Exigir aprovação de itens em uma lista ou biblioteca

Especificar que os itens de uma lista exigem aprovação

1. Navegue até a lista para a qual você deseja exigir aprovação.

2. Selecione Configurações e, em seguida, liste as configurações.

3. Na seção Configurações gerais , selecione Configurações de controle de versão.

4. Na seção Aprovação de Conteúdo , selecione Sim em resposta para Exigir aprovação de conteúdo para itens enviados?

5. Na seção Histórico de Versão do Item , especifique se você deseja criar versões sempre que um item for editado. Você também pode optar por limitar o número de versões que são retidas.

6. Na seção Segurança do Item de Rascunho , determine quais usuários podem ver os itens de rascunho na lista.

   Dica

   Se você precisar de aprovação de conteúdo para uma lista ou biblioteca que já contenha itens, todos os itens na biblioteca serão marcados como Aprovados.

7. Você pode escolher qualquer uma das seguintes opções:

   • Usuários que podem ler itens na lista.
   • Somente usuários que podem editar itens na lista.
   • Somente os usuários que podem aprovar itens na lista e o autor do item.

8. Selecione OK.

Status de aprovação

Se alguém enviar um item para uma lista ou biblioteca que exija aprovações, ele ficará no status Pendente até que alguém (que tenha pelo menos o nível de permissões Gerenciar Listas) o aprove. Enquanto aguarda aprovação, ele permanece no status Pendente.

Normalmente, quando um item está no status Pendente, somente o originador do item e as pessoas que têm permissões para gerenciar listas e bibliotecas podem vê-lo. Depois que seu status mudar de Pendente para Aprovado, ele se tornará visível para qualquer pessoa que tenha permissão para exibir a lista ou biblioteca.

Os artigos rejeitados permanecem na lista ou na biblioteca até que o criador - ou outra pessoa que tenha as permissões necessárias - os exclua. Todos os itens ou arquivos que já existirem na lista ou biblioteca recebem o status Aprovado automaticamente.

Especificar itens em uma biblioteca do SharePoint que exigem aprovação

1. Vá para a biblioteca do SharePoint para a qual você deseja exigir aprovação.

2. Selecione e, em seguida, Configurações da Biblioteca.
   Se você não vir esses itens de menu, selecione Biblioteca e, no grupo Configurações, selecione
   Configurações da biblioteca.

3. Para abrir a página Configurações de Controle de Versão , em Configurações Gerais, selecione Configurações de Controle de Versão.

   

4. Na seção Aprovação de Conteúdo , selecione Sim em resposta à pergunta Exigir aprovação de conteúdo para itens enviados? Na seção Histórico de Versão do Documento , especifique se deseja que o SharePoint crie versões quando um arquivo for editado. Você também pode optar por limitar o número de versões que são retidas.

5. Na seção Segurança do Item de Rascunho , determine quais usuários podem ver os itens de rascunho na biblioteca de documentos.

   

   Dica

   Se você precisar de aprovação de conteúdo para uma lista ou biblioteca que já contenha itens, todos os itens na biblioteca serão marcados como Aprovados.

6. Você pode escolher qualquer uma das seguintes opções:

   • Usuários que podem ler itens na lista.
   • Somente usuários que podem editar itens na lista.
   • Somente os usuários que podem aprovar itens na lista e o autor do item.

7. Selecione OK.

Especificar que itens ou arquivos em uma lista ou biblioteca exigem aprovação

Se alguém enviar um item ou arquivo para uma lista ou biblioteca que exija aprovações, ele ficará no status Pendente até que alguém que tenha as permissões necessárias para fazê-lo o aprove. Enquanto aguarda aprovação, ele permanece no status Pendente.

Normalmente, quando um item ou arquivo está no status Pendente, somente o originador do item ou arquivo e as pessoas que têm permissões para gerenciar listas e bibliotecas podem vê-lo. Depois que seu status mudar de Pendente para Aprovado, ele se tornará visível para qualquer pessoa que tenha permissão para exibir a lista ou biblioteca. Os artigos rejeitados permanecem na lista ou na biblioteca até que o criador - ou outra pessoa que tenha as permissões necessárias - os exclua. Todos os itens ou arquivos que já existirem na lista ou biblioteca recebem o status Aprovado automaticamente.

Somente as pessoas que têm permissões de Controle Total ou Design podem alterar as configurações de Lista ou Biblioteca.

Para configurar a aprovação necessária de itens ou arquivos

1. Se a biblioteca ou a lista de sites ainda não estiver aberta, no painel Início Rápido, selecione o nome dela.
2. Na faixa de opções, selecione a guia Biblioteca no grupo Ferramentas de Biblioteca ou Ferramentas de Lista .
3. Se você estiver trabalhando em uma biblioteca, selecione Configurações da biblioteca. Se você estiver trabalhando em uma lista, selecione Configurações de lista. Neste exemplo, a página Configurações da biblioteca é aberta.
   
4. Em Configurações gerais, selecione Configurações de controle de versão. A página Configurações de Controle de Versão é aberta.
   
5. Na seção Aprovação de Conteúdo, selecione Sim em resposta à pergunta Exigir aprovação de conteúdo para itens enviados?
6. Na seção Segurança do Item de Rascunho , determine quais usuários podem ver os itens de rascunho na biblioteca de documentos. Neste exemplo, Somente os usuários que podem aprovar itens (e o autor do item) estão selecionados.
7. Selecione OK.
   O exemplo a seguir mostra itens aprovados em uma biblioteca depois que a opção Exigir aprovação de conteúdo foi definida como Sim. Como esses arquivos já estavam na biblioteca, eles foram aprovados automaticamente.
   

Remover o requisito de aprovação de uma biblioteca ou lista de sites

Sua organização pode, eventualmente, achar inconveniente ou desnecessário exigir aprovação para cada item de arquivo em uma lista ou biblioteca específica. Esse requisito não apenas exige tempo da pessoa que precisa conceder ou negar a aprovação, mas também impede que as pessoas colaborem facilmente em um arquivo ou item. Se você determinar que sua organização não precisa mais ter todos os itens ou arquivos aprovados, poderá remover o requisito.

Para remover a necessidade de aprovação de itens ou arquivos em uma lista ou biblioteca

1. Se a biblioteca ou a lista de sites ainda não estiver aberta, no painel Início Rápido, selecione o nome dela.
2. Na faixa de opções, selecione a guia Biblioteca no grupo Ferramentas de Biblioteca ou a guia Lista no grupo Ferramentas de Lista .
3. Se você estiver trabalhando em uma biblioteca, selecione Configurações da biblioteca. Se você estiver trabalhando em uma lista, selecione Configurações da lista. Neste exemplo, a página Configurações da biblioteca é aberta.
   
4. Em Configurações gerais, selecione Configurações de controle de versão. A página Configurações de Controle de Versão é aberta.
5. Na seção Aprovação de Conteúdo, selecione Não em resposta à pergunta Exigir aprovação de conteúdo para itens enviados? Uma caixa de diálogo de aviso é exibida.
   
6. Para fechar a mensagem, selecione OK.
7. Para fechar a caixa de diálogo Configurações de Controle de Versão, selecione OK. Quando você retorna à sua lista ou biblioteca, o Status de Aprovação não está mais disponível na página. Todos os usuários que têm permissão para exibir a lista ou a biblioteca podem exibir todo o conteúdo que reside lá.