Definir configurações para a agenda da sua equipe em Turnos

Este artigo se aplica aos gerentes de linha de frente.

Você define e gerencia as configurações da programação da sua equipe no Turnos web e na área de trabalho.

No Turnos, vá para a guia Configurações . A partir daqui, você pode definir suas configurações de agenda e escolher os recursos do Turnos que deseja habilitar para sua equipe. 

Neste artigo

• Definir o fuso horário
• Definir o início da semana
• Copiar turnos
• Abrir turnos
• Solicitações de turno de troca
• Oferecer solicitações de turno
• Solicitações de folga
• Adicionar ou editar motivos de folga
• Relógio de ponto
• Definir controles de privacidade para visibilidade de turnos

Definir o fuso horário

Defina o fuso horário para garantir que os turnos da sua equipe sejam exibidos no fuso horário correto com base na localização da sua equipe. Em Fuso horário da equipe, selecione o fuso horário do local da sua equipe e, em Cidade mais próxima, escolha a cidade mais próxima do local da sua equipe.  

Definir o início da semana

Dependendo das particularidades da sua organização, talvez você queira ajustar o início da semana de trabalho para um dia diferente. Em Início da semana, escolha o dia da semana em que você quer que suas agendas comecem.

Copiar turnos

Ao configurar suas agendas, você pode querer copiar e colar turnos (incluindo turnos abertos) de um dia para o outro.  

Escolha se deseja incluir atividades ao copiar turnos. Quando definido como Ativado, as atividades adicionadas aos turnos originais são automaticamente incluídas e copiadas para os novos turnos.

Abrir turnos

Escolha se deseja publicar turnos abertos na agenda para os trabalhadores solicitarem.

Turnos abertos para trabalhadores no seu local

Quando Abrir turnos está ativado:

• Você pode:

  • Adicione e compartilhe turnos abertos com sua equipe. 
  • Visualize e aprove ou rejeite solicitações de turno abertas da sua equipe. Você também receberá notificações quando os trabalhadores fizerem solicitações. 

• Seus funcionários podem:

  • Visualize e solicite turnos abertos que são compartilhados com a equipe.
  • Acompanhe suas próprias solicitações de turno aberto, incluindo aquelas em andamento e aprovação pendente do gerente. Os trabalhadores também são notificados quando turnos abertos são atribuídos a eles. 

Se Abrir turnos estiver desativado:

• Você não pode criar turnos abertos para sua equipe. Você ainda pode visualizar e gerenciar quaisquer solicitações de turno aberto feitas antes de desativar essa configuração.
• Seus funcionários não podem exibir ou solicitar turnos abertos. Eles ainda podem rastrear todas as solicitações de turno aberto feitas antes que essa configuração fosse desativada.

Abrir turnos entre locais

Quando Abrir turnos entre locais também está Ativado:

• Você pode:

  • Adicione e compartilhe turnos abertos para trabalhadores de outras equipes (locais) em sua área que também estão usando esse recurso para solicitar.
  • Exiba e aprove ou rejeite solicitações de turno abertas de trabalhadores de outras equipes em sua área que também estejam usando esse recurso. Você também receberá notificações quando os trabalhadores fizerem solicitações.

• Os trabalhadores de outras equipes em sua área podem:

  • Exiba e solicite turnos abertos que você compartilhou.
  • Acompanhe suas próprias solicitações de turno aberto, incluindo aquelas em andamento e aprovação pendente do gerente. Os trabalhadores também são notificados quando sua solicitação de turno aberto é aprovada ou recusada.

Se Abrir turnos entre locais estiver Desativado:

• Os turnos abertos que você compartilha não estão disponíveis para os trabalhadores de outras equipes em sua área solicitarem. Você ainda pode exibir e gerenciar quaisquer solicitações de turno aberto de trabalhadores de outras equipes que foram feitas antes de você desativar essa configuração.
• Trabalhadores de outras equipes em sua área não podem exibir ou solicitar turnos abertos no seu local. Eles ainda podem rastrear todas as solicitações de turno aberto feitas em seu local antes de essa configuração ser desativada.

Solicitações de turno de troca

Escolha se os trabalhadores podem criar solicitações para trocar turnos com colegas de trabalho. 

Quando a opção Trocar turnos está ativada:

• Você pode exibir e aprovar ou rejeitar quaisquer solicitações de turno de troca de sua equipe. Você também receberá notificações quando os trabalhadores fizerem solicitações. 

• Seus funcionários podem:

  • Crie solicitações para trocar turnos com um colega de equipe.
  • Gerencie e receba notificações de solicitações de turno de troca recebidas de um colega de trabalho.
  • Acompanhe suas próprias solicitações de turno de troca, incluindo aquelas em andamento e aprovação pendente do gerente.

Se a opção Trocar turnos estiver Desativada:

• Você pode gerenciar todas as solicitações de turno de troca feitas antes de desativar essa configuração.
• Seus funcionários não podem criar solicitações para trocar turnos. Eles ainda podem acompanhar as solicitações de turno de troca feitas e gerenciar as solicitações de outros colegas de trabalho antes dessa configuração ser desativada.   

Oferecer solicitações de turno

Escolha se os trabalhadores podem criar solicitações para oferecer seus turnos a colegas de trabalho.

Quando a oferta muda estáativada:

• Você pode visualizar e aprovar ou rejeitar solicitações de turno de oferta de sua equipe. Você também receberá notificações quando os trabalhadores fizerem solicitações. 

• Seus funcionários podem:

  • Crie solicitações para oferecer seus turnos a um colega de equipe.
  • Gerencie e receba notificações de solicitações de turno de oferta vindas de outro colega de trabalho.
  • Acompanhe suas próprias solicitações de turno de oferta, incluindo aquelas em andamento e aprovação pendente do gerente.

Se a oferta de turnos estiver desativada:

• Você pode gerenciar todas as solicitações de turno de oferta feitas antes de desativar essa configuração.
• Seus funcionários não podem criar solicitações para oferecer turnos. Eles ainda podem acompanhar todas as solicitações de turno de oferta feitas e gerenciar aquelas que chegaram a eles de colegas de trabalho antes que essa configuração fosse desativada.

Solicitações de folga

Escolha se os trabalhadores podem criar solicitações de folga.

Quando as solicitações de folga estão ativadas:

• Você pode:

  • Atribua e partilhe folgas a qualquer trabalhador da sua equipa.
  • Visualize e aprove ou rejeite pedidos de folga da sua equipa. Também pode receber notificações quando os trabalhadores fizerem pedidos.

Os seus trabalhadores podem:

• Veja e receba notificações de folgas atribuídas a eles.
• Crie pedidos de folga.
• Controlar os seus próprios pedidos de folga, incluindo os que estão em curso e que aguardam aprovação do gestor.

Se os pedidos de folga estiverem Desativados:

• Pode continuar a atribuir e partilhar folgas a qualquer trabalhador da sua equipa e gerir pedidos de folga efetuados antes de desativar esta definição.
• Os seus trabalhadores não podem criar pedidos de folga. Continuam a receber notificações quando lhes é atribuída folga. Também podem monitorizar todos os pedidos de folga que efetuaram antes de esta definição ser desativada. 

Adicionar ou editar motivos de folga

Adicione ou altere os motivos de folga que o utilizador e a sua equipa veem nos Turnos.

Pode utilizar estas opções quando atribui folgas a funcionários da sua equipa, sendo que estes escolhem uma destas opções quando pedem folgas.  

Os Turnos incluem estes motivos predefinidos para as folgas: Férias, Baixa por doença, Folga, Licença parental e Não remunerado. Pode mudar os nomes, alterar os ícones ou removê-los e pode criar os seus próprios motivos personalizados para folgas.

Relógio de ponto

Com o relógio de ponto, a sua equipa pode dar entrada e saída de turnos, registar quebras durante os turnos e, quando estiver no Turnos em dispositivos móveis, editar e confirmar os registos da folha de horas. Para saber mais, consulte Dar entrada e saída com o Turnos. 

Pode exportar e ver o relatório de tempo da sua equipa para um determinado período. 

Quando configura o relógio de ponto, pode incluir a deteção de localização (opcional) para registar se os trabalhadores entram ou saem do local que definiu. 

Para ativar o relógio de ponto:

1. Selecione Ativar relógio de ponto.  

2. Se quiser incluir a detecção de localização, selecione Incluir detecção de localização para o aplicativo móvel e preencha as coordenadas para o local de onde você espera que os funcionários entrem e saiam.  
   Para obter as coordenadas, é necessário um sistema de mapas como o Bing Mapas ou o Google Maps. 

   • Aceda a Bing Mapas e introduza o endereço cujas coordenadas pretende obter. Quando o resultado for apresentado, aceda ao painel de informações à esquerda. Em Perto, verá informações como o país ou região do endereço. As coordenadas estão localizadas logo abaixo disso. 
   • Vá ao Google Maps e digite o endereço que você deseja obter as coordenadas. Quando o resultado for apresentado, clique com o botão direito do rato no pino vermelho no mapa para ver as coordenadas.

3. Após ativar o relógio de ponto, pode selecionar Exportar para exportar e ver o relatório da folha de horas da sua equipa.

   

Definir controlos de privacidade para visibilidade dos turnos

Controle até que ponto no passado os trabalhadores podem ver os turnos uns dos outros e o nível de detalhe que veem.  

Utilize as seguintes definições para controlar o nível de visibilidade:

• Permitir que os funcionários vejam todos os turnos no passado: ative a opção para permitir que os trabalhadores vejam todos os turnos dos seus colegas no passado. Para restringir a visibilidade de turnos anteriores, desative esta definição e, em seguida, selecione um período de tempo (em meses).
• Permitir que os funcionários vejam por que outros funcionários solicitaram folga e quaisquer anotações incluídas na solicitação de folga: Desligue se quiser que os funcionários vejam o tempo de folga de seus colegas de forma genérica, sem acesso a anotações ou motivos específicos. 
• Permitir que os funcionários vejam as notas de turno, atividades e pausas incluídas nos turnos de outros funcionários: Desative para limitar o nível de detalhe que os trabalhadores podem ver nos turnos uns dos outros.

Para administradores de TI:

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