A fórmula para sites bem-sucedidos e usuários satisfeitos é uma abordagem bem planejada e sustentável para o gerenciamento de sites e usuários. Aqui estão algumas tarefas e conceitos importantes que você pode usar para planejar sites e gerenciar usuários para sua organização.
Sobre conjuntos de sites
Independentemente de você ser novo no SharePoint ou se já usou muitas versões, a experiência moderna do SharePoint oferece maior flexibilidade, navegação mais fácil e todos os sites são compatíveis com dispositivos móveis. Recomendamos a criação de conjuntos de sites para cada carga de trabalho em sua organização. A experiência moderna do SharePoint facilita a navegação e a manutenção, pois cada site agora é um conjunto de sites. Saiba mais sobre a experiência moderna no SharePoint e os benefícios de usar sites de hub. Recomendamos que você crie conjuntos de sites para cada carga de trabalho e, em seguida, associe todos eles a um site de hub. Isso proporciona maior flexibilidade e adota facilmente as necessidades em constante mudança de sua organização. Para obter mais informações, consulte O que é um site do hub do SharePoint?.
O administrador do SharePoint delega o gerenciamento de conjuntos de sites a diferentes pessoas em sua organização. O modelo de permissões do SharePoint ajuda permitindo que você atribua permissões a diferentes funções, como administrador de conjunto de sites, proprietário do site e outras funções. Consulte Gerenciar administradores de conjunto de sites para saber como adicionar e remover administradores de conjunto de sites.
O administrador do conjunto de sites tem o nível de permissão Controle Total para o conjunto de sites. Isso significa que você pode adicionar ou excluir sites ou alterar as configurações de qualquer site do conjunto de sites. Além disso, você pode exibir, adicionar, excluir ou alterar todo o conteúdo desses sites. O administrador secundário do conjunto de sites pode ser designado pelo administrador do conjunto de sites. Como administrador de um conjunto de sites, você pode adicionar outro administrador para esse conjunto ou alterar quem tem essa função na página Configurações. Para obter mais informações sobre essa tarefa, consulte Gerenciar administradores de conjunto de sites.
Um conjunto de sites tradicional é um grupo de sites do SharePoint que têm o mesmo proprietário e compartilham configurações de administração, como permissões. Os subsites herdam a navegação, as permissões e o design do site do conjunto de sites. Portanto, sempre que os membros e projetos do site mudarem, seus sites também deverão mudar,
Escolhendo sites para cada carga de trabalho
É importante que você planeje o tipo de conjunto de sites do SharePoint necessário para suas cargas de trabalho. Em seguida, você deseja facilitar a navegação dos usuários e encontrar o que precisam. Esta seção fornece detalhes sobre alguns dos sites modernos do SharePoint que estão disponíveis e também fala sobre a navegação desses sites. Um ótimo artigo sobre o planejamento de navegação é Planejando a navegação para a experiência moderna do SharePoint.
Pense em um site do hub do SharePoint como uma estrutura ou base que ajuda você a organizar diferentes sites de equipe e comunicação. Quando você cria conjuntos de sites para cada carga de trabalho em sua organização, um site de hub conecta esses conjuntos de sites de maneiras lógicas que facilitam a localização e o gerenciamento. Em seguida, você pode mover e gerenciar conjuntos de sites entre sites de hub sempre que suas cargas de trabalho forem alteradas. Para obter mais informações, consulte Planejando seus sites do hub do SharePoint.
Um site de equipe do SharePoint e todas as páginas que você criar sob ele estarão disponíveis apenas para usuários que você convidar, dando-lhes permissão para acessar o site. Você também pode conectar o Site de Equipe a um Grupo do Microsoft 365. Com um Site de Equipe, sua organização, equipe ou grupo pode se conectar entre si e colaborar em documentos e outros arquivos, publicar anúncios, agendar reuniões, manter tarefas, acompanhar problemas ou itens de ação e armazenar informações em listas. Para obter mais informações, consulte O que é um site de equipe do SharePoint?
Um site de comunicação do SharePoint permite que você compartilhe informações como notícias, relatórios e status com outras pessoas. Um site de comunicação geralmente tem alguns colaboradores, mas muitos membros.
Governança
Governança é um conjunto de políticas, funções, responsabilidades e processos que guiam, direcionam e controlam como as divisões de negócios e as equipes técnicas de uma organização cooperam para atingir suas metas de negócios. Com relação ao seu conjunto de sites do SharePoint, um plano de governança pode ser um guia para ajudar a planejar as funções, responsabilidades e políticas necessárias para dar suporte a seu conjunto de sites. Isso pode incluir, mas sem limitações, as seguintes considerações:
- Arquitetura de informações, incluindo páginas da Web, documentos, listas e dados
- Atividades de manutenção, incluindo gerenciamento de contas de usuários
- Políticas de identificação visual e personalização
- Treinamento
É importante preparar um plano de governança para a sua organização. Participando do desenvolvimento de um plano de governança, você pode ajudar a identificar as responsabilidades das equipes de negócios e técnicas, definindo quem é responsável por quais áreas do sistema. Para obter mais informações sobre como desenvolver um plano de governança, consulte Visão geral: práticas recomendadas para gerenciar como as pessoas usam seu site de equipe.
Gerenciar usuários
Observação
Talvez seja necessário trabalhar com o administrador do SharePoint para gerenciar usuários. Por exemplo, o administrador do SharePoint gerencia perfis de usuário.
Contas de usuário no Microsoft 365
O administrador global adiciona novos usuários ao Microsoft 365 usando o Centro de administração do Microsoft 365, que é o portal para gerenciar usuários e configurar serviços. Para obter mais informações, consulte Usuários e funções. Ao adicionar um novo usuário, o administrador global faz o seguinte:
- Especifica se esse usuário também pode acessar o centro de administração
- Define a localização geográfica desse usuário
- Seleciona o tipo de licença de usuário
- Cria um nome de usuário e senha para ele
Usuários do site de equipe
Você pode adicionar usuários ao seu site de equipe e ajustar as permissões para os usuários. Os níveis de permissão e a associação a grupos do SharePoint podem ser encontrados em Configurações. No entanto, o Microsoft 365 agora cria um grupo de segurança chamado Todos, exceto usuários externos , que contém todos no diretório do Microsoft 365 (exceto pessoas que são externas à sua organização e que são convidadas por meio do recurso de compartilhamento externo). Este grupo de segurança recebe automaticamente acesso como membro no SharePoint. Isso significa que os usuários que você adiciona ao Diretório do Microsoft 365 podem editar sites, listas e bibliotecas por padrão.
Níveis de permissão e associação a um grupo
Os níveis de permissão são coleções de direitos do SharePoint que permitem que os usuários executem um conjunto de tarefas relacionadas. Por exemplo, o nível de permissão de Leitura inclui as permissões Exibir Itens, Abrir Itens, Exibir Páginas e Exibir Versões (entre outras), todas necessárias para exibir páginas, documentos e itens em um site do SharePoint. Podem ser incluídas permissões em mais de um nível de permissão. Para obter mais informações, consulte Planejar sua estratégia de permissões.
Não é recomendável atribuir níveis de permissão diretamente a usuários individuais, pois isso pode dificultar o controle e o gerenciamento de quem tem acesso aos sites. Embora algumas vezes isso seja necessário, esse procedimento deve ser evitado na medida do possível para reduzir a complexidade. Em vez disso, atribua permissões aos grupos e, depois, atribua usuários individuais aos grupos apropriados. Um grupo é um conjunto de usuários definidos no nível do conjunto de sites para o fácil gerenciamento de permissões. Para obter mais informações, consulte Grupos padrão do SharePoint e Personalizar permissões de site. Um nível de permissão padrão é atribuído a cada grupo. Por exemplo, alguns dos grupos padrão principais do SharePoint incluem os seguintes níveis de permissão:
| Grupo | Nível de permissão |
|---|---|
| Proprietários | Controle Total |
| Visitantes | Leitura |
| Membros | Contribuição |
Qualquer pessoa com a permissão de Controle Total pode criar grupos personalizados.
Quando você atribui níveis de permissão a grupos do SharePoint no nível de conjunto de sites, por padrão, todos os sites e conteúdo dos sites herdam esses níveis de permissão. Esse comportamento padrão é denominado herança de permissões. Você pode especificar se deseja definir permissões exclusivas ao criar um subsite ou se deseja romper a herança de permissões em um site, lista ou biblioteca, ou item. Para obter mais informações, consulte O que é herança de permissões?
Como o nível de permissão de um usuário determina o que ele pode ver e acessar em um site, você deve considerar cuidadosamente a associação ao grupo. Por exemplo, um usuário responsável por criar e personalizar sites deve ser no mínimo membro do grupo Designer. Por outro lado, um usuário que precisa apenas ler e baixar conteúdo e pode precisar apenas ser membro do grupo Visitantes. Para saber mais, confira Noções Básicas sobre os níveis de permissão do SharePoint.
Planejar o uso de recursos de sites e conjuntos de sites
Como administrador de conjunto de sites, talvez seja necessário fazer o SharePoint, gerenciar recursos no conjunto de sites e nos níveis do site. Essas tarefas podem incluir a ativação ou a desativação de recursos de acordo com o seu plano de governança. Para obter mais informações, consulte Habilitar ou desabilitar recursos de conjuntos de sites. Consulte também Gerenciar a Lixeira de um conjunto de sites do SharePoint.