duração
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- Quando tiver todos os campos no formulário da forma pretendida, clique em OK.
Todas as tarefas futuras na instância atual refletirão as suas alterações.
5. Cancelar ou terminar esta execução de fluxo de trabalho
Existem duas formas de parar uma instância de fluxo de trabalho em execução antes de esta ser concluída:
- Cancelar o fluxo de trabalho Todas as tarefas são canceladas, mas são mantidas na área Tarefas da página Estado do Fluxo de Trabalho.
- Terminar o fluxo de trabalho Todas as tarefas são canceladas e são eliminadas da área Tarefas da página Estado do Fluxo de Trabalho. (No entanto, ainda se refletem na área Histórico de Fluxos de Trabalho.)
Siga as instruções para ambos os métodos.
Cancelar (todas as tarefas canceladas, mas retidas na lista de Tarefas e no Histórico)
Permissões Todas as quatro ligações de comando na ilustração seguinte aparecem na página Estado do Fluxo de Trabalho de qualquer pessoa que tenha a permissão Gerir Listas. As três primeiras ligações aparecem na página da pessoa que iniciou a instância do fluxo de trabalho, mas a ligação Terminar o fluxo de trabalhonão é apresentada, a menos que essa pessoa também tenha a permissão Gerir Listas. (Mais uma vez, o grupo Proprietários tem a permissão Gerir Listas por predefinição; o grupo Membros e os grupos Visitantes não.)
Se a instância atual de um fluxo de trabalho já não for necessária, pode ser parada.
- Na página Estado do Fluxo de Trabalho, na área imediatamente abaixo da Visualização do Fluxo de Trabalho, clique na ligação Cancelar todas as tarefas de Aprovação .
- Clique em Sim para confirmar.
Todas as tarefas atuais são canceladas e o fluxo de trabalho termina com um status de Cancelado. As tarefas canceladas ainda estão listadas na área Tarefas e na área Histórico de Fluxos de Trabalho .
Terminar (todas as tarefas eliminadas da lista de Tarefas, mas retidas no Histórico)
Permissões Todas as quatro ligações de comando na ilustração seguinte aparecem na página Estado do Fluxo de Trabalho de qualquer pessoa que tenha a permissão Gerir Listas. As três primeiras ligações aparecem na página da pessoa que iniciou a instância do fluxo de trabalho, mas a ligação Terminar este fluxo de trabalhonão é apresentada, a menos que essa pessoa também tenha a permissão Gerir Listas. (Mais uma vez, o grupo Proprietários tem a permissão Gerir Listas por predefinição; o grupo Membros e os grupos Visitantes não.)
Se ocorrer um erro ou se o fluxo de trabalho parar e não responder, pode ser terminado.
Na página Estado do Fluxo de Trabalho, na área imediatamente abaixo da Visualização do Fluxo de Trabalho, clique em Terminar este fluxo de trabalho e, em seguida, clique em Sim para confirmar.
Todas as tarefas criadas pelo fluxo de trabalho são canceladas e eliminadas da área Tarefas na página Estado do Fluxo de Trabalho, embora ainda estejam refletidas na área Histórico de Fluxos de Trabalho . O fluxo de trabalho termina com uma status de Fluxo de Trabalho Cancelada.
6. Descobrir que fluxos de trabalho estão a ser executados num item
Na página Fluxos de Trabalho de qualquer item, encontrará uma lista dos fluxos de trabalho atualmente em execução nesse item.
- Aceda à lista ou biblioteca onde o item está armazenado.
- Aponte para o nome do item, clique na seta que é apresentada e, em seguida, clique em Fluxos de Trabalho no menu pendente.
- Na página Fluxos de Trabalho: Nome do Item , em Fluxos de Trabalho Em Execução, encontrará uma lista de instâncias atualmente em execução no item.
Observação
Tenha em atenção que várias instâncias de uma única versão de fluxo de trabalho não podem ser executadas no mesmo item ao mesmo tempo. Por exemplo: foram adicionados dois fluxos de trabalho, ambos baseados no modelo Aprovação. Um chama-se Aprovação do Plano e o outro chama-se Aprovação do Orçamento. Em qualquer item de uma só vez, uma instância de Aprovação do Plano e Aprovação do Orçamento pode estar em execução, mas não duas instâncias de qualquer um dos fluxos de trabalho.
7. Monitorar fluxos de trabalho para toda a coleção de sites
Os administradores da coleção de sites podem exibir rapidamente:
- Quantos fluxos de trabalho com base em cada modelo de fluxo de trabalho existem atualmente na coleção de sites.
- Se cada modelo de fluxo de trabalho em si está ativo ou inativo no conjunto de sites.
- Quantas instâncias de versões de fluxo de trabalho com base em cada modelo de fluxo de trabalho estão atualmente em execução na coleção de sites.
Veja como:
- Abra a página inicial da coleção de sites (não a home page de um site ou subsite dentro da coleção).
- Clique no botão Configurações ícone e clique em Configurações do Site.
- Na página Configurações do site, em Administração de Site, clique em Fluxos de trabalho.
A página Fluxos de trabalho é aberta, exibindo as informações.
Quais são as próximas etapas?
Se essa for a primeira vez que essa versão do fluxo de trabalho for executada, você poderá usar as instruções no segmento REVIEW deste artigo para exibir os eventos na instância e descobrir se o fluxo de trabalho funciona como você deseja.
REVISAR Resultados do fluxo de trabalho de aprovação e criar relatórios
Depois que sua instância de fluxo de trabalho for concluída, você poderá examinar os eventos registrados em seu histórico. (Você pode acessar o registro de qualquer instância por até 60 dias após a conclusão da instância.)
Importante
Observe que o histórico de fluxo de trabalho é fornecido apenas para referência informal. Ele não pode ser usado para auditorias oficiais ou para qualquer outra finalidade legal e probatória.
Você também pode executar relatórios sobre o desempenho geral do fluxo de trabalho entre instâncias.
Seções neste segmento
- Revisar eventos na instância mais recente
- Histórico de instâncias de acesso por até 60 dias
- Criar relatórios de desempenho do fluxo de trabalho
1. Examine os eventos na instância mais recente
Enquanto um item permanecer na mesma lista ou biblioteca e até que o mesmo fluxo de trabalho seja executado novamente nesse mesmo item, o histórico da instância mais recente pode ser acessado da lista ou biblioteca.
Para exibir a página Status do Fluxo de Trabalho para a instância mais recente de uma execução de fluxo de trabalho em qualquer item:
- Na lista ou biblioteca em que o item está localizado, clique no link status para o item e o fluxo de trabalho desejados.
Neste exemplo, o item é o documento intitulado Keynote draft e o fluxo de trabalho é Aprovação do Novo Doc.
Na página Status do fluxo de trabalho, a seção Histórico do fluxo de trabalho está localizada perto da parte inferior.
Topo do segmento
2. Histórico de instâncias de acesso por até 60 dias
E se você quiser examinar o histórico de uma instância depois de executar o mesmo fluxo de trabalho novamente no mesmo item?
Na verdade, você pode fazer isso por até 60 dias, de dois pontos de entrada: a lista ou biblioteca ou a notificação de conclusão do fluxo de trabalho.
Na lista ou biblioteca
- Vá para a lista ou biblioteca em que o item é armazenado.
- Aponte para o nome do item, clique na seta exibida e clique em Fluxos de trabalho no menu suspenso.
- Na página Fluxos de Trabalho: Nome do Item, em Fluxos de Trabalho Concluídos, clique no nome ou status da instância de fluxo de trabalho que você deseja examinar.
A página Status do fluxo de trabalho para essa instância é aberta.
Na notificação de conclusão do fluxo de trabalho
- Abra a notificação de conclusão do fluxo de trabalho para a instância que você deseja examinar e clique no link Exibir o histórico do fluxo de trabalho .
A página Status do fluxo de trabalho para essa instância é aberta.
Para manter todas as notificações de conclusão, talvez você queira criar uma regra do Outlook. Configure a regra para copiar todas as mensagens de entrada que tenham o texto concluído na linha Assunto em sua própria pasta separada. (Verifique se a regra do Outlook copia as mensagens de entrada e não as move simplesmente ou elas também não serão exibidas na caixa de entrada.)
Topo do segmento
3. Criar relatórios de desempenho do fluxo de trabalho
Para saber como uma de suas versões de fluxo de trabalho está sendo executada de maneira geral, ao longo do tempo e em várias instâncias, você pode criar um ou dois relatórios predefinidos:
- Relatório de Duração da Atividade Use este relatório para ver as médias de quanto tempo ele está levando para que cada atividade dentro de um fluxo de trabalho seja concluída, bem como quanto tempo leva cada execução completa ou instância desse fluxo de trabalho para ser concluída.
- Relatório de cancelamento e erro Use este relatório para ver se um fluxo de trabalho está sendo frequentemente cancelado ou encontrando erros antes da conclusão.
Criar os relatórios disponíveis para um fluxo de trabalho
- Na lista ou biblioteca, na coluna Status desse fluxo de trabalho, clique em qualquer link de informações status.
- Na página Status do fluxo de trabalho, em Histórico do fluxo de trabalho, clique em Exibir relatórios de fluxo de trabalho.
- Localize o fluxo de trabalho para o qual você deseja exibir um relatório e clique no nome do relatório que deseja exibir.
- Na página Personalizar, mantenha ou altere o local em que o arquivo de relatório será criado e clique em OK.
O relatório é criado e salvo no local especificado. - Quando o relatório for concluído, você pode clicar no link mostrado na ilustração a seguir para exibi-lo. Caso contrário, clique em OK para concluir e fechar a caixa de diálogo. (Posteriormente, quando estiver pronto para exibir o relatório, você o encontrará no local especificado na etapa anterior.)
Quais são as próximas etapas?
Se o fluxo de trabalho funcionar do jeito que você deseja, você está pronto para começar a usá-lo.
Se houver algo que você queira alterar sobre como ele funciona, consulte o segmento CHANGE deste artigo.
ALTERAR, desabilitar ou excluir um fluxo de trabalho aprovação
Depois de executar a primeira instância do novo fluxo de trabalho de aprovação e examinar os resultados, talvez você queira fazer uma ou mais alterações na forma como o fluxo de trabalho está configurado.
Além disso, talvez você queira, em vários momentos no futuro, fazer alterações adicionais na configuração.
Por fim, você pode, em algum momento, desejar desabilitar o fluxo de trabalho por um período mais curto ou mais longo, mas não removê-lo , ou você pode, de fato, querer removê-lo completamente.
Seções neste segmento
- Alterar configurações permanentes para um fluxo de trabalho
- Desabilitar ou remover um fluxo de trabalho
1. Alterar configurações permanentes para um fluxo de trabalho
Para fazer alterações permanentes nas configurações de um fluxo de trabalho existente, abra e edite o formulário de associação que você usou originalmente para adicioná-lo.
Se o fluxo de trabalho for executado em apenas uma lista ou biblioteca
Abra a lista ou a biblioteca na qual o fluxo de trabalho é executado.
Na faixa de opções, clique na guia Lista ou Biblioteca .
Observação
O nome da guia pode variar com o tipo de lista ou biblioteca. Por exemplo, em uma lista de calendário, a guia é nomeada Calendar.
No grupo Configurações , clique em Configurações de fluxo de trabalho.
Na página Configurações do Fluxo de Trabalho, em Nome do Fluxo de Trabalho (clique em para alterar configurações), clique no nome do fluxo de trabalho para o qual deseja alterar as configurações.
Observação
Se o fluxo de trabalho De aprovação que você deseja não aparecer na lista, ele poderá estar associado a apenas um tipo de conteúdo. Quais fluxos de trabalho aparecem nesta lista são controlados pelos fluxos de trabalho Esses fluxos de trabalho são configurados para serem executados em itens desse tipo de controle, localizados logo abaixo da lista. (Confira a ilustração.) Clique nas opções de tipo de conteúdo no menu suspenso para descobrir qual delas exibe o fluxo de trabalho desejado. Quando o fluxo de trabalho desejado for exibido na lista, clique em seu nome.
Nas mesmas duas páginas do formulário de associação que foram originalmente usadas para adicionar o fluxo de trabalho, fazer e salvar as alterações desejadas.
Para obter mais informações sobre os campos e controles no formulário de associação, consulte o segmento PLAN e o segmento Add apropriado (Lista/biblioteca ou conjunto de sites) deste artigo.
Se o fluxo de trabalho for executado em todas as listas e bibliotecas do conjunto de sites
- Abra a página inicial da coleção de sites (não a home page de um site ou subsite dentro da coleção).
- Clique no botão Configurações ícone e clique em Configurações do Site.
- Na página Configurações do Site, em Galerias do Designer Web, clique em Tipos de Conteúdo do Site.
- Na página Tipos de Conteúdo do Site, clique no nome do tipo de conteúdo do site no qual o fluxo de trabalho é executado.
- Na página do tipo de conteúdo selecionado, em Configurações, clique em Configurações de fluxo de trabalho.
- Na página Configurações do Fluxo de Trabalho, em Nome do Fluxo de Trabalho (clique em para alterar configurações), clique no nome do fluxo de trabalho para o qual deseja alterar as configurações.
- Nas mesmas duas páginas do formulário de associação que foram originalmente usadas para adicionar o fluxo de trabalho, fazer e salvar as alterações desejadas.
Para obter mais informações sobre os campos e controles no formulário de associação, consulte o segmento PLAN e o segmento Add apropriado (Lista/biblioteca ou conjunto de sites) deste artigo.
2. Desabilitar ou remover um fluxo de trabalho
Se o fluxo de trabalho for executado em apenas uma lista ou biblioteca
Abra a lista ou a biblioteca na qual o fluxo de trabalho é executado.
Na faixa de opções, clique na guia Lista ou Biblioteca .
Observação
O nome da guia pode variar com o tipo de lista ou biblioteca. Por exemplo, em uma lista de calendário, a guia é nomeada Calendar.
No grupo Configurações , clique em Configurações de fluxo de trabalho.
Na página Configurações do fluxo de trabalho, clique no link Remover, Bloquear ou Restaurar um fluxo de trabalho .
Use o formulário na página Remover fluxos de trabalho para desabilitar, habilitar novamente ou remover fluxos de trabalho.
Há cinco colunas no formulário:
- Workflow Nome do fluxo de trabalho.
- Instâncias Número de instâncias do fluxo de trabalho em execução atualmente em itens.
- Permitir Opção que permite que o fluxo de trabalho continue operando normalmente.
- Sem novas instâncias Opção que permite que todas as instâncias atualmente em execução do fluxo de trabalho sejam concluídas, mas desabilita o fluxo de trabalho, tornando-o indisponível para executar novas instâncias. (Essa ação é reversível. Para habilitar novamente o fluxo de trabalho posteriormente, retorne a esta página e selecione Permitir.)
- Remover Opção que remove o fluxo de trabalho da lista ou biblioteca completamente. Todas as instâncias em execução são imediatamente encerradas e a coluna para esse fluxo de trabalho não aparece mais na página da lista ou biblioteca. (Essa ação não é reversível.)
Se o fluxo de trabalho for executado em todas as listas e bibliotecas do conjunto de sites
- Abra a página inicial da coleção de sites (não a home page de um site ou subsite dentro da coleção).
- Clique no botão Configurações do ícone e clique em Configurações do Site.
- Na página Configurações do Site, em Galerias, clique em Tipos de Conteúdo do Site.
-
Na página Tipos de Conteúdo do Site, clique no nome do tipo de conteúdo do site no qual o fluxo de trabalho é executado.
- Na página do tipo de conteúdo selecionado, em Configurações, clique em Configurações de fluxo de trabalho.
- Na página Configurações do fluxo de trabalho, clique no link Remover, Bloquear ou Restaurar um fluxo de trabalho .
- Use o formulário na página Remover fluxos de trabalho para desabilitar, habilitar novamente ou remover fluxos de trabalho.
Há cinco colunas no formulário:
- Workflow Nome do fluxo de trabalho.
- Instâncias Número de instâncias do fluxo de trabalho em execução atualmente em itens.
- Permitir Opção que permite que o fluxo de trabalho continue operando normalmente.
- Sem novas instâncias Opção que permite que todas as instâncias atualmente em execução do fluxo de trabalho sejam concluídas, mas desabilita o fluxo de trabalho, tornando-o indisponível para executar novas instâncias. (Essa ação é reversível. Para habilitar novamente o fluxo de trabalho posteriormente, retorne a esta página e selecione Permitir.)
- Remover Opção que remove completamente o fluxo de trabalho da coleção de sites. Todas as instâncias em execução são imediatamente encerradas e a coluna para esse fluxo de trabalho não aparece mais na página da lista ou biblioteca. (Essa ação não é reversível.)
Quais são as próximas etapas?
Se você tiver feito alterações, execute uma instância de teste do fluxo de trabalho para marcar os efeitos das alterações.
Personalizando ainda mais
Há uma ampla variedade de maneiras de personalizar ainda mais os fluxos de trabalho incluídos com produtos do SharePoint.
Você pode até mesmo criar fluxos de trabalho personalizados do zero.
Você pode usar qualquer um ou todos os seguintes programas:
- Microsoft SharePoint Designer 2013 Personalizar formulários, ações e comportamentos de fluxo de trabalho.
- Microsoft Visual Studio Crie suas próprias ações de fluxo de trabalho personalizadas.
Para obter mais informações, consulte o sistema de ajuda MSDN (Microsoft Software Developer Network).