Pode controlar e gerir informações ao longo do tempo com o controlo de versões em listas e bibliotecas, bem como ver e recuperar versões anteriores do histórico do item.
Quando ativada, as novas versões são adicionadas ao histórico de um item após as alterações serem guardadas. O número de versões armazenadas e a visibilidade de versões secundárias ou de rascunho podem ser modificadas para cada lista e biblioteca.
Ativar e configurar o controlo de versões numa lista ou biblioteca
Abra a lista ou biblioteca para a qual pretende ativar o controlo de versões.
Selecione Definições Botão
e, em seguida, selecione Definições da Lista ou Definições da Biblioteca.
Na página Definições , selecione Definições de controlo de versões.
Na página Definições da versão , tem as seguintes definições disponíveis:
Para uma biblioteca de documentos:
Exigir aprovação de conteúdo para itens submetidos.
Crie uma versão sempre que editar um ficheiro nesta biblioteca de documentos utilizando apenas versões principais ou versões principais e secundárias.
Limite o número de versões e rascunhos a reter.
Defina quem pode ver itens de rascunho.
Exigir que seja dada saída dos documentos antes de poderem ser editados.
Para uma Lista:
Exigir aprovação de conteúdo para itens submetidos.
Crie uma versão sempre que editar um item na lista.
Limite o número de versões e rascunhos a reter.
Defina quem pode ver itens de rascunho na lista.
Selecione OK.
Para ver, restaurar ou eliminar uma versão anterior numa lista ou biblioteca
Abra a lista ou biblioteca com o item ou documento para o qual pretende ver o histórico.
Junto ao item para o qual pretende ver o histórico, selecione ... (reticências).
Selecione Histórico de versões.
Se não vir Histórico de versões, selecione Mais e, em seguida, selecione Histórico de versões.
Na caixa de diálogo Histórico de versões , paire o rato sobre a ligação de data numa versão anterior e, para mostrar o menu, selecione a seta para baixo.
No menu, pode fazer o seguinte:
- Ver o documento atual. É apresentada uma caixa de diálogo onde pode restaurar ou eliminar uma versão anterior, bem como ver o status de aprovação atual. Também pode editar a versão atual a partir desta caixa de diálogo.
- Restaure o documento. É apresentada uma caixa de diálogo a perguntar se pretende torná-lo no documento atualmente aprovado. Irá adicioná-la como uma nova versão.
- Elimine o documento. É apresentada uma caixa de diálogo a perguntar se tem a certeza de que pretende enviar o item para a Reciclagem.
- Rejeitar esta versão. Só aparece em documentos aprovados, em vez de Eliminar.
Quando terminar, no canto superior direito, selecione X.
Outras definições que afetam o controlo de versões
Pode configurar outras definições que afetam o controlo de versões. Em listas e bibliotecas, pode exigir que o conteúdo seja aprovado. Nas bibliotecas, pode exigir que seja dada saída dos ficheiros.
Para obter informações sobre estas definições e muito mais, consulte Como funciona o controlo de versões numa lista ou biblioteca?