Visão geral: Governança de sites, permissões e compartilhamento para proprietários de sites

Governança de sites modernos

No SharePoint moderno, a governança de site é mais importante do que nas versões anteriores, porque há mais controle e opções para a criação de sites. A governança da organização depende de quanto controle sua organização precisará ter sobre o conteúdo, o que determinará os detalhes para a criação do site e para a governança do proprietário do site. O administrador do SharePoint poderá ajudá-lo a entender as políticas sobre requisitos de segurança, normas governamentais, marca corporativa, acessibilidade e diretrizes de treinamento. Trabalhe com o administrador do SharePoint para saber mais sobre criação de sites e as políticas de uso da sua organização antes de criar o plano de governança do seu site.

Estrutura moderna de navegação do site do SharePoint

Os sites mais eficazes do SharePoint ajudam aos usuários encontrar o que precisam rapidamente, para que possam usar as informações encontradas para tomar decisões, saber o que está acontecendo, acessar as ferramentas necessárias ou colaborar com colegas para ajudar a resolver um problema. Saiba mais sobre o planejamento de navegação em sites no SharePoint.

Parte da sua arquitetura de informações pode incluir a classificação das informações. Se as informações que você estiver publicando tiverem alto valor para a empresa, exigirem segurança especial ou forem cobertas por regras de conformidade regulamentar, considere a criação de um esquema de classificação para identificar tipos específicos de conteúdo que precisam ser gerenciados cuidadosamente. Depois de organizar as informações em listas e bibliotecas específicas, você poderá usar recursos de governança para gerenciar como o conteúdo é exibido.

A arquitetura moderna do SharePoint foi projetada para ser flexível e adaptável às novas necessidades da organização. Os sites modernos podem ser associados a sites de hub. Os sites associados compartilham a navegação e a identidade visual com o hub. Se habilitado pelo proprietário do site do hub e pela aprovação dos proprietários do site, os sites associados também podem compartilhar permissões de hub.

Ao determinar a estrutura de navegação do site, leve em consideração o seguinte:

• Que tipo de conteúdo haverá no site? Como isso será traduzido em páginas, listas e bibliotecas?
• Como as informações serão apresentadas no site?
• Como os usuários do site navegarão pelo site?
• Como as informações serão direcionadas para audiências específicas?
• Como a pesquisa será configurada e otimizada?

Gerenciamento de permissões em sites modernos

A integridade, confidencialidade e privacidade das informações críticas da missão da sua organização dependem da segurança do seu site — especificamente, quem você escolhe para conceder acesso ao seu site. O gerenciamento de permissões em sites modernos envolve usuários e grupos de usuários. As permissões nos sites modernos de equipe e comunicação vêm dos modelos de site que oferecem opções diferentes. para cada site.

Os sites de comunicação não estão associados a grupos do Microsoft 365 e têm três funções padrão: proprietários do site, membros do site e visitantes do site.

Aqui estão algumas dicas que devem ser lembradas ao desenvolver uma estratégia de permissões:

• Siga o Princípio de Privilégios Mínimos: Conceda às pessoas os níveis de permissão mais baixos de que precisam para realizar as tarefas atribuídas.
• Use grupos padrão convencionais: Dê acesso às pessoas adicionando-as a grupos padrão (como Membros, Visitantes e Proprietários).
• Considere segmentar o conteúdo por nível de segurança: Crie um site ou uma biblioteca especificamente para documentos confidenciais, em vez de tê-los espalhados em uma biblioteca maior e protegidos por permissões exclusivas.

Permissões de site moderno por título

Mais recursos para proprietários de sites:

• Personalizar o site do SharePoint
• Personalizar a navegação no seu site do SharePoint
• Pesquisar no SharePoint moderno
• Configurar um site do hub do SharePoint
• Gerenciar o site de comunicação do SharePoint
• Gerenciar as configurações do site do SharePoint
• Compartilhar seu site
• Editar permissões para uma lista, biblioteca ou um item individual

Governança de sites

Uma parte importante porém normalmente invisível de qualquer site é seu modelo de governança — o conjunto de políticas, funções, responsabilidades e processos que você estabelece para determinar como as pessoas de seu grupo usam o SharePoint.

Muitas organizações têm um modelo de governança implementado para sites no nível da Administração Central ou do conjunto de sites, o que pode ser criado e mantido por um departamento ou equipe de TI. Como proprietário do site, você precisa descobrir se já existe um modelo de governança para o farm ou conjunto de sites. Nesse caso, você pode usá-lo para orientar os usuários do site ou criar um modelo de governança adicional para resolver problemas específicos. Por exemplo, se você é proprietário de um site de um subsite em um conjunto de sites, como por exemplo um site de equipe, é uma boa ideia criar seu próprio modelo de governança adicional. para solucionar problemas específicos em um subsite.

Um modelo de governança para um site facilita para os usuários saber quando devem criar um novo subsite, lista ou outro conteúdo. Garante que os subsites e conteúdo sejam desativados quando obsoletos, para economizar espaço de armazenamento e manter os resultados da pesquisa precisos. Dá aos usuários acesso ao conteúdo certo e mantém a marca do site da mesma forma, permitindo que os proprietários de subsites saibam quais modelos e temas estão disponíveis. Isso também facilita a alteração do proprietário do site quando pessoas deixam a organização ou funções são alteradas..

Um bom modelo de governança para um site deve se concentrar nas seguintes partes:

• Criação de sites
• Gerenciamento de permissões
• Arquitetura de informações
• Ciclo de vida e desativação do site
• Limites de armazenamento
• Classificação de informações
• Personalização
• Proteção de dados
• Navegação
• Pesquisa
• Funções e responsabilidades para oferecer suporte ao site

Algumas partes na lista anterior já podem estar decididas para você pelo modelo de governança em nível de organização ou conjunto de sites, por exemplo, quanto espaço de armazenamento há disponível para o site e quais tipos de personalização são possíveis na aparência do site. Outras perguntas podem não ser relevantes, dependendo do grau de complexidade de seu site de equipe e de quantas pessoas o estão usando. No entanto, mesmo que não tenha de tomar decisões relativamente a estes tópicos, é boa ideia saber que decisões foram tomadas para poder informar os utilizadores do seu site e impor devidamente as políticas.

Criação de subsite

Você pode querer que os membros de sua equipe possam criar subsites no site da equipe para uso em projetos específicos.

Ser capaz de criar espontaneamente novos subsites pode ser um grande benefício para o grupo, mas a criação irrestrita de sites pode ficar fora de controle. Quando os subsites proliferam livremente, podem surgir problemas. Por exemplo:

• É difícil para os utilizadores encontrarem o subsite correto ou terem a certeza disso.
• As informações podem ser duplicadas em vários subsites, usando um espaço de armazenamento muito caro e exigindo esforço em dobro para serem mantidas.
• Informações desatualizadas podem residir em subsites, potencialmente por anos, aparecendo nos resultados de pesquisa. Pode ser difícil dizer qual versão da informação está correta.
• A gestão de permissões de uma grande quantidade de subsites poderá tornar-se uma tarefa difícil e os utilizadores poderão, inadvertidamente, acabar por ter acesso indevido a alguma informação.
• À medida que os funcionários deixam o grupo, os subsites criados por eles podem ser abandonados, gerando confusão e turvando os resultados da pesquisa para os usuários restantes do site.

Você pode economizar tempo e energia se definir algumas políticas para criação de sites que atendam às seguintes áreas:

• Quem tem permissão para criar subsites?
• Novos subsites precisam ser aprovados com antecedência? Em caso afirmativo, quais são os critérios para a aprovação, e quem a concede?
• Novos subsites devem usar modelos e temas estabelecidos?
• Quantas informações podem ser armazenadas em um site? Ou seja, quanto espaço em disco no servidor elas podem ocupar?
• Quais são as regras para incluir estratégias de navegação no site?
• Por quanto tempo as informações devem ser armazenadas nos subsites antes de serem apagadas ou arquivadas?

Confira Criar um site ou subsite para mais informações.

Gerenciamento de permissões

A integridade, a confidencialidade e a privacidade das informações fundamentais para a atividade da sua organização dependem do nível de segurança do seu site, especificamente, quem escolhe para ter acesso ao seu site.

A concessão e restrição do acesso ao seu site designa-se por gestão de permissões e é uma das suas responsabilidades mais importantes enquanto proprietário do site.

Seguem-se algumas sugestões a ter em conta quando desenvolver uma estratégia de permissões.

• Siga o Princípio de Privilégios Mínimos: conceda às pessoas os níveis de permissão mais baixos de que precisam para realizar as tarefas atribuídas.
• Dê acesso às pessoas adicionando-as a grupos padrão (como Membros, Visitantes e Proprietários). Faça com que a maioria delas se torne membros dos grupos Membros ou Visitantes e limite o número de pessoas no grupo Proprietários.
• Use a herança de permissões para criar uma hierarquia clara e fácil de visualizar. Ou seja, evite conceder permissões para indivíduos, em vez disso, trabalhe com grupos. Quando possível, os subsites simplesmente herdam as permissões do site da equipe, em vez de ter permissões exclusivas.
• Organize o conteúdo para aproveitar a herança de permissões: considere segmentar o conteúdo por nível de segurança – crie um site ou uma biblioteca especificamente para documentos confidenciais, em vez de tê-los espalhados em uma biblioteca maior e protegida por permissões exclusivas.

Confira Noções básicas sobre níveis de permissão no SharePoint ou Editar permissões para uma lista, biblioteca ou item individual para informações sobre como definir permissões.

Arquitetura de informações

A arquitetura da informação de um site é semelhante ao índice de um livro: determina o modo como a informação existente nesse site — páginas Web, documentos, listas e dados — é organizada e apresentada aos utilizadores do site. A arquitetura de informações geralmente é gravada como uma lista hierárquica de conteúdo de site, palavras-chave de pesquisa, tipos de dados e outros conceitos.

Para criar uma arquitetura de informações, é necessário analisar as informações que serão apresentadas no site. A seguir estão algumas das perguntas que podem ser usadas para desenvolver uma arquitetura de informações:

• Que tipo de conteúdo haverá no site? Como isso se traduzirá em subsites, listas, bibliotecas e assim por diante?
• Como as informações serão apresentadas no site?
• Como os usuários do site navegarão pelo site?
• Como as informações serão direcionadas para públicos-alvo específicos?
• Como a pesquisa será configurada e otimizada?

Parte da sua arquitetura da informação poderá incluir a classificação da informação.

Se a informação que está a tratar for de extrema importância para a empresa, exigir segurança especial ou for abrangida por regras de conformidade de regulamentação, poderá configurar um esquema de classificação para identificar tipos específicos de conteúdo que é necessário gerir com cuidado.

Depois de organizar a informação em listas e bibliotecas específicas, pode utilizar funcionalidades de governação para gerir a forma como o conteúdo é gerido. Por exemplo:

Exigir check-out de arquivos

Ao exigir o check-out de um arquivo, você assegura que somente uma pessoa poderá editar o arquivo até que o check-in seja feito. A exigência de check-out de documentos evita que várias pessoas efetuem alterações ao mesmo tempo, o que poderia causar conflitos de edição e confusão. A exigência de check-out também pode ajudar a lembrar os membros da equipe de adicionar um comentário quando fizerem o check-in de um arquivo de maneira a facilitar o controle das alterações feitas em cada versão. Para mais informações, confira Configurar uma biblioteca para exigir check-out de arquivos.

Controlar versões

Se você precisar manter as versões anteriores dos arquivos, as bibliotecas poderão ajudar a controlar, armazenar e restaurar arquivos. É possível controlar todas as versões da mesma maneira. Ou então designar algumas versões como principais, como adicionar um novo capítulo a um manual, e outras versões como secundárias, como corrigir um erro ortográfico. Para ajudar a gerenciar o espaço de armazenamento, escolha o número de cada tipo de versão que deseja armazenar. Para mais informações sobre o controle de versão, confira Como o controle de versão funciona em uma lista ou biblioteca?.

Exigir aprovação de documento

Você pode exigir a aprovação de um documento. Os documentos permanecem pendentes até serem aprovados ou rejeitados por uma pessoa com permissão para fazer isso. Você pode controlar quais grupos de usuários podem exibir um documento antes de ele ser aprovado. Esse recurso pode ser útil caso a sua biblioteca contenha diretrizes ou procedimentos importantes que precisem chegar a uma versão final antes que outras pessoas os vejam. Para mais informações sobre a aprovação de documentos, confira Exigir a aprovação de itens em uma lista ou biblioteca de sites.

Manter-se informado sobre alterações

As bibliotecas oferecem suporte à tecnologia RSS, de maneira que os membros do seu grupo de trabalho possam receber e exibir automaticamente atualizações, ou feeds, de notícias e de informações em um local consolidado. Você pode usar a tecnologia RSS para alertá-lo sobre qualquer alteração feita em uma biblioteca, como quando arquivos são armazenados na alteração da biblioteca. Os RSS feeds permitem que os membros do seu grupo de trabalho vejam uma lista consolidada de arquivos que foram alterados. Você também pode criar alertas por email para ser notificado quando os arquivos forem alterados. Para mais informações sobre os RSS feeds, confira Gerenciar RSS feeds de um site ou de um conjunto de sites.

Criar fluxos de trabalho

Uma biblioteca de documentos ou um tipo de conteúdo pode usar fluxos de trabalhos que a sua organização tenha definido para processos empresariais, como o gerenciamento de aprovações ou revisão de documentos. Seu grupo pode aplicar processos empresariais aos documentos, conhecidos como fluxos de trabalho, que especificam as ações que precisam ser adotadas em sequência, como a aprovação ou tradução de documentos. Um fluxo de trabalho é uma forma automatizada de mover documentos ou itens por meio de uma sequência de ações ou de tarefas. Três fluxos de trabalho estão disponíveis por padrão: Aprovação, que encaminha um documento a um grupo de pessoas para aprovação; Coletar Comentários, que encaminha um documento a um grupo de pessoas para obter comentários e devolve o documento para a pessoa que iniciou o fluxo de trabalho como uma compilação; e Coletar Assinaturas, que encaminha um documento a um grupo de pessoas para coletar suas assinaturas digitais. Para mais informações sobre fluxos de trabalho, confira Visão geral dos fluxos de trabalho incluídos no SharePoint

Definir tipos de conteúdo

Se seu grupo trabalha com vários tipos de arquivos, como planilhas, apresentações e documentos, é possível estender a funcionalidade de sua biblioteca ao habilitar e ao definir os vários tipos de conteúdo. Tipos de conteúdo adicionam flexibilidade e consistência em várias bibliotecas. Cada tipo de conteúdo pode especificar um modelo e até mesmo processos de fluxo de trabalho. Os modelos agem como um ponto de partida para a formatação e qualquer texto clichê, e, também, para propriedades que se aplicam aos documentos desse tipo, tais como, o nome do departamento ou o número de contato. Para saber mais sobre tipos de conteúdo, confiraIntrodução aos tipos de conteúdo e à publicação de tipos de conteúdo.

Controle de auditoria

Se você possui um grupo de arquivos confidenciais e gostaria de saber como os documentos estão sendo usados, defina uma política que permita habilitar o controle de auditoria de eventos, como alterações, cópias ou exclusões de arquivos. Para informações sobre como configurar a auditoria, confira Definir configurações de auditoria para um conjunto de sites

Ciclo de vida e desativação do site

Sites como sites de trabalho de documento e sites de discussão tendem a ficar perambulando depois que não são mais úteis, consumindo espaço de armazenamento e poluindo os resultados da pesquisa. Convém definir uma agenda de revisão dos sites e conteúdos correspondentes (pelo menos uma vez por ano) para determinar se vale a pena mantê-los.

É bom ter igualmente em atenção que o modelo de governação global da sua organização poderá também estar atento a sites obsoletos. Por exemplo, um administrador pode excluir automaticamente sites que estiveram intocados por 90 dias. Como proprietário de um site, você receberia um email avisando que isso aconteceria. Para mais informações sobre políticas de ciclo de vida e desativação do site, confira Políticas de fechamento de sites.