Os destinatários de uma mala direta geralmente vêm de uma lista de nomes e dos dados de uma lista existente, como uma planilha do Excel ou lista de contatos do Outlook. A lista existente também pode ser algum banco de dados ao qual você pode se conectar. Se ainda não tiver uma lista, você poderá digitar uma no Word como parte do processo de mala direta.
A lista ou o banco de dados é conhecido como a fonte de dados para a mala direta.
Escolha o tipo de lista que você usará como fonte de dados:
Nova lista
Se você ainda não tiver uma fonte de dados, escolha Digitar uma Nova Lista e, em seguida, use o formulário exibido para criar sua lista. A lista é salva como um arquivo de banco de dados (.mdb) que você pode reutilizar.
Para saber detalhes sobre como criar uma nova lista, confira Configurar uma nova lista de mala direta com o Word.
Lista existente
Uma lista existente pode ser uma planilha do Excel, um banco de dados do Access ou algum outro tipo de banco de dados. Para usá-la como fonte de dados, escolha Usar uma Lista Existente.
Importante: Não importa o tipo de arquivo que você usa como fonte de dados, certifique-se de salvá-lo em seu computador local ou em um compartilhamento de arquivos. Não há suporte para salvar em local HTTP para mala direta.
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Planilha do Excel Uma planilha do Excel funciona bem como uma fonte de dados para mala direta se todos os dados estiverem bem formatados e estiverem em uma única planilha, para que possam ser lidos pelo Word. Para saber mais, confira Preparar fonte de dados do Excel para uma mala direta do Word.
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Banco de dados do Access Com o Access, você pode selecionar dados de qualquer tabela ou consulta definidas no banco de dados. Para obter mais informações, confira Usar mala direta para enviar dados do Access para o Word.
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Outros arquivos do banco de dados Para acessar outros tipos de fontes de dados, você executará o assistente para conexão de dados:
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Acesse Correspondências > Selecionar Destinatários > Usar uma Lista Existente e, em seguida, escolha Nova Fonte para abrir o Assistente para Conexão de Dados.
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Escolha o tipo de fonte de dados que deseja usar na mala direta e selecione Avançar.
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Siga as instruções do Assistente para Conexão de Dados para concluir a conexão de dados ao documento de mala direta.
Lista de contatos do Outlook
É possível recuperar informações de contato diretamente da lista de contatos do Outlook no Word. Para usá-la como fonte de dados, selecione Escolher nos Contatos do Outlook. Para saber mais, confira Usar os contatos do Outlook como uma fonte de dados para uma mala direta.
Nova lista
Se você ainda não tiver uma fonte de dados, escolha Criar uma Nova Lista e, em seguida, use as caixas de diálogo exibidas para criar sua lista. A lista será salva como um arquivo de documento reutilizável.
Para saber detalhes sobre como criar uma nova lista, confira Configurar uma nova lista de mala direta com o Word.
Fontes de dados existentes
Aqui estão alguns exemplos de fontes de dados que estão disponíveis para usar em malas diretas no Word.
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Planilha do Excel
Uma planilha do Excel funciona bem como uma fonte de dados para mala direta. Os dados devem estar em uma única planilha e bem formatados, para que possam ser lidos facilmente pelo Word. Para saber mais, confira Preparar fonte de dados do Excel para mala direta.
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Lista de Contatos do Outlook
É possível recuperar informações de contato diretamente da Lista de Contatos do Outlook no Word. Confira Exportar itens do Outlook.
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Lista de Contatos da Apple
Exporte contatos da Apple para uma planilha do Excel e use-a como uma lista de endereçamento para mala direta.
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Arquivos de texto
Você pode usar todos os arquivos de texto que incluam campos de dados separados (ou delimitados) por caracteres de tabulação ou por vírgulas e registros de dados separados por marcas de parágrafo.
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• Criar uma nova lista Na caixa de diálogo Editar Campos de Lista, o Word cria automaticamente campos para algumas informações básicas, como nome, sobrenome e endereço. Se você quiser adicionar um novo campo, como o de mensagem, faça isso agora, para que você possa preenchê-lo quando digitar as entradas.
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• Usar uma lista existente
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• Escolher nos Contatos do Outlook
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• Contatos da Apple
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• File Maker Pro
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Aqui estão alguns exemplos de fontes de dados que estão disponíveis para usar em malas diretas no Word.
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Planilha do Excel
Uma planilha do Excel funciona bem como uma fonte de dados de mala direta, quando todos os dados estão devidamente formatados em uma planilha, para que possam ser lidos pelo Word. Para saber mais, confira Preparar a fonte de dados do Excel para mala direta.
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Lista de Contatos do Outlook
Para recuperar informações de contatos diretamente da Lista de Contatos do Outlook para o Word, confira Exportar itens do Outlook.
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Lista de Contatos da Apple
Exporte contatos da Apple para uma planilha do Excel e use-a como uma lista de endereçamento para mala direta.
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Arquivos de texto
Você pode usar todos os arquivos de texto que incluam campos de dados separados (ou delimitados) por caracteres de tabulação ou por vírgulas e registros de dados separados por marcas de parágrafo.
