Os sites de comunicação do SharePoint são projetados para informar e envolver. Ao contrário de um site de equipe, em que o objetivo principal é colaborar para criar conteúdo com um pequeno grupo, o objetivo principal de um site de comunicação é informar os leitores – principalmente para que eles leiam, não criem.
Precisa criar um site de equipe? Você ainda pode seguir as diretrizes neste artigo, mas entenda que um site de equipe geralmente tem um público muito menor, com metas e tarefas muito específicas que precisam ser realizadas. Os sites de comunicação são projetados para comunicação ampla.
Os sites de comunicação oferecem uma ótima maneira de:
- Compartilhe informações com dezenas ou centenas de pessoas – ou com toda a sua organização
- Mostre os serviços que seu grupo oferece ou conte uma história sobre o lançamento de um novo produto para a organização
- Compartilhe notícias em um formato visualmente atraente
Sites de comunicação e intranets
Se você estiver criando uma intranet, os sites de comunicação fornecerão o tipo primário de site que você usará. Portanto, você pode esperar que seus sites de comunicação obtenham um amplo número de leitores. Quando os sites atraem um público amplo, é importante garantir:
- Governança cuidadosa - práticas de design de site e siga as diretrizes de governança fornecidas por sua organização
- Sites de tópicos específicos - Sua intranet consistirá em muitos sites de comunicação específicos para cada tópico, função, serviço, programa ou iniciativa. Se você tiver um grupo diferente de pessoas responsáveis por um tópico ou função, considere a criação de um site de comunicação separado.
- Site inicial bem planejado – um site inicial é um site de comunicação que você cria e configura como a página de aterrissagem superior para todos os usuários em sua intranet. Existem algumas considerações especiais para o planejamento de seu site inicial.
Planejar
Entenda sua audiência
Pense em cada site de comunicação como uma oportunidade de contar uma história aos seus leitores. Um ótimo site de comunicação começa com a compreensão do leitor. Pense nestas perguntas ao planejar seu site:
- Quem são seus espectadores? O que eles estão procurando?
- O que eles querem aprender ou fazer? Quais são as principais tarefas que eles precisam realizar com base nos serviços que você fornece? (Pense nas principais tarefas deles , não apenas no que você quer que eles vejam. Pense nas principais perguntas ou telefonemas que você recebe – as perguntas que você recebe podem fornecer alguns insights sobre o que seus leitores precisam ou não podem encontrar facilmente em sua intranet atual.)
- Que termos fazem sentido para eles? Lembre-se de que seus leitores não sabem tanto quanto você sobre seu conteúdo – então você precisa pensar sobre a "linguagem" deles e os termos que significam algo para eles.
- Quais resultados você deseja alcançar? Como você saberá se seu site é bem-sucedido?
- Você tem uma audiência global? Seu site precisa ser apresentado em mais de um idioma? Nesse caso, certifique-se de revisar como criar sites, páginas e notícias de comunicação multilíngue.
Dica: Seu site de comunicação será valioso para os visitantes do site quando ajudar a reduzir o tempo necessário para concluir tarefas e conectá-los aos recursos comumente necessários. Seu site será valioso para sua organização quando reduzir tíquetes de suporte ao cliente ou automatizar tarefas como processamento de contratos ou ajudar as pessoas a descobrir e participar de cursos de desenvolvimento de liderança. Planejar seu site da perspectiva dos visitantes do site e resolver os principais problemas de negócios ajuda a garantir que seu site de comunicação forneça resultados significativos.
Depois de definir suas principais metas de usuário, visite o lookbook para ver alguns exemplos de como você pode representar suas metas de resultados do usuário em seu site.
Exemplo da vida real: definindo resultados de negócios
É útil pensar sobre os principais tipos de visitantes que virão ao seu site e documentar seus objetivos no seguinte formato: Como um ..., eu preciso ..., de modo que ...
Analise o exemplo abaixo de um site de comunicação para uma equipe de Desenvolvimento de Talentos & Organização (T&OD), em que o principal objetivo de negócios era melhorar as habilidades de liderança para a organização. Para uma métrica de sucesso, eles identificaram um proxy para melhorar as habilidades de liderança – aumentando o número de pessoas que participam do treinamento de desenvolvimento de liderança.
Para suas metas de resultados do usuário, eles definiram o seguinte:
| Como um (n) ... | Eu preciso ... | De modo que ... |
|---|---|---|
| verificado | Saiba mais sobre os programas de desenvolvimento de liderança que estão disponíveis para mim para minha função | Posso me inscrever facilmente para oportunidades de aprendizado obrigatórias e eletivas. |
| verificado | encontrar recursos de aprendizagem – como publicações de conteúdo voltadas para liderança às quais tenho acesso | Posso ter mais sucesso no meu trabalho. |
| T&OD | Promover as oportunidades de aprendizagem para os funcionários para facilitar a inscrição em cursos | Podemos ver melhorias significativas nos resultados da liderança. |
| T&OD | promover diferentes oportunidades de aprendizagem em diferentes épocas do ano | Podemos reagir de forma mais eficaz às necessidades em constante mudança. |
Neste exemplo real, a organização migrou de um site clássico do SharePoint para um novo site de comunicação do SharePoint focado em atingir essas metas. Em vez de criar a lista de cursos como um documento estático como no passado, a equipe criou uma lista de cursos para descrever cada curso e uma lista do calendário do curso para agendar cada curso. Nos primeiros 90 dias de lançamento, houve um aumento de 400% na participação em cursos de desenvolvimento de liderança em relação ao mesmo período de três meses do ano anterior!
Planejar o conteúdo do seu site
Seu site de comunicação conta uma história para seus leitores. Sua história será contada principalmente com páginas, mas você também pode ter outros recursos em seu site, incluindo listas e bibliotecas de documentos.
Coisas para ter em mente ao planejar o conteúdo do seu site:
- Minimize o tempo (não cliques) que os leitores levam para chegar ao conteúdo de que precisam
- Crie seus sites de comunicação com mais páginas do que documentos para facilitar o consumo
- Criar sua página inicial por último, mesmo que você planeje esta página primeiro. Dessa forma, ao criar elementos de navegação na página inicial, como as Web Partsde Links Rápidos ou Destaque, você pode extrair automaticamente a imagem de cada página para criar consistência visual quando o leitor clicar em um link.
Páginas
Seu site geralmente é composto de dois tipos de páginas:
As páginas de navegação fornecem categorias de informações para o leitor. As páginas de navegação geralmente fornecem algum conteúdo de alto nível, mas são principalmente sobre a apresentação de categorias de informações para orientar os leitores em sua jornada em seu site. Por esse motivo, os rótulos que você usa para apresentar essas categorias são especialmente importantes e devem ser cuidadosamente planejados. A página inicial do seu site é um tipo especial de página de navegação e fornece uma "porta de entrada" para o seu site.
Exemplo de uma página de navegação:
As páginas de destino fornecem o final de um caminho na jornada do leitor e apresentam informações para ler, baixar ou imprimir. Seu objetivo com as páginas de destino é mantê-las curtas e com tópicos específicos, porque as pessoas não leem todas as palavras nas páginas online – elas digitalizam e os espectadores terão uma experiência muito melhor com a pesquisa.
Exemplo de uma página de destino:
Pense nas principais seções ou categorias de informações do seu site e como você usará uma combinação de páginas de navegação e destino para guiar o espectador e ajudá-lo a obter as informações de que precisa da maneira mais eficiente possível.
Para cada página, incluindo a página inicial, certifique-se de fornecer ao visualizador as seguintes informações:
- Onde estou?
- O que posso fazer aqui?
- O que devo fazer em seguida?
Listas e bibliotecas
Use listas em seu site para exibir dinamicamente o conteúdo em um formato semelhante a uma tabela. As listas podem ser usadas para exibir conteúdo ou coletar informações dos visitantes do site.
Exemplo de uma Web Part de Lista:
Dica: Mesmo que os visitantes do site não possam editar o conteúdo em seu site de comunicação por padrão, você tem a opção de gerenciar permissões em qualquer uma das listas em seu site para que seus visitantes possam ter acesso de contribuição a apenas uma lista específica e não ao site inteiro. Você pode usar a Web Part de Lista para exibir informações de lista em suas páginas.
Use bibliotecas de documentos para armazenar e exibir conteúdo, como documentos e arquivos. Seu site de comunicação terá uma biblioteca de documentos padrão, mas você pode adicionar mais bibliotecas para diferentes tipos de documentos. Você pode usar a Web Part da biblioteca de documentos para exibir o conteúdo de suas bibliotecas de documentos. Em alternativa, utilize peças Web como a peça Web Ligações Rápidas ou as hiperligações na peça Web Texto para mostrar ligações para documentos individuais. As ligações para documentos individuais facilitam a adição de contexto aos seus leitores e podem ser mais úteis do que mostrar uma biblioteca inteira. Se pretender mostrar os conteúdos de uma biblioteca de documentos, pondere criar vistas personalizadas para filtrar os conteúdos mais relevantes em cada página e utilizar essa vista na peça Web Biblioteca de Documentos. Saiba mais sobre como criar vistas personalizadas numa biblioteca de documentos.
Sugestão: Tente não utilizar mais do que um ou dois níveis de pastas nas suas bibliotecas. Em alternativa, crie uma nova biblioteca para manter as estruturas dos ficheiros mais planas e o conteúdo mais detetável. Considere utilizar colunas para organizar o conteúdo das suas bibliotecas. Como prática recomendada, utilize colunas de site em vez de colunas de lista porque as colunas de site podem ser reutilizadas em qualquer biblioteca ou lista e as colunas de lista só podem ser utilizadas numa única lista ou biblioteca. Saiba mais sobre como utilizar colunas para organizar as suas listas e bibliotecas.
Decidir como pretende organizar as páginas
À medida que planeia o conteúdo para o seu site, pense em como poderá querer agrupar e organizar as suas páginas:
- Quer ser capaz de "enrolar" todos os artigos de notícias sobre um tópico específico ou de um tipo específico (como People Spotlight)? Nesse caso, pode adicionar colunas a páginas que pode utilizar para agrupar e organizar as suas páginas tal como os ficheiros numa biblioteca de documentos.
- Terá várias páginas sobre um tópico específico que pretende ligar facilmente umas às outras? Também pode utilizar as propriedades da página (como nos referimos às colunas na biblioteca de Páginas do Site) para este efeito.
- Crie as propriedades da página como colunas do site e não como colunas de lista. Isto permitir-lhe-á partilhar potencialmente a mesma propriedade para documentos e páginas.
Saiba como criar e editar propriedades de página. Saiba como utilizar as propriedades da página na peça Web Conteúdo Realçado ("acumular"). Para utilizar uma propriedade de página na peça Web Conteúdo Realçado, selecione A biblioteca de páginas neste site como origem.
Compreender as diretrizes de governação e acessibilidade da sua organização
Na experiência moderna do SharePoint, pode alterar facilmente o aspeto e funcionalidade de forma a corresponder à marca da sua empresa ou organização, mas a sua organização pode ter estabelecido padrões com os quais o seu site tem de se alinhar. Se estas diretrizes não fizerem parte da estrutura do site utilizada para criar o seu site, certifique-se de que compreende o que são para que o seu site esteja alinhado com os padrões de design da sua organização. Além disso, certifique-se de que compreende as normas de acessibilidade da sua organização. Reveja estes recursos para criar sites acessíveis no SharePoint Online.
À medida que recolhe conteúdos, especialmente imagens, para o seu site, procure elementos de vídeo e imagens de alta fidelidade. Se o seu plano de governança exigir o uso de imagens compatíveis com a marca, certifique-se de escolher imagens das bibliotecas de ativos da sua organização (encontradas no link "Sua organização" no seletor de imagens). Certifique-se de que não está a infringir as regras de direitos de autor ao adicionar imagens às suas páginas do SharePoint. Tire partido das imagens licenciadas isentas de royalties fornecidas pela Microsoft e que estão disponíveis no seletor de imagens.
Páginas de planos
Evite sobrecarregar a sua página com demasiadas informações
- Se um artigo de notícias ou página de conteúdo for relevante apenas para um grupo específico de pessoas, você poderá direcionar o conteúdo para esse grupo de pessoas usando asegmentação de público. A segmentação de conteúdos permite que conteúdos específicos sejam priorizados para audiências específicas na página inicial do SharePoint, notícias na aplicação móvel e nas peças Web Notícias e conteúdos realçados quando a segmentação de conteúdos está ativada.
- Os espectadores estão tentando fazer um trabalho. O excesso de conteúdo torna-se demasiado cansativo e demora demasiado tempo a encontrar informação.
- Pratique a divulgação progressiva. Mantenha seus espectadores focados em conteúdo de alta prioridade primeiro e divulgue conteúdo secundário somente se um espectador optar por mais informações
- Agrupe informações detalhadas em categorias naturais. Facilite a análise rápida das categorias e, em seguida, clique para saber mais sobre uma determinada categoria.
- Divida o seu conteúdo em secções. As secções ajudam a melhorar a legibilidade tanto em ecrãs grandes como em pequenos ecrãs.
- Utilize estilos de título incorporados para separar visualmente as secções de texto. Os estilos de cabeçalhos suportam etiquetas de âncora para páginas longas e também permitem que as pessoas que utilizam um leitor de ecrã passem de secção em secção sem terem de ler o ecrã inteiro.
Tornar as páginas "digitalizáveis"
Uma ideia por parágrafo de texto. A primeira frase deve fornecer o resumo ou conclusão.
Utilize listas com marcas.
Menos é mais. Use o mínimo de palavras possível.
Não sublinhe palavras. Os sublinhados em páginas Web sinalizam hiperligações e irá confundir os seus leitores se tiver sublinhado texto que não seja uma hiperligação.
Nunca publique um URL longo. Em alternativa, utilize palavras com hiperligações.
Utilize imagens para criar conteúdos apelativos. Utilize peças Web para adicionar imagens e certifique-se de que as imagens estão relacionadas com o tópico e estão em conformidade com o estilo de marca da sua organização.
Nunca associe uma hiperligação à palavra "aqui". Múltiplos cliques em links "aqui" em sua página exigem que seu leitor pare, leia o texto antes e depois da palavra "aqui" e, em seguida, descubra para onde o alvo do seu link está indo. Em vez disso, as hiperligações devem ser sempre associadas à etiqueta de destino, da seguinte forma:
- Não use: Clique aqui para obter o formulário de candidatura
- Melhor: Descarregue o formulário de candidatura
- Melhor: Formulário de Candidatura
Garantir que as páginas estão acessíveis
- Certifique-se de que as imagens têm texto "alternativo". Quando um leitor de ecrã encontra uma imagem, tentará ler um texto alternativo. Reveja o "texto alternativo" gerado automaticamente para as imagens que carregou e altere a descrição se não corresponder à imagem.
- Os browsers mostram texto "alternativo" quando as imagens não carregam. As alternativas de texto também são importantes quando as imagens não são carregadas por motivos comuns, como má conectividade de rede.
- Tenha cuidado ao utilizar imagens animadas. Os utilizadores com deficiências cognitivas, sensibilidade ao movimento ou distúrbios convulsivos podem não tolerar imagens em movimento, intermitentes ou animações automáticas (incluindo GIFs) problemáticas.
- Reveja estes recursos para criar sites acessíveis no SharePoint Online.
Planear a home page
Todas as páginas são importantes, mas a home page do seu site é onde os seus visitantes têm a "primeira impressão". A página inicial desempenha um papel particularmente importante na criação de uma boa experiência para os seus visitantes. A home page tem de ser visualmente envolvente e funcional ao mesmo tempo.
Exemplo de home page:
O lookbook tem exemplos para mostrar como você pode projetar sua página inicial – mas os resultados de negócios que você identificou durante o planejamento devem orientar como as ideias do lookbook se traduzem no design da sua página inicial.
O design do site de comunicação usado neste artigo é o exemplo do site de identidade corporativa .
A sua home page é essencialmente uma página de navegação. O objetivo é apresentar uma visão geral do que seu site tem a oferecer e dar aos seus leitores a chance de escolher seu caminho com base no que eles precisam saber ou realizar. Sua página inicial não precisa fornecer um link para todas as páginas do seu site – ou todos os documentos. No entanto, a home page combinada com a navegação do seu site deve guiar o seu leitor para todas as categorias ou tópicos principais que o seu site abrange.
Colocar conteúdo de alto valor na parte superior da página
Uma vez que esta é a porta de entrada para o seu site, é especialmente importante que você inclua links para o conteúdo mais frequentemente necessário para seus leitores no topo da página. Identificou os conteúdos necessários mais frequentemente quando estava a recolher as informações para planear o seu site. A página inicial (e a navegação superior) é o melhor lugar para colocar essas informações em ação! A peça Web Ligações Rápidas fornece várias opções de esquema diferentes para apresentar ligações para os seus conteúdos ou tópicos necessários mais frequentemente e também pode utilizar a peça Web Destaque para esse fim.
Apresentar as informações de contacto do proprietário do site para visualizadores do site
Pode ser muito útil adicionar o nome do proprietário do site à sua home page. O melhor local para receber estas informações é na parte inferior da página. Embora seja importante, não é necessário o tempo todo. Se todos os seus sites de comunicação tiverem o proprietário do site (ou contato do site) na parte inferior da página inicial, os visitantes reconhecerão esse padrão e saberão rolar para baixo se precisarem encontrar um contato para o site. Utilize a peça Web People para adicionar o nome do proprietário do site.
Utilize as Notícias para promover atividades, marcos e conteúdos
Utilize as Notícias para promover conteúdos, marcos ou atividades relacionadas com o tópico ou departamento representado pelo seu site. Pode criar rapidamente publicações apelativas que podem incluir gráficos e formatação RTF nas mesmas. Para facilitar a criação de artigos de Notícias, considere criar um modelo de página para publicações de notícias.
As notícias são normalmente exibidas com base na primeira data publicada do artigo, com o artigo mais recente listado em primeiro lugar. No entanto, também pode "afixar" artigos noticiosos por uma ordem específica na peça Web Notícias.
Usar a Web part de notícias
A peça Web Notícias inclui vários esquemas e experiências diferentes consoante o tamanho da coluna na qual coloca a peça Web. Como boa prática, utilize a peça Web Notícias no topo da página e certifique-se de que faz atualizações frequentes. Qualquer postagem de notícias que você criar aparecerá automaticamente na Web Part de notícias.
Incentive os espectadores a "seguir" seu site. Isso promoverá suas novas postagens de notícias na página inicial do SharePoint e na guia Notícias no aplicativo móvel para seus seguidores.
Exemplo de uma Web Part de notícias preenchida:
A maioria dos layouts de Web Part de notícias usa a imagem de miniatura da página. A imagem em miniatura é criada automaticamente a partir da primeira imagem de alta qualidade na sua página. Pode ser a imagem do cabeçalho da página ou, se sua página não tiver uma imagem de cabeçalho, o SharePoint usará a primeira imagem na primeira coluna na primeira seção da sua página. Para obter os melhores resultados, use uma imagem paisagem na imagem principal de cada artigo de notícias. Saiba como alterar ou selecionar a imagem em miniatura de uma página.
Criar conteúdo envolvente
Sempre coloque as informações mais importantes em seu artigo de notícias "no topo", assim como uma notícia em um jornal.
Use as dicas a seguir para títulos de páginas de notícias para chamar a atenção do leitor:
- Use números. Não há problema em começar o título com um número.
- Usar maiúsculas e minúsculas (a menos que os padrões da sua organização determinem o contrário). A primeira palavra no cabeçalho deve ser maiúscula, assim como todos os nomes próprios. A maioria das palavras do título deve aparecer em letras minúsculas. Não coloque todas as palavras em maiúsculas. Na maioria dos casos, coloque em maiúscula a primeira palavra depois dos dois pontos. (Em alguns casos, quando apenas uma palavra segue os dois-pontos, a palavra não é maiúscula. Use seu bom senso.)
- Use adjetivos envolventes. Por exemplo: Sem esforço, Divertido, Grátis, Incrível, Essencial, Estranho, Incrível.
- Minimize o hype e as expressões. Usar expressões ou expressões idiomáticas nos títulos de seus artigos de notícias geralmente não tem significado para falantes não nativos de inglês.
- Use uma justificativa exclusiva. People gosta de artigos de "lista". Para chamar a atenção de alguém com uma postagem de lista, use palavras como: Razões, Princípios, Fatos, Lições, Ideias, Maneiras, Segredos e Truques.
- Use o quê, por que, como ou quando. Isso é especialmente útil quando você está escrevendo um artigo para persuadir.
- Faça uma promessa ousada. Prometa ao seu leitor algo valioso, como uma nova habilidade ou uma solução para um mistério não resolvido. Desafie o leitor a ler seu artigo - e depois entregue!
- Escreva no presente. Use o tempo presente para informações passadas imediatas, o pretérito para conteúdo passado e o futuro para eventos futuros.
Navegação no plano
Os sites mais eficazes do SharePoint ajudam aos usuários encontrar o que precisam rapidamente, para que possam usar as informações encontradas para tomar decisões, saber o que está acontecendo, acessar as ferramentas necessárias ou colaborar com colegas para ajudar a resolver um problema. Planejar uma experiência de navegação eficaz é, portanto, um elemento crítico do projeto de sites de comunicação. Boas experiências de navegação apresentam aos visitantes uma imagem completa do que está disponível no site e, combinadas com a página inicial, fornecem uma "história" abrangente para o site.
Saiba mais sobre a estrutura de hub da sua organização e considere associar seu site como hub para maior visibilidade e alcance. Quando você associa seu site a um hub, ele pode herdar o tema e as permissões de hubs, dependendo das regras de governança da sua organização.
Saiba mais sobre como planejar a navegação no site.
Permissões de plano
Os sites de comunicação geralmente têm um pequeno número de autores de conteúdo e um número muito maior de leitores. As permissões são gerenciadas por grupos do SharePoint e, por padrão, incluem três níveis de permissão:
- Proprietários - permissões de controle total. É uma boa prática ter pelo menos dois (2) proprietários para cada site de comunicação.
- Membros - permissões de edição. Você pode ter quantos membros quiser, mas é uma boa ideia manter o número relativamente pequeno para que você possa fornecer supervisão adequada. Qualquer membro pode editar o conteúdo criado por qualquer outro membro e exibir páginas que estão em estado de rascunho.
- Visitantes - permissões de leitura. É muito mais fácil gerenciar seu grupo de visitantes se você usar um amplo grupo de pessoas existente para seus visitantes – como Todos, exceto usuários externos. Se você quiser criar um site de comunicação privado, poderá adicionar um Grupo do Microsoft 365 existente ao seu grupo de visitantes ou um grupo de segurança habilitado para email existente.
Os autores de conteúdo serão adicionados ao grupo Membros. A principal diferença entre as permissões para Proprietários e Membros é a capacidade de atribuir permissões para o site. Além dos três grupos de permissões listados acima, cada site também tem um Administrador de Site (anteriormente chamado de Administrador do Conjunto de Sites). Se sua organização dá suporte à criação de autoatendimento para sites de comunicação, o Administrador do Site será a pessoa que criou o site.